Participants :

Susan R., présidente

Vacant., vice-président

Jennifer B., trésorière

Jeff b. Secrétaire

Mark M., président de la technologie

Beth A., administratrice internationale

Barry M., candidat pour le rôle de membre général

Anita M., candidate pour secrétaire suppléante

Susan R., la présidente, a ouvert la séance, a demandé les présentations pour le procès-verbal puis a ouvert la réunion par un moment de silence et la Prière de la Sérénité à 14h05 EST.

Aperçu de l’ordre du jour : procès-verbal, rapports du secrétaire et du trésorier, aucune ancienne affaire, nouvelles affaires

Approbation du procès-verbal de la réunion :

• Procès-verbal du 14 avril 2024 : Jeff a noté qu’il n’était pas présent à la réunion et les a examinés.
  • Commentaires : Jennifer a demandé si les procès-verbaux avaient été téléchargés sur le site web. Jeff s’assurera qu’ils soient mis à jour car les anciens procès-verbaux sont téléchargés sur le site web.
  • Motion : Susan a demandé une motion pour approuver le procès-verbal. Beth a fait une motion pour approuver le procès-verbal ; Mark a appuyé. Aucune discussion supplémentaire.
• Procès-verbal du 10 mars 2024 : Jeff a noté qu’ils avaient été précédemment examinés et qu’il y avait des préoccupations concernant l’organisation du procès-verbal. Jeff a apporté des mises à jour organisationnelles au procès-verbal et a décrit ces ajustements.
  • Commentaires : Susan a demandé que le procès-verbal reflète que le rapport de Jan sur le double diagnostic ait été lu dans le procès-verbal et que le rapport se trouve dans Google Drive.
  • Motion : Susan a demandé une motion pour accepter. Mark a fait une motion pour accepter le procès-verbal et Beth a appuyé la motion. Aucune opposition à l’acceptation.

Rapport du secrétaire – Jeff b. Secrétaire :

• Le secrétaire n’envoie pas de rapport chaque mois.
• Une candidate secrétaire suppléante a été trouvée et est présente. Anita a suivi une orientation et assiste à cette réunion aujourd’hui.
• Progrès sur l’arriéré des procès-verbaux des réunions. Une feuille de calcul suivant l’arriéré a été téléchargée dans le dossier. Certains sont pré-approuvés et d’autres seront traités plus tard. Espoir de nettoyer avant la prochaine réunion combinée du conseil d’administration (CA) en juillet. La réunion exécutive de mars n’a pas été terminée avant cette réunion. Il les aura prêts pour la réunion exécutive de juin. Susan a demandé à Jeff d’avoir tous ses procès-verbaux pendant son mandat disponibles dans le Google Drive du CA (drive CA) dans le dossier du secrétaire ainsi que publiés sur le site web après approbation.
  • Commentaires : Jennifer a demandé le statut des procès-verbaux de juillet et août 2023, Jeff a identifié que ceux de juillet sont en préparation à partir des procès-verbaux de Susan et ceux d’août ont été approuvés ainsi que dans le drive CA. Susan déclare qu’elle et le CA ont besoin d’accès aux procès-verbaux approuvés. Le secrétaire est responsable de placer les procès-verbaux approuvés sur une base annuelle dans le dossier du conseil nommé : Procès-verbaux approuvés. Les procès-verbaux du CA et de l’assemblée approuvés seront placés dans les dossiers appropriés. Les deux ensembles de procès-verbaux sont les documents les plus demandés.

• Statut du sondage des membres : Commencé à la fin de décembre et s’est poursuivi en janvier. Le sondage des membres de 2023 a eu 172 réponses, générant un quorum actuel de 43 pour l’assemblée de juin. En janvier, le CA a approuvé un sondage annuel au mois de juin à l’avenir. La planification est en cours.
  • Commentaires : Mark a demandé à Jeff de fixer un moment pour se rencontrer sur la diffusion du sondage.

• Livre du conseil : Le bénévole précédent ne pourra pas aider. Besoin de mettre à jour les documents puis de les maintenir à l’avenir. Les progrès sur ce projet seront entrepris par Jeff et la secrétaire suppléante. Possiblement maintenu à l’avenir par la secrétaire suppléante.
• Renouvellements d’assurance : Renouvelé les assurances des administrateurs et dirigeants de US LI du 1er avril au 1er avril 2025, payé légèrement plus cher que l’année dernière à 576 $ (540 $ l’année dernière) et les deux polices seront ajoutées au livre du conseil. En vigueur le 8 mai 2024, la nouvelle assurance responsabilité civile générale par Hiscox, pas d’assurance professionnelle, prime de 346 $. Création d’un dossier d’assurance séparé spécifiquement pour ces documents.
  • Commentaires : Jennifer serait intéressée à examiner la police sur les deux. Une fois que Jeff aura téléchargé ces assurances dans le dossier du conseil, il enverra un courriel au conseil.

Rapport du trésorier – Jennifer b., Trésorière

• État des revenus d’avril : Avril est le mois générant le plus de revenus depuis la création. Les revenus sont d’un peu plus de 9 700 $ par rapport à l’année précédente. Dépenses : 570 $ et décrites. Revenu net d’un peu plus de 7 000 $.
• Écart budgétaire : Comparé au budget, nous sommes dans le noir de 19 000 $ depuis le début de l’année. Mention de projets spéciaux sur lesquels on n’a pas encore dépensé.
  • Commentaires : Mark a des réunions en place pour commencer le travail sur les projets spéciaux. Concernant les revenus, il pense que c’est formidable. À sa connaissance, nous n’avons jamais pratiqué la 7^e tradition lors d’ateliers ou d’événements. Susan a demandé quels étaient les projets spéciaux. Le projet spécial est lié au répertoire des membres.
• Bilan : Liquidités d’un peu plus de 122 000 $ avec 5 500 $ réservés pour la Convention internationale OIAA.
• Contributions : Continuent à recevoir des contributions de groupes plus élevées à mesure que les groupes grandissent. 62 groupes ont contribué pour le mois d’avril.
  • Commentaires : Susan a demandé si le mois trimestriel explique pourquoi avril est si important ? Jennifer a noté que 3, 6, 9 et 12 sont les pires et le reste des mois tend vers le haut. C’est ainsi qu’elle budgète pour l’année.

Discussion sur les voyages et participation à ICOAA : Jeff B., secrétaire/Susan, présidente :

Contexte : Susan a demandé que cet élément soit placé à l’ordre du jour avec le rapport du trésorier sur les finances. Jeff se préparait à organiser son voyage budgété approuvé à 1 500 $ pour la conférence ICOAA à Las Vegas, NV. Il a cherché des conseils sur le fonctionnement des voyages budgétés. Il croit que cela coûtera plus cher en raison de l’emplacement seulement. Il a déclaré que Susan avait 1 700 $ alloués dans le budget pour sa participation. Il demande que son voyage à la conférence soit augmenté de 200 $ supplémentaires (non budgétés).

Discussion : Jennifer a noté que le budget de Susan pour 2024 n’est pas de 1 700 $ en 2024, c’est 1 500 $. Jennifer s’est renseignée sur les détails du voyage de Jeff, puis a noté son expérience concernant les voyages. Les questions de Jennifer ont mené à plus de discussion pour savoir si le voyage sélectionné était plus une préférence plutôt que prudent en raison des fonds approuvés à 1 500 $. Jennifer a noté que les directives stipulent que le conseil peut voter sur des éléments de moins de 500 $. Dans ce cas, Jennifer a demandé que la question soit portée à l’assemblée. Jeff a déclaré que les directives lui donnent des instructions pour demander un vote ici.

• Une motion a été faite par Jeff pour que le conseil approuve une augmentation de 200 $ à sa ligne de voyage pour la conférence ICOAA. Mark a fait la motion. Aucun appui à la motion. Au lieu de cela, une discussion intense s’est ensuivie. Le langage du sujet a changé de Discussion sur les voyages et participation à la conférence ICOAA à Demande d’augmentation de voyage non budgétée de 200 $.

Discussion sur la demande d’augmentation de voyage non budgétée de 200 $ : Jennifer a demandé la feuille de travail que Jeff avait préparée qui l’a amené à demander l’augmentation pour une meilleure compréhension. Beth a demandé en plus, comment la participation profite à OIAA et surtout aux groupes internationaux. Mark a appelé un point d’ordre concernant la participation d’OIAA à la conférence, clarifiant que l’assemblée a approuvé à la fois le budget et la participation. Beth a clarifié que le budget approuvé et la participation approuvée ne changent pas pour OIAA, ce sont deux éléments séparés.

• Jeff a fait une motion pour approuver l’augmentation de voyage non budgétée de 200 $ pour le secrétaire et appuyée par
  • Le vote de la majorité fait passer la motion (3-2). Les visiteurs ne peuvent pas voter.
    • Opinion minoritaire notée : Beth cherche plus d’informations avant les discussions du conseil à l’avenir.
  • Motion de Jennifer pour porter ceci à l’assemblée car ce n’est pas un vote unanime. Beth appuie la motion.
    • Discussion : Susan a déclaré qu’il n’y aura pas de temps à l’assemblée. Mark a noté que s’il était membre de l’assemblée et voyait une demande de 200 $ venir à l’assemblée quand le CA a le pouvoir d’approbation, il se demanderait à propos du CA lui-même. Jennifer a déclaré qu’elle a une responsabilité fiduciaire et Mark a déclaré qu’ils en ont tous une.
    • Vote sur la motion : Susan a demandé ceux en faveur de porter la demande non budgétée de 200 $ à l’assemblée, 3 se sont opposés au vote sur 5. Susan a déclaré que cela a pris plus de temps que prévu et cela reflétait une désunion du conseil. Beth a déclaré que c’est la raison de l’inventaire. Jennifer a déclaré qu’elle est supposée porter cet élément à l’assemblée dans son rapport.
    • Motion refusée : par la majorité du CA.

Affaires nouvelles :

1. Postes de service/candidats :

• Secrétaire suppléante Anita M. 15/01/1991 Nord de l’État de New York : actuellement secrétaire pour le groupe Eye-Openers Online à la Nouvelle-Orléans. Elle a également agi comme hôtesse, responsable du café, secrétaire avec le district pendant une minute, trésorière de groupe, interprète de zone pour quelques ateliers, RSG suppléante, secrétaire maintenant. Professionnellement a travaillé dans des rôles de PDG, actuellement directrice des opérations d’une entreprise nationale. A servi dans plusieurs CA et spécifiquement une agence de récupération à but non lucratif où elle avait été une nouvelle venue il y a environ 10 ans 15 ans auparavant. A développé des statuts pour plusieurs organismes à but non lucratif, a servi comme présidente de gouvernance, vice-présidente, secrétaire et trésorière. A pris une décision consciente avec son parrain de s’engager dans les réunions en ligne comme pilier de son rétablissement et en retour fera son service dans cet environnement.
• Candidat administrateur général du conseil : Barry a présenté son curriculum vitae de service au groupe, et il a été partagé à l’écran par Susan. Les points saillants de son curriculum vitae étendu incluent président de service sobre de réunion de groupe, secrétaire, trésorier et RSG du district 28. Archiviste, RCD jusqu’à ce qu’ils puissent en trouver un nouveau, a assisté aux réunions de zone où il a travaillé au comité des finances, comité d’exploitation de la conférence d’État, manuel de service d’État pour le nord de l’Illinois. En 2016, il a commencé à assister aux réunions via Zoom dans OIAA. Il avait été membre en ligne par les groupes Yahoo à la fin des années 90. A enregistré son groupe Zoom avec OIAA et s’est familiarisé avec les problèmes d’OIAA à ce moment-là. A demandé à être de service en utilisant son expérience avec les organismes à but non lucratif, pour aider à résoudre les problèmes. A été secrétaire pour OIAA et a observé les progrès hors des problèmes qui ont tourmenté le plus grand OIAA.
  • Susan a déclaré que le conseil ne discuterait pas des deux candidats maintenant. Barry a remercié le groupe et a quitté la réunion.
  • Jeff a demandé s’il était acceptable d’offrir le rôle de secrétaire suppléante à Anita. Jennifer a clarifié que la suppléante n’a pas besoin d’être approuvée. Jeff voulait juste être ouvert et donner l’opportunité au conseil. Mark a accueilli Anita et Jennifer a déclaré qu’ils s’aiment tous.
• L’annonce du vice-président sera faite pour juillet et prendre un rendez-vous pour la réunion d’affaires de septembre.

2. Ordre du jour de l’assemblée de juin, Susan : A donné un aperçu et a demandé des commentaires. Il y a un élément sur lequel voter et le reste est un rapport. Jennifer a demandé d’ajouter la dépense non budgétée à l’ordre du jour. Mark a noté que cela ferait partie du rapport de Jennifer. Susan a déclaré que cela peut être mis à jour dans le procès-verbal de Jennifer à l’assemblée et son rapport.

Jennifer a également demandé à propos de la politique de voyage, et si elle aurait besoin de l’approbation du conseil ou de l’approbation des finances. Susan aimerait que Jennifer élabore la politique de voyage à l’intérieur du comité des finances d’abord et le groupe aimerait en discuter à la prochaine réunion du conseil.

3. Sous-comité ad hoc d’inventaire, Susan – Le comité déterminerait le calendrier, les questions, si un facilitateur qui est neutre sans agenda, et un rapport des résultats de l’inventaire. Mark a nommé Beth pour être la présidente. Beth a accepté. Jeff a appuyé la motion. Il se joindra à Beth. Vote unanime pour que Beth soit présidente du comité.
4. Rapport de la présidente OIAA, Susan : Le rapport de la présidente est dans le drive du conseil ; elle a passé beaucoup de temps dans PAC. Jan travaille seule et a fait un excellent travail en répondant aux plaintes. Susan a observé le comité du jour de l’unité. Allégation, et convention.
5. Rapport du président technique, Mark : commencer les projets spéciaux du répertoire des membres. Ajouté un bouton de contribution en haut de la page OIAA pour le trésorier. Recommande une journée de service OIAA pour le recrutement du comité OIAA. Susan a recommandé une foire de service pour juillet 2024. Atelier de sécurité Tech Steppers prévu pour août.
6. Rapport de la présidente de conférence, Beth : Inscription le 1^er juin. Des interprètes seront nécessaires, et le type décidé. Des musiciens sont recherchés, MC pour l’événement, des comédiens. Nous avons trois salles différentes. Celles-ci pourraient avoir de la musique de trois pays différents. Marketing et communications sur l’événement. Les médias sociaux sont où l’information voyage comme What’s APP et les réunions Facebook fermées. Des dépliants seront développés et envoyés. Nous ne pouvons qu’espérer que les gens traitent l’information de manière confidentielle.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

• Procès-verbal de la réunion d’avril 2024 approuvé, et mars 2024 accepté.
• Motion approuvée pour augmenter la ligne de voyage du secrétaire de 1 500 $ de 200 $.
• Motion pour porter la motion d’augmentation budgétaire non approuvée à l’assemblée a été refusée par vote majoritaire de 3-2. Il est dans la portée du conseil de l’approuver selon les directives approuvées par l’assemblée.
• Présidente du sous-comité d’inventaire Beth nommée.

Éléments de l’ordre du jour de juin 2024

• Politique de voyage
• 7^e tradition aux ateliers OIAA

Respectueusement soumis,

Anita M

Secrétaire suppléante d’OIAA