Participants :
Jeff B., Secrétaire
Jennifer B., Trésorière
Nona C., Vice-présidente
Mark M., Président du comité technologique
Terry N., Président du comité de convention
Susan R., Présidente

Susan R., la Présidente, a ouvert la séance et a commencé la réunion par la Prière de la Sérénité à 14h02 EST.

Examen du procès-verbal du Conseil d’administration – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a mentionné que le procès-verbal de la réunion du Conseil d’administration du 16/11 n’était pas prêt pour examen. Il a déclaré qu’il était presque terminé et qu’il l’enverrait dans les prochains jours.

Examen des lignes directrices – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a déclaré qu’il avait envoyé les lignes directrices révisées au Conseil, incluant les modifications basées sur les questions répondues par le Conseil, les problèmes de majuscules identifiés par Susan et les changements apportés aux procédures de l’Assemblée, passant de l’unanimité substantielle (majorité des 2/3) à la majorité simple comme indiqué dans nos Statuts.
• Jennifer a souligné qu’il existe certaines situations dans nos Statuts qui nécessitent une unanimité substantielle, lesquelles ne sont pas identifiées dans les procédures d’Assemblée mises à jour et dans le tableau. Jennifer avait fourni la liste de ces situations dans ses commentaires sur cette section. Jeff a déclaré qu’il ajoutera une note de bas de page avec ces situations identifiées par Jennifer à partir des Statuts.
• Jeff a déclaré qu’aujourd’hui nous examinerons les Sections 5 à 7. Il a indiqué que Susan lui avait envoyé un e-mail concernant des problèmes de formatage de ces sections, en particulier la section financière (Section 6). Jeff a cédé l’examen à Susan pour qu’elle explique ses commentaires au Conseil.
• Susan a exprimé son inquiétude quant au manque de cohérence stylistique du document. Elle a mentionné que les différentes sections ont été travaillées par différents sous-comités, ce qui a abouti à des styles et des voix différents. Elle a mentionné que, en revanche, les lignes directrices actuelles sont rédigées d’une seule voix. Un exemple qu’elle a cité est la section financière, rédigée à la voix passive, ce qui diffère des autres sections.
• Mark a déclaré que nous devons soit avoir une personne, comme Susan, pour mettre à jour l’ensemble du document, soit engager un correcteur. Nona a demandé si Susan était disposée à apporter les changements nécessaires.
• Mark craignait que la mise de l’ensemble du document dans une seule voix ne constitue une réécriture importante. Le Conseil a convenu que, quoi qu’il en soit, le contenu ne devrait pas changer. Mark a suggéré d’ajouter un paragraphe au début du document décrivant comment le document a été créé par différents sous-comités et que le document aura des voix différentes dans différentes sections.
• Susan a déclaré qu’elle pourrait parcourir le document et corriger les erreurs de majuscules et de ponctuation, mais elle a demandé si la section financière, rédigée à la voix passive, devait être modifiée. Jennifer a déclaré que la section financière contient plus de langage juridique que les autres et que le langage juridique est souvent rédigé à la voix passive.
• Nona a proposé que Susan modifie la ponctuation et les majuscules du document des lignes directrices. La motion a été appuyée par Jeff et adoptée à l’unanimité.
• Susan a soulevé un problème avec la section des Comités, 5.5.1, qui prévoit actuellement l’inclusion de l’objectif et de la charte pour chaque Comité. Nona a suggéré que nous supprimions cela pour chaque Comité et que le document renvoie au site Web pour chaque Comité dans la liste. Susan a proposé que la section des Comités du document des lignes directrices énumère simplement les noms des Comités et renvoie au site Web pour la charte et l’objectif. La motion a été appuyée par Jeff et adoptée à l’unanimité.
• Susan a mentionné que lors de la réunion du comité des finances, il y a eu une discussion sur le changement du terme « audit interne » en « examen financier interne ». Jennifer a approuvé et ce changement sera effectué.
• Susan avait également une question sur la signification de « ce montant » dans la Section 6.3. Jennifer a déclaré que ce texte peut être modifié en « le montant total de la réserve prudente plus la rétention de trésorerie » pour clarifier ce qui est signifié.
• Mark avait plusieurs changements dans la Section 7, la Section Technologie, qu’il enverra à Jeff par e-mail.

Proposition de placer un numéro de téléphone sur le site Web – Susan R., présidente

• Sam, un membre du comité technologique, a recherché les coûts de l’ajout d’un numéro de téléphone sur le site Web. Il a proposé que nous fassions cet ajout au site Web car les personnes de plus de 40 ans sont plus à l’aise pour utiliser le téléphone plutôt que d’envoyer un e-mail.
• Nona a déclaré qu’elle s’opposait à cette proposition pour plusieurs raisons, notamment : ce serait une restructuration de l’OIAA car nous sommes une organisation en ligne ; les gens pourraient utiliser le numéro de téléphone pour de la sollicitation ; nous aurions besoin de bénévoles pour gérer la ligne téléphonique et de quelqu’un pour coordonner ces bénévoles ; et les appels pourraient être dans des langues autres que l’anglais, ce qui serait difficile à gérer. Jeff a également exprimé son opposition et était d’accord avec tout ce que Nona a déclaré. Il a également déclaré que le coût et le temps passé ne vaudraient pas les avantages. Jeff a mentionné qu’il a été impliqué dans son Intergroupe local et que l’obtention de bénévoles demande beaucoup de travail. Mark et Jennifer ont également exprimé leur opposition.
• Susan a déclaré qu’elle avait envoyé un e-mail à Sam lui disant que s’il souhaitait poursuivre cette idée, il devrait rédiger une proposition et l’envoyer au Conseil pour inclusion à l’ordre du jour d’une future assemblée.

Points supplémentaires à l’ordre du jour – Susan R., présidente

• Susan a mentionné que Lesliee, la présidente des Communications, organise un concours de slogans et que Carlos D., le président de l’Unité, a plusieurs préoccupations concernant la possibilité de traduire le slogan dans d’autres langues.
• Susan a demandé si les autres membres du Conseil avaient vu la nouvelle vidéo du comité de Communication, le Rôle de l’IGR, et si nous étions prêts à approuver cette vidéo. Jennifer a exprimé une inquiétude concernant la diapositive d’ouverture qui traite de la différence entre un IGR et un RSG. Le Conseil a convenu que cette diapositive devrait mettre l’accent sur le rôle du RSG mais pourrait avoir une ligne indiquant que l’IGR n’est pas le RSG.
• Nona a exprimé une inquiétude concernant le fait que la vidéo demande aux membres d’envoyer leurs questions au Forum IGR mais que l’e-mail est envoyé à l’ensemble du Comité. Elle a demandé à Mark de changer l’e-mail sur la liste de diffusion IGR pour utiliser l’e-mail du Forum IGR.
• Le Conseil a pris le temps de visionner la vidéo. Le Conseil a convenu d’envoyer tous les commentaires à Susan, et elle les transmettra au comité des Communications.
• Susan a ensuite mentionné une demande qu’elle a reçue pour participer à la 2^e Convention internationale en ligne qui a été envoyée au Conseil par Carlos P. et Adrian Q. Carlos D., le président du comité de l’Unité, a mentionné que nous recevrions cette demande et a estimé que nous devrions nous concentrer sur la Convention que l’OIAA et le comité de l’Unité organiseront l’année prochaine. Le Conseil a estimé que nous n’avons pas les ressources pour aider à cette Convention en raison de nos événements à venir, mais que nous pouvons leur offrir la possibilité de lister leur événement sur notre page Événements. Le Conseil a également estimé qu’il n’était pas nécessaire de rencontrer ces personnes.
• Susan a mentionné que Dave W. a programmé un atelier sur la Sécurité le premier samedi du 2^e mois du trimestre pour toute l’année prochaine (Note du Secrétaire : Les dates pour ces ateliers seront le 3/2, 4/5, 3/8 et 9/11).
• Susan a mentionné la demande de Barry M. de distribuer une demande d’enquête du comité de Littérature des Administrateurs du Conseil des Services généraux sur la façon dont la Fraternité envisage de modifier les écrits de Bill W. Mark a déclaré qu’il avait parlé avec Susan mais comprenait le point de vue de Jeff, il était donc ambivalent. Nona a exprimé son inquiétude quant à l’étiquetage de l’enquête comme une enquête des « Services généraux » en raison des autres Bureaux des Services généraux dans le monde. Susan a exprimé son inquiétude que l’enquête n’ait pas été envoyée à l’OIAA mais aux Délégués régionaux. Elle estimait que cela nous faisait sortir de « notre voie ». Jennifer a commenté qu’elle était d’accord avec Susan et que nous ne devrions pas brouiller la ligne entre notre Intergroupe et le BSG.

Rapport du Secrétaire – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a mentionné les dates dont lui, Susan et Nona avaient parlé pour les 3 sessions de lignes directrices afin d’examiner les lignes directrices encore à approuver avec les membres. Les dates seront les 2e et 4e samedis de février (10/2 et 24/2) et le 2e samedi de mars (9/3). Les réunions des 2^e samedis de février et mars (10/2 et 9/3) sont considérées comme des horaires adaptés aux États-Unis/Canada et se tiendront à 12h EST (9h PT, 10h MT et 11h CT). La réunion adaptée à l’heure internationale commencera à 10h au Royaume-Uni/Portugal, soit 11h en Europe centrale, 15h30 en Inde, 18h en Chine/Philippines, 19h au Japon et 21h en Australie (AEST). Nona a mentionné que des traducteurs seront nécessaires pour ces sessions. Il a été suggéré que Jeff envoie un e-mail demandant quels traducteurs linguistiques les membres auront besoin pour la session internationale. Les États-Unis
• Susan a demandé si Jeff avait l’intention de sonder les membres avant la fin de l’année. Les Statuts stipulent que les membres doivent être sondés sur une base annuelle. Jeff a déclaré qu’il entreprendra un sondage des membres avant la fin de l’année. Mark s’est porté volontaire pour contacter Barry afin de déterminer comment il a mené le sondage en juin 2022.
• Jeff a déclaré qu’il a commencé à rassembler les documents pour le Livre du Conseil. Il a mentionné que, dans un premier temps, il a examiné la liste des documents envoyée par Nona et a créé un tableur, qu’il a envoyé par e-mail au Conseil, avec cette liste de documents. Il a déclaré qu’il avait classé les documents en 3 catégories : Général, Financier et Documents clés de l’entreprise.
• Jeff a déclaré qu’il avait créé un dossier Livre du Conseil sur le lecteur du Conseil avec deux sous-dossiers, un pour les documents financiers et un autre pour les documents clés de l’entreprise. Les documents généraux seront conservés dans le dossier principal. L’un des documents généraux est une liste de contacts du Conseil et Jeff a mentionné qu’il avait envoyé un tableur pour que les membres du Conseil le remplissent avec leurs coordonnées.

Rapport technologique – Mark M., président du comité technologique

• Jennifer a demandé l’état de l’appel d’offres pour un travailleur spécial du site Web. Mark a déclaré qu’il recherche 5 propositions mais un minimum d’au moins 3. Il a dit qu’il s’attend à recevoir 2 propositions cette semaine.
• Mark a annoncé que nous organiserons une fête de fin d’année de l’OIAA le 20 décembre .

La réunion s’est terminée par la Déclaration de Responsabilité à 15h29 EST.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Nona a proposé que Susan modifie la ponctuation et les majuscules du document des lignes directrices. La motion a été appuyée par Jeff et adoptée à l’unanimité.
2. Susan a proposé que la section des Comités du document des lignes directrices énumère simplement les noms des Comités et renvoie au site Web pour la charte et l’objectif. La motion a été appuyée par Jeff et adoptée à l’unanimité.
3. Nona a proposé que Susan modifie la ponctuation et les majuscules du document des lignes directrices. La motion a été appuyée par Jeff et adoptée à l’unanimité.

Humblement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire de l’OIAA