Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration OIAA du 10 janvier 2023

Participants :
Jeff B., Secrétaire
Jane G., Présidente
Mark M., Président de la technologie
Susan R., Vice-présidente
Brian R., Trésorier

Jane G., Présidente, a ouvert la séance à 17h07 EST (14h07 PT). La réunion a commencé par la prière de la Sérénité.

Les procès-verbaux du conseil d’administration de la réunion du 13/12/22 ont été envoyés, mais la plupart des membres du conseil d’administration n’ont pas eu l’occasion de les examiner. Susan R. a proposé de reporter l’approbation des procès-verbaux de la réunion du conseil d’administration du 13/12/22 au mois prochain. La motion a été appuyée par Mark M. et adoptée à l’unanimité. Jeff a également noté que les procès-verbaux modifiés du mois dernier ont également été envoyés.

Devrions-nous modifier le format de la réunion combinée du conseil d’administration et des comités ?

• Jane a soulevé la question de savoir s’il fallait continuer la réunion du conseil d’administration avec les présidents de comités de la même manière que la réunion du conseil d’administration de décembre en raison des préoccupations concernant la durée de la réunion.
• Le conseil d’administration a discuté de la question :
  • Brian a mentionné que c’était long, mais que la raison d’avoir les présidents de comités présents était qu’ils puissent participer et sentir qu’ils pouvaient exprimer toute question ou préoccupation. Il a suggéré que nous ne leur demandions pas de présenter leurs rapports écrits, mais que nous puissions plutôt nous concentrer sur toute préoccupation.
  • Mark a suggéré que nous ayons des horaires plus stricts et que nous donnions à chaque comité 5 minutes pour présenter ce qu’il souhaite.
  • Jane a dit que sa préoccupation était que les membres du conseil d’administration soient au courant de ce qui se passe dans chaque comité. Elle a discuté de l’exemple du comité de sécurité et de s’assurer que nous comprenons le processus d’intégration d’un groupe. Elle a suggéré que le conseil d’administration puisse faire venir un comité pour discuter d’une préoccupation ou d’un problème spécifique.
• Jane a soulevé la question de savoir si nous devons demander au comité PAC de présenter leur processus d’intégration des groupes au conseil d’administration. Cela a mené à une discussion sur la question de savoir si suffisamment est fait pour intégrer et former de nouveaux groupes, en particulier en ce qui concerne la sécurité des réunions. Le consensus était qu’il n’y avait pas assez de personnes pour faire cela de manière ponctuelle, mais que des sessions de groupe pourraient être organisées. Le comité de technologie examine la possibilité d’organiser ce type de sessions.

Assemblées pour 2023

• La prochaine assemblée est prévue pour le 18 mars et un script sera nécessaire pour l’assemblée. Jane a demandé quel serait l’objectif de l’assemblée.
• Jeff a déclaré que le comité des directives ne finirait probablement pas son travail à temps pour l’assemblée de mars, mais qu’il serait probablement prêt en juin. Une suggestion qu’il a offerte était de demander à un certain nombre de comités de faire une présentation sur leur comité et de demander des volontaires. Il a également suggéré que nous pourrions avoir une présentation sur les points de l’ordre du jour de la conférence finale pour la 73^e Conférence générale de service en avril.

• Mark a mentionné que le nouveau site web sera terminé début mars, mais que le lancement pourrait être fait lors de l’assemblée.
• Brian a suggéré qu’une présentation des finances de l’organisation à chaque assemblée soit une partie standard de chaque assemblée, la dernière assemblée de l’année étant un examen du budget proposé pour l’année suivante.
• Jane a suggéré qu’un panier de questions puisse être mis à disposition pour permettre aux participants de poser des questions.
• Jane a déclaré qu’elle rassemblerait quelques personnes pour aider avec le script détaillé de l’assemblée en utilisant le script de l’assemblée d’élection comme point de départ.
• Jeff a déclaré qu’il élaborerait un ordre du jour préliminaire basé sur les suggestions faites par tout le monde.
• Susan a déclaré qu’elle pensait que l’assemblée devrait durer au maximum 1,5 heure et le reste du conseil d’administration était d’accord.

Ateliers de sécurité

• Jane a discuté du statut des ateliers de sécurité qui étaient organisés par Steph. Aucun travail n’a encore été fait pour préparer un atelier de sécurité prévu pour le 11/02 et il est tard dans le processus pour préparer un dépliant, planifier l’atelier et informer les membres.
• Entre-temps, Mark a programmé un atelier de sécurité pour ce samedi et il est préparé avec un ordre du jour. L’urgence d’organiser cet atelier de sécurité est de traiter le problème des 61 groupes qui se sont délistés en décembre en grande partie à cause des perturbateurs Zoom.
• Après une discussion plus approfondie, le conseil d’administration a estimé qu’un atelier de sécurité le 11/02 n’était pas faisable et qu’un nouveau président pour développer les ateliers de sécurité devrait être trouvé.

Réunion avec OIAA et le bureau international de GSO

• Jane a suggéré que nous initiions une réunion avec le bureau international de GSO pour discuter du Fonds international de littérature (ILF). Actuellement, OIAA dispose de fonds excédentaires et envisage de contribuer une partie de ces fonds à l’ILF.
• Susan a exprimé sa préoccupation que soutenir l’ILF ne semble pas être l’objectif de la mission d’OIAA qui est énoncée dans les statuts.
• Brian a fourni un contexte au conseil d’administration concernant notre situation financière. Il a déclaré que nous sommes passés d’« une petite organisation endormie » à une organisation assise sur beaucoup d’argent. La question à laquelle il est arrivé est de savoir si nous devrions faire des distributions en dehors des États-Unis en raison de problèmes fiscaux et de blanchiment d’argent.
• Susan a réitéré qu’elle estimait que notre objectif devrait être de nous connecter avec d’autres intergroupes aux États-Unis/Canada et à l’étranger, en restant en dehors du service général. Elle a également questionné si nous sommes considérés comme un intergroupe enregistré.
• Jeff a mentionné qu’il y a une organisation à laquelle nous appartenons appelée ICOAA qui est une organisation des intergroupes aux États-Unis et au Canada. Les membres d’ICOAA se réunissent avec GSO et le Grapevine lors d’une conférence annuelle qui a été suivie virtuellement par Gwen et Barry en 2021 et par Jeff en personne au Colorado en septembre 2022.
• Jeff a également mentionné que l’ICOAA a un comité de communications qui se réunit avec GSO sur une base trimestrielle pour discuter des questions d’intergroupe, ce qui, selon lui, est là où nous devons concentrer nos efforts.

Faire des contributions avec les fonds excédentaires

• Brian a déclaré qu’il y a eu des discussions lors des réunions du comité des finances et qu’il y avait beaucoup de préoccupations concernant les distributions. Il a dit qu’il y a eu plus d’arguments et de désaccords sur cette question que sur toute autre depuis qu’il est impliqué.
• Brian a estimé qu’il aimerait avoir la perspective des présidents de comités sur ce sujet et a estimé que c’était exactement le type de question à discuter lors d’une réunion du conseil d’administration où les présidents de comités assistent.

Programme de développement du leadership

• Gwen, ancienne présidente d’OIAA, s’est portée volontaire pour coordonner le développement de ce programme. Susan a accepté d’aider également.

Comité Get Into Action (GIA) et l’utilisation du logo OIAA

• Jane a discuté du problème avec le comité GIA utilisant le logo OIAA sur leur dépliant. Le comité GIA en a discuté et a déclaré qu’ils auraient dû dire que les groupes associés à GIA sont membres d’OIAA pour éviter l’implication que GIA fait partie d’OIAA.
• Jane a mentionné que la prochaine assemblée publique, qui sera la 6^e ou 7^e assemblée publique, a pour but de faire croître vos groupes en ligne avec 19 présentations de 11 groupes en ligne comme tendre la main aux nouveaux arrivants et comment ils créent leurs postes de service.
• Jane a demandé au conseil d’administration s’il serait disposé à approuver les fonds pour la traduction de l’assemblée publique. Jane a expliqué que le comité GIA a commencé avec le groupe d’étude Three Legacy de Jane et s’est développé en comité lorsque plusieurs autres groupes en ligne comme le Back Porch International et Global Eyeopener se sont joints.
• Mark a demandé si le comité GIA pourrait être intégré à OIAA comme un autre comité car leur mission est alignée avec la nôtre. Jane et Jeff ont répondu qu’ils estimaient que le comité serait disposé à le faire.
• Jane a demandé au conseil d’administration s’il aimerait que Jane et Jeff invitent le comité GIA à devenir un comité d’OIAA. Mark a déclaré qu’il avait observé le comité GIA pendant l’année écoulée et se demandait pourquoi ils ne faisaient pas partie d’OIAA. Brian a commenté qu’il était d’accord pour inviter le comité à faire partie d’OIAA, ce qui nécessiterait l’approbation d’une assemblée.
• Jane a demandé l’argent pour la traduction de l’assemblée publique GIA avec 240 $ pour la traduction ASL et 120 $ pour la traduction espagnole au conseil d’administration. Jeff a proposé d’allouer les 360 $ pour la traduction de l’assemblée publique GIA. La motion a été appuyée par Brian et approuvée à l’unanimité par le conseil d’administration.

Activation du comité de convention OIAA

• Jeff a souligné que la convention internationale aura lieu en 2025 et que la planification prendra du temps, soit 2 ans.
• Brian a déclaré que c’est le bon moment pour mettre en place ce comité car la planification prendra du temps.
• Jane a déclaré que nous aurons besoin d’un bon président pour ce comité. Jeff a suggéré que Terry N. du Global Eyeopener pourrait être un bon choix et qu’il pourrait la contacter.
• Jeff a mentionné que GSO met de côté des chambres d’hôtel pour les salles d’hospitalité qui sont données gratuitement à différentes entités AA (régions, intergroupes, etc.) et nous devrions en demander une.

La réunion du conseil d’administration s’est ajournée à 18h28 EST et s’est terminée par la Déclaration d’unité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Susan R. a proposé de reporter l’approbation des procès-verbaux de la réunion du conseil d’administration du 13/12/22 au mois prochain. La motion a été appuyée par Mark M. et adoptée à l’unanimité.
2. Jeff a proposé d’allouer les 360 $ pour la traduction de l’assemblée publique GIA. La motion a été appuyée par Brian et approuvée à l’unanimité par le conseil d’administration.

Humblement soumis,

Jeff Bernknopf

Secrétaire de l’OIAA