Participants :

Jeff B., secrétaire

Jennifer B., trésorière

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance et a commencé la réunion par la Prière de la Sérénité à 19h02 EST.

Susan a déclaré qu’il y avait 10 points à discuter sur sa liste pour le conseil d’administration. Elle a exprimé son espoir que nous puissions discuter d’au moins 4 de ces points aujourd’hui. Elle a ensuite demandé aux membres du conseil de choisir le point qu’ils souhaitaient aborder.

Comité des lignes directrices – Susan R., présidente

• Susan a déclaré qu’elle allait confier le comité ad hoc des lignes directrices à Gwen McM., qui est actuellement la vice-présidente.
• Jeff a exprimé son inquiétude quant au fait que le comité des lignes directrices ne mène pas à terme l’élaboration des lignes directrices. Il a déclaré que près d’un an après le début des travaux du comité ad hoc, il n’y a même pas de liste complète des sections pour les nouvelles lignes directrices.
• Les autres membres du conseil d’administration avaient des préoccupations similaires. Mark M. a déclaré qu’en tant que comité ad hoc, il devrait y avoir une date limite pour achever leurs travaux. Mark M. a proposé une motion pour que le comité ad hoc des lignes directrices termine son travail d’ici le 30 septembre. La motion a été appuyée par Jennifer B. et le conseil d’administration l’a approuvée à l’unanimité.

Présentation à l’assemblée régionale en ligne australienne – choisie par Jeff B., secrétaire

• Jeff a exprimé son inquiétude quant au fait que le comité PIC ait reçu un courriel du délégué de la région en ligne australienne pour faire une présentation sur l’OIAA et que Carlos, qui est membre du PIC, ait envoyé un courriel en réponse indiquant qu’il pouvait faire cette présentation plutôt que d’en informer le conseil d’administration. Si le conseil n’avait pas été en copie de sa réponse au délégué australien, le conseil n’aurait pas été au courant de la demande.
• Jennifer a commenté qu’elle pensait que le courriel de Carlos était sa façon d’informer le conseil de la présentation. Les autres membres du conseil ont été d’accord avec cette évaluation après avoir examiné le courriel.
• Il a été suggéré que Jeff réponde à Andrew, le délégué de la région en ligne australienne, et l’informe que Carlos et lui seront disponibles pour parler.

Problème du district 25, région 72 – choisi par Jeff B., secrétaire

• Le district 25 de la région 72 de l’ouest de Washington a examiné ses relations avec les intergroupes, ce qui a été discuté dans un courriel de Frank M., l’actuel RDR. Ils ont eu une présentation de l’intergroupe du Grand Seattle et une de Jeff sur l’intergroupe OIAA. La question qu’ils posent est de savoir si le district pourrait avoir une représentation au sein de l’OIAA.
• Susan a exprimé son inquiétude quant au fait que cela pourrait créer une confusion entre nos intergroupes et les services généraux.
• Jeff a demandé si toute personne qui assiste à l’une de nos assemblées peut venir au micro et exprimer ses préoccupations ou opinions. La réponse était « oui » et donc si un membre du district 25 venait au micro lors d’une assemblée, il pourrait partager avec nous. Nous informerons Frank M. que c’est ainsi qu’ils pourraient communiquer avec nous, mais que nous n’avons actuellement pas de liaisons avec les entités des services généraux, y compris les districts en ligne.

Politique de la porte ouverte – choisie par Mark M., responsable de la technologie

• Mark a choisi la politique de la porte ouverte comme sujet à discuter. Il estimait que la politique de la porte ouverte, telle qu’elle existe aujourd’hui, ne dit rien sur l’assemblée et que nous devons la soumettre à l’assemblée pour obtenir des commentaires.
• Susan a déclaré qu’elle allait présenter la politique de la porte ouverte lors de la réunion du comité des lignes directrices demain.
• Le conseil a examiné la version actuelle de la politique de la porte ouverte. Il y avait plusieurs questions, en particulier concernant un « comité d’éthique ad hoc » spécifié dans la politique. Le conseil a discuté de plusieurs idées sur qui composerait ce comité ad hoc.

Documents de gouvernance requis – Jeff B., secrétaire

• Jeff a déclaré qu’il y a plusieurs changements requis dans les 3 documents de gouvernance qu’Alexandra Kilduff de Pro Bono Associates nous a informés que nous devons avoir en tant qu’organisation, y compris une politique de dénonciation, une politique de conservation des documents et une politique de conflit d’intérêts. Jeff a dit qu’il apporterait les changements nécessaires à ces documents et les enverrait au conseil pour examen.
• Jeff a également déclaré qu’il contacterait Alexandra pour engager Pro Bono Associates afin d’examiner nos modifications à ces documents.
• Une fois les documents entièrement approuvés, ils devront être signés par les dirigeants et les présidents de comité et leurs suppléants en utilisant une technologie en ligne. Jeff a suggéré d’utiliser DocuSign, mais Mark pensait qu’Adobe Professional, dont il a une copie, pourrait être utilisé à la place sans coût supplémentaire pour l’OIAA.

Le poste de trésorier suppléant – Jennifer B., trésorière

• Jennifer a déclaré qu’elle aimerait parler du poste de trésorier suppléant.
• Elle a mentionné que personne à l’assemblée n’a exprimé d’intérêt pour le poste, mais que l’un des membres, David, qui a assisté aux 2 dernières réunions du comité des finances, a exprimé son intérêt. David a un peu plus d’un an de sobriété, mais le poste de trésorier et de trésorier suppléant a une exigence suggérée de 5 ans de sobriété.
• Jennifer a demandé l’avis du conseil à ce sujet. Jeff a déclaré qu’il croit que les lignes directrices sont des guides pour nous, mais qu’elles ne sont pas gravées dans la pierre. Il a déclaré que si nous avons un candidat viable pour le poste de trésorier suppléant, il serait prêt à renoncer à l’exigence de 5 ans, mais que nous devrions examiner à quoi ressemble son programme de rétablissement. Susan a suggéré que nous vérifions également si David a un parrain de service.

Candidat pour le poste de vice-président – Jennifer B., trésorière

• Jennifer a demandé si nous avions déjà un candidat pour le poste de vice-président. Susan a déclaré qu’elle avait une candidate, Nona C., à l’esprit.
• Jennifer a demandé si Susan était sa marraine. Susan a déclaré qu’elle était la marraine de service de Nona, mais qu’elle serait prête à mettre fin à cette relation si cela devenait un conflit d’intérêts.
• Jeff a déclaré qu’il connaît Nona et qu’elle serait un bon choix.
• Jennifer a demandé à Susan d’envoyer un autre courriel aux membres pour demander si quelqu’un est intéressé par le poste de vice-président et Susan a accepté de le faire.

Le conseil a convenu de se réunir à nouveau le 27 ^juin pour traiter les questions restantes. La réunion s’est terminée par la Déclaration de responsabilité à 20h41 EST.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a proposé une motion pour que le comité ad hoc des lignes directrices termine son travail d’ici le 30 ^septembre. La motion a été appuyée par Jennifer B. et le conseil d’administration l’a approuvée à l’unanimité.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA