Membres du conseil présents :

Beth A., administratrice internationale

Amelia L., secrétaire

Jennifer B., trésorière

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Ken B., vice-président

Felix E., trésorier suppléant

Invités :

Brigitte, RIG suppléante huit

Naterena, P-C, AA Sérénité

Cam H. RIG Life on Life’s Terms

Helen, RSG Intergroupe européen

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 14h01 : La réunion a commencé par la version « Nous » de la prière de la Sérénité. Les membres du conseil se sont présentés, y compris les nouveaux membres, le vice-président et la secrétaire, puis ont accueilli les invités.

Poste vacant d’administrateur général : La présidente publiera une demande de CV pour le poste vacant d’administrateur général. Amelia a proposé et Ken a appuyé que nous fixions la date limite de réception des CV avant la réunion du conseil du 9 février, soit le 7 février. Le vote a été unanime.

Structure des réunions du conseil : La présidente a demandé que toutes les demandes pour l’ordre du jour du conseil et les rapports des administrateurs lui soient envoyés avant le 2 février. Ken a proposé, Mark a appuyé, et il a été approuvé à l’unanimité que nous maintenions nos réunions du conseil à 1h30 à un maximum de 2 heures le deuxième dimanche du mois avec l’option d’ajouter le quatrième dimanche du mois, les deux à 14h EST. Le conseil décidera périodiquement quand tenir des sessions exécutives lors des réunions du 2e ou du 4e dimanche, libre de concevoir cela au moment voulu.

Procès-verbal : Les réunions du conseil sont enregistrées en audio, ce qui inclut la transcription et le résumé IA. Le procès-verbal du 11 novembre 2024 a été discuté, y compris le changement de « embaucher » à « contracter » et l’ajout de l’offre de Mark de rédiger une procédure d’interprétation du point de vue de l’utilisateur. Ken a proposé de créer un comité ad hoc du conseil pour recueillir toutes les corrections proposées aux ébauches de novembre et décembre et les présenter au conseil lors de la réunion du 9 février. Mark a appuyé une motion modifiée pour inclure que notre nouvelle secrétaire dirige le comité, en ajoutant Ken et un 3e membre si intéressé, disponible et volontaire. Approuvé à l’unanimité.

Anciennes affaires :

Rapport financier : L’année 2024 est clôturée et Kevin effectue actuellement notre examen financier interne pour 2024.

Affiliation de l’OIAA avec d’autres organisations : La trésorière a exprimé son inquiétude concernant l’affiliation perçue de l’OIAA avec NAATW et TIAA, citant le vote de l’Assemblée en 2022 pour distribuer les fonds excédentaires à ces entités, la demande de partager une suite avec l’OIAA à la Convention Internationale, et l’implication potentielle d’affiliation lors de notre prochain forum. La réalité est que nous travaillons ensemble, et nous sommes tous des alcooliques. Où est la limite ? Il est très important que le Conseil crée une politique.

Le président du comité technologique a proposé de permettre au Forum des RIG de procéder à la présentation d’informations sur NAATW comme ressource pour les RIG dans leurs groupes et AA, à condition qu’ils incluent une déclaration de tradition indiquant que nous ne sommes pas affiliés à NAATW. La motion a été appuyée par le vice-président. Le vote a été de 5 oui contre 1 non. La voix minoritaire a souligné qu’il faut être très prudent en présentant des entités non AA comme ressources. La motion a été adoptée. Susan informera le Comité des communications.

Mise à jour de la charte du Comité des finances : La trésorière demande un ajout à la charte précédemment approuvée : « Une participation constante aux réunions du comité des finances est nécessaire pour maintenir le statut de membre votant. Si vous manquez trois réunions consécutives ou plus, l’exigence initiale de trois réunions consécutives pour les membres votants recommence. »

Il y a eu une motion d’Amelia et 2nd appuyée par Beth pour approuver ce changement proposé. Une discussion a suivi. Ce langage se trouve dans plusieurs chartes. Cela empêche les membres de venir une ou deux fois et de voter avant d’être pleinement conscients des enjeux. Chaque comité recommande au conseil et le conseil approuve le budget à présenter aux membres. Le vote a été de 5 oui et 1 abstention.

Affaires nouvelles :

Quorum du Conseil – Une motion a été faite par Mark et appuyée par Ken pour avoir un quorum des 2/3. 4 sur 6 et 5 sur 7.

Appel des directives OIAA 2.6 – Une motion a été faite par Beth, appuyée par Amelia, et approuvée à l’unanimité pour déplacer cette discussion en session exécutive.

Motion pour modifier les statuts – Les statuts actuels de l’OIAA 4.08 stipulent que les dirigeants peuvent exécuter des documents. Jennifer a proposé d’ajouter les administrateurs à cette section, lisant « Dirigeants/Administrateurs » et de le soumettre au vote de l’Assemblée de mars. Ken a appuyé. Discussion : la présidente a souligné que le 10 octobre 2023, les directives disent « la présidente approuve tous les contrats et en informe le conseil ». Motion approuvée à l’unanimité.

Questions juridiques – Jennifer a demandé à l’avocat de cesser et de s’abstenir jusqu’à ce qu’elle puisse clarifier qu’ils n’ont besoin de s’occuper que de notre document de conditions d’utilisation. Pouvons-nous procéder avec les documents précédemment examinés par Pro Bono ? Susan les extraira des documents de juillet et les mettra dans un dossier pour Jennifer et programmera pour la deuxième réunion du conseil. Après l’approbation du conseil, l’assemblée doit approuver lors de la réunion de mars.

Questions d’assurance – Notre assurance responsabilité civile n’est pas applicable pour une organisation en ligne. Nous devons également revoir l’ensemble de la police D & O. Notre avocat doit nous conseiller sur le type d’assurance dont nous avons besoin lorsqu’ils rédigeront le document des conditions d’utilisation. Jennifer a proposé et Mark a appuyé que nous annulions notre police de responsabilité civile. Ken a proposé que nous ayons un comité ad hoc du conseil pour examiner l’assurance appropriée et faire une recommandation au Conseil d’ici le 7 février. Pas de second.

Charte du Comité d’unité – Le Comité d’unité recommande la formation d’un sous-comité pour la Convention. Jennifer a proposé d’accepter, et Mark a appuyé de réviser leur charte.

Séance levée à 16h08 EST.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

• Motion que nous ayons la date limite pour les CV pour l’administrateur général avant la réunion du Conseil du 9 février, donc d’ici le 7 février.
• Motion que nous maintenions nos réunions du conseil à 1h30 à un maximum de 2 heures le deuxième dimanche du mois avec l’option d’ajouter le quatrième dimanche du mois, les deux à 14h EST. Le conseil décidera périodiquement quand tenir des sessions exécutives lors des réunions du 2e ou du 4e dimanche, libre de concevoir cela au moment voulu.
• Motion de créer un comité ad hoc du conseil pour recueillir toutes les corrections proposées aux ébauches de novembre et décembre et les présenter au conseil lors de la réunion du 9 février. Mark a appuyé une motion modifiée pour inclure que notre nouvelle secrétaire dirige le comité, en ajoutant Ken et un 3e membre si intéressé, disponible et volontaire.
• Motion de permettre au Forum des RIG de procéder à la présentation d’informations sur NAATW comme ressource pour les RIG dans leurs groupes et AA, à condition qu’ils incluent une déclaration de tradition indiquant que nous ne sommes pas affiliés à NAATW. Susan informera le Comité des communications.
• Motion d’approuver l’exigence du Comité des finances de trois réunions consécutives ou plus, l’exigence initiale de trois réunions consécutives pour les membres votants recommence.
• Motion d’avoir un quorum du Conseil des 2/3. 4 sur 6 et 5 sur 7.
• Motion de déplacer la discussion sur l’appel des directives OIAA 2.6 en session exécutive.
• Motion d’ajouter « Administrateurs » aux statuts 4.08 stipulant que les dirigeants peuvent exécuter des documents, lisant maintenant « Dirigeants/Administrateurs » et de le soumettre au vote de l’Assemblée de mars.
• Motion d’annuler notre police de responsabilité civile. Ken dirige un comité ad hoc du Conseil pour enquêter sur l’assurance appropriée et faire un rapport au Conseil d’ici le 7 février. Pas de second.
• Motion d’accepter la charte révisée du Comité d’unité pour former un sous-comité pour la Convention.

Signé : Amelia L., Secrétaire de l’OIAA, 23 janvier 2025