Participants :

Beth A., administratrice internationale

Lesliee A., présidente des communications

JoAnn B., Tampa FL., Visiteur

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Nona C., vice-présidente

Marcy H., RSG, Visiteur

Mark M., président de la technologie

Naterena P-C, candidate au poste de secrétaire suppléante

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance et a commencé la réunion par la Prière de la Sérénité à 14h00 EST. Susan a accueilli nos invités et leur a rappelé de simplement écouter.

Examen du procès-verbal du Conseil d’administration – Jeff B., Secrétaire

• Jeff B. a présenté Naterena P-C. comme la nouvelle secrétaire suppléante de l’OIAA et elle a été accueillie par le conseil d’administration.
• Jeff B. a examiné le procès-verbal de la réunion du conseil des officiers du 11/02. Il a rapporté qu’il avait reçu des corrections de Susan R., qui ont été apportées. Mark M. a proposé d’accepter le procès-verbal tel que modifié, ce qui a été appuyé par Nona C. Le procès-verbal du 11/02 a été approuvé à l’unanimité.
• Jeff B a mentionné qu’il y avait également eu une session à huis clos lors de la réunion de février. Le procès-verbal de cette session a été distribué peu avant la réunion actuelle du conseil. Il a noté que l’examen du procès-verbal de la session à huis clos de février a nécessité des modifications au procès-verbal public du 14 janvier et des ajouts au procès-verbal de la session à huis clos du 14 janvier. De plus, cela a conduit à des modifications dans le procès-verbal présenté lors de la session à huis clos du mois dernier, le 20 juin, et à la création d’un ensemble distinct de procès-verbaux pour la session à huis clos du 20 juin. Jeff B a déclaré que les cinq ensembles de ces procès-verbaux ont été envoyés aux membres du conseil juste avant cette réunion et qu’ils sont prévus pour examen lors de la réunion du mois prochain. Il a également mentionné que certains de ces procès-verbaux devraient être examinés lors d’une session à huis clos pendant la réunion d’avril.

Rapport du trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer B a rapporté que les revenus sont étroitement alignés sur les chiffres budgétés pour l’année, dépassant même légèrement les attentes. En février, les revenus n’ont été inférieurs que de 80 $, mais janvier a vu les revenus dépasser les projections. Les dépenses ont été inférieures au budget, avec des économies significatives attribuées aux services d’interprétation et à la décision de maintenir deux comptes Zoom au lieu des dix licences initialement prévues. Compte tenu de ces tendances, Jennifer B. a indiqué que nous aurons probablement des fonds excédentaires d’ici la fin de l’année, ce qui permettra d’envisager comment ces fonds pourraient être distribués.
• Jennifer B a informé le conseil qu’elle a plusieurs voyages prévus pour l’année, ce qui l’empêchera d’assister à la réunion conjointe du conseil et au forum IGR entre le 15 avril et le 2 mai. Elle a également mentionné avoir des voyages en juillet, septembre et mars 2025, avec l’intention d’aborder ces questions plus près de leurs dates respectives.
• Jennifer B a fait un rapport sur le processus de déclaration fiscale, notant que des ajustements ont été apportés pour l’année fiscale 2022, ce qui facilitera les transitions futures. La déclaration fiscale est due pour le 15 mai, et sans objections, elle prévoit de procéder à la soumission. De plus, elle a mentionné que le logiciel de l’IRS utilisé pour la soumission est gratuit car nos revenus sont inférieurs à 100 000 $.
• Jennifer B a également fait un rapport sur l’examen financier. L’examen n’a révélé aucune anomalie, indiquant une satisfaction quant à nos contrôles financiers. Par conséquent, nous avons reçu une évaluation positive de nos systèmes financiers et de nos rapports.
• Susan R. a déclaré qu’elle avait programmé le rapport d’examen financier pour l’assemblée de juin et qu’elle inviterait Erica à le présenter, comme recommandé par Jennifer B.

Documents de politique de dénonciation et de conduite – Nona C., vice-présidente

• Nona C. a fait un rapport sur les mises à jour de la politique de dénonciation, soulignant les changements apportés sur la base de retours coopératifs. Le terme « constituant à but non lucratif » a été changé en « membre » dans tout le document, reflétant une modification clé visant la clarté. De plus, à la demande d’un administrateur international, le harcèlement basé sur le genre et le racisme ont été ajoutés à la politique sous les conflits d’intérêts non divulgués et l’intimidation.
• Jennifer B. a proposé d’accepter le document de politique de dénonciation. Mark M. a appuyé la motion. Le document a été approuvé.
• Nona C. a également fait un rapport sur le changement de nom d’un document relatif au traitement des conduites inappropriées au sein du groupe pour assurer la clarté dans la traduction, maintenant intitulé « Conduite ». Elle a expliqué que le document est conçu pour être un guide de meilleures pratiques que tout groupe au sein de l’organisation peut adopter comme bon lui semble, potentiellement sous une catégorie de sécurité et de sûreté.
• Jeff B. a exprimé sa confusion quant à la nécessité de la nouvelle politique de conduite, soulignant l’existence de directives sur le décorum, le comportement, une politique de porte ouverte et des politiques de conflit d’intérêts déjà en place. Il a remis en question l’ajout de cette politique et son alignement avec l’approche de l’organisation.
• Mark M. a suggéré que la politique devrait provenir du Comité des politiques et des admissions plutôt que d’être une déclaration du conseil ou de l’organisation. Il a souligné que si la politique s’applique largement, elle devrait refléter une position générale pour l’ensemble de l’organisation, en particulier concernant les conventions.
• Beth A. était d’accord avec le contenu de la politique mais a soulevé des inquiétudes quant à sa nature directive, suggérant qu’elle va trop loin en disant aux groupes ce qu’ils doivent faire. Elle a souligné les divergences culturelles et juridiques potentielles, en particulier dans les contextes internationaux, qui pourraient compliquer l’application de la politique au niveau du groupe.
• Jennifer B. a proposé d’écarter le document, préoccupée par le fait qu’il semble trop directif et pourrait être perçu comme le conseil émettant des directives, ce qu’elle trouve problématique.
• Susan R. a conclu que le document serait envoyé à Jan comme suggestions, précisant qu’il n’est ni dirigé ni approuvé par le conseil.

Examen de la charte du comité de convention – Nona C., vice-présidente

• Nona C. a fourni une mise à jour concernant le comité de convention, déclarant qu’il n’y a actuellement pas de président et que les discussions sur le co-président sont en attente. Malgré cela, le comité gagne des membres. Nona C., agissant en tant que co-présidente suppléante, a révisé la charte de la convention avec l’autorité d’apporter des changements en attente d’approbation. La charte décrit l’accent mis par le comité sur la convention internationale des AA, y compris l’hébergement d’une suite d’accueil, qui pourrait être la première introduction de certains participants à l’OIAA. D’autres événements potentiels incluent une célébration de la Journée des fondateurs.
• Les responsabilités et les qualifications ont été définies pour les postes de président du comité, président suppléant, trésorier, secrétaire et membres du comité, en mettant l’accent sur l’expérience, la sobriété et le service.
• Mark M a proposé d’approuver la charte du comité de convention après des révisions mineures, ce qui a été appuyé par Jennifer B. La charte a été approuvée à l’unanimité.

Rapport du vice-président – Nona C., vice-présidente

• Nona C. a dirigé les membres du conseil vers les informations détaillées disponibles dans le lecteur du conseil pour son rapport. Elle a souligné l’inscription à venir pour l’ICOAA et la nécessité d’une approbation de l’assemblée pour l’allocation des fonds. Nona a comblé les lacunes où c’était nécessaire et a assisté le comité des conventions.

Discussion sur la réunion de double diagnostic – Susan R., présidente

• Susan R a initié la discussion sur les filtres de double diagnostic en faisant référence à une question soulevée lors d’une présentation de l’OIAA, soulignant la présence de réunions de double diagnostic sur le site web, qui pourraient ne pas s’aligner sur les réunions AA traditionnelles axées uniquement sur l’alcoolisme.
• Le rapport de Jan B. a été lu dans le procès-verbal et mis à la disposition du Conseil.
• Jeff B a élaboré sur ses préoccupations, notant que les réunions de double diagnostic pourraient inclure des discussions sur diverses substances, pas seulement l’alcool, ce qui s’écarte de l’accent mis par les AA sur l’alcoolisme. Il a souligné son soutien à l’inclusivité mais a soulevé des inquiétudes quant à l’étendue des substances discutées dans les réunions de double diagnostic.
• Jennifer B s’est interrogée sur la nature du filtre de double diagnostic et si les réunions répertoriées étaient strictement des AA avec une spécialité en double diagnostic ou si elles s’étendaient au-delà de la portée des AA, s’alignant sur les préoccupations de Jeff concernant le maintien de l’accent des AA.
• Nona C a souligné le processus rigoureux de listage des groupes, qui inclut les déclarations de tradition pour s’assurer qu’ils s’alignent sur les principes des AA, suggérant que le problème pourrait résider dans la dénomination du filtre plutôt que dans son intention.
• Susan R a partagé son enquête sur les réunions de double diagnostic, notant que les quelques-unes auxquelles elle a pu assister semblaient adhérer aux principes des AA, la principale différence étant l’ouverture des membres sur leur santé mentale en plus de l’alcoolisme. Elle a suggéré que la préoccupation pourrait être davantage liée à l’implication du filtre qu’au contenu des réunions.
• Jeff B a partagé ses découvertes après avoir utilisé le filtre de double diagnostic, découvrant trois réunions, dont l’une désignait spécifiquement un jour pour les discussions de double diagnostic. Il a conclu que les réunions semblaient adhérer à l’accent mis par les AA et était satisfait qu’elles soient répertoriées de manière appropriée dans l’annuaire. Il prévoit d’assister à une réunion supplémentaire pour recueillir plus d’informations et faire un rapport sur la demande qu’il a reçue.
• Susan R a confirmé son intention d’assister à des réunions supplémentaires pour vérifier leur adhésion aux traditions des AA. Elle a noté l’absence de plaintes concernant ces groupes, soulignant le processus soigneux d’intégration des nouveaux groupes pour s’assurer qu’ils comprennent et suivent les traditions des AA.
• Mark M a discuté de l’annuaire des réunions et de l’utilisation des filtres, exprimant sa confusion quant à l’inclusion et à l’application d’un filtre de double diagnostic. Il a noté la nécessité de confirmer les origines du filtre et sa cohérence avec le processus de soumission de l’annuaire, s’interrogeant sur la façon dont les réunions ont été initialement répertoriées sous double diagnostic.

Enquête de sortie de l’assemblée – Susan R., présidente

• Susan R. a soulevé la possibilité de mener une enquête de sortie pour l’assemblée, en particulier concernant la qualité de l’interprétation, et a demandé l’aide de Mark M. pour en créer une.
• Mark M. a accepté la tâche, en attendant de recevoir les questions spécifiques pour l’enquête.
• Susan R. a ensuite chargé Nona C. et Leslie A. de compiler les questions de l’enquête pour Mark M. dès que possible.

Discussion sur la Convention mexicaine – Susan R., présidente

• Elle a également mentionné une demande pour lister la convention mexicaine sur la page des événements et la recommandation de Carlos contre cela.
• Jennifer B. n’était pas d’accord avec Carlos, arguant que la page des événements est destinée aux événements AA et devrait lister la convention si elle répond aux critères.
• Jeff B. était d’accord avec Jennifer, soutenant l’idée de lister l’événement.
• Beth A. a exprimé des inquiétudes quant au fait que lister l’événement pourrait conduire à des drames en raison des complexités dans les relations organisationnelles au sein de certains pays.
• Nona C. a argumenté que d’éviter la controverse n’est pas le rôle de l’organisation et que l’inclusivité pour ceux qui cherchent de l’aide devrait être la priorité.
• Mark M. était d’accord sur la nécessité de maintenir la neutralité et d’éviter de s’empêtrer dans des controverses ou de vérifier chaque événement soumis pour être listé.
• Nona C. a également brièvement mentionné un problème avec un événement professionnel qui était inapproprié pour être listé, suggérant que cela soit discuté plus en détail par Susan R.
• Jennifer B. a proposé de lister l’événement qui a été initialement discuté, ce que Jeff B. a appuyé. Beth A. s’est abstenue lors du vote, et la motion a été adoptée.

Rapport de la présidente – Susan R., Présidente

• Susan R. a annoncé des plans pour inclure des rapports de comité liés à l’adhésion dans les statuts, allouant cinq à huit minutes par comité pour leur présentation. Elle a également mentionné que l’ordre du jour inclurait un rapport d’examen financier pour les membres et a demandé qu’aucun problème dramatique ne survienne qui nécessiterait une attention supplémentaire.
• Susan R. s’est renseignée sur la position du conseil concernant l’acceptation de chèques d’entreprise d’un groupe particulier.
• Jennifer B. a répondu par l’affirmative, notant que la personne concernée était membre et que le conseil d’administration avait déjà donné son accord.
• Susan R. s’est également renseignée sur un nouveau webmaster.
• Mark M. a confirmé la nomination d’une nouvelle webmestre, Carrie K. Il a précisé que les communications relatives au site web devaient être adressées à l’adresse électronique du groupe, où l’équipe web peut répartir les tâches en conséquence. Il a également averti que la transition pourrait entraîner des problèmes temporaires sur le site web.
• Susan R. a fait état de ses tâches en cours –

Rapport technologique – Mark M., président du comité technologique

• Mark M. a discuté des mises à jour du service web et a encouragé l’utilisation de l’adresse électronique désignée pour les questions relatives au site web. Il travaille sur les pages d’assemblée et sur un formulaire de mise à jour de l’inscription pour les RIG. Il a noté les changements à venir dans l’annuaire des réunions et les plans de communication pour près de 5 000 adresses électroniques associées à l’annuaire. Il a prévu que la liste aléatoire des réunions allait provoquer un certain stress et a conseillé de se préparer aux demandes de renseignements.
• Susan R. a ajouté que Mark M. avait mentionné une fonction de bascule pour le site web permettant de passer du mode clair au mode sombre pour une meilleure visibilité des personnes malvoyantes, ce que Mark M. a confirmé être actuellement disponible.
• Beth A. a soulevé une préoccupation concernant un retard dans le démarrage d’une réunion de congrès en raison d’un problème d’ouverture de salle sur Zoom, ce que Mark M. a expliqué comme étant probablement un problème technique. Il prévoyait d’examiner la nécessité pour les hôtes de mettre fin aux réunions afin d’éviter de tels problèmes de manière appropriée.

Rapport du Secrétaire – Jeff B., Secrétaire

• Jeff B. n’avait rien d’autre à signaler pour le moment.

Rapport du syndic international – Beth A., syndic international

• Beth A. a fait état des préparatifs du congrès, indiquant que 54 groupes se sont inscrits, dont neuf sur la liste d’attente. Un bénévole a été trouvé pour organiser les équipes techniques, et Mark a rapidement créé une page d’inscription, qui nécessite d’autres ajustements.

La réunion s’est terminée à 16h11 HNE lorsque le conseil d’administration est passé en séance à huis clos.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a proposé une motion visant à accepter le procès-verbal tel que modifié, qui a été appuyée par Nona C. Les procès-verbaux du 2/11 ont été approuvés à l’unanimité.
2. Jennifer B. a proposé d’accepter le document de politique de dénonciation. Mark M. a appuyé la motion. Le document a été approuvé.
3. Mark M. a proposé une motion visant à approuver la charte du comité du congrès après des modifications mineures, appuyée par Jennifer B. La charte a été approuvée à l’unanimité.
4. Jennifer B. a proposé de lister l’événement qui a été initialement discuté, ce que Jeff B. a appuyé. Beth A. s’est abstenue lors du vote, et la motion a été adoptée.

Humblement soumis,

Naterena parham-cofield

OIAA alt. Secrétaire

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA