Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’OIAA du 14 mars 2023

Participants :
Jeff B., secrétaire
Jane G., présidente
Mark M., président de la technologie
Susan R., vice-présidente
Jennifer, trésorière

Jane G., présidente, a ouvert la séance à 17 h 03, heure avancée de l’Est (14 h 03, heure du Pacifique). La réunion a commencé par la prière de la Sérénité.

Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration – Jeff b., secrétaire

• Le premier ensemble de procès-verbaux de la réunion du conseil d’administration à approuver était le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 10 janvier 2023. Aucune correction n’a été apportée au procès-verbal.
• Mark M. a proposé d’approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 10 janvier 2023 et Susan R. a appuyé la proposition. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
• Le deuxième ensemble de procès-verbaux de la réunion du conseil d’administration à approuver était le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 14 février 2023. Plusieurs corrections avaient été envoyées précédemment et une version révisée du procès-verbal a été distribuée.
• Mark a demandé si nous avions voté pour inclure deux nouveaux comités ad hoc, le comité Grapevine et le comité Get Into Action, lors de la dernière réunion du conseil d’administration. Jeff a répondu que deux comités ad hoc, le comité Grapevine et le comité ad hoc des communications, ont été ajoutés lors de la réunion du conseil d’administration de février. Le comité Get Into Action a été discuté lors de la réunion du conseil d’administration de janvier, mais aucune motion n’a été faite pour inclure Get Into Action en tant que comité ad hoc.
• Susan R. avait une correction qui avait été faite précédemment. Il n’y avait pas d’autres corrections.
• Susan R. a proposé d’approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 14 février 2023 et Jane G. a appuyé la proposition. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Approbation du comité Get Into Action en tant que comité ad hoc de l’OIAA

• Jane a entamé une discussion sur le vote concernant l’intégration du comité Get Into Action à l’OIAA en tant que comité ad hoc.
• Susan R. a déclaré qu’elle avait des préoccupations concernant l’énoncé de mission du comité Get Into Action, qui stipule qu’il a été formé pour promouvoir l’implication des groupes dans le service général.
• Jane a répondu que le comité Get Into Action a commencé à recueillir des informations sur les groupes en ligne et que le comité examine maintenant les problèmes auxquels sont confrontés les groupes en ligne.
• Jeff a déclaré que l’énoncé de mission doit être révisé et que lors de la plus récente assemblée publique, des groupes en ligne ont fait des présentations sur les problèmes et les enjeux liés aux groupes en ligne.
• Mark a également fait remarquer qu’il comprend que la mission a changé, mais que cela ne se reflète pas dans l’énoncé de mission actuel.
• Susan R. a proposé de reporter le vote sur l’intégration du comité Get Into Action à l’OIAA jusqu’à ce que l’énoncé de mission soit révisé. Jennifer a appuyé la proposition. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité en faveur de la proposition avec une abstention.

Discussion de notre relation avec le service général

• Jane a posé la question de savoir si nous devrions discuter du service général ou si nous devons éviter de discuter de tout ce qui est lié au service général.
• Jane a soulevé cette question conjointement avec une demande d’un membre du comité Unity pour obtenir des fonds afin d’assister à un Congresso en Colombie.
• Jeff a mentionné que la mission du comité Unity est de tendre la main aux bureaux du service général
  dans le monde entier et a expliqué comment le comité a des liaisons avec les différents BSG dans le monde entier.
• Susan a exprimé des préoccupations concernant les dépenses de ce montant par le comité Unity, car cela ne semble pas être la mission du comité Unity et que cela aurait dû faire partie de son budget.
• Jeff a expliqué plus en détail comment cet argent ferait avancer la mission du comité Unity, qui est d’établir des liens avec les BSG et les intergroupes en Colombie.
• Jane a déclaré que l’approbation de cette dépense du comité Unity sera faite par le comité des finances et qu’une motion du conseil d’administration n’est pas requise.

L’OIAA doit-elle enregistrer sa nouvelle marque de logo? – Mark M., président de la technologie

• Mark a soulevé la question de savoir si nous devons enregistrer notre logo. Il a déclaré qu’il ne serait pas coûteux d’enregistrer notre logo, mais nous devons discuter des risques liés à cette démarche. Sa crainte était que quelqu’un d’autre puisse voler notre logo et l’enregistrer lui-même.
• Jeff a déclaré que si vous avez une marque de commerce, vous devez défendre les utilisations illégales de la marque de commerce. Si vous ne défendez pas votre marque de commerce, vous la perdez. Il a soulevé la question de l’AA qui a essayé de défendre le logo du cercle et du triangle et de la façon dont cela a coûté à l’AA près de 500 000 $. Jeff a déclaré qu’il ne pensait pas que l’effort de faire appliquer cela en valait la peine.
• Jeff a déclaré qu’il communiquerait avec la personne responsable de la propriété intellectuelle au BSG et qu’il ferait un compte rendu de la conversation avec elle.

Avons-nous encore besoin d’une page de connexion pour les membres? – Mark M., président de la technologie

• Dans la refonte du site Web, une grande partie de l’information sur la page de connexion des membres de l’OIAA est mise à disposition dans d’autres sections du site Web.
• La question devient la suivante : Y a-t-il des renseignements de nature délicate qui devraient être conservés dans une section réservée aux membres?
• Jane a demandé si le formulaire déposé pour l’État du New Jersey contenant les renseignements sur les dirigeants serait inclus sur cette page. Jennifer a déclaré qu’il s’agirait de documents d’entreprise et qu’ils ne seraient pas mis à disposition dans la section des membres.
• Jeff a déclaré que ces types de documents seraient placés dans une zone sécurisée appartenant au secrétaire.
• La question du stockage du procès-verbal des réunions du conseil d’administration dans une zone réservée aux membres a été soulevée. Jeff a mentionné que nous mettons le procès-verbal des réunions du conseil d’administration directement à disposition sur le site Web et non dans la zone des membres.
• Mark a mentionné qu’il n’y a actuellement aucun plan pour avoir une zone réservée aux membres sur le nouveau site Web. Le conseil d’administration a convenu de cette approche.

Rapport de la vice-présidente – Susan R., vice-présidente

• Susan R. a signalé qu’elle a assumé la présidence du comité ad hoc des lignes directrices à la demande de Jane G.
• En raison d’autres engagements de service, le comité a bénéficié de deux semaines de congé.
• Susan R. a signalé que plusieurs sous-comités ont été mis en place pour travailler sur différentes sections des lignes directrices. Susan a travaillé sur le sous-comité chargé d’examiner les procédures parlementaires du monde entier afin de les intégrer à la section 3 des lignes directrices.
• Susan R. a demandé au comité s’il souhaitait qu’elle agisse à titre de présidente du comité et le comité a voté pour l’élire à titre de présidente du comité. La question de Jane était de savoir si la présidente de l’OIAA a la capacité de nommer le président d’un comité ad hoc. [Note du secrétaire : L’article 5.06 des règlements administratifs approuvés stipule : « Tous les comités doivent désigner un candidat au poste de président de comité et soumettre leurs candidatures au conseil d’administration, qui se prononcera par un vote conformément aux présents règlements administratifs. » De la section des comités ad hoc des lignes directrices actuelles de l’OIAA : « Le président de l’intergroupe ou tout comité permanent peut créer des comités ad hoc. Chaque comité ad hoc élit son propre président. 
• Cela semble indiquer que la présidente n’a pas la capacité de nommer le président d’un comité ad hoc. Toutefois, il s’agit d’une question qui peut être examinée lorsque nous convoquerons un comité de révision des règlements administratifs.]

Documents d’entreprise requis – Jeff b., secrétaire

• Jeff a mentionné qu’il y a trois documents que nous devons mettre en place en tant qu’organisme sans but lucratif 501c3. Ce travail a été commencé avec Barry et m’a été confié.
• Les trois documents sont les suivants :
  • Un document de dénonciation
  • Un document sur les conflits d’intérêts
  • Un document sur la politique de conservation des documents
• Jeff a déclaré qu’il y avait quelques questions en suspens concernant le document de dénonciation. Pour signaler un problème, le dénonciateur ferait un rapport au président. La question est de savoir à qui le président confierait le problème pour enquête. Après quelques discussions, il a été décidé que le vice-président mènerait l’enquête. Une fois l’enquête terminée, un rapport serait présenté au conseil d’administration.
• Jeff a déclaré qu’il croit qu’un document de dénonciation devrait être rempli par chaque dirigeant et président de comité. Un document sur les conflits d’intérêts devrait également être rempli par le même groupe de personnes.
• Une seule politique de conservation des documents est requise pour l’organisation. Il existe une liste des types de documents et de la période de conservation pour chaque type de document. Jeff a demandé que la politique de conservation des documents soit examinée par les membres du conseil d’administration avant la réunion du conseil d’administration du mois prochain afin que ce document puisse être mis aux voix et approuvé.

Questions sur le président des finances et les motions du président des finances – Jane G., présidente

• Jane se demandait si Spencer agissait toujours à titre de président du comité des finances. Jennifer a déclaré qu’elle croit que Spencer est toujours l’actuel président des finances.
• Mark a déclaré qu’il pensait que Spencer avait démissionné, mais Jane n’a reçu aucune démission de sa part. Par conséquent, Spencer est toujours le président des finances et, conformément aux règlements administratifs approuvés, Spencer est membre du conseil d’administration. Pourtant, il n’a pas participé aux réunions en tant que membre du conseil d’administration.
• Jane a déclaré qu’il y a une motion d’Amelia visant à retirer le président des finances en tant que dirigeant du conseil d’administration. Brian et Spencer ont également présenté une motion relative au président des finances qui demandait également de retirer le président des finances en tant que dirigeant du conseil d’administration, mais qui demande également que le trésorier soit également le président du comité des finances.
• Jeff a mentionné qu’il y a quelques problèmes avec les motions qu’Amelia a présentées à Jane. Jeff a accepté d’examiner la motion d’Amelia et de documenter les problèmes. Mark a suggéré que ces problèmes soient abordés par un comité convoqué pour réviser les règlements administratifs en collaboration avec notre avocat. Jeff a déclaré qu’il inclurait cette suggestion dans sa réponse à Amelia.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a proposé d’approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 10 janvier 2023 et Susan R. a appuyé la proposition. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
2. Susan R. a proposé d’approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 14 février 2023 et Jane G. a appuyé la proposition. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
3. Susan R. a proposé de reporter le vote sur l’intégration du comité Get Into Action à l’OIAA jusqu’à ce que l’énoncé de mission soit révisé. Jennifer a appuyé la proposition. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité en faveur de la proposition avec une abstention.

Humblement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire de l’OIAA