Participants :

Jeff B., Secrétaire
Amy B., Présidente de l’Unité
Jan BB., Présidente du PAC
Paula D., Présidente du CPC
Melinda F., Présidente suppléante de la Technologie
Jane G., Présidente
Jon H., Président du PIC
Mark M., Président de la Technologie
Susan R., Vice-présidente
Brian R., Trésorier

Jane G., Présidente, a ouvert la séance à 17h03 EDT (14h03 PT). La réunion a débuté par la prière de la Sérénité. Jane a présenté Melinda F. comme nouvelle présidente suppléante de la Technologie. Jane a demandé que toute personne recherchant un suppléant pour son comité ou son poste l’en informe.

Rapports des comités

Comité de l’unité – Amy B., présidente

• Amy a rapporté que le comité a eu récemment de nouvelles activités de la part de personnes qui ont assisté au Forum IGR et que le comité conservera son format hebdomadaire.
• Amy a indiqué qu’elle dispose d’une liste des 66 BSG dans le monde et d’une liste des Intergroupes avec lesquels son comité prendra contact.
• A fourni un rapport écrit à la Présidente
• Amy recherche des manuels de Service d’autres pays, merci de les lui envoyer si vous en avez
• Le Comité utilisera Google Workspace et migrera nos documents actuels des Google Drives vers cet espace de travail

Comité de coopération avec la communauté professionnelle – Paula D., présidente

• Paula a rapporté qu’elle s’est connectée au groupe de travail PI/CPC d’Amérique du Nord qui sera une bonne ressource pour le travail de la 12^e étape
• Paula a travaillé avec Tim C. de la région de San Francisco qui a souligné que nous devrions inclure
• Elle a traité certaines demandes de brochures et de livres qui l’ont obligée à trouver les ressources nécessaires pour ces demandes, notamment en contactant le BSG
• Paula a commencé à travailler avec une femme qui possède un centre de désintoxication à Sun City, Arizona, et qui souhaite y introduire une réunion des AA. Cependant, son équipe juridique n’autorise pas les réunions en ligne car ils affirment que cela viole les exigences HIPPA.
• En collaboration avec Tim C., il existe un nouveau logiciel qui diffuse du contenu vidéo et Paula aimerait que Tim nous fasse une démonstration du logiciel.
• Suite à sa présentation au Forum IGR, 5 personnes se sont portées volontaires pour travailler au sein du comité, dont 2 personnes au Royaume-Uni.
• Paula a créé une vidéo qu’elle aimerait nous montrer qui explique la différence entre les réunions ouvertes et fermées. Il y a eu quelques difficultés techniques pour montrer la vidéo.
• Jeff a demandé si Paula et Jon ont contacté les Districts en ligne aux États-Unis/Canada. Il a mentionné que A72 dans l’ouest de Washington et A48 NE NY ont des Districts en ligne et font du travail de comité sur leurs comités PI/CPC

Comité d’information publique – Jon H., président

• Jon a remercié Mary pour sa présentation PI lors du récent Forum IGR. Il a rapporté que 3 nouveaux volontaires ont rejoint le Comité parmi les participants au Forum, portant le nombre total de membres du Comité à 12
• Malheureusement, le seul membre bilingue du Mexique a quitté le comité.
• 95 % des demandes reçues sont en anglais, la majorité des demandes non anglophones étant en espagnol et quelques-unes en français. Pour la première fois, quelques demandes en arabe ont été reçues.
• Il y a environ 6 demandes par jour mais janvier a atteint une moyenne de 7 par jour.
• Jon a rapporté que Mark et le comité Tech aident à la migration vers Google Groups

Comité des finances – Spencer H., président

Aucun rapport.

Comité technologique – Mark M., président / Melinda F., suppléante

• Le Comité Tech s’est développé “à pas de géant”. De 3 ou 4 membres l’année dernière, il compte actuellement 23 membres.
• En conséquence, le comité Tech sera divisé en plusieurs catégories :
  1. Services aux membres – pour soutenir l’annuaire des réunions
  2. Services de sécurité – pour assurer la sécurité des réunions
  3. Équipe de soutien aux événements – pour fournir un soutien aux Forums IGR, aux Assemblées et aux Ateliers
  4. Équipe de communication et design pour les services de conception et le soutien aux prospectus
  5. Soutien aux archivistes
• Il y aura également un soutien pour les services Cloud pour la migration vers Google Workspace et le support pour Google Workspace, les emails et les contacts Google
• Il y a aussi le soutien pour le site Web de l’OIAA qui est notre principal portail vers le monde. Un nouveau site Web sera lancé en mars.
• La tendance des groupes demandant à être retirés de notre Annuaire s’inverse et des réunions supplémentaires continuent d’être listées.
• Mark a indiqué que le comité envisage de faire appel à un expert pour aider avec certains des aspects plus techniques de l’utilisation de Google Workspace
• Jeff a demandé sur les 6 500 réunions, dans quelle mesure nous sommes certains que ces groupes sont toujours actifs. Mark pense que la plupart des groupes sont toujours actifs mais qu’avec Google Contacts, nous pourrons identifier un contact principal et secondaire pour chaque groupe. Il faudra également mettre en place un processus pour gérer les groupes qui ne répondent pas.
• Jeff a également demandé si les Comités pourront définir la mise en page et les informations sur leurs pages de Comité. Mark a répondu que son Comité travaillera avec les autres Comités pour définir leurs pages et qu’un modèle commun sera probablement disponible.
• Jane a mentionné qu’il sera important de contacter les groupes alors que nous essayons de déterminer le niveau de participation de nos groupes internationaux.
• Jon a mentionné qu’il continue d’être nerveux géographiquement. Sa préoccupation est que son groupe, qui est présent dans plusieurs pays et compte des participants du monde entier, est véritablement international et il ne veut pas que le groupe soit lié uniquement à l’Amérique du Nord. Il s’inquiète du fait que notre perspective est largement basée sur l’Amérique du Nord et n’est pas suffisamment mondiale.

Comité des Steppers – Mary M., présidente

Pas de rapport.

Comité des politiques et admissions – Jan BB., Présidente

• Jan a rapporté qu’elle a un nouveau membre du comité qu’elle va commencer à former.
• En janvier, il y a eu 45 inscriptions de réunions
• Jan a rapporté que l’atelier sur la Sécurité a été très bien reçu et a donné aux membres plus d’informations sur la manière de maintenir leurs réunions en sécurité.
• Toujours à la recherche de nouveaux membres mais aucune compétence particulière n’est requise

Approbation du procès-verbal du conseil d’administration – Jeff b., secrétaire

En janvier, l’approbation du procès-verbal du Conseil de décembre du 13/12/2022 a été reportée à la réunion du Conseil d’aujourd’hui afin de donner aux membres du Conseil l’occasion de les examiner correctement. Aucun commentaire ni correction n’a été proposé. Une motion a été présentée par Susan R., et appuyée par Brian R. pour accepter le procès-verbal du Conseil de décembre. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Le procès-verbal du Conseil de janvier (10/01/23) a été envoyé mais la plupart des membres du Conseil n’ont pas eu l’occasion de l’examiner. Une motion a été présentée par Susan R. pour reporter l’approbation du procès-verbal de la réunion du Conseil de janvier (10/01/23) au mois prochain. La motion a été appuyée par Jane G. et adoptée à l’unanimité.

Rapport du trésorier – Brian R., Trésorier

• Brian a discuté de plusieurs questions qui affectent les aspects administratifs de nos Finances, notamment :
  • L’organisation a besoin d’une adresse postale physique qui ne change pas lorsqu’un nouveau Secrétaire prend ses fonctions
  • Le compte bancaire, actuellement basé à Chicago, a été difficile à gérer
  • Par crainte que notre prochain Trésorier n’ait pas une solide formation en comptabilité, le budget de cette année a été approuvé avec l’anticipation d’embaucher un comptable professionnel.
• Une boîte postale itinérante a été mise en place où un service de courrier reçoit le courrier, le numérise et nous l’envoie électroniquement. Le courrier physique réel peut nous être envoyé sur demande. Cette adresse est également utilisée pour nous envoyer des chèques et les images numérisées sont utilisées pour déposer les fonds directement sur notre compte bancaire.
• Brian a indiqué que nous utiliserons une nouvelle banque, Mercury, qui n’est pas vraiment une banque mais une société FinTech soutenue par une banque américaine. Cela facilite le changement des signataires lorsque les Dirigeants changent. Un processus d’approbation des paiements a également été mis en place et les connexions à Mercury nécessitent une 2FA (authentification à deux facteurs) via une application. Mercury permet également d’avoir des cartes de crédit virtuelles à usage unique liées à un fournisseur spécifique comme Zoom ou Google Workspace. Cela a été un changement radical pour l’organisation.
• Une comptable, Lori, a été embauchée. Lori dirige une petite entreprise individuelle, Run Your Wealth, et connaît bien les organisations à but non lucratif. Elle s’occupera de notre comptabilité, créera les rapports financiers nécessaires et s’occupera de nos impôts.
• Jon a mentionné que au PIC, lorsqu’on leur demande de contribuer à l’OIAA, le comité renvoie la personne vers notre site Web mais ils ont fait savoir aux gens que nous n’avons pas besoin d’argent maintenant. Brian a déclaré que cela sera discuté lors de la prochaine réunion des Finances et qu’une forme de communication aux membres devra être faite.

Rapport de la présidente – Jane G.

• Jane a rapporté que le comité ad hoc des Lignes directrices avance et a fait une première lecture des Lignes directrices. Le comité examinera les Statuts pour s’assurer que les Lignes directrices sont en accord avec les Statuts.
• Le comité des Lignes directrices développe un modèle pour les Comités afin que chaque comité puisse développer sa propre charte (lignes directrices du comité).
• Jane a fait une liste d’appel aux bénévoles qui est publiée sur le site Web
• Jane a indiqué qu’un projet d’ordre du jour et de script pour l’Assemblée de mars a été fourni et qu’elle travaille avec un comité pour finaliser le script. L’Assemblée de mars sera une Assemblée d’information où nous mettrons en évidence les changements apportés au site Web et autres changements technologiques.
• Plusieurs politiques du Conseil doivent être mises en place, notamment :
  • Une politique de protection des lanceurs d’alerte
  • Une politique sur les conflits d’intérêts
  • Une politique de conservation/destruction des documents

Les modèles pour ces documents, qui peuvent nécessiter une personnalisation, seront
disponibles prochainement.

• Un membre du comité de l’Unité a demandé des fonds pour se rendre aux Congressos en Colombie où elle vit. Jane a transmis cette demande au comité des Finances pour approbation.
• Jeff a mentionné qu’il a préparé le budget pour la participation à l’ICOAA qui sera une demande de 3 500 $, soit 1 750 $ par personne.

Création d’un comité de communication – Jane G.

• Jane a proposé la création d’un comité de Communication en tant que comité ad hoc qui servirait plusieurs objectifs. Ce comité serait responsable du script pour l’Assemblée, de la communication concernant la tenue de l’Assemblée, de la création d’un sondage pour l’Assemblée et de l’engagement des services de traduction. Ce comité créerait également une nouvelle vidéo d’orientation pour les Groupes
• Brian a demandé s’il y avait quelqu’un qui était intéressé à présider ce comité. Jane a mentionné qu’elle a rencontré quelqu’un qui était intéressé.
• Jeff a demandé pourquoi ce comité serait créé en tant que comité ad hoc plutôt que comme comité permanent. Jane a répondu qu’il y a beaucoup d’informations encore à découvrir qui devront être étudiées avant que la fonction et la portée du comité puissent être définies.
• Jeff B. a présenté une motion pour créer un comité ad hoc de Communication qui a été appuyée par Susan R. Il n’y a pas eu d’autre discussion sur la motion et les membres du Conseil présents ont voté à l’unanimité pour approuver cette motion.
• Jane a déclaré qu’elle prendra en charge le comité de Communication et confiera la présidence du comité ad hoc des Lignes directrices à notre Vice-présidente, Susan R., qui a accepté de présider le comité à l’avenir.

Proposition de faire du groupe de travail Grapevine, La Viña et Magazine un comité ad hoc de l’OIAA – Jeff B., Secrétaire

• Jeff a décrit la mission du groupe de travail Grapevine, La Viña et Magazine qui a été créé pour aider les groupes en ligne à obtenir des représentants de magazine et à fournir des ressources pour ces représentants, y compris de courtes vidéos interprétées en ASL. Il a souligné que la mission de ce groupe de travail est similaire à celle des comités PIC et CPC et qu’elle s’aligne bien avec la mission de l’OIAA. Les ressources de l’OIAA seraient très bénéfiques pour le groupe de travail.
• Une motion a été présentée par Susan R. et appuyée par Brian R. pour créer un comité ad hoc Grapevine, La Viña et Magazine. Il n’y a pas eu de discussion supplémentaire et le Conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.
• Mark a demandé que la création de tout nouveau comité ad hoc soit faite avant la réunion du Conseil afin de donner suffisamment de temps pour examiner un nouveau comité.

Approbation du président du comité de la Convention

• Avec l’approche du comité de la Convention internationale en 2025, le Conseil a estimé qu’il était temps de réactiver le comité de la Convention qui coordonnerait les activités d’une salle d’accueil pour l’OIAA à la Convention internationale à Vancouver en 2025.
• Jeff a parlé avec Terry N., un Canadien de Toronto et membre du groupe Global Eyeopener, au sujet de la présidence de ce comité. Terry a de l’expérience avec les Conventions internationales et a de l’expérience avec les salles d’accueil lors de ces Conventions.
• Jan a mentionné qu’elle a assisté aux Conventions internationales dans le passé et a déclaré qu’il faut deux ans pour planifier l’événement. Jan a proposé son expertise des Conventions internationales passées pour faire partie du comité.
• Mark a présenté une motion pour approuver Terry N. comme président du comité de la Convention. La motion a été appuyée par Brian R. et le Conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Curriculum vitae de service – Susan R., Vice-présidente

• Comme Susan a été nommée Vice-présidente, elle n’a pas eu l’occasion de fournir son curriculum vitae de service qu’elle va maintenant présenter
• La date de sobriété de Susan est le 07/12/1987 et son Groupe d’attache est à New Ark, Delaware. Elle a déclaré qu’elle a un parrain de rétablissement et de service et qu’elle parraine d’autres personnes. Susan a servi dans différents postes des Services généraux, notamment comme Déléguée de la Région, Panel 66, de A12 Delaware, servant au comité des Services correctionnels.

La réunion du Conseil s’est terminée à 18h45 EST (15h45 PT) et a été clôturée par la Déclaration d’Unité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Une motion a été présentée par Susan R., et appuyée par Brian R. pour accepter le procès-verbal du Conseil de décembre. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.
2. Une motion a été présentée par Susan R. pour reporter l’approbation du procès-verbal de la réunion du Conseil de janvier (10/01/23) au mois prochain. La motion a été appuyée par Jane G. et adoptée à l’unanimité.
3. Jeff B. a présenté une motion pour créer un comité ad hoc de Communication qui a été appuyée par Susan R. Il n’y a pas eu d’autre discussion sur la motion et les membres du Conseil présents ont voté à l’unanimité pour approuver cette motion.
4. Une motion a été présentée par Susan R. et appuyée par Brian R. pour créer un comité ad hoc Grapevine, La Viña et Magazine. Il n’y a pas eu de discussion supplémentaire et le Conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.
5. Mark a présenté une motion pour approuver Terry N. comme président du comité de la Convention. La motion a été appuyée par Brian R. et le Conseil a voté à l’unanimité pour approuver la motion.

Humblement soumis,
Jeff Bernknopf
Secrétaire de l’OIAA