Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration OIAA du 11 octobre 2022

Participants :
Jan BB., Président PAC
Jeff B., Secrétaire suppléant
Paula D., Président CPC
DC Dave, Président Unité
Gary, Président suppléant Steppers
Jane G., Vice-président
Jon H., Président PI
Mary M., Président Steppers
Barry M., Secrétaire
Mark M., Président Technologie
Brian R., Trésorier
Spencer W., Président Finance

Jane G., Vice-président, a ouvert la séance à 17h02 EDT (14h02 PT). La réunion a commencé par la prière de la Sérénité.

Le procès-verbal du conseil d’administration du 13/09/22 a été examiné. Mark M. a fait une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 13/09/22 tel que présenté et celle-ci a été appuyée par Jeff B. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité.

Rapport du président : Jane
Jane G., remplaçant Gwen Mc. qui était absente, a fourni un rapport de président. Jane a brièvement informé le conseil des progrès du comité ad hoc des statuts.

Anciennes affaires :

• Recrutement – Rien de nouveau à signaler

Rapport du secrétaire – Barry M. / Jeff B.

• Barry a déclaré que le procès-verbal de la réunion du conseil d’aujourd’hui sera rédigé par Jeff B. Barry a fourni une mise à jour sur la prochaine étape pour les statuts approuvés. Barry a déclaré que la prochaine étape serait la soumission d’un document 1023 à l’IRS pour le rétablissement de notre statut 501c3 et qu’il a reçu un document de Pro Bono Associates sur la façon de procéder. Ce document fournit deux options :
  • Remplir le document 1023 rétroactivement pour les 11 à 12 dernières années, ce qui nous libérerait de toute responsabilité fiscale
  • Remplir le document 1023 à partir de la date de soumission, ce qui pourrait nous laisser avec une responsabilité fiscale pour les années passées
• Barry a déclaré que le conseil doit décider mais que la première option serait très difficile en raison d’un manque de dossiers. Barry a mentionné que bien que le 1023 puisse être soumis à tout moment, la fin octobre serait idéale
• Brian R. a déclaré que du point de vue du trésorier, nous avons les fonds mis de côté pour toute pénalité rétroactive et que l’organisation avait des fonds importants au cours des 2 dernières années. Il a également mentionné que toutes nos déclarations fiscales passées ont été déposées.
• Mark M. a fait une motion pour remplir le formulaire 1023 à partir de la date de soumission. Barry M. a appuyé la motion. Il n’y a eu aucune discussion et le conseil a voté à l’unanimité pour approuver.

Rapports des comités

• Le rapport du comité Steppers a été soumis à l’Assemblée
  • Steppers continue d’être actif en répondant en moyenne 4 fois à chaque demande
  • Envisage d’ajouter un bouton au site web pour demander des bénévoles, en particulier bilingues et trilingues
• PAC – Jan BB
  • Ont 10 personnes qui répondent aux demandes PI/CPC avec 7 demandes par jour, principalement en anglais
  • Paula D. a récemment rejoint le conseil avec un intérêt pour CPC
  • Jon a proposé au conseil que le comité PI/CPC soit divisé en 2 comités, PI et CPC. Jon resterait président PI et Paula présiderait le comité CPC
  • Jon a signalé qu’environ 1/3 de leurs demandes proviennent de membres qui ont besoin de trouver des réunions qui vérifient leur présence. Il a demandé qu’un filtre soit ajouté au site web pour aider à localiser les réunions qui offrent une preuve de présence. Mark M. a déclaré qu’un filtre a récemment été ajouté au site web, Preuve de présence, qui permet de n’afficher que les réunions qui offrent une preuve de présence.
  • Paula, qui a travaillé dans le comité Steppers, a signalé qu’elle est impatiente de commencer à travailler avec des professionnels
  • Jane G. a examiné les directives actuelles et PI et CPC sont répertoriés comme des comités séparés, donc rien ne doit être fait pour les séparer.
• Unité – DC Dave
  • Dave a lu son rapport à la réunion.
  • Dave a signalé que le 10 novembre, le comité Unité élira un candidat pour approbation par le conseil en utilisant la 3e procédure héritée et supervisée par quelqu’un qui n’est pas membre du comité
  • Le comité Unité a préparé son budget pour 2023 qui est d’environ 4 000 $ pour l’interprétation de réunions et la traduction de commentaires principalement en espagnol. Le projet de sensibilisation des liaisons continue avec de nouveaux liaisons et juridictions ajoutés. Des 137 juridictions (GSO et Intergroupes) sur la feuille de suivi, 32 ont des liaisons
  • Dave a signalé que le comité a fourni un rapport au Forum IGR du 24/09. Dave a signalé qu’il aimerait placer des documents qui décrivent la différence entre les Intergroupes et le Service général sur les pages du site web PI/CPC. Jane G. s’est portée volontaire pour aider avec des documents décrivant la différence car elle a été impliquée dans un effort similaire.
• Rapport technologie – Mark M.
  • Mark a fourni un rapport au conseil (voir en pièce jointe)
  • Mark a signalé qu’il y a 2 mois, le comité a envoyé une demande de proposition (RFP) cherchant une organisation pour fournir une mise à niveau de notre technologie avec une solution web et basée sur le cloud. Trois propositions ont été reçues et, après évaluation, deux des propositions ont été éliminées. Une entreprise, Mindfront, a rencontré le comité et nous a fourni des coûts projetés (voir en pièce jointe). La proposition nous aiderait à enregistrer Google Workspace for Non-profits pour fournir une plateforme de messagerie pour toutes les communications internes, listes de diffusion et peut-être Google Meets. Le projet n’a pas encore été attribué à Mindfront
  • La prochaine étape sera de rencontrer Mark Gilespie de Mindfront pour examiner notre site web et effectuer une reconstruction complète de nos répertoires de réunions et de membres. L’équipe du service de répertoire des réunions a fait 124 nouvelles entrées avec certaines entrées répertoriant plusieurs réunions ; 44 entrées ont été supprimées. 80 à 90 % des réunions qui ont supprimé leurs entrées ont cité les perturbateurs Zoom comme cause. 250 réunions ont eu leurs listes mises à jour.
  • Mark a déclaré que l’équipe développera la page de l’Assemblée électorale alors que le comité des directives finalise son travail sur l’Assemblée électorale
  • Mark a mentionné que nous avons reçu 9 entrées pour les logos. Mark a demandé au conseil comment ils aimeraient procéder au vote sur ces entrées de logo.
  • Brian a exprimé sa préoccupation que nous identifiions une solution qui soit supportable lorsque la rotation du président de la technologie se produit et que les nouveaux présidents de la technologie ne cherchent pas à refaire la solution qui est prouvée. Brian a également demandé le processus que nous utilisons et si nous adoptons une approche par phases. Mark a répondu que notre solution est construite sur les technologies standard de Google Workspace et WordPress. Mark prévoit que nous pourrons construire sur la solution initiale et ne nécessiterons pas un autre RFP.
• Finance – Spencer
  • Spencer a dû partir avant de pouvoir fournir un rapport au conseil

Rapport du trésorier : Brian R.

• Brian a signalé qu’il s’est concentré sur le processus de budget 2023 et qu’un premier projet initial du budget est prêt.
• Il y a eu beaucoup de discussions sur la distribution des fonds excédentaires par rapport à notre réserve prudente en tenant compte des recommandations du comité Unité et de plusieurs autres.
• Il y a encore besoin d’un trésorier suppléant
• Barry, Brian et Spencer se concentreront sur le dépôt pour restaurer notre statut 501c3

Nouvelles affaires

• Grapevine, La viña et groupe de travail magazine : Jeff
  • Jeff a signalé qu’il a réalisé qu’un représentant Grapevine (GvR) pour un groupe en personne remplit une fonction très similaire à un GvR dans un groupe en personne. Il a fait une motion dans son groupe d’origine, le Back Porch International, pour créer un poste pour un GvR et le groupe a créé le poste après avoir pris un vote.
  • En parlant avec plusieurs autres personnes, il y avait un accord que les groupes en ligne pourraient être encouragés à créer un poste pour un GvR, RLV (représentant La Vina) ou pour d’autres magazines dans leur pays comme le SHARE en Grande-Bretagne.
  • Pour faciliter cet effort, une réunion d’organisation se tiendra le samedi 22/10, à 13h EST (10h PT, 18h Royaume-Uni/Portugal) pour déterminer quel devrait être le rôle d’un représentant de magazine en ligne et identifier les ressources dont ils auront besoin.
  • Un dépliant a été préparé et Jeff a demandé la permission du conseil de distribuer ce dépliant aux membres OIAA. Le dépliant sera également traduit en espagnol et en portugais.
  • Mark M. a demandé s’il y avait un problème avec un groupe en ligne achetant un abonnement et ayant plusieurs membres du groupe utilisant ce même abonnement. Jeff a remarqué que c’est assez courant et arrive aussi avec les réunions en personne qui partagent un abonnement de groupe avec ses membres. Mark a demandé que cette politique soit validée avec le Grapevine et Jeff a accepté de les contacter.
  • Jane G. a demandé quelle était la demande du conseil et si une demande était faite pour créer un nouveau comité ad hoc Grapevine et Magazine. Jeff a répondu qu’à ce moment, la permission était demandée pour envoyer le dépliant du groupe de travail aux membres OIAA et que peut-être plus tard, selon le niveau d’intérêt, un comité ad hoc pourrait être créé.
  • Le conseil n’avait aucune objection à la distribution du dépliant.
• Directives Ad hoc : Jane G.
  • Jane a signalé que le comité ad hoc des directives a discuté de l’échelonnement de l’élection des officiers afin qu’il y ait continuité et que tous les postes ne sortent pas en même temps
  • Dans la note de Gwen, elle déclare que le comité ad hoc demande une direction du conseil concernant la durée des mandats et quels postes d’officiers élire dans cette première élection sous les nouveaux statuts afin que tous ne sortent pas en même temps.
  • Mark M. a souligné que les nouveaux statuts stipulent que tous les officiers doivent être élus et qu’il ne veut pas que nous soyons en non-conformité. Il a en outre suggéré que pour cette élection, le mandat sera de 1 an et que nous pouvons tenir des élections à nouveau l’année prochaine de manière échelonnée.
  • Brian a déclaré que selon les statuts, nous devons avoir une élection d’officiers et que leur mandat est de 2 ans. Les gens peuvent ensuite se retirer après 1 an, ce qui forcerait une nouvelle élection et mettrait en œuvre l’échelonnement des officiers.
  • Une clarification a été faite que les statuts demandent une élection chaque année mais ne spécifient pas quels postes doivent être élus.
  • Brian a déclaré que les postes que nous pourrions vouloir échelonner sont le président et le vice-président ainsi que le trésorier et le président des finances.
  • Brian a fait une motion que nous élisions tous les postes d’officiers cette année et la motion a été appuyée par Mark. Les membres du conseil ont approuvé cette motion à l’unanimité.
  • La question suivante posée était quel mois est le meilleur mois pour tenir des élections à l’avenir pour permettre le temps pour une transition. Cette année n’est pas idéale avec des élections tenues en décembre.
  • Jeff a suggéré que nous tenions des élections en octobre à l’avenir car il y a généralement beaucoup d’activité en septembre alors que les gens reviennent de l’été, les choses se calment généralement en octobre et il y aurait plus qu’assez de temps pour la transition.
  • Jeff a fait une motion pour tenir les élections d’officiers en octobre à l’avenir et la motion a été appuyée par Brian. Les membres du conseil ont approuvé cette motion à l’unanimité.
• Rôle d’historien/archiviste – Jane G.
  • Jane a apporté une question du comité ad hoc des directives quant à savoir s’il faut changer le nom du poste d’historien en archiviste.
  • Il n’y a actuellement aucun service dans le rôle d’historien et Jan a déclaré qu’elle a servi dans ce rôle dans le passé.
  • Mark a demandé si une partie du rôle de cette personne serait de maintenir l’enregistrement Zoom. Il a été déclaré que cela ferait probablement partie de leur rôle mais les rôles et responsabilités seront définis par le comité des directives.
  • Brian a fait une motion pour renommer le poste d’historien en archiviste. La motion a été appuyée par Barry. Les membres du conseil ont voté à l’unanimité pour approuver cette motion.
• Langues/Traductions Ad hoc : Jane G.
  • Reporté à la prochaine réunion

Il n’y avait pas d’autres nouvelles affaires.

La réunion du conseil s’est ajournée à 18h39 EDT et s’est fermée avec la Déclaration d’unité.

Résumé des motions

Les motions suivantes ont été votées et approuvées par le conseil lors de cette réunion :

1. Mark M. a fait une motion pour approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration du 13/09/22 tel que présenté et celle-ci a été appuyée par Jeff B. Le procès-verbal a été approuvé à l’unanimité. 2. Mark M. a fait une motion pour remplir le formulaire 1023 à partir de la date de soumission. Barry M. a appuyé la motion. Il n’y a eu aucune discussion et le conseil a voté à l’unanimité pour approuver.
2. Brian a fait une motion que nous élisions tous les postes d’officiers cette année et la motion a été appuyée par Mark. Les membres du conseil ont approuvé cette motion à l’unanimité 4. Jeff a fait une motion pour tenir les élections d’officiers en octobre à l’avenir et la motion a été appuyée par Brian. Les membres du conseil ont approuvé cette motion à l’unanimité. 5. Brian a fait une motion pour renommer le poste d’historien en archiviste. La motion a été appuyée par Barry. Les membres du conseil ont voté à l’unanimité pour approuver cette motion.