Réunion du conseil d’administration combinée

Participants :
Beth A., Présidente suppléante Unity
Lesliee A., Présidente Communication
Jeff B., Secrétaire
Jennifer B., Trésorière
Jan BB., Présidente PAC
Nona C., Vice-présidente
Laurie C., Présidente suppléante Communication
Melinda F., Présidente suppléante Technologie
Stormy H., Présidente CPC
Amelia L., Secrétaire suppléante/Suppléante Présidente Directives
Mary M., Présidente Steppers/Registraire
Mark M., Président Technologie
Tom M., Président Get Into Action
Gwen Mc., Présidente Directives
Terry N., Présidente Convention
Susan R., Présidente
Gary W., Président suppléant Steppers

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 14h07 EST. Susan a demandé aux participants de se présenter. La réunion a débuté par la Prière de la Sérénité.

Rapport de la trésorière – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a examiné le rapport des écarts budgétaires et a mentionné plusieurs dépenses. Elle a indiqué que le revenu net pour juillet était d’un peu plus de 6 000 $.
• Jennifer a mentionné le rapport des contributions et indiqué que 81 groupes et personnes ont contribué à l’OIAA en juillet.
• Jennifer a ensuite examiné le bilan. Elle a déclaré que nous avons accumulé des liquidités de 92 700 $.
• Jennifer a été sollicitée par le Comité des Lignes directrices pour préparer un document sur nos procédures de sécurité concernant nos fonds. Elle a passé en revue ces procédures avec le Conseil.
• Jennifer a déclaré qu’elle a vu les mesures de sécurité pour la trésorerie d’autres entités des AA et que les mesures de sécurité de l’OIAA sont les plus strictes qu’elle ait jamais vues.

Rapport de la présidente – Susan R.

• Susan a mentionné qu’elle ne voulait pas que nous nous réunissions simplement pour lire des rapports. Au contraire, elle cherche des moyens de nous rassembler pour coopérer, communiquer et collaborer.
• Elle a souligné l’importance de travailler avec le Calendrier principal pour vos réunions et événements afin d’éviter de surcharger l’équipe technique.
• Susan a demandé aux présidents des comités de fournir un rapport au Conseil une fois par mois et à la Fraternité une fois par trimestre.
• Susan souhaiterait programmer ces réunions combinées du Conseil une fois par mois jusqu’à la fin de l’année, puis 8 fois l’année prochaine sans réunion pendant les mois d’Assemblée. Elle a suggéré que les réunions du Conseil des responsables aient lieu le 2^e mardi à 17h EST, ces réunions étant ouvertes à tous, et que ces réunions combinées du Conseil se tiennent le 3^e samedi du mois à 14h EST (8h Hawaii, 11h OT, 19h Royaume-Uni/Portugal et 20h France) pour accommoder tout le monde sur un fuseau horaire de 12 heures.

Questions du comité de l’Unité – Beth A., vice-présidente de l’Unité

• Susan R. a demandé à Beth A. si elle avait obtenu des réponses à ses questions concernant la structure administrative de l’OIAA.
• Elle a répondu que toutes ses questions n’avaient pas été répondues et qu’elle voulait spécifiquement savoir :
  • Quel est l’avantage d’avoir un agent enregistré dans le New Jersey plutôt qu’en Caroline du Nord ?
  • Pourquoi l’OIAA n’a-t-elle pas de numéro de téléphone ?
• Gwen M. a commenté que l’OIAA est constituée dans le New Jersey et qu’avoir un agent enregistré dans le New Jersey est une exigence légale

Qualifications et descriptions des administrateurs – Susan R., présidente

• Susan R. a déclaré qu’en décembre, nous élargirons le Conseil pour inclure 2 nouveaux administrateurs. Le Conseil doit approuver les descriptions et les qualifications, puis en informer les membres lors de l’Assemblée de septembre. Les descriptions et les qualifications seront publiées sur notre site web pour que les gens puissent soumettre leurs CV.
• Nona C. a discuté du processus suivi par les comités des Lignes directrices pour développer les descriptions des deux nouveaux postes d’administrateur, un administrateur international et un administrateur général. Le comité des Lignes directrices a eu quelques problèmes avec la définition du poste d’administrateur général. Le comité des Lignes directrices a également recommandé d’avoir deux administrateurs internationaux plutôt qu’un administrateur international et un administrateur général.
• Nona C. a lu la description et les qualifications pour l’administrateur international. Nona a demandé aux membres du Conseil leurs commentaires sur la description et les qualifications pour cet administrateur.
  • Jennifer B. a fait remarquer que pour toute l’année 2023, seulement 7 % des contributions à l’OIAA proviennent de l’extérieur des États-Unis et que nous ne devrions avoir qu’un seul administrateur international pour le moment. Jennifer a approuvé la formulation de la description.
  • Beth A. a commenté que la faible participation internationale pourrait être due à des problèmes de fuseau horaire et de devise. De plus, dans certains pays, PayPal est soit compliqué, soit inutilisable.
• Susan R. a précisé que les membres n’ont pas besoin de voter sur ces nouveaux postes d’administrateur car les statuts permettent au Conseil de s’élargir. Les membres devront cependant être informés.
• Jennifer B. a proposé une motion pour accepter la description de l’administrateur international, telle que présentée, qui a été appuyée par Jeff B. Il n’y a pas eu de discussion supplémentaire et le Conseil a voté à l’unanimité en faveur de la motion.
• Nona C. a ensuite lu les suggestions générales de leadership pour tous les Administrateurs, incluant une suggestion qu’un Administrateur ait 7 à 10 ans de sobriété. Jennifer B. a proposé une motion pour accepter les suggestions générales de leadership pour tous les administrateurs, telles que présentées, qui a été appuyée par Jeff B. Il n’y a pas eu de discussion supplémentaire et le Conseil a voté à l’unanimité en faveur de la motion.
• Jeff B. a demandé des éclaircissements pour savoir si le Conseil n’allait pas accepter la recommandation du comité des Lignes directrices d’avoir deux administrateurs internationaux. Susan R. a précisé que le Conseil avait demandé des descriptions pour un administrateur international et un administrateur général. Le problème était que la description de l’administrateur général n’était pas “complètement aboutie”. Les membres du comité des Lignes directrices ont travaillé pour mettre à jour la description de l’administrateur général.
• Mark M. a déclaré qu’il était en faveur d’un administrateur international et d’un administrateur général mais qu’il s’opposait à la description de l’administrateur général. La décision a été prise de continuer à travailler sur la description de l’administrateur général et que ce soit un point à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil des responsables en septembre.

Le processus électoral – Mary M., registraire

• Mary M. a lu le processus électoral tel que présenté au comité des Lignes directrices.
• Jennifer B. a posé une question sur l’exigence qu’une personne ne puisse occuper qu’un seul poste. Il y avait une question sur le fait que les présidents de comité sont des responsables. Après examen des statuts, il a été déterminé que les présidents de comité ne sont pas membres du Conseil.
• Sur la base de plusieurs commentaires, Mark M. a proposé une motion pour que nous renvoyions cette section au comité des Lignes directrices et que nous reportions l’approbation du processus électoral. Nona C. a appuyé la motion et le Conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Questions d’inventaire – Nona C., vice-présidente

• Nona C. a présenté plusieurs questions au Conseil et aux présidents des comités pour considération, notamment :
  1. Quelle est notre déclaration de mission ?
  2. Le Conseil a un devoir de diligence. À quoi cela ressemble-t-il dans notre organisation ?
  3. Quels sont certains de nos défis organisationnels ? Comment pouvons-nous améliorer notre communication ? Nos bénévoles sont-ils surmenés ?
  4. Quelle est notre efficacité internationale ?
  5. Comment voyez-vous notre structure organisationnelle ? Comment nos comités favorisent-ils l’unité avec la Fraternité et entre eux ? Répondons-nous aux besoins de la communauté en ligne conformément à notre 9^e Tradition ?
• Nona C. a déclaré qu’elle enverra ces questions et demandera au Conseil et aux présidents des comités de fournir leurs réponses qu’elle résumera.
• Jennifer B. a suggéré que notre formulaire fiscal IRS comporte une question sur l’objectif principal externe de l’organisation qui pourrait servir de déclaration de mission et qui stipule que l’OIAA est une : “Plateforme en ligne pour se connecter aux réunions AA en ligne et ligne d’assistance 24/7/365.”

Présentation de la secrétaire suppléante – Jeff B., secrétaire

• Jeff B. a annoncé qu’Amelia L. a aidé avec les procès-verbaux de l’Assemblée et qu’il a nommé Amelia L. comme nouvelle secrétaire suppléante.
• Amelia a mentionné que sa date de sobriété était le 15/03/1985 et a ensuite présenté un bref résumé de service.

La réunion s’est terminée à 15h52 EST avec la Déclaration de responsabilité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été proposées et votées par le Conseil lors de cette réunion :

1. Jennifer B. a proposé une motion pour accepter la description des administrateurs internationaux, telle que présentée, qui a été appuyée par Jeff B. Il n’y a pas eu de discussion supplémentaire et le Conseil a voté à l’unanimité en faveur de la motion.
2. Jennifer B. a proposé une motion pour accepter les suggestions générales de leadership pour tous les administrateurs, telles que présentées, qui a été appuyée par Jeff B. Il n’y a pas eu de discussion supplémentaire et le Conseil a voté à l’unanimité en faveur de la motion.
3. Mark M. a proposé une motion pour que nous renvoyions la section Élections au comité des Lignes directrices et que nous reportions l’approbation du processus électoral. Nona C. a appuyé la motion et le Conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Humblement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire de l’OIAA