PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE OIAA DE SEPTEMBRE 2024

Mark M., président de la technologie OIAA, a fait plusieurs annonces d’ouverture et a présenté l’équipe technologique Zoom. Il a demandé à tous les membres votants de remplir le formulaire de quorum.

L’assemblée a été ouverte par la présidente OIAA, Susan R., à 14h00 EST (11h00 PST, 12h00 MST, 13h00 CST, 19h00 Royaume-Uni/Portugal). Elle a accueilli les participants et a dirigé l’assemblée dans la version « Nous » de la prière de la sérénité. Susan a passé en revue l’ordre du jour de l’assemblée.

Susan a présenté notre nouveau fiduciaire général, Barry M., qui a précédemment servi comme secrétaire pour OIAA. Barry a pris quelques minutes pour se présenter.

Examen du procès-verbal de l’assemblée du 15/06 – Jeff b., secrétaire

• Mark M, président de la technologie, a annoncé qu’il y avait maintenant un quorum pour que les affaires puissent être menées.
• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion de l’assemblée du 15 juin et a demandé toute correction.
• Jeff a demandé une motion pour approuver le procès-verbal du 15 juin. Une motion pour approuver le procès-verbal tel que présenté a été faite par Trisha, IGR pour AA Solutions, et a été appuyée par Daryl Ann, IGR pour le groupe This is Just for Today. La motion a été adoptée à l’unanimité avec 51 réponses.

Rapport du Trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a mentionné que nous n’examinerons pas les rapports financiers comme nous le faisons normalement, mais répondrons à toute question que quiconque pourrait avoir concernant les rapports financiers.
• Jennifer a rapporté qu’au comité des finances, il y a eu une discussion sur la façon de distribuer les fonds excédentaires d’OIAA et elle a mentionné ce que le comité suggère pour gérer ces fonds excédentaires.
• Le comité des finances suggère que nous envoyions le même montant aux GSO du monde entier.
• Elle a mentionné qu’elle a examiné la liste des GSO du monde entier et certains d’entre eux rendent difficile l’identification de l’endroit où faire des contributions. Elle a demandé si quelqu’un connaît son GSO et comment les contributions sont faites de la faire savoir.
• En guise de mise en garde, elle a mentionné que nous ne pouvons donner qu’aux GSO qui ont un compte PayPal ou Stripe ou qui peuvent fournir un numéro SWIFT.

Commentaires/Questions sur la proposition de distribuer les fonds excédentaires de manière égale aux GSO du monde entier

• Jennifer a demandé des commentaires sur la proposition du comité des finances.
• Mark M., président de la technologie, a déclaré qu’il pensait que c’était une excellente proposition.
• Gwen M., présidente CPC et ancienne présidente OIAA, a demandé s’il y avait des problèmes avec la distribution d’argent à l’international car il y avait des préoccupations à ce sujet précédemment. Jennifer a répondu qu’elle a 2 400 $ dans son budget et prévoit d’embaucher un comptable qu’elle connaît qui se spécialise dans les particuliers fortunés, les fiducies et les successions pour déterminer comment accomplir cela et voir s’il y a des problèmes.
• Eldin, membre du groupe de jeunes 5e Dimensions, a demandé si les GSO internationaux sont le seul endroit où les fonds excédentaires seront envoyés. Jennifer a demandé si quelqu’un a des suggestions alternatives de la contacter ou de les énoncer maintenant.
• Barry M., fiduciaire général, a mentionné que cela a été tenté précédemment, parfois avec succès et parfois non, et a mentionné qu’il y a une agence gouvernementale, OFAC (Office of Foreign Assets Control), qui surveille les contributions aux entités en dehors des États-Unis. Jennifer a déclaré qu’elle en est consciente et sait que nous ne pouvons pas contribuer aux pays OFAC.
• Barbara, IGR suppléante pour le groupe Just for Today, a mentionné que peut-être nous envoyons des Gros Livres à un GSO qui n’a pas de compte PayPal, Stripe ou un numéro Swift pourrait être approprié. Elle a déclaré que ce n’est pas parce qu’un GSO pourrait ne pas être aussi avancé qu’il n’a pas besoin de soutien. Elle a mentionné qu’envoyer 20 Gros Livres en Mongolie, par exemple, dans leur langue pourrait être la voie à suivre. Barbara s’est portée volontaire pour aider à rechercher cela. Jennifer a suggéré qu’elle assiste à la réunion du comité des finances pour en discuter davantage.
• Dave W., membre du comité technique, a mentionné le fonds de littérature internationale qui est responsable d’aider à la traduction de la littérature approuvée par la Conférence États-Unis/Canada dans d’autres langues et que nous avons contribué à cette entité précédemment. Jennifer a déclaré qu’elle est au courant de cette entité et que nous avons contribué à leurs efforts dans le passé, mais que le comité des finances a eu une idée différente.

Rapport du secrétaire – Jeff b., secrétaire

• Jeff a mentionné qu’il n’a pas eu l’occasion dans le passé d’informer les membres sur les devoirs du secrétaire.
• Il a mentionné que le secrétaire est l’un des 5 dirigeants d’OIAA et est membre du conseil d’administration. Il a mentionné que la section 4.01C de nos directives décrit les devoirs du secrétaire.
• Jeff a déclaré que ses devoirs incluent la supervision des élections OIAA et la nomination et la formation d’un suppléant. Il a mentionné qu’il avait récemment nommé Anita M. comme secrétaire suppléante et qu’un manuel du secrétaire est en préparation pour la guider ainsi que les futurs secrétaires OIAA.
• Il a décrit d’autres devoirs du secrétaire incluant :
  • Déposer le rapport annuel auprès de l’État du New Jersey où nous sommes incorporés
  • Mener le sondage annuel des membres pour déterminer notre quorum
  • Maintenir les documents clés pour l’organisation dans ce qu’on appelle le « livre du conseil »
• Jeff a passé en revue les activités qu’il a accomplies avec son suppléant cette année.
• Jeff a déclaré que ce fut un honneur et un privilège d’avoir servi l’organisation dans ce rôle et d’être membre du conseil d’administration OIAA pendant les 2 dernières années.

Commentaires/questions pour le secrétaire

• Natarena, IGR pour AA Solutions, a demandé si Jeff pouvait rendre ses diapositives disponibles pour qu’elle puisse les partager avec son groupe. Jeff a déclaré qu’il mettra les diapositives dans le chat.

Comité d’unité / Mise à jour de la convention internationale – Carlos D., président du comité d’unité

• Carlos a rapporté que vous pouvez vous inscrire à la convention jusqu’au début de la convention et même pendant la convention.
• Carlos a déclaré que nous avons maintenant 3 180 inscriptions pour la convention de 78 pays différents.
• Beth D., la coordinatrice technique pour l’équipe technique, travaille à préparer les hôtes techniques pour la convention.
• Il a mentionné que plusieurs vidéos ont été reçues et seront examinées.
• Le comité d’unité demande des volontaires pour aider avec la convention. Beth D. a déclaré que le comité technique cherche encore des locuteurs espagnols et portugais pour servir comme co-hôtes techniques.

Rapport de la présidente – Susan r., présidente

• Susan a déclaré qu’il y aura des élections le 21 décembre où nous élirons un vice-président, un fiduciaire général, un président de la technologie et un secrétaire. Elle a mentionné que dans son rapport de présidente d’octobre, il y aura des liens vers les descriptions de ces postes.
• Susan a déclaré que la convention internationale se tiendra du 25 octobre au 27 octobre et il y aura un atelier de sécurité le 2 novembre.
• Susan a dit que Katie, membre des Tech Steppers, se réunit pour une réunion hebdomadaire Coffee Talk pour informer les membres comment devenir un Tech Stepper.
• Susan a passé en revue ses activités en tant que présidente du conseil tout au long de l’année.

Rapport de l’administratrice internationale – Beth A., Administratrice internationale

• Beth a rapporté qu’une partie de sa mission en tant que fiduciaire internationale est de tendre la main aux membres internationalement et aux États-Unis.
• Beth a fourni un rapport qui décrit ses activités avec les points saillants de la façon dont elle a servi le conseil et les membres.
• Beth a rapporté qu’elle a aidé Carlos D. à organiser la convention internationale qu’elle considère comme l’aboutissement de son rôle de fiduciaire internationale.
• Elle a fourni quelques statistiques des inscriptions jusqu’à présent. Le plus grand nombre d’inscriptions provient des États-Unis, du Royaume-Uni, du Brésil, du Canada, de l’Afrique du Sud, de l’Australie, de la France, de l’Iran, de la Nouvelle-Zélande, de l’Espagne, de la Colombie, du Kenya, de Trinité-et-Tobago et de l’Inde. Elle a mentionné que les langues les plus répandues sont l’anglais, le portugais, le français, l’espagnol, le farsi, le pendjabi, l’irlandais, le swahili, l’allemand et 3 demandes pour l’ASL.
• Beth a remercié Jennifer et le comité des finances pour leur aide à sécuriser les traducteurs, le comité technique pour fournir le soutien technique nécessaire pour la convention et le comité de communication, en particulier Randy C., pour aider avec les documents et les vidéos.

Rapport du fiduciaire général – Barry m., fiduciaire général

• Barry a décrit son service à OIAA dans le passé qui a inclus servir au comité des finances et servir comme secrétaire OIAA.
• Il a mentionné qu’on lui a demandé de servir dans ce rôle suite à la démission du précédent fiduciaire général.
• Barry a déclaré qu’il assumera la présidence du comité de la convention 2025 pour coordonner nos activités à la convention internationale AA 2025 à Vancouver.
• Barry a déclaré qu’il a été impliqué dans les questions de gouvernance et les questions juridiques pour OIAA.

Demande de fonds non budgétés du comité d’unité – Carlos D., président du comité d’unité

• Carlos a déclaré que cette demande non budgétée est le résultat de la réponse d’inscription écrasante. Il a dit que le comité estime qu’il pourrait y avoir plus de 1 000 participants dans plusieurs salles.
• Il a mentionné que les salles Zoom contiennent généralement 1 000 participants et que Zoom a refusé d’étendre cela à 2 000 participants. Comme alternative, il a déclaré que nous pourrions diffuser la présentation d’une salle à une autre salle qui accueillerait plus de 1 000 participants et éviterait de refuser quiconque.
• Carlos a fait une motion pour 1 465,43 $ pour des fonds non budgétés pour permettre cette option de débordement et Mark M. a appuyé la motion. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Discussion sur la demande de fonds non budgétés

• Daud, IGR pour le groupe 164 and Beyond, a demandé si la trésorière estime que c’est financièrement sain de faire cela. Jennifer a déclaré qu’elle soutient cela et a travaillé avec le comité pour préparer cette demande. Elle a déclaré que nous avons suffisamment de fonds pour cette demande.
• Jeff, président suppléant du comité Steppers, a demandé des clarifications et a demandé si toutes les 3 100 personnes inscrites pouvaient être dans la même salle. Carlos a réitéré qu’il y aura 4 salles qui ont chacune une capacité de 1 000 participants et cette demande permettrait d’avoir plus de 1 000 participants s’il y a un débordement.
• Jennifer a demandé si un débordement se produisait, est-ce que la salle de débordement permettrait aussi 1 000 participants et pourrait-il y avoir plusieurs débordements. Beth A. a répondu oui aux deux questions.
• Une question dans le chat a demandé si nous n’utilisions pas l’option de débordement, devrions-nous encore payer pour cela et la réponse était oui.

L’assemblée s’est fermée avec la déclaration de responsabilité à 15h24 EST.

Résumé des motions

1. Une motion pour accepter le procès-verbal du 15 juin a été faite et appuyée. La motion a été adoptée à l’unanimité.
2. Une motion pour accepter la demande de fonds non budgétés du comité d’unité pour 1 465,43 $ a été faite et appuyée. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Humblement soumis,
Jeff b., secrétaire OIAA.