Membres du conseil présents :

Beth A., administratrice internationale

Amelia L., secrétaire

Jennifer B., trésorière

Mark M., président de la technologie

Ken b., président

Invités :

Madeleine P.

Kevin d.

Brigitte, administratrice suppléante internationale

Jan BB, président du CAP

Mary de Winston-Salem

Ken B, le président, a déclaré la séance ouverte à 14 h 02 : La séance a débuté par la prière de la Sérénité. Les membres du conseil d’administration se sont présentés, puis ont accueilli les invités.

Quorum : Cinq membres du conseil d’administration sur cinq étaient présents.

Démission du président : Susan R. a démissionné hier. Nous lui souhaitons bonne chance.

Rapports : Kevin D., qui a de l’expérience en comptabilité et en audit d’entreprises et d’organismes publics, a présenté un rapport financier indépendant sur le contrôle interne de l’OIAA, garantissant que les entrées et les sorties sont enregistrées et comptabilisées correctement, y compris le bilan, Mercury Technologies, Traveling Mailboxes, les comptes chèques, les créances de PayPal et Stripe (cote maximale) 7e Tradition, et les dépenses. Zero est le système comptable que l’OIAA utilise en Nouvelle-Zélande, audité par Ernst and Young, qui prend les informations de PayPal, Stripe et Traveling Mailboxes, et les dépose à Choice Financials/Mercury, qui est assuré par la FDIC. Nous avons un trésorier qui examine le système comptable et le trésorier suppléant effectue des dépôts dans Traveling Mailboxes. En tant que merveilleux membre des AA, il est allé au-delà de ce qu’un examen financier exigerait et a constaté que toutes nos procédures étaient conformes et ne présentaient aucune irrégularité. (Un examen externe pourrait coûter de 10 000 à 25 000 $.)

Jennifer a proposé d’accepter le rapport d’examen financier de Kevin D et de le distribuer aux membres. (voir lien) Mark a appuyé la motion. Approuvé à l’unanimité.

Procès-verbal : Le procès-verbal du 26 janviere 2025 a été discuté. Mark a proposé d’accepter le procès-verbal du 26 janviere, tel qu’il a été lu à l’écran, et Beth a appuyé la motion. Approuvé à l’unanimité.

Rapport du trésorier : Il n’y avait aucune question sur les états financiers affichés.

Café avec le conseil d’administration : Ken a expliqué que le but est de recueillir les questions des membres lors d’une séance informelle et de partager leurs préoccupations avec le conseil d’administration.

Rapport du président des technologies : Mark a indiqué qu’il travaille avec Beth pour lancer la page de la convention internationale en ligne de l’OIAA 2025 dans une semaine, en l’appelant OIAA 2025. Deuxièmement, il a des courriels pour les comités.

Rapport de l’administratrice internationale : Beth travaille avec un district linguistique de la zone 29. Le comité de l’unité affichera les dates limites de la convention et un plan d’action. Les groupes WhatsApp en 8 langues sont en croissance. Brigitte est l’administratrice du groupe français.

Examen de l’assurance : Ken a indiqué qu’il effectue toujours son examen et qu’il aura des renseignements plus précis concernant l’assurance D&O et l’assurance responsabilité cybernétique. Beth a demandé que l’assurance responsabilité cybernétique tienne compte de notre politique de conditions d’utilisation.

Politique de conditions d’utilisation : L’avocat nous a envoyé une liste de commentaires et de questions. Une question était : « Y a-t-il d’autres domaines qui renvoient à votre site ? » Mark a demandé plus de temps. Jennifer a proposé de reporter l’enquête sur les conditions d’utilisation et Amelia a appuyé la motion. Approuvé à l’unanimité.

Administratrice générale : Madeleine P a parlé de ses antécédents et de son intérêt à se joindre au conseil d’administration en tant qu’administratrice générale. Elle a été déléguée à la Conférence des services généraux et, en 2006, a été élue au Conseil des services généraux en tant qu’administratrice régionale. Elle a été la 1 re alcoolique à occuper le poste de vice-présidente du conseil et a également siégé à de nombreux comités. Elle a eu deux carrières, une en finances et en budget et une deuxième en soins infirmiers traumatologiques. Elle a siégé à l’intergroupe de la région de Portland, à l’intergroupe du Grand Seattle, à l’intergroupe du centre de l’Oregon, au Comité d’accès aux sourds et à d’autres forums pour les sourds, y compris la Convention internationale des AA de 2025. Elle a été la présidente du programme pour le PRASSA virtuel et s’est assurée que personne n’était laissé de côté, transcendant les frontières, les cultures et les langues. Elle espère apporter quelque chose aux conversations spirituelles qui ont lieu au sein des comités de service et au sein du conseil d’administration.

Demande de fonds non budgétisés : Jennifer a présenté deux postes qui nécessitent l’approbation des membres lors de l’assemblée de mars. (Voir les liens) Mark a proposé et Amelia a appuyé la motion d’approuver ces deux demandes budgétaires de fonds supplémentaires et de les présenter pour leur approbation à l’assemblée de mars. Elle a été adoptée à l’unanimité.

Préparation de l’ordre du jour de l’assemblée de mars : Les membres ont dressé une liste d’éléments pour la prochaine réunion des membres et ont convenu de les envoyer à Ken pour qu’il les publie sur le site Web.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

• Motion proposée, appuyée et approuvée à l’unanimité pour accepter le rapport d’examen financier de Kevin D et le distribuer aux membres. (voir lien)
• Motion proposée, appuyée et approuvée à l’unanimité pour accepter le procès-verbal du 26 janviere tel qu’il a été lu à l’écran.
• Motion proposée, appuyée et approuvée à l’unanimité de reporter l’enquête sur les conditions d’utilisation.
• Motion proposée, appuyée et approuvée à l’unanimité pour approuver les deux demandes budgétaires de fonds supplémentaires et les présenter pour leur approbation à l’assemblée de mars.

Signé : Amelia l., secrétaire de l’OIAA, le 14 févriere 2025