Participants :

Beth A., administratrice internationale

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Anita m., Secrétaire suppléante

Susan R., présidente

John, Visiteur du groupe Day Openers, Suppléant RIG

Susan R., la Présidente, a ouvert la séance à 14h00 et a commencé par la version Nous de la prière de la Sérénité. Susan a accueilli le visiteur et a précisé que les questions des visiteurs seront traitées à la fin. Cette réunion est réservée au Conseil d’administration et les autres ne peuvent qu’écouter.

Aperçu de l’ordre du jour : Procès-verbal, Rapports du Secrétaire et du Trésorier, Examen du budget, Anciennes affaires : Formation des interprètes pour la Convention, Contributions d’autres entités AA, Nouvelles affaires : Comité PAC, Rapport d’assemblée, Élections de décembre.

Approbation du procès-verbal de la réunion :

• Procès-verbal du Conseil d’administration du 14 juillet 2024 : Jeff a examiné ce procès-verbal qui avait été corrigé deux fois suite aux commentaires de Jennifer. Ce procès-verbal a été préparé par Anita.
  • Motion : Jennifer a proposé d’accepter le procès-verbal et Beth a appuyé. Personne ne s’y est opposé. Procès-verbal approuvé.

Rapport du Trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a examiné les 3 rapports du trésorier de juillet en commençant par le rapport des écarts budgétaires. Les revenus de juillet s’élevaient à 11 500 $, soit le montant mensuel de contributions le plus élevé de l’histoire de l’OIAA. Jennifer a mentionné qu’il y avait eu une dépense de 2 500 $ comme provision pour nos avocats afin qu’ils puissent terminer l’examen de nos documents du Conseil.
• Bilan : Rapport simple, 137 000 $ en banque. Liquidités légèrement supérieures à 131 600 $ avec 5 500 $ réservés pour la Convention internationale de l’OIAA.
• Contributions : Jennifer a rapporté que juillet a connu des contributions très importantes. Il y a eu 77 groupes contributeurs, avec une contribution d’un nouveau contributeur, le groupe Stepping Stones, qui était la plus élevée.

Commentaires sur les rapports financiers :

• Susan s’est renseignée sur son groupe, le Dawn Patrol en ligne, et a demandé s’il y avait deux groupes portant le même nom. Jennifer a indiqué qu’elle avait correspondu avec le groupe de Susan et qu’effectivement, deux groupes différents portant le même nom étaient combinés. À l’avenir, il y aura deux comptes distincts.

Examen du budget – Jennifer B., Trésorière

• Jennifer a d’abord examiné le budget 2025 du comité des Finances. Elle a expliqué les postes du budget des Finances.
• Une motion a été proposée par Jeff pour approuver ce budget, appuyée par Beth. Le budget a été approuvé à l’unanimité.
• Jennifer a ensuite examiné le budget 2025 du comité Technologie. Elle a expliqué les postes du budget Technologie et a déclaré que Mark avait fait un excellent travail dans la préparation du budget de son comité. Le budget total était de 54 538 $, soit légèrement inférieur au budget de l’année précédente.
• Questions sur le budget Technologie :
  • Beth a mentionné que son budget Unité contient plusieurs éléments technologiques qui sont distincts du budget Technologie et ne font pas double emploi. Elle a indiqué qu’elle a demandé à Mark d’examiner les éléments technologiques de leur budget.
  • Anita a demandé si les budgets individuels seront publiés sur le site web. Jennifer a répondu qu’elle prendra tous les budgets approuvés et les combinera en un seul budget global qui sera publié sur le site web. Cela sera publié avant le 15^e novembre.
  • Jeff a demandé s’il y avait de l’argent dans le budget Technologie pour l’utilisation de l’IA pour la traduction. Jennifer a répondu qu’il n’y avait pas d’argent spécifiquement pour cela mais qu’il y avait de l’argent intégré pour des projets à déterminer.
• Une motion a été proposée par Beth pour approuver ce budget, appuyée par Jeff. Le budget a été approuvé à l’unanimité.
• Jennifer a ensuite discuté du budget des revenus sur lequel elle et Felix avaient travaillé. Jennifer a indiqué qu’elle avait demandé à Felix de proposer un budget des revenus et il a effectué une analyse de régression sur les deux dernières années qui l’a conduit à proposer un budget de revenus de 160 000 $. Jennifer n’était pas d’accord avec ce montant et estimait qu’il était trop élevé. Elle estimait que la Convention internationale aura un effet inconnu sur les revenus car nous ne facturons pas la Convention mais demandons plutôt des contributions. Le montant proposé, par consensus, était de 123 000 $, ce qui représente un taux de croissance de 24 % contre 52 % l’année précédente, car nous sommes en mode de croissance et les taux de croissance des revenus diminuent lorsqu’une organisation se développe.
• Une motion a été proposée par Beth pour approuver le budget des revenus 2025, appuyée par Jeff. Le budget a été approuvé à l’unanimité.

Anciennes affaires

Formation des interprètes pour la convention – Jennifer b., Trésorière

• Susan a demandé à Beth si elle et Jennifer étaient parvenues à un accord sur ce point.
• Jennifer a répondu à la question de Susan. Elle proposait que tous les interprètes parlant la même langue se réunissent afin qu’ils puissent tous être sur la même longueur d’onde concernant l’interprétation dans leur langue. Elle a ajouté que ce serait un événement mondial, non limité à la Convention internationale, ce qui en ferait une dépense du Conseil. Elle a déclaré que cela dépendrait de notre volonté d’engager cette dépense et du sentiment des interprètes quant à ce besoin.
• Susan a demandé quel serait le coût de la proposition de Jennifer. Elle a répondu que le coût serait d’environ 555 $ (37 $ x 15 interprètes). Jennifer a indiqué qu’elle serait la personne organisant ces sessions avec les interprètes.
• Jennifer a fait une motion proposant aux interprètes une session de formation linguistique qui coûtera environ 555 $, l’argent provenant du budget de l’Assemblée. Jeff a appuyé la motion. La motion a été approuvée à l’unanimité.

Acceptation de la contribution du BSG UK – Beth A., administratrice internationale

• Beth A. a décrit sa tentative d’obtenir une expérience partagée sur cette question. Elle a déclaré qu’elle n’avait jamais vu d’argent remonter le triangle, seulement descendre. Elle a mentionné qu’elle avait contacté l’Intergroupe de New York qui trouvait cela inhabituel et lui a suggéré de contacter le Service aux membres du BSG, ce qu’elle a fait. Doug R. de l’équipe des Services aux membres a répondu à son courriel en indiquant que nous devrions discuter de la question et parvenir à notre propre conscience de groupe, mais que le BSG n’avait jamais fait cela. Beth a partagé sa réponse avec le Conseil.
• Beth a exprimé des inquiétudes concernant l’acceptation de contributions d’entités dont nous n’avons traditionnellement pas accepté les contributions, et s’est demandé si cela était contraire à l’éthique et créerait un précédent inapproprié.
• Susan a demandé à Jeff si l’OIAA avait fait des contributions à d’autres BSG dans le passé. Jeff a répondu qu’en 2020, nous avions fait des contributions de 300 $ à six BSG internationaux. Jennifer a corrigé cela en précisant que nous n’avions envoyé de l’argent qu’à 2 BSG internationaux, l’Irlande et l’Angleterre.
• Jennifer a informé le Conseil des 3 contributions reçues du BSG de Grande-Bretagne : 94,91 $ le 10/02/23, 143,17 $ le 27/09/23 et 143,17 $ le 10/05/24. Elle a également informé le Conseil qu’il y avait eu plusieurs contributions de Districts aux États-Unis, y compris un District en ligne.
• Jennifer a déclaré qu’elle était d’accord avec Beth sur le fait que c’était inhabituel, mais comme ces contributions proviennent d’une entité AA, elles ne sont ni contraires à l’éthique ni une violation de nos Traditions.
• Beth a fait une motion pour reporter la discussion sur ce sujet jusqu’à ce que Barry et Mark soient présents et puissent donner leur avis. La motion a été appuyée par Jennifer et approuvée à l’unanimité.

Nouvelles affaires

La Présidente, Susan, a discuté de plusieurs points de Nouvelles affaires à l’ordre du jour :

• Rapports à l’Assemblée de juin. Susan a demandé si Jeff et Beth seraient disposés à faire un rapport aux membres lors de l’Assemblée de juin sur leurs rôles respectifs, Secrétaire et administratrice internationale. Jeff et Beth ont tous deux accepté de faire un rapport. Susan a également mentionné que les points pour l’ordre du jour de l’Assemblée doivent être soumis avant demain (12/08).
• Susan s’est renseignée sur l’Assemblée des élections en décembre. Elle a demandé à Jeff s’il prévoyait de se présenter comme Secrétaire pour la prochaine rotation. Il a répondu que non et qu’il quittera le poste de Secrétaire fin décembre. Susan a mentionné que Mark et Barry n’étaient pas présents et qu’elle les contacterait pour voir s’ils se présenteront à leurs postes actuels lors des élections de décembre.
• Susan a mentionné que Dave W. s’est renseigné sur qui a accès au drive du Conseil. Jeff a déclaré que seuls les membres du Conseil devraient avoir accès au drive car il contient des informations sensibles et confidentielles.

Rapports des responsables

Rapport de l’administratrice internationale – Beth A., Administratrice internationale

• Beth a rapporté que nous avons actuellement 1 787 personnes inscrites à la Convention internationale provenant de 50 pays différents.
• Plusieurs membres des AA fourniront du divertissement :
  • Vendredi soir, Tom R. de History Lovers fera une présentation. Il fera de la publicité pour la Convention internationale parmi les plus de 46 000 membres de son groupe.
  • Samedi, John M. animera une session sur le meilleur de Wit’s End.
• Beth a mentionné que certains groupes se sont retirés et d’autres ont pris leur place.
• Beth a déclaré que, en raison des inquiétudes qu’elle et Carlos ont concernant le grand nombre de participants, elle aimerait faire une demande de budget non financé pour obtenir une licence spéciale de Zoom permettant d’avoir plus de 2 000 participants dans une réunion. Cela pourrait être nécessaire pour une réunion comme le décompte du temps d’abstinence et pour certaines réunions nationales. Sans cette licence, si les participants dépassent 2 000, la réunion ne peut continuer qu’en mode Webinaire où vous ne pouvez pas voir les autres participants.
• Beth a examiné sa demande non budgétée avec le Conseil. Jennifer a déclaré qu’une demande non budgétée ne nécessite pas l’approbation du Conseil si elle est envoyée directement à une Assemblée. Jennifer a déclaré que Beth doit seulement envoyer la demande non budgétée à Susan et demander qu’elle soit mise à l’ordre du jour de l’Assemblée.

Rapport du Secrétaire – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a mentionné que lui et Anita sont largement à jour avec les procès-verbaux.
• Il a déclaré que tous les procès-verbaux approuvés ont été téléchargés sur le site web et que les procès-verbaux approuvés des sessions exécutives ont été téléchargés sur le drive du Conseil.
• Jeff a résumé les résultats du sondage des membres de juin. Il a rapporté que le nouveau quorum jusqu’en juin prochain sera de 36.
• Il a rapporté que le Livre du Conseil est complété à plus de 80 %. Un élément sur lequel nous travaillons encore est le téléchargement de toutes les chartes approuvées des Comités. Les éléments encore manquants sont les documents finalisés du Conseil (Dénonciation, Conflit d’intérêts et Conservation des documents) qui sont en cours d’examen avec nos avocats et un plan stratégique.
• Anita et Jeff ont examiné leur budget qui a été envoyé à Jennifer qui nous a demandé de venir au comité des Finances du 14/09 pour l’examen et l’approbation du budget du Secrétaire. Jennifer s’est renseignée sur notre Agent enregistré et a déclaré qu’elle ne voit aucun paiement à leur intention depuis plusieurs années. Jeff a déclaré qu’il se renseignerait pour déterminer le statut de notre agent enregistré.

Rapport de la Présidente – Susan R.,

• Susan a rapporté qu’elle continue de travailler avec Jan BB sur le comité PAC car Jan est un comité d’une seule personne. Elle avait récemment commencé à travailler avec un nouveau membre qui voulait rejoindre le comité. Cependant, cette personne était impliquée dans un groupe qui avait été retiré de la liste et on lui a donc demandé de quitter le comité et ses droits d’accès ont été révoqués.
• Susan a rapporté qu’elle a fait de la sensibilisation pour la Convention internationale de l’OIAA et a envoyé plus de 160 courriels. Elle a également rapporté qu’après quelques allers-retours, elle a réussi à faire lister notre événement dans l’édition d’été de Box 4-5-9 qui sort en septembre.
• Elle a mentionné que Barry s’est porté volontaire pour devenir le président de notre comité de la Convention. Elle a également eu une conversation avec Patrick C. au BSG qui a confirmé que nous aurons une suite à la Convention internationale des AA en juillet 2025.
• Susan a rapporté que Leslee et Randy du comité de Communication envisageaient de partir en décembre mais Susan les a contactés et leur a demandé d’envisager de rester à leurs postes. Elle a déclaré qu’ils ont également accepté de prendre en charge la planification du Forum IGR qui était auparavant faite par notre Vice-présidente, Nona. Cela sera discuté en session exécutive.
• Susan a fait rapport sur diverses autres activités qu’elle a menées.

La réunion s’est terminée à 16h11 EST lorsque le Conseil est passé en session exécutive.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

• Le procès-verbal de juillet 2024 a été approuvé.
• La motion pour approuver le budget 2025 du comité des Finances a été approuvée.
• La motion pour approuver le budget 2025 du comité Technologie a été approuvée.
• La motion pour approuver le budget des revenus 2025 a été approuvée.
• La motion pour reporter la discussion sur le sujet de l’acceptation des contributions des BSG et des Districts a été approuvée.

Respectueusement soumis,

Jeff b.

Secrétaire de l’OIAA