Participants :

Beth A., administratrice internationale

Jeff B., secrétaire

Felix E., trésorier suppléant

Mark M., président de la technologie

Barry M., administrateur général

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 14h06. La réunion a commencé par la prière de la sérénité.

Aperçu de l’ordre du jour : Procès-verbal, rapport du trésorier, anciennes affaires : comité de communication – forum IGR, nouvelles affaires – renforcement d’équipe, comité d’accessibilité, plan stratégique, rapports des responsables.

Approbation du procès-verbal de la réunion – Jeff B., secrétaire

• 8 septembre 2024 : Jeff a examiné ce procès-verbal et il n’y a eu aucun commentaire ni correction
  • Motion : Mark a fait une motion pour accepter le procès-verbal tel que présenté et Barry a appuyé cette motion. Personne ne s’y est opposé. Procès-verbal approuvé.

Rapport du trésorier – Felix E., trésorier suppléant

• Felix rapporte que nos revenus représentent 130 % du budget. Il y a eu une augmentation de 40 % des contributions de groupes, les contributions individuelles étant légèrement inférieures aux attentes.
• Il a rapporté que notre revenu net est plus élevé parce que nous avons dépensé moins d’argent que prévu, après quoi il a mentionné certains des gros postes de dépenses où les dépenses ont été inférieures.
• Felix a déclaré que notre compte courant s’élève à 84 000 $ et notre réserve prudentielle à 55 000 $.
• Felix a mentionné que les contributions de groupes vont de 20 $ à 300 $.

Commentaires/Questions sur les rapports financiers :

• Mark a demandé au sujet du téléchargement des rapports financiers qui semble avoir été fait deux fois, une fois sans pièces jointes et une fois avec. Felix a confirmé que c’était effectivement le cas. Mark a déclaré qu’il supprimerait les doublons.

Anciennes affaires

Comité de communication et le forum IGR – Susan R., présidente

• Susan a mentionné que le comité de communication s’est porté volontaire pour prendre en charge la planification et l’exécution des sessions du forum IGR à l’avenir et nous devons les en informer car le prochain forum IGR a lieu en janvier.
• Beth a suggéré que si le forum IGR relève de la responsabilité du vice-président, nous devrions attendre jusqu’aux élections pour prendre cette décision. Susan a répondu que ce n’est pas nécessairement une fonction du vice-président.
• Mark a suggéré que nous ne fassions pas de cela une fonction du comité de communication à ce stade, mais que nous leur demandions de s’occuper du forum IGR de janvier. Mark a précisé qu’il ne suggérait pas cela comme un essai pour le comité de communication et estimait que faire tourner cette responsabilité parmi les comités était son approche privilégiée. Il a déclaré sans équivoque qu’il s’opposerait à toute suggestion de placer définitivement le forum IGR avec le comité de communication.
• Jeff a déclaré qu’il croit que la fonction de conduite des forums IGFR doit être logée quelque part et si ce n’est pas avec le comité de communication, alors elle devrait résider avec le vice-président ou avec un comité de planification du forum IGR. Il a déclaré qu’il était d’accord pour permettre au forum IGR de janvier d’être conduit par le comité de communication.
• Mark a expliqué qu’il a observé que les 2 ou 3 premiers forums IGR étaient répétitifs et se concentraient uniquement sur le rôle de l’IGR. Il croit que c’est un forum pour les IGR et qu’il devrait être « du peuple, par le peuple et pour le peuple ». Il croit que faire tourner la responsabilité du forum IGR parmi les comités permanents fournirait une approche plus robuste.

Renforcement d’équipe – Jeff B., secrétaire

• Jeff a déclaré qu’à la dernière session de réunion du conseil exécutif, nous avons voté pour conduire une session de renforcement d’équipe basée sur une théorie de la personnalité appelée indicateur de type Myers-Briggs, ou MBTI.
• Jeff a mentionné qu’il a parlé avec une de ses amies, Dr Toni La Motta, et a développé une proposition, qu’il a envoyée au conseil, pour un atelier de renforcement d’équipe qui coûterait 400 $.

Commentaires/Questions sur un atelier de renforcement d’équipe :

• Beth a commenté qu’elle ne s’y opposait pas mais qu’elle voulait souligner que nous devons garder à l’esprit que nous sommes des alcooliques.
• Mark a mentionné que Beth avait fait un bon point et que nous avons un programme et peut-être qu’une activité de groupe serait plus utile.
• Susan a mentionné qu’elle n’est pas à l’aise d’utiliser l’argent du panier pour un atelier de renforcement d’équipe et que nous avons 36 principes à utiliser. Elle a déclaré que l’argent était destiné à être utilisé pour BoardSource.
• Le conseil a décidé de ne pas dépenser cet argent pour un atelier de renforcement d’équipe, mais peut-être qu’une activité du conseil devrait être planifiée à la place. Mark a déclaré qu’il étudierait plusieurs idées.

Nouvelles affaires

Création d’un comité d’accessibilité – Jeff B., secrétaire

• Jeff a examiné avec le conseil une présentation PowerPoint qu’il avait préparée sur la création d’un comité d’accessibilité. Sa présentation a discuté du but de ce comité, des divers membres AA avec des barrières d’accessibilité qui seraient servis et des activités d’un tel comité.

Commentaires/Questions sur la création d’un comité d’accessibilité :

• Mark a commenté qu’il n’était pas sûr de ce qu’un comité d’accessibilité ferait car il y a déjà beaucoup d’informations disponibles que les groupes peuvent utiliser. Jeff a répondu que la disponibilité de beaucoup d’informations fait partie du problème car les groupes ont besoin d’aide pour appliquer ces informations dans leurs groupes.
• Beth a déclaré qu’elle ne comprend pas pourquoi nous avons besoin d’un tel comité. Elle a déclaré qu’il y a toutes sortes d’alcooliques à adresser comme les noirs, les bipoc, les femmes, ceux qui ont des barrières linguistiques et la liste continue. Elle a demandé d’où venait cette idée et si c’était de notre discussion ASL, alors pour notre convention internationale de 4 200 inscrits, il n’y a eu que 3 demandes pour l’ASL. Elle a déclaré que le plus grand défi avec les groupes à travers le monde est qu’ils ne parlent pas anglais.
• Mark a déclaré que notre plus grand défi d’accessibilité OIAA reste la langue et la traduction. L’autre préoccupation de Mark était que nous n’avons pas d’expérience avec l’accessibilité et n’avons personne de compétent pour diriger un tel comité.
• Beth a suggéré que nous reportions cela et prenions un mois pour examiner les matériaux. Elle a suggéré que nous pourrions obtenir quelques aperçus de la convention internationale.
• Barry a déclaré que nous devons poursuivre l’utilisation des directives WCAG pour notre site web et qu’il y a maintenant une norme 2.2. Mark a déclaré que le comité de technologie s’engage à deux choses : 1). Auditer le site web en ce qui concerne l’accessibilité pour les couleurs et le contraste et des choses comme ça et 2). commencer à planifier pour le site web 2.0 et comment nous pouvons améliorer les traductions.

Plan stratégique – Jeff B., secrétaire

• Jeff a rapporté qu’il n’avait rien à partager au sujet d’un plan stratégique. Il a déclaré qu’il n’était pas sûr de vouloir entreprendre un autre exercice comme celui-ci que le conseil déciderait ensuite n’est pas nécessaire.
• Susan a déclaré qu’elle pensait qu’un plan stratégique était une exigence du conseil. Jeff a répondu qu’un plan stratégique n’était pas une exigence du conseil et que nous fonctionnons sans un depuis un bon moment. Il a déclaré qu’il n’y a rien dans nos statuts ou directives qui exige un plan stratégique. Jeff a en outre déclaré qu’il croit que ne pas avoir de plan stratégique est problématique et que c’est un des documents dans le livre du conseil.
• Mark a déclaré qu’il aimait l’idée d’un plan stratégique ou au moins un regard de 5 ans vers l’avant.
• Jeff a mentionné qu’il a fait des plans stratégiques auparavant et qu’ils sont simples à développer. Il a déclaré que vous développez des objectifs pour l’organisation et ensuite vous divisez chaque objectif en buts, ou buts intelligents, suivis d’un plan d’implémentation pour chaque but. Il a déclaré que si c’est ce que le conseil recherche, alors il pourrait créer une proposition.
• Susan a déclaré que Jeff aurait une semaine pour proposer un plan car la prochaine réunion du conseil combiné est dans une semaine.
• Beth a suggéré que nous attendions après la convention pour aller de l’avant avec cette idée.
• Susan a suggéré que le concept d’un plan stratégique peut être présenté à la réunion du conseil combiné et ensuite discuté davantage à la réunion du conseil de décembre. À cette réunion, nous pourrions avoir une réunion du conseil abrégée avec seulement le procès-verbal et un rapport du trésorier et ensuite nous concentrer sur le plan stratégique. Les présidents de comité seraient invités à cette réunion.

Rapports des responsables

Rapport de la présidente – Susan R.

• Susan a déclaré qu’il y avait quelques problèmes PAC avec des groupes avec lesquels elle était impliquée.
• Susan a rapporté qu’elle a sa présentation pour le comité d’unité et a demandé à Beth de la distribuer aux interprètes. Beth a accepté de le faire.
• Susan a déclaré qu’elle a eu une expérience agréable en faisant le podcast Grapevine hier.
• Elle a déclaré qu’elle a demandé au comité de communication d’être responsable du forum IGR de janvier.
• Susan a déclaré qu’elle a vraiment aimé la foire de service que nous avons eue en juillet et a demandé si Mark serait disposé à en faire une autre en juin prochain.

Commentaires/questions sur le rapport de la présidente

Il n’y a eu aucun commentaire ni question.

Rapport du secrétaire – Jeff B., secrétaire

• Jeff a mentionné que sa suppléante, Anita, se remet d’une chirurgie de la colonne vertébrale et n’a pas pu aider avec les tâches de secrétariat temporairement. Jeff a demandé au conseil de la garder dans nos prières.
• Jeff a déclaré qu’il a dû assumer la tâche qui lui était assignée de documenter et télécharger toutes les chartes de comité acceptées dans le dossier du livre du conseil.
• Il a mentionné qu’il a reçu un avis de notre agent enregistré, Incorp, au sujet d’une nouvelle exigence de rapport du département du Trésor pour identifier les propriétaires bénéficiaires.

Rapport du trésorier – Felix E., trésorier suppléant

Aucun rapport

Rapport de technologie

• Mark a rapporté qu’il a reçu un appel d’un membre du comité technique qui était un Tech Stepper, dans l’équipe d’événements Zoom et dans l’équipe d’administration cloud déclarant qu’il devait démissionner parce qu’après 8 ans, il devait admettre qu’il n’était pas vraiment un alcoolique.
• Mark a fourni une mise à jour sur le projet d’adhésion utilisant le logiciel Wild Apricot. Il a déclaré qu’une licence de 2 000 membres a été achetée pour la première phase du projet qui permettra un nouveau système pour le quorum et le vote.
• Il a déclaré que dans la deuxième phase, le nombre de membres devra être augmenté pour que toute la base de données de la convention internationale puisse être importée.
• Mark a mentionné qu’il y a un atelier de sécurité à venir après la convention.

Commentaires/questions sur le rapport de technologie

• Susan a demandé à Mark qui met à jour le site web parce qu’il y a quelques inexactitudes qui doivent être corrigées.
• Mark a informé Susan que si elle trouve des problèmes sur le site web, elle devrait envoyer les mises à jour à website@aa-intergroup.org.

Rapport de l’administrateur international – Beth A., administrateur international

• Beth a rapporté que nous avons environ 4 000 inscriptions avec un grand afflux de l’Iran et de l’Inde.
• Beth a déclaré qu’elle a reçu des commentaires et des demandes en raison de certains des événements qui se passent en dehors d’AA. Elle a mentionné qu’elle a travaillé avec Tech 12 pour assurer la vigilance et la sécurité à la convention.

Commentaires/questions sur le rapport de l’administrateur international

Il n’y a eu aucun commentaire ni question.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées par le Conseil lors de cette réunion :

• Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 8^e septembre 2024 a été approuvé.
• Le procès-verbal de la session exécutive du 8^e septembre 2024 a été approuvé.

Respectueusement soumis,

Jeff b.

Secrétaire de l’OIAA