Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration de l’OIAA du 13 décembre 2022

Participants :
Jan BB., présidente du PAC ;
Jeff B., secrétaire suppléant ;
Amy B., présidente désignée de l’unité ;
Paula D., présidente du CPC ;
Dave W, président suppléant de l’unité ;
Jane G., vice-présidente ;
Jon H., président du PI ;
Gwen Mc., présidente de l’OIAA ;
Mary M., présidente des Steppers ;
Barry M., secrétaire ;
Mark M., président de la technologie ;
Brian R., trésorier ;
Spencer W., président des finances

Gwen M., présidente, a ouvert la séance à p.m. HAE (p.m. HP). La réunion a commencé par la prière de la sérénité.

Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 11/8/22 a été examiné. Mark a fait remarquer que le procès-verbal mentionnait non seulement qu’il ne fallait pas attendre pour approuver un président, mais que le conseil d’administration devait se réunir à huis clos et voter pour ce président. Cela ne se reflétait pas dans le procès-verbal, mais un amendement sera apporté. Une motion a été faite par Mark M. pour approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 11/8/22 tel que modifié et a été appuyée par Jane G. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Rapport de la présidente : Gwen mc.

• Gwen Mc. a évoqué son mandat de présidente de l’OIAA. Elle a mentionné qu’il était formidable d’« être entourée de personnes qui croient en la mission et qui se consacrent à l’idée qu’une plateforme pour la fraternité puisse être construite ». Elle a également déclaré qu’elle voyait tellement de possibilités pour l’avenir et elle a ensuite remercié un certain nombre de personnes.

Rapport du secrétaire – Barry m. / Jeff b.

• Barry a remercié tout le monde pour son temps au service de l’OIAA et que ce fut un privilège de servir
• Jeff a remercié Barry pour son service, en particulier pour la restauration de notre statut 501c3, et Gwen pour son service inspirant
• Jeff a déclaré qu’il rencontrera Barry pour traiter de tout suivi du dépôt du formulaire 1023 et pour mettre en place plusieurs autres déclarations telles qu’une déclaration de dénonciation que l’organisation devra mettre en place

Rapport du trésorier – Brian r. /Spencer w.

• Barry a d’abord remercié Gwen et Barry pour leur service et que l’OIAA n’était pas en bonne posture lorsqu’ils ont assumé leurs fonctions au sein de l’organisation
• Barry a déclaré que nous devrons décider quoi faire de la distribution de nos fonds au-delà de la réserve prudente. Dans notre dépôt 1023, nous avons déclaré que nous n’effectuerons aucune distribution à des entités internationales. Il existe de nombreux problèmes réglementaires liés à de telles distributions et il ne serait pas prudent d’effectuer de telles distributions.
• Brian a soulevé la question de savoir si nous devrions effectuer des distributions, car les contributions à l’OIAA ont été faites pour que ces fonds soient utilisés pour l’organisation. Nous devrons garder à l’esprit que nous avons inclus une approche de distribution dans le budget qui a été approuvé par l’Assemblée. Brian a en outre déclaré que nous devrons communiquer aux membres que nous n’avons pas besoin de contributions pour le moment et que nous devons envisager un mécanisme pour investir ces fonds dans l’OIAA.
  • Mark a déclaré que, comme ce changement affecterait les fonds de l’organisation, les groupes devraient être informés
  • Jeff a posé des questions sur le fait que nous ayons effectué des distributions internationales dans le passé. Brian a déclaré que le risque était minime et que nous n’étions techniquement pas un 501c3 à l’époque
  • Jeff a déclaré qu’il est favorable à la recherche de moyens d’utiliser nos fonds au sein de l’OIAA, mais qu’il n’est pas opposé à la transmission de fonds à d’autres entités si nous ne le pouvons pas. Cependant, il a exprimé des inquiétudes quant à la transmission de fonds au GSO en raison de certaines de leurs actions et attitudes concernant les groupes en ligne. Il a également mentionné que d’autres entités à soutenir pourraient être des intergroupes locaux aux États-Unis et au Canada
  • Barry a souligné que le formulaire 1023 concerne les distributions à toute entité, pas seulement aux entités internationales. Cela devra être examiné.

Anciennes affaires :

• • Nominations au conseil d’administration pour les postes vacants
    • Président des finances. Il semble y avoir une confusion quant à savoir si le président des finances fait partie du conseil d’administration. Un membre, Amelia, a demandé que nous ne pourvoyions pas ce poste.
      • Brian a déclaré que nous n’avons pas besoin d’attendre pour obtenir un président du comité des finances, ce qui est une question distincte de celle de savoir s’il devrait être membre du conseil d’administration
      • Brian a soulevé la nécessité d’avoir des fiduciaires ad hoc au sein du conseil d’administration. Nous pourrions avoir des dirigeants et des présidents de comité au sein du conseil d’administration ainsi que plusieurs fiduciaires généraux.
      • Jeff a mentionné que nous avons fait du président de la technologie et du président des finances des dirigeants du conseil d’administration parce que ces deux postes ont des responsabilités fiduciaires
      • Jane a déclaré que, bien qu’une préoccupation ait été soulevée à ce sujet, les règlements ont été approuvés avec ces deux personnes en tant que dirigeants.
    • Vice-président : Généralement élu par les membres, mais personne ne s’est présenté au poste, ce qui devient une nomination au conseil d’administration
      • Jane et Gwen se sont entendues sur Susan R. comme une excellente candidate pour ce poste
      • Jane a présenté le curriculum vitae de Susan Rd. Jane et Susan ont siégé ensemble à la 66e Conférence des services généraux avec Jane. Susan a un long curriculum vitae de service en tant que DCM, présidente de secteur et déléguée de secteur.

• Jane G. a proposé que Susan R. soit nommée vice-présidente de l’organisation et Jeff B. a appuyé la nomination. Susan a été approuvée à l’unanimité.

Nouvelles affaires :

• Participation du comité à la réunion du conseil d’administration
  • Bien que les présidents de comité n’aient pas le droit de vote aux réunions du conseil d’administration, leur présence permet une synergie entre le conseil d’administration et les comités
  • Les présidents de comité sont invités à assister aux réunions du conseil d’administration tous les deux mois
  • Nos règlements stipulent que les présidents de comité sont tenus de faire un rapport au moins une fois par année
• Chartes des comités
  • Le comité des lignes directrices élaborera un format pour les chartes des comités
  • Le comité des finances a élaboré un format axé sur la conversation pour sa charte
  • Jane a suggéré que l’examen ad hoc des lignes directrices examine les règlements et propose un format suggéré
• L’élaboration d’une liste confidentielle contenant les numéros de téléphone et les adresses de tous a été suggérée. Jeff s’est porté volontaire pour coordonner cet effort.
• Planification de la prochaine assemblée.
  • Jeff a suggéré qu’il se passe beaucoup de choses actuellement en janvier et février et a suggéré que nous tenions nos assemblées au cours du 3e mois de chaque trimestre et que nous choisissions peut-être le 3e samedi du mois pour cet événement. Cela signifierait que nous aurions des assemblées en mars, juin, septembre et décembre si nous souhaitons tenir 4 assemblées par année. L’assemblée de mars se tiendrait alors le 18 mars.
  • Jan a déclaré que ce serait bon pour la communauté internationale
  • Gwen a vérifié le calendrier et il n’y avait pas de grands événements AA au calendrier
  • Mark M. a fait une motion qui a été appuyée par Jane pour tenir les assemblées de l’OIAA la 3e semaine du 3e mois de chaque trimestre. La motion a été adoptée à l’unanimité.
  • Les dates des assemblées de cette année seraient le 18/3, le 19/6, le 16/9 et le 16/12. Comme la date du 16/9 serait en conflit avec le Nouvel An juif, Rosh Hassanah, l’assemblée de septembre sera avancée au 9/9/

Rapports des comités

• Steppers – Mary m. / Gary
  • Mary occupe ce poste depuis 1 an après avoir été suppléante pendant 2 ans. Il lui reste encore un an à servir
  • Le comité des Steppers essaie de répondre aux demandes urgentes, la plupart des demandes provenant des États-Unis et du Canada. Le comité reçoit entre 350 et 400 demandes par mois. Il y a actuellement 10 membres actifs.
  • Le comité essaie d’envoyer 2 à 3 réponses par demande à chaque personne.
  • Mary a signalé qu’ils avaient reçu la première demande de Doha. Carlos a fourni des ressources à ces personnes.
• PAC – Jan BB
  • Le PAC traite maintenant les groupes pour l’inscription, mais l’avenir est incertain
  • Du 1/10 au 31/10, il y a eu 56 nouvelles réunions et il y a eu 49 nouvelles réunions du 1/11 au 30/11. Il semble que le nombre de nouvelles réunions ait ralenti
  • Les plaintes ont été réduites grâce au travail du comité de la technologie et à l’inclusion de conseils sur le site Web
  • Le PAC a refusé 1 inscription pour un centre de traitement et 1 personne a essayé d’inscrire des réunions de NA
  • Jan a une nouvelle membre, Louise, pour le comité d’Irlande avec 40 ans de sobriété. Jan fera de la formation avec elle.
• CPC – Paula d.
  • A essayé de contacter l’intergroupe local pour voir s’ils ont des besoins, mais n’a pas encore reçu de réponses
  • Aimerais développer une vidéo discutant de la différence entre les réunions ouvertes et fermées. D’autres vidéos pourraient également être possibles.
• Jon h. – PI
  • Le comité PI a reçu 174 demandes en octobre et 175 en novembre
  • La politique du comité est de répondre dans la langue de la demande. 10 réponses étaient en espagnol et 3 en français.
  • Le comité s’est réuni samedi dernier pour discuter de ses lignes directrices et rédigera une version une fois qu’il y aura un modèle. Le comité a examiné les lignes directrices fournies par le GSO, mais a constaté que bon nombre d’entre elles sont axées sur les comités PI en personne
  • Jon a commenté la nécessité d’un secteur en ligne. Il a estimé que plus d’informations étaient reçues lorsqu’il était un GSR par opposition à un IGR.
  • Jeff a mentionné à Jon qu’il y a 3 districts en ligne qui coordonnent le travail de PI et de CPC avec les groupes en ligne dans leurs districts. Ces districts ont des présidents de PI et de CPC que vous pourriez vouloir contacter. Jeff a dit qu’il enverrait à Jon et Paula les coordonnées des DCM dans ces districts.
• Unité – Dave w.
  • Le comité de l’unité a élu Amy B. comme notre présidente pour la prochaine rotation à partir de janvier et attend l’approbation du conseil d’administration
  • Le comité a un projet de partenariat en cours qui permettra à d’autres entités (GSO et intergroupes) d’avoir un espace sur notre site Web
  • Le projet d’événements fournira une série d’ateliers de partage avec d’autres entités AA
  • Le comité travaille sur un sondage de questions pour les groupes sur la participation au service général
  • Le comité travaille sur son rapport annuel aux membres
  • Amy s’est présentée et son curriculum vitae de service a été présenté. Elle a 34 ans de sobriété et a été IGR dans l’OIAA au cours de la dernière année. Elle a également été GSR, DCM et présidente du CPC dans le secteur 47 du centre de New York.
• Rapport de la technologie – Mark m.
  • Le comité a été occupé et est un comité international avec des membres en Suisse et en Nouvelle-Zélande
  • Ajout de 100 réunions en octobre et novembre, dont 44 ont été supprimées
  • Mise à jour de la section Nouvelles pour informer les groupes qu’ils peuvent demander de l’aide pour les bombardiers
  • Un certain nombre de mises à jour ont été apportées au site Web avec beaucoup de temps consacré
  • Le comité a travaillé avec Mindfront sur :
    • Une refonte du site Web
    • Reconstruction de l’annuaire des réunions
    • Google Workspace pour chaque comité
  • Il y aura un certain nombre de changements dans les 2 à 3 prochains mois, notamment :
    • Utilisation de Google Meet plutôt que de Zoom
    • Calendrier intégré
    • Un Google Workspace pour chaque comité
  • Il y aura des séances de formation au cours des deux prochains mois
  • Mark a mentionné qu’une page du conseil d’administration est en cours d’ajout sous le site Web sous la rubrique À l’intérieur de l’OIAA. Cette page contiendra les ordres du jour du conseil d’administration, les réunions du conseil d’administration et la liste des membres du conseil d’administration.

Gwen a passé le marteau à la présidente désignée, Jane. Jane a remercié Gwen pour son leadership au cours des dernières années et a mentionné un certain nombre de ses réalisations.

La réunion du conseil d’administration avec les présidents de comité s’est terminée par la Déclaration d’unité à 19 h 40.

Les présidents de comité ont quitté la réunion et le conseil d’administration s’est réuni à huis clos pour discuter de l’approbation d’Amy B. en tant que présidente du comité de l’unité. Jeff B. a fait une motion pour approuver la sélection d’Amy B. comme présidente du comité de l’unité et Jane G. a appuyé la motion. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité pour approuver Amy B. comme présidente du comité de l’unité.

La réunion du conseil d’administration a été ajournée à la session HAE et s’est terminée par la Déclaration d’unité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Une motion a été faite par Mark M. pour approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 11/8/22 tel que modifié et a été appuyée par Jane G. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
2. Jane G. a proposé que Susan R. soit nommée vice-présidente de l’organisation et Jeff B. a appuyé la nomination. Susan a été approuvée à l’unanimité.
3. Mark M. a fait une motion qui a été appuyée par Jane pour tenir les assemblées de l’OIAA la 3e semaine du 3e mois de chaque trimestre. La motion a été adoptée à l’unanimité
4. Jeff B. a fait une motion pour approuver la sélection d’Amy B. comme présidente du comité de l’unité et Jane G. a appuyé la motion. Le conseil d’administration a voté à l’unanimité pour approuver Amy B. comme présidente du comité de l’unité.

Humblement soumis,

Jeff bernknopf
Secrétaire de l’OIAA