Mise à jour des finances – Janvier 2024
Comité des finances de l’OIAA
Procès-verbal
Samedi 13 janvier 2024
9h00 – HDT
11h00 – PDT
14h00 – EDT
Participants :
Jennifer – Trésorière de l’OIAA
Susan – Présidente de l’OIAA
Nona – Vice-présidente OIAA
Erica K. – Membre du sous-comité des finances
Mark – Président de la technologie OIAA
Nicky – Secrétaire du comité des finances
Jennifer dirige la Prière de la Sérénité. Tous les participants se joignent à elle.
Jennifer se présente en tant que Trésorière. Susan se présente en tant que Présidente. Nona se présente en tant que Vice-présidente. Mark se présente en tant que Président de la technologie. Erica se présente en tant que membre de l’équipe d’examen financier du Comité des finances. Nicky se présente en tant que Secrétaire
Examen de l’ordre du jour
Jennifer commence en disant qu’elle a renvoyé l’ordre du jour car de nouveaux éléments ont récemment été portés à la lumière. Jennifer demande une motion pour approuver l’ordre du jour.
Susan propose d’approuver l’ordre du jour. Mark l’appuie. Jennifer demande s’il y a une opposition. Il n’y en a pas.
APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR
Examen des procès-verbaux des réunions précédentes
Jennifer évoque les procès-verbaux des réunions précédentes et demande si tout le monde a eu l’occasion de les examiner. Jennifer demande une motion pour accepter les procès-verbaux. Susan propose d’accepter les procès-verbaux. Jennifer demande si quelqu’un s’oppose à cette décision. Aucune opposition.
APPROBATION DES PROCÈS-VERBAUX DES RÉUNIONS PRÉCÉDENTES
Jennifer explique que l’ordre du jour est chargé et commence à afficher les rapports financiers. Erica demande à Jennifer si les deux rapports sont inclus dans l’ordre du jour. Jennifer répond qu’elle les a tous les deux préparés.
Examen de l’écart budgétaire
Jennifer affiche l’écart budgétaire. Jennifer explique que la raison pour laquelle les revenus sont plus élevés qu’à l’habitude est que quatre chèques sont arrivés qui n’ont pas été encaissés avant la fin de l’année. Jennifer a appliqué une régularisation pour refléter ceci dans sa période appropriée. Elle montrera les écritures de journal associées à celles-ci. Les frais Paypal sont associés aux revenus. Les frais professionnels sont de 42,00 $ pour le système comptable. Jennifer dit que c’est la dernière régularisation pour l’International 2025 et qu’il y a un beau pécule de 5 500 $ à utiliser pour participer. Elle déclare que tout ce qui dépasse ce montant peut être dépensé en 2025. Jennifer continue l’examen. Les services de traduction ASL étaient pour l’Assemblée de décembre. Les autres technologies sont là où les dépenses Google sont allées pour 2023. En 2024, vous les verrez dans Hébergement/Gestion du site web. Elle déclare qu’une régularisation pour la gestion de l’hébergement web a été calculée au prorata pour une facture de 2 semaines pour notre technicien de service. Elle affiche l’écriture de journal général n° 4866 pour 162,50 $ à l’écran. Elle explique que nous avons reçu la facture après janvier mais qu’elle était associée à l’Assemblée, donc elle a été régularisée comme une dépense de 2023, même si elle sera payée en 2024. Elle déclare qu’elle sera annulée en janvier. Ensuite, elle affiche l’écriture de journal général n° 4866 pour 14,29 $. Elle explique que c’est la régularisation du prorata de 10 jours pour notre service technique. Et enfin, elle affiche l’écriture de journal général n° 4842 et déclare que ce sont les quatre chèques dont elle parlait plus tôt. 2 281,46 $ ont été régularisés en décembre pour les mettre dans la bonne année. Jennifer demande s’il y a des questions sur l’écart budgétaire. Erica aimerait connaître les revenus et pertes d’exploitation. Erica souligne D43 qui montre une perte de -2 413,00 $ dans « Revenus d’exploitation / ((Perte)) » et sous « Budget global décembre 2023 » dans les dépenses d’exploitation. Erica aimerait savoir si c’était réellement une perte. Jennifer répond que le budget avait changé lorsque l’augmentation de l’hébergement web avait été augmentée. C’est pourquoi le budget est devenu négatif. Erica aimerait aussi savoir où chercher les données de réserve prudente. Jennifer répond que c’est sur le bilan. Erica la remercie pour l’information. Jennifer demande s’il y a d’autres questions concernant l’écart budgétaire et demande si tout le monde est d’accord avec les régularisations finales de fin d’année. Aucun désaccord.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Jennifer affiche le bilan pour que tout le monde puisse le voir. Susan aimerait revenir un moment à l’écart budgétaire sur la deuxième page aux distributions qui ont été faites. Elle veut vérifier que l’Atelier technique national correspond à ses dossiers et n’a pas été payé. Jennifer confirme qu’effectivement, il y a un solde zéro dans cette catégorie. Mark aimerait ajouter qu’ils ont envoyé 10 personnes à l’Atelier technique national et qu’il croit que cette dépense avait été enregistrée ailleurs. Jennifer est d’accord et déclare que ces dépenses ont été catégorisées sous « Conférences » et ont un total de 6 460,00 $ là. Elle dit que les 450 $ au total pour les dix personnes sont inclus dans ce montant. Susan déclare que ce n’est pas une contribution, mais une dépense. Jennifer est d’accord. Jennifer demande si tout va bien, et Susan dit que oui.
Examen du bilan
Jennifer revient au bilan et commence avec un poste ajouté nommé Fonds non déposés. Elle explique que ce sont les quatre chèques qui n’ont pas été encaissés, mais qui devraient être reconnus en 2023. L’International 2025 a été la seule dépense régularisée précédente, cependant, il y a aussi 814,00 $ pour le passé web. La gestion/hébergement web sera pour janvier 2024. La dépense régularisée reviendra à 5 500 $. Jennifer déclare que c’est une écriture de journal de fin d’année. Les liquidités non marquées dépassent légèrement 100 000,00 $.
Jennifer dit qu’elle aimerait parler de la réserve prudente. Elle explique qu’elle voit l’épargne comme la réserve prudente. Elle demande la contribution du Comité des finances sur la façon d’aborder ce compte. Elle évoque que les directives stipulent six mois de réserve prudente plus un « jusqu’à six mois » supplémentaire de rétention de liquidités. Notre budget a environ 111 000 $ en dépenses. Jennifer a calculé la moitié des dépenses projetées pour 2024 soit 55 920 $. Il y a 60 000 $ dans la réserve prudente. Les options sont (1) (a) Laisser 60 000 $ là-dedans et dans six mois elle peut y mettre 51 840,00 $ pour égaler 55 920,00 $. (1)(b) Elle peut transférer 4 080 $ hors de la réserve prudente et les mettre dans le compte chèques et avoir le montant correct de 55 920,00 $ dans la réserve prudente pour les six prochains mois. ou (2) faire une réserve prudente mobile. Erica dit qu’elle a du mal à saisir ces options. Jennifer dit que la réserve prudente a 60 000 $ maintenant. Erica demande si c’est au-dessus du montant de 6 mois. Jennifer répond oui, mais ajoute que la réserve prudente dit six mois, donc vous pourriez simplement la laisser tranquille ou faire la moitié du budget projeté. Nona aimerait ajouter ses pensées en disant qu’elle pense que l’option de 6 mois est la meilleure pour ne pas être confondue s’il y a un dépassement de réserve prudente. Elle déclare aussi que les membres semblent regarder les dépassements de distribution. Elle ajoute qu’il n’y a pas de dépassements réels après avoir examiné les dépenses. Donc, Jennifer clarifie avec Nona qu’elle parle de changer les 60 000 $ aux 55 920 $. Nona est d’accord. Erica veut aussi clarifier qu’ils sont supposés garder la moitié plus « jusqu’à six mois » de rétention de liquidités. Jennifer répond que six mois de réserve prudente sont là dans un compte séparé, mais que nous avons aussi « jusqu’à six mois » de rétention de liquidités pour remplir le budget. Elle explique que les directives vont devenir un document permanent donc il pourrait arriver un moment où tout ce que nous avons est les 6 mois de réserve prudente. Pour l’instant nous avons la rétention de liquidités, mais cela ne sera pas toujours là. Erica déclare qu’elle comprend maintenant et est satisfaite. Jennifer explique que la réserve prudente est très statique, tandis que la rétention de liquidités peut aller de 0 $ à 6 mois de valeur.
Susan aimerait savoir où la rétention de liquidités est gardée. Jennifer répond qu’elle est gardée dans le compte chèques. Susan aimerait que ces catégories soient changées pour qu’ils sachent de quoi ils parlent. Elle suggère, « Mercury Chèques / Rétention de liquidités » et « Mercury Épargne / Réserve prudente ». Jennifer explique que pour changer le nom sur le rapport, elle devrait changer le nom sur le compte. Jennifer dit que s’ils aimeraient que ces noms soient générés sur le rapport, elle devrait changer le nom du compte. Erica demande si une note peut être ajoutée. Jennifer déclare qu’elle n’est pas à l’aise de changer le compte chèques puisque ce sont leurs dépenses d’exploitation. Elle n’est pas non plus à l’aise de changer le nom loin de Mercury, mais accepterait « Mercury Épargne – Réserve prudente ». Elle demande si c’est un consensus avec le groupe. Jennifer aimerait maintenant réitérer les décisions qui ont été prises. (1) Que le groupe aimerait prendre la moitié des dépenses totales de 2024 pour la réserve prudente. Nona répond Oui. Jennifer résume avec le groupe que leur montant de compte chèques augmentera un peu et la réserve prudente sera réduite un peu. Jennifer demande s’il y a des questions ou préoccupations concernant le bilan. Aucune question ou commentaire.
CHANGEMENTS AU BILAN :
RÉSERVE PRUDENTE : Jennifer prendra 50 % des dépenses projetées de 2024 à garder pour la réserve prudente. Dans six mois, les seconds 50 % seront transférés
CHANGEMENTS DE NOMS DE COMPTES : Le nom du compte sera changé de « Mercury – Épargne » à « Mercury Épargne – Réserve prudente ».
Examen des contributions
Jennifer affiche maintenant la feuille de contributions pour décembre. Jennifer commence en disant que les régularisations qu’elle a déclarées sont reflétées dans ce rapport. Elle a dû mettre quelques entrées manuelles. Elle montre que la plus grande vient de « Womens Early Risers » et elle souligne quelques-unes des contributions qui n’ont pas été affichées avant 2024. Jennifer montre qu’il y avait 82 contributeurs pour décembre 2023 et un total de 10 012,02 $ pour les contributions. Jennifer demande si quelqu’un a des questions. Mark aimerait savoir si ce nombre est un nombre cohérent en regardant les mois passés. Jennifer répond que c’est une bonne réflexion car la moyenne va des 70 aux bas 80. Il demande l’opinion de Jennifer si les contributions sont cohérentes et le maximum qu’elle ait jamais vu. Jennifer répond que c’est généralement entre 70 et bas 80. Mark donne son interprétation de l’enquête des membres à la moyenne d’environ 175 à 185 groupes uniques. Il voulait juste évaluer ces nombres avec ces statistiques. Mark se demande si les groupes donnent de manière cohérente. Felix répond à la question de Mark. Dans l’expérience de Felix d’examiner ces nombres le mois dernier, il remarque beaucoup de contributions individuelles vs contributions de groupe. Donc ce mois de décembre pourrait être fait dans l’esprit des traditions de contributions de fin d’année. .
Mark aimerait avoir une idée générale du type de contributions qui sont faites et à quoi s’attendre. Jennifer croit que cette organisation continue de croître et attire de nouveaux membres et contributions chaque jour. Elle ajoute qu’ils sont loin d’un point de maturation. Elle continue que ce point est clairement apparent du côté financier et est sûre qu’ils sont réflectifs du côté technologique de Mark aussi. Mark est d’accord à 100 %.
Jennifer déclare qu’elle a observé qu’en juillet dernier, il y avait de gros contributeurs qui ont arrêté et en retour, ce nouvel afflux de personnes et de groupes a comblé cette lacune. « Vous ne reconnaissez même pas que les gros contributeurs ne le font plus ». Mark répond que l’impact financier que nous avons pris à la suite de tout ce qui s’est passé semblait minimal, ou de courte durée. Jennifer est d’accord et ajoute qu’ils sont plus en santé qu’ils ne l’ont jamais été. Susan est heureuse des bonnes nouvelles et dit de continuer à faire ce que nous faisons.
Nona dit que les groupes qui font de très grandes contributions veulent participer à des choses comme le Forum IGR. Le groupe Women’s Early Riser et Dawn Patrol ont voulu participer et ont été très réactifs. Elle croit que la corrélation entre les contributions données et ces groupes voulant s’impliquer dans l’organisation, sont des signes que c’est un état très sain de l’organisation. Jennifer demande s’il y a d’autres réflexions sur ce sujet. Susan aimerait commenter que durant la dernière année elle a regardé deux organisations passer à travers des bouleversements et elle pensait que si nous allions voir des défis, nous les verrions dans les finances. Elle n’a pas vu les chiffres pour les autres organisations, mais elle sait qu’elles ne répondent pas au téléphone. Elle veut attendre et voir ce qui arrive aux autres organisations, mais est reconnaissante que nous nous portons bien. Jennifer déclare que le bouleversement qu’ils ont dû endurer n’était pas en vain et le groupe continue d’attirer de nouveaux groupes chaque mois. Jennifer ne peut obtenir que des projections de 90 jours, mais le nombre de nouveaux contributeurs est significatif.
Mise à jour de l’examen financier interne avec Erica
Jennifer passe le relais à Erica pour la mise à jour de l’examen financier interne. Erica commence avec la mise à jour en premier. Erica espère que tout le monde a pu examiner les documents qui ont été envoyés précédemment. Erica montre ce qu’elle et Leslie ont examiné depuis qu’Eldin a démissionné comme responsable du comité d’examen financier interne. Erica dit que, pour commencer, elle et Leslie ne sont pas à l’aise de faire un audit formel parce qu’elles ne sont pas des comptables judiciaires, mais elles ont décidé qu’elles sont à l’aise de faire un examen financier. Elles ont choisi d’utiliser le Guide Renosi, qui est une très bonne organisation d’examen à but non lucratif. À partir de ce guide, elles l’ont personnalisé pour qu’il fonctionne pour OIAA. Erica dit que Leslie a passé en revue la liste de vérification et Erica a créé les questions. Erica a soumis cette longue liste de questions à Jennifer vérifiant les systèmes de rapports, les politiques OIAA et les décaissements, et les rôles financiers. Jennifer a pu retourner les questions avec des réponses assez rapidement. Erica montre le document qui montre les questions suivies de la réponse de Jennifer dans un format questions-réponses. Erica explique qu’en utilisant ces réponses comme guide, elles pourront retourner pour examen. Erica aimerait soumettre ce document avec les questions et réponses au Comité des finances comme mise à jour de où elles sont dans leur processus.
Erica aimerait examiner la deuxième partie qui est le rapport financier/guide pour conduire un examen financier interne. Ce modèle est ce qu’elle et Leslie croient devrait être le format pour cet examen et recommandent qu’il soit fait une fois par année. Elle dit qu’elle croit qu’il y a des politiques en place qui déclarent qu’il devrait être complété au printemps chaque année. Elle demande à Susan ou Jennifer si elles se souviennent de ces politiques. Jennifer répond que les directives déclarent « au besoin », mais elle croit que le meilleur moment pour ce type d’examen serait maintenant, ou une fois que les livres de 2023 sont finalisés. Mark demande si cela signifierait qu’ils utiliseraient les résultats non audités de l’année. Erica répond que c’est juste le modèle qu’elles présentent au Comité des finances. Jennifer veut clarifier ce que Mark dit. Elle lui demande s’il veut dire que 2023 ne devrait pas être finalisé avant cet examen ? Mark répond que sa question était dirigée vers la question de quand un bon moment pour faire l’examen est. Il déclare que dans une institution financière régulière vous auditeriez les états financiers avant leur publication. Il dit que cette question est dans la nature de répondre à la question du moment. Erica est d’accord. Erica continue que ce document est une version réduite du leur. Elle demande des questions du Comité des finances. Elle continue qu’il est recommandé qu’un examen une fois par année est pour des revenus de 100 000 $ ou plus. Elle croit que leurs recommandations sont raisonnables. Jennifer dit qu’elle devrait être laissée hors du processus pour ne pas être vue comme le guidant. Elle a donné tout l’accès nécessaire au système comptable, au système bancaire, et au Paypal, donc s’ils ont besoin d’aide d’accès, elle peut faire une conférence Zoom avec eux, mais ils devraient indépendamment être capables de procéder sans sa participation. Erica est d’accord et dit qu’elle a besoin que le comité examine et accepte ce modèle pour aller de l’avant. Leslie l’a déjà créé comme un formulaire AA, au cas où, et si le comité décide de faire de ceci le modèle alors elles peuvent assembler une équipe pour faire les tâches. Elles iront ensuite dans les documents et feront une sélection aléatoire de 5 des éléments de revenus et reçus ou une sélection aléatoire de 5 décaissements. Elles peuvent aussi examiner les documents d’impôts et ainsi de suite. Jennifer demande si elle peut obtenir une motion pour accepter ce modèle. Mark propose d’accepter le modèle. Nona appuie. Jennifer demande s’il y a une opposition ? Aucune. L’examen a été approuvé.
MODÈLE D’EXAMEN FINANCIER INTERNE APPROUVÉ
Susan dit qu’elle a lu quelque part dans les deux derniers documents quelque chose concernant le fait que les chartes doivent être approuvées par l’Assemblée. Ils se réfèrent au document où il est écrit « La charte a été approuvée par le conseil d’administration, il suffit qu’elle soit soumise à l’Assemblée » comme réponse à la question « Politiques : Existe-t-il d’autres politiques financières écrites de l’OIAA que la charte non approuvée ? ». Susan demande si cela est correct. Jennifer dit que le conseil d’administration l’approuve, mais qu’elle est ensuite soumise à l’Assemblée également. Susan demande à Jennifer si elle est sûre que chaque charte doit être approuvée par l’Assemblée ? Jennifer dit que c’est ce qu’elle pensait. Susan demande une copie de ce document. Susan aimerait programmer une Assemblée si nous devons soumettre chaque charte. Nona dit qu’elle vient de vérifier et qu’il est écrit que vous ne devez soumettre votre charte que lorsque vous souhaitez être élu en tant que comité permanent. Jennifer dit à Erica que la réponse à la question sous Politiques dans le document de questions et réponses est remise en question, elle aimerait donc qu’elle en soit consciente. Jennifer demande s’il y a d’autres questions concernant l’examen financier. Nicky propose d’aider à l’examen financier.
Mise à jour du statut d’organisme à but non lucratif de Paypal
Jennifer commence en disant que l’OIAA a maintenant le statut d’organisme à but non lucratif, ce qui signifie que nous bénéficions de la réduction de 1,99 % et de 49 cents par transaction. Elle dit que, malheureusement, Paypal nous a automatiquement placés dans le Giving Fund. Jennifer a fait des allers-retours avec eux, mais elle a entamé le processus pour les faire sortir du Giving Fund. Elle a reçu un e-mail d’eux indiquant qu’elle doit leur envoyer un e-mail depuis Cliquez paypal@aa-intergroup.org pour s’identifier en tant que modérateur. Jennifer dit à Mark qu’elle lui a envoyé un e-mail concernant ce dont ils ont besoin. Mark répond qu’il vient de répondre et que le compte de messagerie en question est accessible à tous ceux qui ont accès à Google Groupes. Mark déclare qu’il l’a identifiée, elle devrait donc pouvoir voir où y accéder. Jennifer aimerait savoir si elle peut envoyer un e-mail depuis le adresse paypal@aa-intergroup.org. Mark dit qu’elle doit simplement aller dans Mes groupes et, puisqu’elle est modératrice de son groupe, elle ne devrait avoir aucun problème à y accéder. Jennifer dit que, dans le libellé de l’e-mail qu’elle a lu, il semble qu’ils seront supprimés de toutes les plateformes, elle ne sait donc pas si leur bouton FAIRE UN DON fonctionnera toujours. Elle ne sait pas comment déterminer ce que cela signifie, car c’est interprétatif. Mark pense que nous devrions les abandonner. Il dit que nous devrions chercher ailleurs et opter pour les nombreuses autres options disponibles telles que Venmo, Zelle ou Stripe. Jennifer répond que Paypal est Venmo maintenant.
Jennifer dit qu’elle ne voudrait utiliser qu’une seule plateforme de paiement supplémentaire, et que toute autre plateforme serait trop compliquée. Elle envisage d’utiliser Stripe. Elle dit que Stripe est à l’ordre du jour pour discussion quelques lignes plus bas. Jennifer dit qu’elle continuera à travailler avec diligence sur Paypal. Elle dit qu’elle enverra un e-mail après la réunion depuis l’adresse e-mail qu’ils ont demandée. Nona demande des éclaircissements sur la question de savoir si le bouton Payer fonctionnera ou non. Jennifer apporte les documents qui montrent la langue qu’elle a du mal à traduire leur libellé. .
Il est écrit : « Si vous souhaitez retirer votre organisme de bienfaisance du répertoire PayPal Giving Fund, veuillez demander à un représentant autorisé de votre organisme de bienfaisance de nous contacter. Sauf demande contraire, nous distribuerons les dons en attente que nous avons déjà reçus à votre organisme de bienfaisance. Après avoir traité notre demande, nous désactiverons votre profil Paypal Giving Fund. Votre organisme de bienfaisance sera retiré du répertoire de PayPal Giving Fund et retiré de nos plateformes partenaires (par exemple, PayPal, Facebook, GoFundMe, Twitch). Les donateurs ne pourront plus soutenir votre organisme de bienfaisance via nos programmes partenaires. Veuillez noter que nos plateformes partenaires peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour être mises à jour. Les dons en suspens sont versés à votre organisation lorsque vous avez été retiré de notre répertoire, sauf si vous nous demandez de ne pas accorder ces dons. Nous distribuons les dons aux organismes de bienfaisance inscrits au plus tard le 25 th de chaque mois en déposant un seul paiement sur le compte PayPal de chaque organisme de bienfaisance. Les dons reçus le 18th du mois précédent jusqu’au 15th de chaque mois, en déposant un seul paiement sur le compte PayPal de chaque organisme de bienfaisance. Les dons reçus le 18th du mois précédent jusqu’au 14th du mois en cours sont inclus dans le paiement mensuel. Nous accordons tous les dons que nous recevons aux organismes de bienfaisance bénéficiaires conformément à notre politique de remise des dons.
Jennifer souligne la section qui indique : « Après avoir traité votre demande, nous désactiverons votre profil PayPal Giving Fund. Votre organisme de bienfaisance sera retiré du répertoire de PayPal Giving Fund et retiré de nos plateformes partenaires (par exemple, PayPal, Facebook, GoFundme et Twitch). » Mark répond qu’il ne le lit pas de cette façon. Il dit qu’il fait référence au Giving Fund. Jennifer convient qu’ils disent qu’ils nous retireront du répertoire, mais elle réitère que PayPal n’écoute pas et qu’ils ne répondent pas correctement. Elle déclare qu’ils sont très difficiles à gérer. Mark comprend sa frustration et lui dit qu’ils devraient passer au point suivant de l’ordre du jour car il pense que rien ne se passera. Il dit de ne pas s’inquiéter et que PayPal ne fera rien pour perturber leurs finances. Et s’ils le font, nous pouvons simplement changer de plateforme de toute façon. Jennifer est d’accord. Elle demande si tout le monde est d’accord avec la mise à jour de PayPal. Susan dit oui et d’autres hochent la tête.
AUCUNE QUESTION NI COMMENTAIRE
Examen de la liste des contributions des particuliers
Sur notre feuille de contributions actuelle, il y a des noms et des montants. Jennifer déclare qu’elle supprime manuellement leurs noms de famille et laisse leur initiale de nom de famille à des fins d’anonymat. Il a été suggéré que tous les noms des particuliers soient regroupés en une seule ligne désignée comme Contributions individuelles. Elle demande aux membres du groupe d’en discuter. Jennifer déclare qu’à des fins de transparence, le fait de mettre les noms sous une seule catégorie permet plus facilement au trésorier de s’emparer de l’argent. Franchement, le fait de ne pas avoir le nom de chaque transaction sur cette liste facilite la prise d’argent. Mark dit qu’il aimerait supprimer tous les noms de cette liste et les mettre sur une seule ligne. Il n’aime pas voir tous les noms et aimerait que les registres soient conservés, mais ne comprend pas pourquoi nous devrions les publier. La plupart des personnes qu’il connaît qui contribuent, ne veulent pas nécessairement que leurs noms figurent sur cette liste pour que tout le monde puisse les voir. Mark est contre le fait d’avoir les noms des particuliers sur la liste. Nona est également d’accord avec Mark et déclare que dans un esprit d’humilité, elle aimerait également que les noms disparaissent car cela la met mal à l’aise. Elle demanderait personnellement à ce que son nom soit retiré. Susan dit qu’elle est d’accord pour que cela soit mis sur une SEULE ligne. Contributions individuelles. Jennifer a dit qu’elle a regardé d’autres exemples et ses recherches montrent que d’autres groupes utilisent l’un ou l’autre processus. Elle estime que 50/50 des groupes utilisent l’un ou l’autre. Elle laisserait à ce comité le soin de dire quelle est la préférence de ce groupe. Elle n’a pas publié cette liste, elle peut donc commencer maintenant dans la publication de décembre 2023.
Felix demande, à des fins d’audit, si nous pourrions éventuellement conserver leurs noms enregistrés ailleurs ? Jennifer dit que rien ne changerait au niveau des rapports. Jennifer a dit qu’elle se contenterait de trier personnellement et de supprimer les noms des particuliers. Il n’y a aucun moyen de le trier hors du système comptable. Mark aimerait faire une motion pour supprimer les noms de la liste et la réduire à un seul élément de ligne. Susan aimerait appuyer. Jennifer demande des votes. Tout le monde lève la main. Pas d’opposition.
LES NOMS DES PARTICULIERS DOIVENT ÊTRE SUPPRIMÉS DES FUTURES PUBLICATIONS
Felix propose d’aider Jennifer à comptabiliser le nombre de contributeurs, ou s’il peut contribuer d’une autre manière. Il aimerait discuter hors ligne de la façon d’aider. Jennifer est d’accord.
Examen de la facturation pour le congrès d’octobre
Jennifer dit qu’à l’origine, le conseil d’administration a décidé de ne pas facturer le congrès en ligne en octobre et de recevoir plutôt les contributions de la 7e tradition. Elle évoque la référence MG-04 dans les Directives AA – Conférences, congrès et rencontres. Cela parle d’autosuffisance que le congrès doit être autosuffisant. Elle fait également référence à MG-02 dans les Bureaux centraux ou intergroupes. Il est indiqué : « Événements spéciaux – Certains bureaux de service organisent des banquets, des congrès et des événements similaires chaque année, en utilisant les « bénéfices » pour soutenir le bureau. » Jennifer ouvre la discussion sur l’opportunité de facturer ou non le prochain congrès d’octobre. Susan prend la parole et dit qu’elle et Jennifer en avaient déjà parlé et qu’elle serait plus à l’aise de ramener cela sur la table après que le conseil d’administration en ait discuté. Elle pense également qu’il serait bon qu’un groupe plus large conscient fasse un sondage. Elle se rend également compte de ce que disent ces deux documents, mais à la 7 e tradition, il est indiqué que nous sommes autosuffisants. Elle ne pense pas que ce soit quelque chose qui doit être abordé aujourd’hui. Jennifer répond qu’elle essaie d’évaluer les pensées du comité des finances. Elle pense que cela devrait être un vote de l’Assemblée et que le conseil d’administration, ou le comité, ne devrait pas avoir de vote ici. Nona ajoute que l’Assemblée a approuvé le fonds, donc les fonds sont là. Elle aimerait voir la recommandation du comité des finances et cette recommandation devrait être soumise à la réunion du conseil d’administration pour discussion. Jennifer convient que c’est son intention en soulevant la question. De l’avis de Jennifer, historiquement, lorsqu’il y a des fonds excédentaires, ils organisent des événements gratuits. À Oahu, ils ont organisé un dîner, une danse et une réunion pour créer une fraternité avec les fonds disponibles. Elle pense que cette fraternité est plus importante. De plus, il y a beaucoup de gens qui ne peuvent pas se permettre les événements. Mark déclare qu’il n’a aucun intérêt à facturer cet événement. Nona dit qu’elle ne voit pas non plus de raison de facturer cet événement car cela devient compliqué entre qui reçoit les bourses et qui n’en reçoit pas. Elle pense qu’ils devraient demander la 7 e tradition, mais c’est tout. Susan dit qu’elle n’a jamais assisté à un congrès où il n’y avait pas de frais d’inscription. Elle dit qu’il a été approuvé et déterminé que nous avons les fonds cette année pour l’offrir gratuitement, mais elle aimerait que ce sujet soit exploré et qu’il y ait un sondage auprès des membres. Elle ne voudrait pas non plus que le conseil d’administration ou un comité soit impliqué. Jennifer est tout à fait d’accord, mais elle pense que nous devrions en parler d’abord.
Susan poursuit en disant que nous devrions en discuter. Ce qui l’inquiète, c’est qu’à l’Assemblée, lorsqu’ils ont approuvé le budget, il y a eu un peu de résistance sur ce poste. Et elle sait aussi que la charte du comité de l’unité dit Congrès annuel. Allons-nous être en mesure d’adopter un budget pour autant d’argent l’année prochaine ? Mark intervient et déclare que c’est un « voyage futur ». Jennifer répond qu’elle ne prévoit pas que ce soit le cas l’année prochaine. Elle prévoit qu’elle sera en mesure de couvrir les dépenses avec les revenus cette année. Cependant, nous n’avons pas budgétisé comme tel. Elle dit que nous avons budgétisé les revenus de manière prudente. Elle croit qu’ils répondront à ces besoins budgétisés cette année. Jennifer dit que si ils n’ont pas 18 000 $ à dépenser l’année prochaine, nous pouvons modifier le congrès pour répondre aux contraintes budgétaires. Elle pense que nous n’avons jamais dit combien de temps cela pourrait durer. Ils pourraient avoir un congrès d’une journée s’il y a des contraintes budgétaires. Susan déclare que nous sommes à la limite de la gouvernance. Jennifer n’est pas d’accord. Mark dit qu’il proposerait que tous les membres du conseil d’administration s’abstiennent de toute discussion supplémentaire puisqu’ils vont en discuter à la réunion du conseil d’administration et il encourage tout membre du comité des finances à partager. Erica aimerait partager qu’il est toujours bon d’être financièrement inclusif. Nous sommes autosuffisants et certaines personnes n’ont pas l’argent pour mettre dans le panier. Elle se demande, en tant que membre de AA, s’il est possible qu’il y ait une échelle mobile commençant à zéro. Les gens peuvent choisir de payer ou de ne pas payer. Felix veut dire qu’il est tout à fait d’accord avec Susan et que chaque événement auquel il a participé a dû contribuer. « Il y a eu des moments dans ma vie où je n’avais pas d’argent, mais j’ai trouvé quelques dollars pour contribuer. » Il ne pense pas que ce soit trop demander de contribuer à ce congrès. Jennifer veut dire qu’il y a une option pour contribuer avec la 7e transition. Erica veut ajouter qu’elle vit dans un endroit où 30 % des gens n’ont pas les moyens de chauffer leur maison. Elle dit que puisqu’ils sont une organisation internationale, ils doivent inclure ces personnes qui sont pauvres et qui ont froid la nuit. Jennifer veut faire un décompte et le soumettre au conseil d’administration. Jennifer appelle ceux qui sont en faveur de la facturation du congrès. Felix et Susan lèvent la main. Susan dit qu’elle aimerait modifier cette emprise de Jennifer en disant que cette année est réservée et qu’elle sera disponible gratuitement. Jennifer n’est pas d’accord et dit que les commentaires qu’elle a reçus ont été qu’ils peuvent encore changer cette année. Elle dit qu’elle se trompe peut-être, mais que Susan devrait recevoir les mêmes e-mails qu’elle. Mark veut prendre la parole et il veut en savoir plus sur les e-mails dont Jennifer parle parce qu’il n’a reçu aucun e-mail. Il demande à Jennifer qui soulève cette question. Jennifer répond, Beth. Mark demande si Beth, la présidente du comité, soulève cette question ? Jennifer et Susan le corrigent en disant qu’elle n’est pas la présidente du comité, mais la fiduciaire internationale. Mark demande si elle ne fait que soulever la question puisqu’elle a un rôle de leadership pour le congrès ? « Est-ce elle qui suggère que nous le facturions ? » Jennifer répond qu’elle préconise de facturer l’événement. Erica aimerait que Jennifer réaffirme la position. Jennifer appelle aux votes en faveur de la facturation, veuillez lever la main. Felix lève la main. Jenifer demande si vous êtes en faveur de la 7e convention volontaire, veuillez lever la main, Nicky, Mark, Erica pour la 7e transition. Jennifer dit que le consensus du comité des finances est Contributions volontaires de la 7e tradition pendant le congrès. Jennifer dit qu’elle soumettra cette décision au conseil d’administration demain pour une discussion plus approfondie. Erika remercie Jennifer.
Utilisation de Stripe pour une plateforme de paiement
Jennifer a examiné la demande et a commencé le processus pour voir comment cela fonctionne. Elle dit que c’est beaucoup comme Paypal. Les frais de traitement sont à peu près les mêmes. Paypal à 1,99 % plus 0,49 cent par transaction. Stripe est à 2,2 % plus 30 cents par transaction. Selon la façon dont la contribution doit être déterminée, il est préférable de déterminer laquelle est la meilleure. Erica aimerait poser deux questions. (1) Est-ce que cela complique votre travail ? Jennifer répond qu’elle suppose que cela ne prendra qu’un autre compte à rapprocher. Elle pense que Mercury a récemment commencé à utiliser Stripe, qui est la banque que nous utilisons. Jennifer pense que cela nécessiterait un bouton supplémentaire sur la page de contribution. Erica demande si cela créerait plus de travail pour le comité technique. Elle demande si cela nous coûtera plus d’argent pour que Tech mette le nouveau bouton. Jennifer répond que ce serait du travail bénévole. Erica répond que puisque Tech est dans cette réunion, pourraient-ils répondre. Eria demande si Tech et Finance voudraient même le travail supplémentaire pour une autre entité. Mark dit que du côté de Tech, cela ne prendra que 5 minutes. Erica demande à Jennifer si Finance et Tech sont prêts à prendre en charge un autre compte à rapprocher. Jennifer demande à Felix ce qu’il en pense. Feix dit qu’il se sent bien à ce sujet. Erica dit qu’elle est favorable puisque ses questions ont reçu une réponse. Jennifer dit qu’elle pense qu’elle voit un consensus sur Stripe. Mark ajoute qu’il n’a pas de préférence. Il est d’accord pour adopter une autre option de paiement. Jennifer dit que le nouveau fiduciaire international l’a recommandé. Felix demande à Jennifer comment ils prévoient de diffuser l’information à tout le monde. Mark répond que vous l’ajoutez, vous envoyez un e-mail qui peut spécifier les IGR, ils peuvent mettre un avis sur le site Web, et ce sera sur la page des contributions.
Jennifer demande s’il y a d’autres sujets à discuter. Mark aimerait aborder un sujet concernant son groupe d’attache. Il allait le soulever lors de la réunion du Conseil d’administration de demain, mais il souhaite également en discuter ici. Il y a eu des discussions sur l’enregistrement en tant qu’organisme à but non lucratif. Ils pensent que cela permettrait d’envisager l’option des contributions numériques. Sa question porte sur le sujet des ateliers et s’il existe une ressource pour aider à enseigner comment utiliser ces nouvelles entités. Il veut savoir si c’est quelque chose de disponible ou proposé. Nona affirme qu’il y a beaucoup d’aspects à prendre en compte pour devenir un organisme à but non lucratif. Nona déclare que selon elle, c’est très difficile à expliquer car cela varie d’un État à l’autre. Elle dit qu’ils doivent établir des directeurs… Mark l’interrompt et dit qu’il ne demande pas comment le faire, il dit qu’il y a quatre ou cinq choses à faire au niveau de l’État. Nona poursuit en disant qu’il faut s’adresser à l’IRS pour obtenir un numéro EIN. Jennifer dit qu’elle a répondu individuellement à d’autres personnes posant ces questions. Jennifer continue en disant qu’elle sera heureuse de fournir à son groupe les mêmes informations s’ils en ont besoin. Elle a également plaidé pour une sorte d’atelier. Une partie financière dans le forum IGR serait une très bonne chose. Jennifer dit qu’elle l’a mis sur la table. Susan dit qu’il y a tellement de façons différentes d’aborder ce processus. Elle pense que ce serait une bonne idée de demander aux groupes de partager leurs expériences puisque chacun a eu une expérience différente. Nona dit que ce serait une excellente idée pour les forums et que Jennifer pourrait certainement aider dans ce domaine.
Jennifer conclut avec la déclaration de responsabilité.
