Participants :

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Nona C., vice-présidente

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 14h02 EST. La réunion a commencé par la Prière de la Sérénité.

Rapport du secrétaire – Jeff b., secrétaire

• Jeff a signalé que les modifications apportées au procès-verbal du 12/9 ont disparu après avoir accepté les changements que Jennifer avait effectués. Il a déclaré qu’il se souvenait de quelques-unes des modifications et a demandé à Jennifer de commenter tout changement supplémentaire qu’elle avait apporté. Mark a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 12/9 avec les modifications à apporter basées sur les changements précédents. Jennifer B. a appuyé la motion, et le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion du conseil des dirigeants du 8/10. Il n’y a eu aucun commentaire sur ce procès-verbal. Mark M. a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 8/10 tel que présenté, qui a été appuyée par Nona C. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Rapport du trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a déclaré qu’il n’était pas nécessaire d’examiner les rapports financiers car ils avaient été publiés en ligne et examinés hier.

Président de la technologie – Mark M., président du comité technologique

• Le groupe d’administration cloud a eu une rotation, et il a fallu quelques mois pour se préparer à commencer à travailler avec les présidents de comité.
• Le comité cherche à intégrer de nouvelles personnes au cours des prochains mois.
• Susan a demandé des informations sur Dave W. du groupe d’administration cloud qui l’avait contactée pour une formation sur Google. Susan a demandé si des membres du conseil souhaitaient être inclus. Mark a suggéré que le conseil se mette à niveau sur l’utilisation du lecteur Google du conseil. Susan a déclaré qu’elle recontacterait Dave et programmerait une session dans la nouvelle année sur l’utilisation du lecteur du conseil.

Rapport de la vice-présidente – Nona C., vice-présidente

• Nona a signalé que le comité de la convention commencera à se réunir en janvier.
• Nona a discuté avec Susan des comités PIC et CPC et a suggéré d’attendre que les nouveaux administrateurs prennent leurs fonctions. Cela pourrait être un bon projet pour ces administrateurs.
• Nona a mentionné que la prochaine réunion du forum IGR aura lieu en janvier. Il y a eu une discussion sur la couverture des nouvelles directives lors de ce forum, mais il a été souligné qu’il y aura des ateliers séparés pour examiner les directives avec les membres.

Rapport de la présidente – Susan r., présidente

• Susan a demandé au conseil s’il souhaitait tenir une réunion combinée du conseil en décembre. Le conseil était favorable à ne pas attendre janvier et à tenir une réunion combinée du conseil le 2^décembre.
• Susan a ensuite discuté de ses plans pour l’assemblée. Son ordre du jour pour l’assemblée était de :
  • Approuver le procès-verbal de l’assemblée précédente.
  • Demander à Jennifer d’examiner le budget ligne par ligne et faire approuver le budget par les membres.
  • Organiser les élections. Chaque poste sera voté séparément, les candidats ayant 3 minutes pour présenter leurs curriculum vitae de service.
• Susan publiera l’ordre du jour sur le site web.

Examen des directives – Jeff B., secrétaire

• Jeff a déclaré qu’il avait reçu des commentaires sur les 4 premières sections de Jennifer, Susan et Nona. Les commentaires de Susan concernaient largement la mise en forme, et Jennifer avait également quelques modifications de mise en forme. Jeff a déclaré qu’il apporterait ces modifications de mise en forme.
• Jeff a mentionné que Nona et Jennifer avaient toutes deux plusieurs questions. Ces questions ont été placées dans un document séparé qui a été envoyé au conseil. Jeff a passé en revue ces questions, une par une, ayant une discussion sur chaque question et apportant des modifications au document des directives avec l’approbation du conseil pour chaque changement.
• Un changement qui a été discuté était de savoir si tout membre AA avait le droit de déposer un appel du Concept V, comme actuellement énoncé dans les directives. Le conseil a estimé qu’il fallait être membre d’OIAA, votant ou non-votant, pour déposer un appel du Concept V. Nona C. a fait une motion pour que les directives soient modifiées de membre AA à membre OIAA. La motion a été appuyée par Mark M. Le vote a reçu une unanimité substantielle (4 contre 1) mais n’était pas unanime ; il n’y a eu aucune opinion minoritaire.
• Les questions de Jennifer concernaient l’utilisation d’une majorité des 2/3 dans nos procédures d’assemblée. Elle a souligné que nos statuts ont des situations spécifiques où une majorité des 2/3 est requise, mais que dans toutes les autres situations, seule une majorité simple est requise. Jeff a répondu qu’il était surpris par cela car Bill W. dans ses écrits et dans les Concepts préconise l’unanimité substantielle. Le conseil a convenu, cependant, que les statuts devaient être respectés, et que la section des procédures d’assemblée sera mise à jour en conséquence.
• Jennifer a demandé une motion qui stipule qu’à moins d’être spécifiquement énoncé dans nos statuts, les votes sur les points d’affaires ne nécessitent qu’une majorité simple. Nona C. a appuyé la motion et le conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Mise à jour sur l’appel d’offres technologique – Mark M., président de la technologie

• Mark a déclaré qu’il avait publié l’appel d’offres pour un travailleur technologique spécialisé sur plusieurs sites d’appels d’offres. Il a reçu plusieurs réponses et est en train de les examiner.

Fonds de dons PayPal – Jennifer B., trésorière

• Jennifer a mentionné que le comité des finances a discuté de l’adhésion au fonds de dons PayPal qui pourrait aider à réduire le coût des frais PayPal. Le comité a estimé qu’il y avait plusieurs inconvénients à participer à ce programme et qu’OIAA ne devrait pas adhérer.

Livre du conseil – Nona C., vice-présidente

• Nona a demandé à notre secrétaire, Jeff, une date à laquelle les documents pour le livre du conseil pourraient être rassemblés.
• Jeff a déclaré que sa prochaine étape sera de créer une feuille de calcul avec la liste des documents requis pour le livre du conseil et de créer des dossiers sur le lecteur du conseil pour ces documents. Nona a déclaré qu’il devrait informer le conseil s’il a besoin d’aide.

Problème de communication avec l’utilisation des ressources OIAA – Susan R., présidente

• Susan a mentionné qu’elle avait été contactée par Lesliee, la présidente du comité de communication, concernant des préoccupations que Jeff, notre secrétaire, utilisait les ressources vidéo de son comité.
• Jeff a clarifié qu’il avait contacté Randy C. dans le seul but d’apprendre son processus de création de vidéos et qu’il n’avait pas demandé l’utilisation de ressources OIAA. Jeff a également informé Randy que le comité Grapevine, La Vina et Magazine ne faisait plus partie d’OIAA et que Randy avait encore ce comité sur sa liste.
• Nona a suggéré que même si rien n’avait été fait de mal dans cette situation, il serait bon d’informer le conseil des situations où un conflit d’intérêts potentiel pourrait être impliqué.

Questions de droits d’auteur et de propriété intellectuelle – Susan R., présidente

• Susan a lu un courriel qui lui avait été envoyé par Lesliee, la présidente de la communication, concernant la protection par marque de commerce de notre logo et la protection de notre propriété intellectuelle. Comme il y avait beaucoup à considérer, le conseil a décidé de reporter cette discussion jusqu’à la réunion du conseil de décembre.
• Jennifer a souligné que le conseil avait déjà discuté de la protection par marque de commerce du logo OIAA et avait décidé de ne pas le faire. Jeff a mentionné que la question clé avec la création d’une marque de commerce est qu’il faut la défendre si quelqu’un d’autre utilise la marque, ce qui a causé au conseil de service général des problèmes juridiques et des dépenses considérables.

La réunion s’est terminée par la Déclaration de responsabilité à 15h42 EST.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

• Mark a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 12/9 avec les modifications à apporter basées sur les changements précédents. Jennifer B. a appuyé la motion, et le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Mark M. a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 8/10 tel que présenté, qui a été appuyée par Nona C. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Nona C. a fait une motion pour que les directives soient modifiées de membre AA à membre OIAA. La motion a été appuyée par Mark M. Le vote a reçu une unanimité substantielle (4 contre 1) mais n’était pas unanime ; il n’y a eu aucune opinion minoritaire.
• Jennifer a demandé une motion qui stipule qu’à moins d’être spécifiquement énoncé dans nos statuts, les votes sur les points d’affaires ne nécessitent qu’une majorité simple. Nona C. a appuyé la motion et le conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA