Participants :

Lesliee A., présidente des Communications

Beth A., vice-présidente de l’Unité

Jeff b., Secrétaire

Jennifer B., trésorière

Jan BB, président du CAP

Nona C., vice-présidente

Carlos D., président de l’Unité

Felix e., suppléant Trésorier

Eldin, vice-président du PAC

Melinda F., vice-présidente de la Technologie

Amelia l., suppléante Secrétaire

Mark M., président de la technologie

Susan R., présidente

Susan R., la présidente, a ouvert la séance à 17h02 EST avec la Prière de la Sérénité.

Rapport du Secrétaire – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a passé en revue la réunion du Conseil combiné de la dernière réunion du Conseil combiné du 18^e août 2023.
• En l’absence de corrections, Mark M. a proposé d’accepter le procès-verbal tel que présenté. La motion a été appuyée par Nona C. et le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Jeff a rapporté que deux avocats ont été assignés à l’OIAA pour nous aider à examiner et approuver les 3 documents organisationnels : la politique de dénonciation, le document sur les conflits d’intérêts et la politique de conservation des documents. Ces avocats nous aideront également à examiner et finaliser le processus de la Porte Ouverte.
• Jeff a également indiqué qu’il a préparé un tableur avec l’arriéré des procès-verbaux du Conseil qui doivent encore être créés depuis sa période d’indisponibilité pour cause de maladie. Jeff a mentionné que nous avons maintenant des procès-verbaux remontant jusqu’à juillet avec plusieurs procès-verbaux antérieurs que lui et Amelia doivent encore créer.

Rapport du trésorier – Jennifer B., Trésorière

• Jennifer a indiqué qu’elle ne passera pas en revue les rapports financiers car cela a été fait la semaine dernière lors de l’Assemblée de l’OIAA.
• Jennifer avait plusieurs commentaires concernant le processus budgétaire
  • Jennifer a indiqué qu’elle et Felix se sont réunis pour examiner le budget. Elle a demandé à Felix de vérifier les projections de revenus.
  • À l’heure actuelle, il semble y avoir un déficit d’environ 40 000 $ basé sur les demandes budgétaires actuelles.
  • Jennifer a indiqué que les réunions du comité des finances ont été déplacées au 2^e samedi du mois à 14h00 EST pour mieux accommoder les participants internationaux.
  • Jennifer a mentionné qu’aucun montant n’est inclus dans le budget 2024 pour un audit externe. Cependant, elle a envoyé un courriel à toute personne intéressée à effectuer un audit interne. Jennifer a rapporté qu’il y a eu 3 réponses et qu’Eldin avait rédigé des procédures qui pourraient être utilisées pour un audit interne.

Rapport de la présidente – Susan R., Présidente

• Susan a présenté son rapport de présidence au Conseil.
• Susan a indiqué qu’elle a examiné les statuts concernant son rôle et a décrit ses activités au cours du trimestre précédent.
• Susan a souligné la nécessité pour les comités de travailler ensemble sur les questions communes.
• Susan a mentionné que les réunions du Conseil des officiers seront également déplacées au 2^e dimanche à 14h00 EST et les réunions du Conseil combiné auront lieu le 3^e samedi à 14h00 EST. Bien que le problème persiste pour atteindre l’autre moitié du monde, ces horaires seront plus favorables à nos participants européens.

Vice-présidente – Nona c., vice-présidente

• Nona a rapporté que son premier trimestre en tant que vice-présidente a largement consisté à suivre la direction de la présidente
• Nona a fait rapport de ses activités pour ce trimestre, y compris les réunions de comité auxquelles elle a assisté.

Rapport du président de la Technologie – Mark M., président de la Technologie

• Mark a rapporté que ce trimestre a été l’aboutissement des 6 à 9 derniers mois. Il a remercié ses prédécesseurs d’avoir mis de côté l’argent pour la mise à jour de notre technologie.
• Il a mentionné que les 3 derniers mois ont été consacrés à effectuer des ajustements sur le site web nouvellement lancé.
• Le comité de Technologie a participé au processus budgétaire et le budget actuel du comité de Technologie est de 55 000 $, soit environ la moitié du budget de l’année prochaine.
• Si vous avez besoin d’aide avec la technologie de l’OIAA, veuillez envoyer un courriel à asktech@aa-intergroup.org.
• Mark a rapporté que deux membres du comité Tech ont assisté en personne à la conférence NAATW au nom du comité de Technologie.
• Melinda a rapporté qu’elle a préparé un rapport qui a été publié sur le site web avec des notes de NAATW. Melinda a également accès aux rapports et vidéos de la conférence NAATW qu’elle peut partager avec quiconque le demande. Elle a remercié le Conseil de lui avoir permis d’assister à NAATW et de servir en tant que vice-présidente Tech. Elle a décrit plusieurs des présentations utiles de NAATW qui figuraient dans son rapport.
• Melinda a également rapporté qu’elle a quitté son rôle de vice-présidente Tech pour devenir une travailleuse spéciale rémunérée. Son nouveau courriel est services@aa-intergroup.org. Elle est en train de documenter son rôle de Servante Web rémunérée pour faciliter la transition pour la prochaine personne qui assumera ce rôle.

Rapports des comités

• Carlos D., le président du comité de l’Unité, a rapporté que le Comité a pris la décision de se retirer de la 2^e Convention internationale annuelle en raison de désaccords sur la façon de procéder. Il a également rapporté que le Comité a préparé son budget pour l’année prochaine qui inclut des fonds pour une convention internationale organisée par l’OIAA et que le Comité a soumis leur charte mise à jour au Conseil pour approbation.
• Jennifer a suggéré que la convention prévue par le comité de l’Unité pour octobre prochain soit déplacée à novembre où il y a moins d’activités.
• Jan BB. a présenté son rapport PAC au Conseil. Elle a indiqué qu’il y a eu 105 demandes de nouvelles inscriptions en septembre et que 49 ont été traitées jusqu’à leur achèvement. Elle a également fourni des statistiques supplémentaires de son rapport.
• Jan a brièvement parlé des 4 réunions qui ont été refusées et des raisons de ce refus. Les réunions ont été largement refusées car elles n’étaient pas uniquement associées aux A.A.
• Amelia L., la vice-présidente du comité des Lignes directrices, a rapporté que le comité ad hoc des Lignes directrices terminera son travail d’ici la fin septembre. Elle s’attend à ce que le travail soit terminé d’ici cette échéance et que le document soit présenté au Conseil pour examen. Elle a mentionné qu’il y aura plusieurs questions ouvertes que le Conseil devra discuter et résoudre.
• Lesliee, la présidente du comité des Communications, a rapporté que le comité des Communications se réunit le 3^e dimanche du mois. Elle a rapporté qu’elle a travaillé avec notre présidente, Susan, et Jennifer pour développer un processus de contrat avec les interprètes et traducteurs. Elle réfléchit à développer un formulaire de rétroaction pour évaluer les traducteurs et interprètes. Lesliee a indiqué que son comité a développé un processus pour créer des vidéos et que le Comité est en train de travailler sur leur première vidéo, Qu’est-ce que l’OIAA et le rôle de l’IGR ? Le Comité est également en train de développer un formulaire pour soumettre les rapports des Comités.
• Susan a demandé aux présidents des Comités à quelle fréquence ils aimeraient se réunir en tant que Conseil combiné. Le consensus était que les Comités et le Conseil devraient se réunir trimestriellement.

La réunion s’est terminée avec la Déclaration de Responsabilité à 18h48 EST

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a proposé d’accepter le procès-verbal tel que présenté. La motion a été appuyée par Nona C. et le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA