Mise à jour financière – juillet 2023
| COMITÉ DES FINANCES DE L’OIAA | ||
| Procès-verbal de la réunion du 10/07/23 | ||
| Respectueusement soumis par Erica K | ||
| I |
Ouverture avec la Prière de la Sérénité : 18h00 ET États-Unis
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| II |
Liste des personnes présentes
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| Jennifer B – trésorière du comité des finances et présidente de la réunion | ||
| Felix – trésorier adjoint du comité des finances | ||
| Erica K – secrétaire du comité des finances | ||
| Amelia – membre du comité des finances | ||
| Susan R – présidente du conseil d’administration OIAA | ||
| Mark – président du comité technique OIAA | ||
| J. Barry – membre du comité des finances | ||
| Gwen – membre du comité des finances | ||
| III |
Approbation de l’ordre du jour
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Jennifer a ajouté la question des demandes non budgétées Unity à l’ordre du jour.
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| Ordre du jour du 10 juillet 2023 approuvé. | ||
| Secrétaire du comité | ||
| Type de dépense « Coût projeté | ||
| coût » « Coût réel | ||
| coût » Différence Explication de la demande | ||
| Comptabilité/tenue de livres 0,00 $ | ||
| Frais de conférence 1 500,00 $ 1 500,00 $ Il s’agit du coût pour qu’une 2e personne assiste à la Conférence ICOAA à Cincinnati. Deux personnes avaient été initialement demandées mais le comité des finances n’a budgété que pour 1. Aucune explication n’a été donnée pour cette réduction. Il s’agit d’une conférence annuelle importante entre GSO/Grapevine et les Intergroupes locaux où de nombreux bons contacts peuvent être établis pour aider les Intergroupes locaux avec les questions relatives aux groupes en ligne. | ||
| Coûts de convention 0,00 $ | ||
| Maintenance de base de données 0,00 $ | ||
| Cotisations et abonnements 0,00 $ | ||
| Courriel et collaboration 0,00 $ | ||
| Assurance 0,00 $ | ||
| Frais organisationnels 0,00 $ | ||
| Autre technologie 0,00 $ | ||
| Frais professionnels 0,00 $ | ||
| Fournitures 0,00 $ | ||
| Services de traduction 0,00 $ | ||
| Vidéoconférence 0,00 $ | ||
| Hébergement/gestion de site web 0,00 $ | ||
| Autre 0,00 $ | ||
| Total 1 500,00 $ 0,00 $ 1 500,00 $ | ||
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| IV |
Approbation du procès-verbal du mois précédent
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Jennifer a demandé des corrections au procès-verbal du mois précédent.
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| Procès-verbal de juin approuvé. | ||
| V |
Examen des rapports financiers
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| A | Écart budgétaire (pour le mois terminé le 30 juin 2023) | |
| Jennifer B a noté plus de 4 700 $ de revenus, frais d’organisation de 60 $ comme portion finale pour compléter | ||
| l’enregistrement NJ, frais paypal associés aux revenus, frais professionnels sont le logiciel de comptabilité, frais de conférence NAATW pour chambre d’hôtel, coûts mensuels de convention pour la conférence internationale 2025, dernier mois de financement de tenue de livres, paiement pour l’analytique du site web, 750 $ de services de traduction pour l’assemblée et coûts de traduction d’anniversaire, divers coûts techniques 87 $, hébergement et gestion de site web est 1 des 2 paiements qui nous mènera au 1er septembre. | ||
| Mark a fait remarquer que les écarts ont été budgétés, et a suggéré que nous | ||
| reconnaissions que nous aurons un pic pour accommoder l’augmentation du service d’utilité cloud. | ||
| Felix a demandé des clarifications sur l’augmentation. Jennifer et Mark ont expliqué que | ||
| OIAA avait précédemment budgété 18 000 $ qui couvrait les postes budgétaires associés. | ||
| B | Bilan (pour le mois terminé le 30 juin 2023) | |
| Jennifer B rapporte un total de liquidités de 86 500 $. Les dépenses brutes ont à voir avec la | ||
| conférence internationale 2025. La perte de revenus actuelle est due à l’excès de l’année dernière | ||
| de fonds distribués. Capitaux propres juste sous 82 000 $. | ||
| C | Contributions (pour le mois terminé le 30 juin 2023) | |
| Jennifer B rapporte que 63 personnes et groupes différents ont contribué pour juin. Elle | ||
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note que les contributions trimestrielles seront les plus importantes contributions ; avril, juillet, septembre et janvier.
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| VI | anciennes affaires | |
| A | révision de la charte des finances | |
| Jennifer B rapporte que David l’a aidée à modifier le format, pas le contenu, du | ||
| document. Elle a lu les déclarations de mission et d’objectif et a demandé des | ||
| modifications. Puis elle a examiné les responsabilités des postes du comité. | ||
| Amelia questionne les descriptions de poste avec la façon dont les descriptions de poste s’alignent avec les | ||
| statuts. Jennifer explique que les directives du comité des finances du comité des directives | ||
| devraient être liées à la charte, et que les statuts sont plus généraux. J. | ||
| Barry comprend que les statuts devraient être assez généraux pour durer 20 ans alors que les directives devraient durer 2 ans. | ||
| J. Barry demande où le processus de continuité est disponible pour partager avec les | ||
| membres du conseil subséquents. Jennifer B a expliqué que la connexion PayPal est avec le conseil, et | ||
| que les connexions individuelles avec la banque et le système comptable sont en place. Gwen | ||
| a publié les statuts OIAA dans le chat. | ||
| B | trésorier adjoint | |
| Jennifer a passé en revue les responsabilités et exigences pour le secrétaire et | ||
| a présenté Felix. Felix s’est présenté ainsi que ses qualifications AA et financières | ||
| au comité. | ||
| C | secrétaire des finances | |
| Jennifer a passé en revue les responsabilités et exigences pour le secrétaire et a présenté Erica. Erica s’est présentée ainsi que ses qualifications AA et de secrétaire au comité. | ||
| Erica a demandé des clarifications sur les tâches concernant le téléchargement sur le site web. Jennifer a dit qu’elle commencerait et enverrait un courriel à Melinda pour télécharger sur la page web des finances OIAA. | ||
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| Charte des finances approuvée. | ||
| VII | nouvelles affaires | |
| A | Demande non budgétée Unity (comme ci-dessus) | |
| Jennifer a demandé à Gwen de clarifier si cette demande est pour un événement officiel OIAA. Gwen | ||
| n’a pas entendu parler ou n’est pas familière avec la définition d’un événement officiel OIAA. Mark | ||
| a approuvé l’événement en utilisant le Zoom pour l’événement, mais l’équipe technique OIAA ne dotera pas l’événement elle-même. Erica demande des clarifications concernant le nom de l’événement : 15 octobre 2e conférence internationale des groupes hispaniques, français et portugais. Amelia suggère que nous soyons conscients de ne pas être intrusifs dans cet événement et d’autres, c’est-à-dire que nous devrions collaborer sans être en leadership. Elle suggère que nous adoptions un vocabulaire pour refléter la collaboration. Jennifer a clarifié que prêter un soutien financier est unique et doit être conscient de la responsabilité dans le financement des collaborations. Gwen souligne que d’autres groupes et efforts ont demandé du soutien (non financier) dans lequel OIAA a collaboré sans intrusion. Gwen a suggéré que le conseil OIAA soit invité à clarifier ce qu’est un événement OIAA et aussi à clarifier quel niveau général de soutien nous offrons. Beaucoup de discussion sur les détails des coûts de traduction et où (en ligne) l’événement est situé et avec qui. Amelia suggère que si nous pouvons obtenir l’approbation pour le financement alors le comité de financement peut commencer à avancer. | ||
| Motion : Erica a proposé de financer la demande si le comité exécutif OIAA la définit comme telle. Amelia a appuyé la motion et a demandé que la demande soit présentée aux membres en juillet, et/ou qu’elle soit présentée comme une motion de plancher. Plus de discussion sur les communications antérieures concernant cet élément d’affaires. Motion adoptée. | ||
| Jennifer a exprimé d’autres préoccupations, avec lesquelles Susan est d’accord – est-ce un événement récurrent ? Felix se connectera avec Carlos pour clarifier si le groupe veut être connecté de façon continue. Gwen dit que le groupe de Carlos sera présent au comité Unity le 5 août et que la question a été exacerbée pendant plus de 6 mois. Jennifer a mentionné qu’elle vient de recevoir une demande de financement. Amelia parle des difficultés de croissance de l’aspect transitionnel bref et rapide d’OIAA et de son unité mondiale ; que le conseil doit définir un événement officiel OIAA. Beaucoup de discussion suivant sur l’importance d’atteindre l’alcoolique qui souffre encore, les potentiels d’aide/préjudice, et d’honorer les conseils et la sagesse de chaque comité. | ||
| [Les 22 dernières minutes sont spécifiques à ce qui constitue un événement OIAA. Cela ne semble pas spécifique au comité des finances dans la demande/motion particulière ci-dessus. Néanmoins, Erica serait heureuse de taper les 22 dernières minutes de l’enregistrement si le comité des finances pense que c’est pertinent] | ||
| B | Autres affaires ? | |
| VIII | clôture avec la déclaration de responsabilité | |
| 20h04 ET États-Unis |
