Participants :
Jeff b., secrétaire
Jennifer b., trésorière
Nona c., vice-présidente
Felix e., trésorier suppléantAmelia l., secrétaire suppléante
Mark m., président du comité technologique
Susan r., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 17h02 EST avec la Prière de la Sérénité.

Examen du budget – Jennifer B., Trésorière

• Jennifer a rapporté que lorsque toutes les demandes budgétaires ont été totalisées pour 2024, le montant s’élevait à 162 000 $, ce que nous ne pouvons pas soutenir.
• Jennifer et le comité des finances avaient plusieurs questions concernant le budget technologique.
  • Il y avait une question concernant les frais de participation à la Conférence que Mark a clarifiés comme devant être de 3 000 $.
  • Jennifer a questionné la dépense de 30 000 $ pour la maintenance du site web utilisant des travailleurs spécialisés. Mark a expliqué que ce coût était nécessaire à mesure que l’utilisation du site web s’étend et devient plus complexe.
  • Il y avait une autre question concernant la nécessité d’avoir 10 comptes Zoom. L’idée initiale était que nous pourrions utiliser Google Meet pour programmer des réunions à tout moment, par n’importe quel comité. Cependant, personne n’aimait utiliser Google Meet. Mark a déclaré que nous ne pouvons pas revenir à l’utilisation d’un seul compte Zoom pour 14 comités. Nous allons acheter une licence Zoom Professional qui a une exigence minimale de 10 licences.
  • Mark a déclaré qu’il y avait un montant important dans le budget pour le développement du site web car le comité technique est incertain des projets qui seront nécessaires. Mark a accepté de réduire ce montant de moitié.
• Jennifer a rapporté qu’avec l’ajustement du budget technologique et plusieurs autres changements, le budget sera entre 108 000 $ et 109 000 $. Elle informera les comités des modifications apportées à leurs budgets.
• Elle a déclaré qu’à la fin de l’année, nous aurons environ 100 000 $, ce qui indique que nous n’aurons pas assez d’argent pour faire des versements à d’autres entités AA cette année.
• Le Conseil a discuté de l’idée de faire des versements et a convenu que ne pas faire de versements n’est pas un problème. Notre priorité doit être la capacité à mener les activités de l’OIAA.

Approbations des réunions du Conseil et rapport du secrétaire – Jeff B., secrétaire

• Susan a rapporté que nous avons 3 séries de réunions du Conseil à approuver.
• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion du Conseil du 9 ^mai 2023 qui a été préparé par Susan R., notre présidente. Comme Jeff était à l’hôpital à cette date, Nona n’était pas encore membre du Conseil et Jennifer était temporairement indisponible, Susan a fourni l’approbation de ce procès-verbal.
• Jeff a ensuite examiné le procès-verbal de la réunion du 18 ^juillet. Il n’y avait pas de commentaires ni de corrections. Nona C. a proposé d’accepter le procès-verbal du 18 ^juillet tel que présenté, ce qui a été appuyé par Susan R. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Jeff a examiné le dernier procès-verbal de la réunion du 8 ^août. Susan a demandé à Jeff de supprimer la désignation “présidente intérimaire” et de simplement la désigner comme présidente. Susan R. a proposé d’accepter le procès-verbal du 8 ^août tel que modifié, ce qui a été appuyé par Nona C. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Jeff a déclaré qu’il a préparé un tableur avec tous les procès-verbaux en attente des réunions du Conseil que lui et Amelia utiliseront pour suivre l’achèvement de tous les procès-verbaux en suspens. Amelia préparera certains procès-verbaux et Jeff préparera le reste.
• Jeff a rapporté qu’il y avait des problèmes avec les enregistrements des réunions du Conseil du 11 ^juillet et du 23 ^juillet, donc aucun enregistrement n’est disponible pour ces deux réunions. Susan a déclaré qu’elle a des notes de ces réunions du Conseil qu’elle enverra quand elle aura le temps.
• Jeff a rapporté qu’il a ajouté l’obtention d’une police d’assurance responsabilité civile pour l’organisation au budget du secrétariat pour l’année prochaine. Cela coûtera probablement environ 500 $ et s’ajoute à l’assurance D&O qui sera également renouvelée.
• Jeff a présenté Amelia L. au Conseil et a rapporté qu’il avait demandé à Amelia de servir comme secrétaire suppléante. Amelia a décrit au Conseil son service précédent au sein de l’OIAA et auprès de la Fraternité.

Rapport du trésorier – Jennifer B., Trésorière

• Jennifer a examiné l’écart budgétaire pour septembre et a déclaré que nous avions 8 700 $ de revenus. Elle a mentionné plusieurs des dépenses que nous avons encourues.
• Jennifer a examiné le rapport des contributions et a déclaré qu’il y avait 75 individus et groupes qui ont contribué aux 8 700 $. Un groupe que Jennifer a mentionné était un groupe appelé Sober in China qui a contribué 786 $ et qui n’avait pas contribué auparavant. Susan a demandé si nous pouvions préparer un rapport des contributions de chaque groupe pour l’année et Jennifer a dit qu’elle le pouvait.
• Le bilan montre que nous avons 99 000 $ en banque avec 5 000 $ réservés pour la Convention internationale, nous laissant avec des fonds disponibles de 94 000 $.
• Jennifer a rapporté qu’il y avait eu quelques problèmes avec les déplacements NAATW. Jennifer a demandé au Conseil s’il fallait faire payer à Matt et Melinda la différence de 50 $ entre les hôtels qu’ils avaient demandé à Jennifer de réserver et l’hôtel qu’ils ont réservé. Le consensus du Conseil était qu’ils devraient payer la différence. Le Conseil a également convenu que l’OIAA ne remboursera la participation aux conférences que pour la durée de la conférence, sauf si les vols exigent que la personne arrive la veille.
• Jennifer a examiné les budgets présentés par les dirigeants et les présidents des comités comme suit et a demandé des approbations :
  • Budget de la présidence. Le budget initial de Susan pour les réunions du Conseil et les Assemblées était de 19 000 $ pour la traduction. En travaillant avec le comité des finances, Susan a réduit les traductions des réunions du Conseil à 1 langue et les Assemblées à 3 langues, résultant en une réduction de près de 11 000 $ à 8 320 $. Le Conseil a approuvé à l’unanimité le budget de la présidence.
  • Budget CPC. Le Comité a demandé 5 000 $ pour une vidéo et ajouté 5 000 $ supplémentaires à leur budget. Le comité des finances n’était pas en faveur des 5 000 $ pour la vidéo ni de l’ajout des 5 000 $ sans objectif déclaré. Le Conseil a voté à l’unanimité pour ne pas approuver le budget CPC tel que présenté.
  • Comité de la Convention. Terry a modifié son budget pour n’acheter que 2 000 épinglettes au lieu de 6 000. Jennifer a rapporté que le comité des finances n’est pas en faveur de l’achat d’épinglettes et a demandé l’avis des autres membres du Conseil. Jeff a déclaré qu’il estimait que les épinglettes n’étaient pas du “matériel inutile” et qu’elles sont un moyen de faire connaître l’OIAA aux participants. Il a également discuté de la façon dont son Région lors des conventions a fourni un moment. Nona et Susan ont commenté qu’elles étaient en faveur des épinglettes. Le Conseil a approuvé le budget de la Convention.
  • Comité des finances. Il y avait 15 000 $ dans le budget pour un audit externe. Le comité des finances a estimé que c’était un montant important à dépenser pour un audit et a réduit le montant à 2 500 $ pour toutes les activités liées à la comptabilité. Jennifer a mentionné qu’elle aimerait engager une firme pour discuter de la possibilité de faire des contributions internationales avec les fonds excédentaires. Jeff a mentionné que cela avait été évoqué auparavant et que le Conseil avait décidé de ne pas faire de contributions internationales. Il a également mentionné que nous avions un engagement avec Pro Bono prévu pour examiner la possibilité de faire des contributions internationales qui a été annulé. Jennifer a déclaré qu’elle aimerait rouvrir la possibilité de faire des contributions internationales avec les fonds excédentaires. Le Conseil a approuvé à l’unanimité le budget du comité des finances.
  • Comité de l’unité. Le Comité a deux dépenses majeures pour l’année prochaine de 10 200 $ pour la Convention et 8 000 $ pour les traductions. Leur budget incluait également des traductions pour 2 langues lors des réunions du comité de l’unité. Le Conseil a approuvé le budget du comité de l’unité.
  • Il n’y avait pas de questions ni de préoccupations. Le Conseil a approuvé à l’unanimité le budget du secrétariat.
  • Forum IGR. Le budget du Forum IGR incluait des traductions pour 4 langues pour 4 réunions par an. Le Conseil a approuvé à l’unanimité le budget du Forum IGR.

Rapport de la présidente – Susan R., Présidente

• Susan a présenté son rapport de présidence au Conseil.
• À l’avenir, les réunions combinées du Conseil se concentreront sur les rapports des comités. Les présidents des comités seront invités à fournir des rapports trimestriels comme spécifié dans les statuts.
• Susan a déclaré qu’elle a contacté Jon, le président du PIC, pour déterminer où ils en sont dans le développement de leur charte. Susan n’a reçu aucune réponse de Jon.
• Susan a déclaré qu’elle a eu une discussion avec le comité de l’unité concernant la liste des groupes WhatsApp que nous ne répertorions pas actuellement.
• Susan a rapporté qu’elle a traité un problème de comportement prédateur dans un groupe 24 heures sur 24. Jennifer a exprimé son inquiétude que l’implication de Susan dans un problème de groupe pourrait exposer l’organisation à des actions en justice.
• Communications a demandé un slogan de 7 mots pour l’organisation. Nona a déclaré qu’elle a quelques exemples de cela.
• Susan a rapporté que le 5 septembre, les Directives ont été transmises au comité de Communication pour qu’ils standardisent le document, ce qu’ils ont fait.
• Susan a rapporté qu’elle et Jeff ont contacté Pro Bono pour examiner nos documents juridiques et notre processus Open-Door.
• Il y a eu une discussion sur le statut des comités ad hoc actuels. Il y avait une question sur ce qu’il fallait faire avec le comité des Communications et la gestion des mises à jour des Statuts et des Directives. Susan a déclaré qu’elle aimerait voir le comité des Communications continuer et Jeff a suggéré que le comité des Communications devrait probablement être transformé en comité permanent. Jennifer a suggéré que les changements aux Statuts et aux Directives sont mineurs et pourraient être gérés sans comité. Jeff a souligné qu’il y a au moins 10 changements en attente aux Statuts qui nécessiteront un comité qui pourrait être un comité ad hoc. Susan a suggéré qu’un comité de révision des Statuts pourrait être un sous-comité du Conseil.
• Susan a déclaré que la discussion sur les comités ad hoc et d’autres questions comme les groupes WhatsApp et un échange d’orateurs seront discutés lors de la réunion du Conseil d’octobre.

Vice-présidente – Nona c., vice-présidente

• Nona a rapporté que l’ordre du jour du Forum IGR du 28/10 a été complété et publié sur le site web. Le Forum inclura une orientation IGR de 10 minutes et deux comités seront mis en avant, Steppers et PAC. Il y aura aussi une séance de questions-réponses.
• Nona a mentionné que les descriptions de poste pour l’administrateur international et l’administrateur général ont été approuvées par le comité des directives et les a examinées avec le Conseil.
• Nona a déclaré qu’elle enverra l’orientation IGR au Conseil par courriel.
• Nona a mentionné que seulement 25 % du Conseil combiné (dirigeants et présidents des comités) ont fourni leurs réponses aux questions d’inventaire. Le Conseil a discuté de la façon de procéder. Jeff a suggéré que nous ayons quelqu’un d’externe à l’organisation pour superviser une réunion de conscience de groupe et que des actions spécifiques et un plan d’action soient développés. Nona a déclaré qu’elle pense que nous devrions terminer les élections et le budget puis déterminer comment avancer avec ces questions. Le Conseil a décidé de revoir ces questions en 2024.
• Nona a rapporté qu’elle travaille avec les comités pour créer ou réviser leurs chartes. Nona a travaillé avec le comité de l’unité sur leur charte et a contacté le comité CPC mais n’a pas encore reçu de réponse.

Rapport du président du comité technologique – Mark M., président du comité technologique

• Mark a rapporté que Matt et Josh ont fait un excellent travail en présentant notre Répertoire à la Conférence NAATW.
• Mark a déclaré que Tech Steppers a changé de président et Dave W. est le nouveau président élu. Mark a exprimé des inquiétudes concernant le fait que Dave W. a trop de responsabilités dans les comités Tech et autres.
• Jennifer a soulevé la question que le comité de l’unité aimerait embaucher Tech 12 pour 10 200 $ pour aider avec leur Convention prévue en 2024. Jennifer a demandé à Mark s’il pensait que c’était raisonnable, et Mark a répondu qu’il comprend qu’ils sont bons pour gérer des événements Zoom à grande échelle, mais qu’ils sont chers. Jeff a déclaré qu’il a beaucoup d’expérience avec Tech 12 et qu’il faut faire attention aux modifications du contrat qui font augmenter le coût. Jennifer a examiné la proposition de Tech 12 avec le Conseil et Mark et Jeff ont estimé que la proposition était raisonnable.
• Jennifer a soulevé la question que le comité de l’unité prévoit de faire payer l’événement. Elle pense que ce serait de la collecte de fonds, ce que nous ne faisons pas. Les autres membres du Conseil n’étaient pas non plus en faveur de faire payer l’événement. Cependant, demander des contributions de la 7^e Tradition sera fait. Nona estimait que faire payer l’événement nuirait à la participation internationale.

La réunion s’est terminée avec la Déclaration de Responsabilité à 20h02 EST.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Nona C. a proposé d’accepter le procès-verbal du 18 ^juillet tel que présenté, ce qui a été appuyé par Susan R. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
2. Susan R. a proposé d’accepter le procès-verbal du 8 ^août tel que modifié, ce qui a été appuyé par Nona C. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
3. Le Conseil a approuvé à l’unanimité les budgets de la présidence, du secrétariat et du Forum IGR ainsi que les budgets des comités de l’unité, de la Convention et des finances.
4. Le Conseil a unanimement refusé d’approuver le budget CPC.

Humblement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire de l’OIAA