Participants :

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Nona C., vice-présidente

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 14 h 04, heure de l’Est. La réunion a débuté par la Prière de la Sérénité. Susan a signalé que nous avons reçu 3 curriculum vitae : le sien, celui de Nona et un curriculum vitae pour le poste d’administrateur général de Buck R., un ancien délégué de la zone 12 du Delaware, qui siège au conseil d’administration de l’organisation NAATW.

Examen de la charte – Nona c, présidente

• Le Comité de l’unité a soumis une charte révisée au conseil d’administration. Nona a présenté la charte révisée au conseil d’administration.
• Jeff et Jennifer ont fait remarquer que leur charte ne mentionnait rien sur la nécessité de contacter les réunions internationales, ce qui était censé faire partie de la mission du comité de l’unité. Mark a mentionné que le congrès international annuel que le comité de l’unité a proposé nécessitera un contact avec les membres AA internationaux.
• Mark M. a proposé d’accepter la charte révisée du comité de l’unité, proposition appuyée par Nona C. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité pour approuver sa charte, avec une abstention.
• Nona a ensuite présenté au conseil d’administration la charte révisée de la communication. Le conseil d’administration n’a soulevé aucun problème. Mark M. a proposé d’accepter la charte révisée du comité des communications, proposition appuyée par Jennifer B. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité pour approuver sa charte.
• Susan a soulevé la question de savoir si le comité des communications devrait devenir un comité permanent plutôt qu’un comité ad hoc. Le conseil d’administration s’est dit favorable à cette orientation, qui devra être soumise à une assemblée. Jeff a souligné que la présentation de cette question à une assemblée devrait probablement attendre l’assemblée de mars. Mark M. a proposé qu’une recommandation soit faite à l’assemblée de transformer le comité de communication ad hoc en comité permanent. Susan R. a appuyé la proposition, qui a été approuvée à l’unanimité par le conseil d’administration.

Rapport du secrétaire – Jeff b., secrétaire

• Jeff a expliqué qu’il avait envoyé une version révisée du document sur les conflits d’intérêts, qui comprenait des révisions fondées sur la recommandation de Jennifer de remplacer « directeur » par « administrateur » dans tout le document. Jeff a déclaré que le document mis à jour sera envoyé aux avocats de McCarter.
• Jeff a passé en revue le plan d’approbation du document d’orientation qu’il avait préparé à la demande de la présidente. Le plan comporte les étapes proposées suivantes :
  1. Examiner les questions en suspens dans le document d’orientation afin de finaliser le document.
  2. Examiner et approuver les sections 1 à 4 lors de la réunion de novembre du conseil des dirigeants.
  3. Examiner et approuver les sections 5 à 7 lors de la réunion de décembre du conseil des dirigeants.
• Grâce à ce plan, le document d’orientation serait approuvé par le conseil d’administration au début de décembre, ce qui peut être annoncé lors de l’assemblée de décembre. Le conseil d’administration a approuvé le plan d’approbation du document d’orientation par le conseil des dirigeants lors de sa réunion de décembre.
• Le conseil d’administration a discuté de la façon dont le document d’orientation serait présenté aux membres. Jeff a suggéré que nous organisions 4 ou 5 ateliers pour présenter le document d’orientation, mais Susan n’avait prévu que 2 séances dans son budget. Jeff a suggéré que nous essayions de faire approuver le document d’orientation lors de l’assemblée de mars, mais Jennifer a déclaré qu’elle pensait que le mois de mars était trop ambitieux et que le mois de juin était un échéancier plus raisonnable.
• Le conseil d’administration a discuté du nombre d’ateliers qui seraient nécessaires pour expliquer le document d’orientation aux membres. Jeff a suggéré 3 séances pour présenter le document d’orientation, soit 2 séances pour les États-Unis, le Canada et l’Europe et 1 séance internationale adaptée au fuseau horaire. L’atelier pour les États-Unis, le Canada et l’Europe nécessiterait 2 interprètes (520 $) et l’atelier international nécessiterait 4 interprètes (1 040 $).
• Le conseil d’administration a ensuite discuté de l’opportunité d’approuver le document d’orientation dans 3 mois (assemblée de mars) ou 6 mois (assemblée de juin). Mark a estimé que 6 mois, c’était trop long et que les règlements administratifs avaient été approuvés en 3 mois. Nona a déclaré qu’elle avait changé d’avis et qu’elle était d’accord avec le délai de 3 mois. Le conseil d’administration a convenu à l’unanimité de faire approuver le document d’orientation par les membres dans 3 mois lors de l’assemblée de mars. Il y aura un atelier pour les États-Unis, le Canada et l’Europe en janvier, avec une reprise en février, ainsi qu’une séance internationale en février.
• Susan a précisé à Jennifer que la réunion combinée des dirigeants et des présidents de comité aura lieu tous les trimestres (4 fois) en janvier, avril, juillet et octobre 2024.
• Le conseil d’administration a examiné les questions en suspens concernant le document d’orientation et a pris plusieurs décisions et mises à jour. Le document révisé sera daté du 10 octobre 2023 et envoyé au comité d’orientation.

Rapport de la présidente – Susan R., Présidente

• Susan a signalé qu’elle n’avait pas été en mesure de joindre notre président du CIP, Jon. Il n’a répondu à aucune communication. Susan a déclaré que nous n’avons pas de processus pour destituer un travailleur inactif, mais que nous pouvons destituer quelqu’un pour un motif valable. Jon n’a pas fourni de charte pour le comité du CIP.
• Susan a signalé que Stormy, notre présidente du CPC, avait démissionné parce que son budget n’avait pas été approuvé. Elle a annulé sa démission et a déclaré qu’elle s’opposait à ses compressions budgétaires. Aucune charte n’a été fournie pour le comité du CPC.

Rapport du trésorier – Jennifer b., Trésorière

• Jennifer a distribué les états financiers au conseil d’administration et a demandé s’il y avait des questions ou des commentaires.
• Jennifer a mentionné qu’elle avait contacté Stormy et l’avait informée que le conseil d’administration n’avait pas approuvé son budget. Jennifer a fait savoir à Stormy qu’elle pouvait toujours soumettre son budget à l’assemblée, mais que Jennifer dénoncerait le coût excessif de la vidéo. Le conseil d’administration a discuté du budget du CPC et a convenu à l’unanimité que la dépense de 10 000 $ inscrite au budget du CPC soit supprimée. Jennifer a déclaré qu’elle modifierait le budget en conséquence et contacterait Stormy pour lui faire part de la décision du conseil d’administration.
• Jeff a posé des questions sur deux postes budgétaires qui représentent 40 % du budget 2024 de l’OIAA : Melinda, en tant que travailleuse spéciale chargée de la maintenance du site Web (25 %), et le congrès international du comité de l’unité (15 %). Jennifer s’est dite préoccupée par les activités menées par Melinda et par le coût de ces activités. Mark, notre président du comité de la technologie, a informé le conseil d’administration que ses activités étaient nécessaires pour maintenir un site Web en pleine croissance et complexe. Le conseil d’administration a suggéré qu’un appel d’offres soit préparé pour rechercher à l’extérieur une solution de rechange moins coûteuse. Le conseil d’administration a également discuté du coût du congrès international proposé et a été informé que le coût était réparti entre les services technologiques en ligne et les traducteurs pour une conférence de 3 à 4 jours.

La réunion s’est terminée par la Déclaration de responsabilité à 16 h 32, heure de l’Est.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a proposé d’accepter la charte révisée du comité de l’unité, proposition appuyée par Nona C. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité pour approuver sa charte, avec une abstention.
2. Mark M. a proposé d’accepter la charte révisée du comité des communications, proposition appuyée par Jennifer B. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité pour approuver sa charte.
3. Mark M. a proposé qu’une recommandation soit faite à l’assemblée de transformer le comité de communication ad hoc en comité permanent. Susan R. a appuyé la proposition, qui a été approuvée à l’unanimité par le conseil d’administration.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA