Participants :
Jeff B., secrétaire
Jennifer B., trésorière
Edith, archiviste bénévole
Nona C., vice-présidente
Felix E., trésorier suppléant
Mark M., responsable de la technologie
Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a déclaré la réunion ouverte. La réunion a commencé par la Prière de la Sérénité. Susan a présenté la nouvelle vice-présidente, Nona C., qui a été accueillie par le conseil d’administration.

Rapport de la présidente – Susan R., Présidente

• Susan a indiqué qu’elle avait assisté à diverses réunions de comité, notamment celles de l’unité, des directives, des finances, des communications, de la technologie et de Grapevine.
• Les questions posées par les membres ont fait l’objet d’une discussion. Le conseil d’administration est chargé de répondre à ces courriels et d’en envoyer une copie aux autres membres du conseil.
• Susan a posé des questions sur la réunion des travailleurs spéciaux qui figurait au calendrier de Jane. Jeff a fait remarquer qu’il s’agissait d’une réunion de l’intergroupe ICOAA qui se tenait le vendredi à 13 h HNE et à laquelle lui et Lesliee avaient assisté.

Edith, une personne se portant volontaire pour remplacer Roy en tant qu’archiviste, s’est jointe à la réunion et a été accueillie par le conseil d’administration. Edith a déclaré qu’elle souhaitait devenir notre archiviste. Elle a informé le conseil d’administration qu’elle était titulaire d’un diplôme en journalisme, qu’elle assistait à une réunion sur l’histoire des AA le vendredi et qu’elle avait travaillé dans un musée. Edith souhaite s’impliquer, en particulier dans les AA en ligne, car elle a dégrisée pendant la pandémie. Elle a été élue RGS il y a six mois. Susan a suggéré qu’Edith communique avec notre ancien archiviste, Roy, et lui a expliqué ses fonctions, qui comprendraient la participation aux réunions combinées du conseil d’administration avec le conseil et les présidents de comité.

Examen du processus de la porte ouverte – Nona C., vice-présidente

• Nona a décrit certaines des recherches qu’elle a examinées lors de l’élaboration du processus.
• Elle a examiné la loi du New Jersey sur les obligations et les responsabilités des conseils d’administration des organismes sans but lucratif, qui stipule qu’un administrateur doit assumer trois responsabilités juridiques, les trois plus courantes étant le devoir de diligence, le devoir de loyauté et le devoir d’obéissance. Le processus a été présenté au comité des directives, qui a intégré les modifications suggérées par le comité.
• Nona a discuté du document sur la politique de dénonciation et du document sur les conflits d’intérêts qui ont déjà été signés par les dirigeants.
• Jennifer a fait remarquer qu’elle avait fait des recherches sur la loi de 1997 sur la protection des bénévoles, qui s’applique aux membres du conseil d’administration, car nous sommes des bénévoles non rémunérés.
• Nona a ensuite examiné le processus avec le conseil d’administration, section par section. Elle a déclaré que personne n’aimait l’idée d’un comité d’éthique.
• Nona a mentionné certaines des préoccupations exprimées :
  • Le processus initial prévoyait qu’un groupe de sept membres décide du bien-fondé d’un grief et de nombreuses questions ont été soulevées, notamment celle de savoir s’ils seraient formés pour prendre ces décisions.
  • Des préoccupations ont été exprimées quant à la responsabilité si ce groupe décide qu’un grief ne justifie pas d’être poursuivi
• Le comité des directives a remis en question ou recommandé ce qui suit :
  • L’assurance R&D couvre-t-elle toutes les personnes impliquées dans le processus ?
  • Les présidents de comité sont-ils liés par des accords de confidentialité ?
  • Il a été suggéré qu’un avocat examine le processus avant sa mise en œuvre
  • Les RGI ne devraient pas être impliqués et ce processus devrait être maintenu au niveau du conseil d’administration
• Les commentaires suivants ont été formulés :
  • Mark a demandé si le comité des directives n’aimait pas le nombre de sept membres, avait-il une recommandation sur le nombre de personnes qui devraient être impliquées ?
  • Jennifer a fait remarquer que la raison pour laquelle nous avons élargi le nombre de personnes impliquées pour inclure les RGI était la réaction négative à l’Assemblée selon laquelle aucun RGI n’était impliqué dans le renvoi de notre présidente, Jane. Elle a également mentionné que la préoccupation est que la responsabilité équivaut à de l’argent.
  • Susan a convenu avec Jennifer qu’un groupe de sept membres était un tribunal qui avait été suggéré en raison de la réaction négative des membres et des présidents de comité. Elle a estimé que ce n’était pas la voie à suivre et que nous devrions maintenir le processus plus général et que c’était la responsabilité du conseil d’administration.
  • Il a été suggéré que le processus soit mis à jour et placé quelque part, mais qu’il ne fasse pas l’objet d’un vote ou qu’il ne soit rendu disponible qu’en cas de nécessité si les moyens informels de résoudre un problème ne pouvaient pas être mis en œuvre.
• Mark a proposé d’approuver le processus de la politique de la porte ouverte avec les modifications à apporter par Nona, comme discuté. Jennifer a appuyé la motion. La motion a été adoptée à l’unanimité.
• Susan a mentionné qu’un appel avait été fait à Alexandra Kilduff de Pro Bono Associates, à qui il sera demandé d’examiner notre politique finale.

Mise à jour sur les services de traduction – Mark M., président du comité technique

• Mark a fait une mise à jour car il a essayé de contacter une entreprise, Kudo, pour obtenir une démonstration en direct de son outil d’IA. Il n’a pas réussi jusqu’à présent, bien qu’il soit qualifié pour parler à un représentant des ventes.
• Quoi qu’il en soit, il y avait des indications que le prix serait très élevé pour leur outil. Jennifer a déclaré qu’elle constatait également des prix élevés pour ce type de logiciel.
• Susan enverra une demande non budgétée au trésorier pour 5 070 $ pour la traduction lors du 2^e événement international espagnol pour approbation le 29 juillet^th. Jennifer a proposé d’accepter la demande non budgétée de 5 070 $ pour la traduction, qui a été appuyée par Mark. La motion a été adoptée à l’unanimité.

Soutien technique pour la 2^e conférence internationale espagnole – Mark m., président du comité technique

• Susan a posé des questions sur la capacité du comité technique à soutenir la 2^e conférence internationale espagnole
• Mark a déclaré que son comité ne dispose pas des ressources techniques nécessaires pour soutenir un événement de trois jours et que le comité de planification de l’événement devra fournir ces ressources.
• Jennifer a déclaré que le comité de l’unité est en fait propriétaire de cet événement et doit être responsable des efforts de planification en collaboration avec Convention.
• Susan a mentionné que ce qui a été demandé à l’OIAA est l’utilisation de notre compte Zoom et de l’argent pour les traducteurs.

Examen de la charte – Susan r., présidente

• Comme la réunion était presque terminée, Susan a demandé au conseil d’administration ce qu’il aimerait faire concernant l’examen des chartes des comités qui avaient été reçues.
• Il y a sept chartes à examiner jusqu’à présent.
• Jennifer a mentionné qu’elle estimait que la charte de communication devait être refaite, ce qui sera mentionné au comité lorsque Susan et Nona les rencontreront vendredi.
• Nona a proposé d’approuver les chartes pour les finances, Steppers, PAC et la technologie. La motion a été appuyée par Jennifer. La motion a été adoptée à l’unanimité.

La réunion s’est terminée par la Déclaration de responsabilité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark a proposé d’approuver le processus de la porte ouverte avec les modifications à apporter par Nona, comme discuté. Jennifer a appuyé la motion. La motion a été adoptée à l’unanimité.
2. Jennifer a proposé d’accepter la demande non budgétée de 5 070 $ pour la traduction, qui a été appuyée par Mark. La motion a été adoptée à l’unanimité.
3. Nona a proposé d’approuver les chartes pour les finances, Steppers, PAC et la technologie. La motion a été appuyée par Jennifer. La motion a été adoptée à l’unanimité

Humblement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire de l’OIAA