Assemblée OIAA – 15 juin 2024 – procès-verbal

Mark M., président du comité technologique d’OIAA, a fait plusieurs annonces d’ouverture et a présenté l’équipe technologique Zoom. Il a demandé à tous les membres votants de remplir le formulaire de quorum.

L’assemblée a été ouverte par la présidente d’OIAA, Susan R., à 14h02 EST (11h02 PST, 12h02 MST, 13h02 CST, 19h02 Royaume-Uni/Portugal). Elle a souhaité la bienvenue aux participants et a dirigé l’assemblée dans la version « Nous » de la prière de la sérénité. Susan a passé en revue l’ordre du jour de l’assemblée.

Susan a présenté notre nouveau membre du conseil d’administration, Barry M., qui a précédemment servi comme secrétaire d’OIAA. Barry a pris quelques minutes pour se présenter.

Examen du procès-verbal de l’assemblée du 16/03 – Jeff B., secrétaire

• Jeff a décrit le processus d’établissement d’un quorum. Il a expliqué que lors du sondage annuel de l’année dernière, il y avait eu 182 réponses et que le quorum est de 25 % de ce nombre, qui est arrondi à 46. Une fois que nous aurons 46 membres inscrits, nous serons en mesure de mener nos activités.
• Mark M, président du comité technologique, a annoncé qu’il y avait maintenant un quorum pour que les affaires puissent être menées.
• Jeff a annoncé qui était en mesure de voter à l’assemblée.
• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion de l’assemblée du 15^e mars et a demandé toute correction.
• Amelia L., RIG pour le groupe Journey of the Heart, a proposé plusieurs corrections qui ont été apportées.
• Jeff a demandé une motion pour approuver le 16^e mars. Une motion pour approuver le procès-verbal tel qu’amendé a été faite par Robert B., RIG pour le groupe 1728 de Columbus, Ohio, et appuyée par Mary M., présidente du CIP. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Postes vacants – Susan R., présidente

• Susan a déclaré que le premier poste vacant que nous avons est celui de vice-président. Shem a mentionné que ce poste sert comme membre du conseil d’administration. Elle a déclaré que vous devez avoir 18 ans, n’avez pas besoin d’être citoyen américain et devez avoir fait du service dans OIAA auparavant. Si vous êtes intéressé par ce poste, envoyez un CV au conseil d’administration (oiaa.board@aa-intergroup.org) avant le 1er juillet.
• Susan a ensuite déclaré que nous avons un poste vacant pour un président du comité de la convention internationale de Vancouver. Cette convention internationale a lieu tous les 5 ans aux États-Unis ou au Canada. Elle a déclaré que nous aurons une suite cyber et une salle d’hospitalité à cette convention. Si vous avez un intérêt à servir, veuillez contacter Susan à chair@aa-intergroup.org
• Susan a mentionné que nous avons besoin d’un registraire suppléant. Si vous voulez plus d’informations sur ce poste, contactez Mary M., à registrar@aintergroup.org.

Mise à jour sur la convention internationale d’OIAA – Beth A., membre du conseil international

• Beth a déclaré qu’elle était submergée par la réponse que nous avons eue dans les inscriptions. Elle a rapporté qu’à ce jour, nous avons 380 personnes qui sont inscrites.
• Beth a fourni une liste de certains des nombreux pays où résident les participants inscrits.
• Elle a déclaré qu’elle commence tout juste à créer l’horaire et a discuté de certains des détails proposés pour les sessions.
• Elle a demandé des commentaires de l’assemblée pour aider à faire de ceci une expérience incroyable pour tous.

Rapport du trésorier – Jennifer B., trésorière

Écart budgétaire : https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-apr-2024-4/

Bilan : https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-feb-2024-2/

Rapport de contributions : https://beta.aa-intergroup.org/committee-updates/update-for-finance-dec-2023/

• Jennifer a examiné les finances de mai avec les informations cumulatives de l’année également. Elle a déclaré que pour mai, nous avons reçu des contributions d’un peu moins de 9 200 $ et que cumulativement pour l’année, nous avons reçu 40 700 $ en contributions.
• Elle a examiné plusieurs des dépenses qui ont été engagées.
• Elle a rapporté que sur notre bilan, nous avons un total de liquidités en banque de 127 000 $ avec des dépenses accumulées pour la convention de Vancouver 2025 de 5 500 $.
• Elle a mentionné qu’en octobre nous allons engager des dépenses très importantes pour notre convention en ligne que nous organisons. Elle a déclaré que nous avons également un mécanisme à la fin de l’année selon lequel si nous avons des liquidités excédentaires par rapport à notre réserve prudente, nous distribuerons ces fonds excédentaires à d’autres entités AA sur lesquelles l’assemblée votera en décembre.
• Jennifer a déclaré que le rapport final qu’elle fait est le rapport de contributions, qui contient tous les différents groupes qui ont contribué pour mai.

Rapports des comités

Rapport du comité de la convention internationale de Vancouver – Susan R., présidente

• Tous les 5 ans à la convention internationale du BSG, OIAA a organisé une suite cyber et le comité recherche actuellement un président. La compréhension et l’expérience de travail avec la diversité culturelle ainsi qu’une expérience antérieure d’hospitalité de conférence sont un plus.
• OIAA est représenté en organisant une suite d’hospitalité pour les participants.
• Ce comité se réunit via Zoom le 3e dimanche du mois à 14h15 heure de l’Est

Comité de rapport financier interne – Leslee A., présidente du comité de communications

• La présidente de ce comité n’a pas pu assister alors elle a créé une vidéo qui a été diffusée pour les participants.
• Sur la vidéo, Erica, a présenté le rapport du comité couvrant l’année 2023.
• Le comité a entrepris un examen des rapports financiers et des contrôles d’OIAA et a soumis son rapport au conseil d’administration le 1er mars.
• Elle a mentionné que l’examen que nous avons mené suivait un guide pour mener des examens financiers internes, qui est différent d’un audit financier qu’un comptable fait.
• Elle a ensuite examiné le rapport de 9 pages soumis au conseil d’administration.

Rapport du comité des finances – Jennifer B., trésorière

• Jennifer a d’abord remercié l’équipe d’examen financier. Elle a déclaré qu’elle pense que cela devrait donner aux membres un niveau de confort avec nos procédures financières.
• Elle a ensuite présenté le rapport annuel du comité des finances.
• Elle a fourni une liste de certaines des réalisations du comité pour l’année :
• Le comité a aidé avec la section finance des directives.
• Ils ont initié et déposé l’enregistrement caritatif annuel requis du New Jersey.
• Le comité a créé et documenté le processus des fournisseurs.
• Ils ont créé, distribué et compilé le processus budgétaire.

Rapport du comité technologique – Mark M., président du comité technologique

• Mark a rapporté qu’une des responsabilités principales du comité est le site web et que notre site web a eu un an. Mark a démontré certaines fonctionnalités du site web.
• Il a rapporté que plus de 229 000 personnes visitent le site web en un mois.
• Il a déclaré que le comité technologique se réunit deux fois par mois les lundis à 20h EST.
• Il a rapporté que dans la dernière année, plus de 1 700 réunions ont été ajoutées au répertoire.
• Mark a déclaré que le comité technologique est divisé en plusieurs sous-comités et chaque sous-comité a fourni un rapport.
• Mark a rapporté que nous avons une professionnelle rémunérée, Kerry K., et qu’elle fait un travail formidable. Elle a succédé à Melinda F. qui a fait un travail incroyable avec Matt pour construire notre site web.

Rapport du comité de communications d’OIAA – Lesliee A., présidente des communications d’OIAA

• Lesliee a déclaré que son comité a été béni avec des bénévoles qui sont incroyablement talentueux et généreux de leur temps> Elle a remercié tous ceux qui ont travaillé avec l’équipe de communications au cours de cette dernière année.
• Mark M. a diffusé une vidéo qui a fourni le rapport du comité.
• En janvier 2023, le comité de communications d’OIAA a commencé à travailler comme comité ad hoc et en février 2024, le comité est devenu un comité permanent.
• Elle a rapporté qu’un de leurs travaux était d’augmenter la participation des groupes par la création de sondages programmés.
• Elle a déclaré que le comité cherche à augmenter l’adhésion votante d’OIAA par la production de vidéos éducatives. Le comité cherche également à maintenir la cohérence dans les communications écrites à travers OIAA.
• Elle a mentionné qu’on peut trouver une version imprimée de la vidéo sur la page du comité de communications sous les rapports.

Rapport du comité CPC – Gwen Mc., présidente du comité CPC

• Gwen a déclaré qu’elle a rejoint le comité CPC au début de cette année.
• Gwen a rapporté qu’elle a maintenant été rejointe au comité par Sharon G., la présidente suppléante du CPC.
• Elle a déclaré que le comité se réunit le 4e lundi du mois avec les détails disponibles sur la page du comité CPC sur le site web.
• Elle a déclaré que la prochaine étape pour notre comité est de déterminer ce que le comité fera.
• Elle a rapporté que le comité passera en revue le manuel de travail CPC qui est disponible du BSG à aa.org

Rapport PAC (Politique et admissions) – Susan R., présidente

• Susan a déclaré que Jan BB., la présidente du PAC, lui a demandé de partager le rapport PAC qui sera également téléchargé sur le site web.
• Jan a déclaré que PAC est responsable des groupes souhaitant rejoindre OIAA ou lister leur réunion avec nous.
• Elle a rapporté certains des chiffres :
  • Jusqu’à la fin mai de cette année, 1 159 nouvelles réunions ont été traitées.
  • 538 nouvelles réunions ou groupes ont été ajoutés.
  • 124 nouveaux RIG ont été ajoutés.

Comité d’information publique – Mary M., présidente du CIP

• Mary a déclaré qu’elle est la présidente du comité d’information publique et également la registraire.
• Mary a fourni un diaporama pour son rapport.
• Elle a déclaré que l’objectif principal du comité d’information publique est de porter le message aux alcooliques et à ceux qui souffrent à cause de l’alcool dans le monde entier.
• Elle a rapporté que son comité répond aux questions générales sur une grande variété de sujets.
• Elle a déclaré qu’au cours des 12 derniers mois, 952 demandes ont été reçues et elle a décrit plusieurs des questions communes reçues.
• Mary a également décrit le processus utilisé par son comité pour répondre à ces demandes.

Rapport du comité Stepper – DC Dave, président des Steppers

• Dave a déclaré que le comité Steppers effectue des appels de 12e étape que le comité fait si bien.
• Il a rapporté qu’il y a eu 1 069 réponses de steppers le mois dernier.
• Dave a rapporté que la plupart des demandes qui arrivent au comité sont répondues en 20 minutes mais cela peut parfois prendre jusqu’à une heure.

Rapport du comité d’unité – Carlos D., président du comité d’unité

• Carlos a présenté le rapport du comité et a montré une vidéo.
• Il a rapporté que le comité d’unité se réunit deux fois par mois pour organiser une convention internationale en octobre.
• Carlos a déclaré que le comité a la présence régulière et la participation de membres des communautés AA en ligne au Brésil, en Espagne, au Portugal, en France, aux États-Unis et parfois en Australie

Les membres ont eu l’occasion de poser des questions. Il y a eu une variété de questions posées et les divers dirigeants et présidents de comités ont fourni des réponses.

L’assemblée s’est terminée à 16h19 EST.

Résumé des motions

1. Une motion pour accepter le procès-verbal du 16^e mars, tel qu’amendé, a été faite et appuyée. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Respectueusement soumis,
Jeff B, secrétaire OIAA.