Participants :

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Nona C., vice-présidente

Felix e., suppléant Trésorier

Amelia L., membre des Lignes directrices

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance. Susan a demandé aux participants de se présenter. La réunion a débuté par la Prière de la Sérénité.

Questions sur le procès-verbal de l’Assemblée – Amelia L.

• Amelia a demandé à Mark s’il avait une description des fonctionnalités du site web. Mark a confirmé qu’il en avait une.
• Amelia a demandé à notre trésorière, Jennifer, ce qu’elle souhaitait voir figurer dans le procès-verbal. Jennifer lui a fourni des indications sur les éléments à inclure.
• Susan a indiqué qu’elle dispose du procès-verbal manuscrit de la réunion du Conseil du 9/5 et qu’elle le dactylographiera.

Rapport de la présidente – Susan R.

• Susan a présenté le rapport de la présidence. Elle a indiqué que lors de la dernière Assemblée, il y avait 6 motions, dont 5 ont été adoptées.
• Susan aimerait voir les motions présentées sur une feuille séparée et sur le bulletin de vote, ce que Mark a dit être possible,
• Susan a rencontré le comité des Communications qui est disponible pour les transcriptions et les traductions. Le Comité a demandé s’il pouvait soumettre un budget en tant que comité ad hoc.
• Après discussion, le Conseil a décidé que le Budget et les Élections se tiendront lors de l’Assemblée de décembre le 16/12 qui est déjà programmée.

Rapport de la vice-présidente – Nona C.

• Nona a rapporté qu’elle a assisté à plusieurs réunions de comités ad hoc, notamment le comité Get Into Action (GIA) et la réunion des travailleurs spéciaux (ICOAA)
• Nona a fait plusieurs commentaires concernant le comité GIA :
  • Elle a mentionné que GIA prévoyait une assemblée publique le 7/10 mais que cet événement n’était pas au calendrier
  • Nona a exprimé son inquiétude concernant certains sujets envisagés, comme la différence entre une réunion et un groupe et d’autres sujets
  • Elle était également préoccupée par le fait que le Comité ne lui a pas réservé un accueil chaleureux.
• Elle a également assisté à la réunion des travailleurs de service qui ne s’est pas montrée du tout amicale envers elle
• On a également demandé à Nona de faire des recherches sur les postes de service inactifs. Elle a découvert qu’il n’existe pas de méthode standard pour gérer cette situation et que chaque entité de service peut décider de la manière dont elle gérera cette situation.
• Nona a abordé la question de la surexpansion et de la communication afin d’éviter la duplication des efforts. La question est : comment revenir à la simplicité et résoudre certaines de nos opportunités d’amélioration ?
• Nona a présenté une demande non budgétée de 260 $ pour 1,5 heure d’interprétation en espagnol. Mark a proposé que le Conseil approuve cette demande non budgétée et Jeff a appuyé la motion. Jennifer a soulevé la question de savoir si l’interprétation en ASL devrait être incluse. Il n’y a pas eu de modification à la motion et un vote a été effectué. La motion a été adoptée à l’unanimité. Mark a indiqué qu’il préparera le formulaire de demande non budgétée pour Jennifer.

Rapport du secrétaire – Jeff b.

Aucun rapport.

Rapport de la trésorière – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a indiqué qu’elle fera désormais ses rapports dans Excel.
• Jennifer a rapporté qu’en juillet, il y a eu une légère augmentation des revenus dépassant 7 600 $ et a mentionné plusieurs dépenses importantes
• Jennifer a mentionné le rapport des Contributions et qu’il y avait 81 groupes et personnes contribuant à l’OIAA.
• Jennifer a ensuite examiné le bilan.
• Elle a mentionné qu’à un moment donné l’année prochaine, elle aimerait parler des dépenses pour la Convention Internationale.
• Susan a suggéré que le Conseil approuve 500 $ pour tout membre du comité Tech qui souhaiterait assister au NAATW. Mark a proposé d’envoyer jusqu’à 10 membres du Comité pour assister à la conférence NAATW en ligne pour un total de 450 $. Nona a appuyé la motion. Lors de la discussion, il a été précisé que d’autres peuvent demander l’une des places d’inscription si le comité Tech n’utilise pas les 10 places. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Comité technologique – Mark m., président

Aucun rapport

Approbation des chartes des comités

• Les Chartes de 3 Comités étaient soumises à approbation : Unité, Lignes directrices et CPC.
• Pendant la discussion, des inquiétudes ont été exprimées concernant le fait que les lignes directrices du CPC devaient inclure certains rôles comme le président et que les lignes directrices de l’Unité ne séparaient pas clairement les tâches des rôles et responsabilités.
• Une motion a été proposée par Mark et appuyée par Nona pour reporter l’approbation de ces Chartes. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Discussion sur les Lignes directrices

• Susan a décrit certains problèmes relatifs au comité des Lignes directrices et à la date limite du 30/9. Gwen M., présidente du comité des Lignes directrices, est très bouleversée car elle sera absente pendant la majeure partie de septembre. Susan s’est demandé si la date limite du 30/9 était réalisable.
• Elle a indiqué que la plupart des 8 sections originales du document sont largement complètes mais n’ont pas encore été rassemblées dans un document unique. Les sections ont été retravaillées par différents sous-comités et il faudra du temps au comité de Communication pour examiner le document final et fournir une voix unifiée.
• Des modifications des Statuts seront également nécessaires et Susan a contacté Alexandra Kilduff de Pro Bono Associates, qui nous avait aidés précédemment avec les Statuts, pour discuter de ces changements.
• Susan a également mentionné la nouvelle section des Administrateurs et si un comité des Candidatures similaire à celui du Conseil des Services généraux serait nécessaire ou si ces postes seraient annoncés de la même manière que les autres postes du Conseil.
• Il y a eu une discussion sur les points soulevés par Susan :
  • Jeff a déclaré qu’il estimait que la date limite du 30/9 était toujours réalisable et que la majeure partie du travail avait été effectuée. Il a mentionné qu’il y a quelques modifications à apporter aux Statuts et que nous tenons une liste. Dans le passé, il a été question de former un comité ad hoc de révision des Statuts pour effectuer ces changements.
  • Nona a indiqué qu’elle a examiné le rôle du comité des Candidatures dans le Manuel de Service États-Unis/Canada et que l’objectif était d’éviter un concours de popularité pour ces postes. Elle a souligné l’importance de trouver les bonnes personnes pour tous nos postes d’Officiers et d’Administrateurs plutôt que de simplement pourvoir ces postes.
  • Jennifer a déclaré qu’elle est contre les comités des Candidatures. Elle pense que les gens devraient pouvoir exprimer leur désir de servir et leurs qualifications. Mark et Jeff étaient d’accord avec Jennifer.

Discussion sur les postes d’Administrateur et d’officier

• Susan a indiqué qu’il n’y avait aucune mention des Administrateurs dans le document original des Lignes directrices. Cependant, le Conseil a exprimé le désir d’élargir le Conseil avec des Administrateurs supplémentaires.
• Un document sur les Administrateurs a été préparé par le comité des Lignes directrices avec une description pour un administrateur international général et un administrateur général. Ces descriptions de poste devraient être votées lors de l’Assemblée de septembre afin que ces Administrateurs puissent être élus en décembre.
• Jennifer a mentionné que dans la section des Suppléants, il faut ajouter un texte indiquant que le Suppléant peut voter en l’absence de l’Officier. Amelia a indiqué qu’elle apportera cet ajout au comité des Lignes directrices.
• Amelia a mentionné que le comité des Lignes directrices recommande de supprimer la ligne indiquant que le vice-président est membre d’office de chaque comité, ce qui nécessiterait une modification des Statuts,
• Nona a demandé si les descriptions des Administrateurs seront présentées aux Membres comme une modification des Statuts. La réponse était que cela devrait être fait lors de l’Assemblée de septembre.
• Mark a proposé que la description des deux postes d’Administrateur soit approuvée par le Conseil telle que présentée par le comité des Lignes directrices. Jennifer a appuyé la motion. Lors de la discussion, Amelia a mentionné que les titres et les descriptions ont été modifiés avec les changements qui seront votés lors de la réunion des Lignes directrices de demain. Amelia a guidé le Conseil à travers les changements. La motion a été retirée et une motion a été proposée par Mark pour reporter l’approbation des noms et descriptions des Administrateurs jusqu’à la réunion du Conseil combiné du 19/8 après que les noms et descriptions des Administrateurs soient finalisés par le comité des Lignes directrices. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark a proposé d’envoyer jusqu’à 10 membres du Comité pour assister à la conférence NAATW en ligne pour un total de 450 $. Nona a appuyé la motion. La motion a été adoptée à l’unanimité.
2. Mark a proposé que le Conseil approuve une demande non budgétée de 260 $ pour 1,5 heure d’interprétation en espagnol au Forum IGR et Jeff a appuyé la motion. La motion a été adoptée à l’unanimité.
3. Une motion a été proposée pour reporter l’approbation des Chartes des comités Unité, CPC et Lignes directrices par Mark et appuyée par Nona. La motion a été adoptée à l’unanimité.
4. Une motion a été proposée par Mark pour reporter l’approbation des noms et descriptions des Administrateurs jusqu’à la réunion du Conseil combiné du 19/8 après que les noms et descriptions des Administrateurs soient finalisés par le comité des Lignes directrices. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA