Mise à jour des finances – Octobre 2024
Comité des finances de l’OIAA
Procès-verbal
Samedi 12 octobre 2024
8h00 – HDT
11h00 – PDT
14h00 – EDT
Participants :
Felix – Trésorier suppléant
Barry – Compagnon, membre de longue date du Comité des finances et administrateur général
Leslie a – présidente du comité des communications
Randy c. – suppléant du Comité des communications – vidéaste
Jeff – Secrétaire de l’OIAA
Kd – Kevin
Paul – suppléant du comité des communications – archiviste
Nicky w. – Secrétaire
Susan – Présidente de l’OIAA
Felix se présente comme le trésorier suppléant de l’OIAA. Comme ils sont censés commencer par les présentations, il demande à KD de les guider dans la Prière de la Sérénité.
Felix remercie tout le monde et fait le tour de la salle pour les présentations, en commençant par KD. KD se présente comme Kevin. Jeff se présente comme le secrétaire de l’OIAA. Randy se présente comme le président suppléant du Comité des communications, aidant spécifiquement avec les vidéos. Leslie se présente comme la présidente du Comité des communications. Barry se présente comme un Compagnon, membre de longue date du Comité des finances et administrateur général. Paul se présente comme président suppléant de la communauté et archiviste. Nicky se présente et mentionne qu’elle ne fait qu’écouter.
Examen des procès-verbaux d’août et septembre
Felix regarde l’ordre du jour et note que l’approbation des procès-verbaux est le point suivant. Il mentionne qu’il enverra les procès-verbaux après la réunion, donc il ne sait pas comment procéder à leur approbation en ce moment.
Procès-verbaux reportés à la prochaine réunion
Le point suivant est l’examen des rapports financiers, qui comprennent l’écart budgétaire, le bilan et les contributions. Il ajoute qu’ils examineront également les budgets proposés pour les comités pour 2025. Il précise qu’il ne connaissait que le budget des communications, mais Jeff a également soumis le sien. Jeff confirme qu’il l’avait soumis il y a quelque temps.
Felix demande si quelqu’un a des points à discuter avant de conclure avec la Déclaration de responsabilité. Felix termine de passer en revue l’ordre du jour
Examen de l’écart budgétaire
Il passe ensuite à une présentation rapide de l’écart budgétaire. Il dit qu’il n’y a pas grand-chose à discuter, car c’était un autre bon mois en termes de contributions, mais peu d’écarts. Il souligne qu’ils se portent toujours très bien, ce qui entraîne une diminution significative des coûts organisationnels par rapport au budget, en particulier dans les dépenses administratives totales. Il y a également eu une réduction significative de ce qui était prévu pour être dépensé pour le travailleur spécialisé en technologie. Felix n’a pas de notes supplémentaires et demande si quelqu’un a des questions ou quelque chose à ajouter à l’écart budgétaire. Barry demande à Felix de remonter en haut et de faire défiler lentement pour examen. Felix s’exécute et demande à Barry s’il a des questions. Barry observe qu’ils semblent dépenser moins que prévu par rapport au budget. Felix est d’accord, notant qu’ils sont significativement au-dessus de leur ancre, avec des dépenses constamment inférieures aux projections. Cela conclut la discussion sur l’écart budgétaire.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen du bilan
Pour le bilan, Felix n’a pas grand-chose à ajouter. Il note qu’ils ont 84 000 $ en compte courant, 55 000 $ sur le marché, ce qui constitue leur réserve prudente, portant le total des liquidités à 140 000 $. Susan demande à Felix de remonter, soulignant que leur réserve prudente a été établie à la moitié de leur budget. Felix confirme cela, ajoutant qu’ils ont un fonds de rêve de 84 000 $. Leur budget cette année est d’environ 100 000 $. Susan souligne qu’ils sont essentiellement 30 000 $ au-dessus et 30 000 $ en avance sur leur réserve. Felix est d’accord, attribuant certaines économies au passage à un nouveau service pour la traduction et l’interprétation.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen de la feuille des contributions
Il passe ensuite à la feuille des contributions, notant qu’il n’y a pas eu d’écarts significatifs par rapport à la norme dans les contributions des groupes pour le mois dernier.
Felix demande si Susan, Barry ou quelqu’un d’autre a quelque chose à ajouter. Susan soulève une question qu’elle se pose depuis un certain temps : s’il y a un moyen d’identifier de quels pays proviennent les contributions. Felix répond que PayPal peut fournir une certaine ventilation, mais il n’a pas les détails pour le moment. Il propose de se renseigner, et Susan apprécie cela. Barry s’enquiert des contributions individuelles par rapport au mois précédent, essayant d’évaluer si elles sont de plus en plus consolidées dans les contributions de groupe. Felix note qu’ils avaient 488 $ le mois dernier pour les individus et ajoute qu’ils ont eu des contributions totalisant 455 $ ce mois-ci.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Felix demande ensuite à Susan si elle a autre chose à ajouter. Susan partage qu’elle a récemment participé à un podcast pour Grapevine et l’a trouvé excitant. Felix plaisante en disant qu’ils le retiendront certainement contre elle.
La réunion passe ensuite aux budgets proposés pour les comités pour 2025. Felix demande à Jeff de partager son écran puisque Felix ne semble pas avoir les documents. Cependant, Jeff a dû partir pour une autre réunion, donc Barry repartage l’écran lorsque Jeff revient.
Budget du comité des communications
Randy mentionne que Jeff est occupé avec autre chose, donc Felix se tourne vers Leslie. Leslie déclare que tous ses présidents suppléants sont présents pour aider à expliquer toute partie au-delà de ses connaissances. Elle explique que la révision du budget inclut 70 $ supplémentaires pour que deux membres assistent à la version en ligne de la Convention internationale 2025. Cela leur permettra de voir comment elle est organisée, ce qui pourrait être utile pour la prochaine Convention internationale de l’OIAA.
Passant aux cotisations et abonnements, Felix demande à Paul d’élaborer sur le service de nettoyage des métadonnées. Paul explique que ce service est crucial pour les archives, aidant à sécuriser les identités des personnes partageant des documents d’archives. Les métadonnées, comme le nom du créateur attaché aux documents Word, peuvent révéler involontairement des identités. L’objectif est de supprimer ces données pour protéger l’anonymat. Le budget provisoire pour ce service est de 300 $, bien que les coûts puissent varier. Des solutions gratuites existent, mais elles soulèvent des inquiétudes quant à la sécurité des données, c’est pourquoi ils envisagent un service payant.
Felix remercie Paul et Randy et dit qu’il est sûr qu’ils ont obtenu ce chiffre parce qu’ils ont déjà examiné trois fournisseurs de services ou plus, et que c’est essentiellement le montant approximatif. Paul est d’accord, disant que c’est basé sur un exemple réel et le coût du logiciel de nettoyage des métadonnées. Leslie remercie Paul et mentionne qu’ensuite, Google est censé sortir au cours de l’été un programme vidéo que Randy est impatient de commencer à utiliser. Cependant, ils n’ont pas encore beaucoup d’informations à ce sujet.
Leslie demande à Randy de donner plus de contexte sur le coût associé. Randy commence par dire « Merci », et Leslie le présente comme leur gourou de la vidéo. Randy reconnaît le titre avec humour et explique qu’actuellement, Google n’a pas de programme complet de création vidéo. Google Slides est un outil très basique pour la création de films, inadapté à leurs besoins. Google déploie Gemini, une plateforme d’IA, qui inclut quelque chose appelé Google Vid. Cet outil peut créer automatiquement des vidéos basées sur les invites de l’utilisateur.
Randy ajoute qu’ils n’ont pas de détails spécifiques sur la façon dont cela s’intégrerait dans leur espace de travail OIAA. Ils ne savent pas s’il y a un coût pour faire partie du programme de Google ou s’ils y auront accès avec leur configuration existante. Ils ont alloué 500 $ comme montant provisoire dans le budget puisqu’ils ne comprennent pas encore pleinement les coûts. Il suggère que s’ils décident de poursuivre avec Google Vid, leur équipe technique devrait évaluer son adéquation au sein de leur espace de travail. Randy et Leslie prévoient d’alterner leur présence aux réunions techniques pour rester informés des développements.
Leslie confirme qu’ils en ont discuté avec Mark, qui a également fait des recherches. Cela reste un programme mystérieux, mais s’il devient disponible, ils veulent l’adopter rapidement. Ils se sont arrêtés sur le montant provisoire de 500 $, supposant qu’il ne s’agira peut-être pas d’un coût récurrent mais plutôt d’une dépense ponctuelle pour 2024. Felix se demande si 500 $ ne serait pas insuffisant et demande s’il s’agit d’un coût annuel. Randy et Leslie précisent qu’ils ne pensent pas que ce sera une dépense annuelle, mais ils utilisent 500 $ comme montant provisoire jusqu’à ce que plus d’informations soient disponibles.
Barry pose une question à Leslie, se demandant si cette technologie devrait être catégorisée sous la vidéoconférence plutôt que sous d’autres technologies. Leslie précise qu’il ne s’agit pas d’un logiciel de conférence ; c’est plus proche d’un outil de création vidéo comme Microsoft PowerPoint, c’est pourquoi il n’a pas été placé sous la rubrique conférence. Barry la remercie pour cette clarification.
Felix pose une autre question à Leslie, voulant comprendre si cela relève de leur budget Google Ads, car il pensait initialement que cela pourrait être le cas. Leslie répond que cela pourrait être lié mais n’en est pas sûre pour le moment, d’autant plus que le programme est encore en phase de test alpha. Ils discutent de la possibilité de retirer cela du budget et de le soumettre à nouveau comme une demande non budgétisée une fois qu’il sera disponible.
Susan intervient, suggérant de le laisser comme montant provisoire pour l’instant, considérant qu’ils disposent de fonds disponibles. Si nécessaire, ils pourront demander des fonds supplémentaires plus tard.
Leslie passe à la discussion des honoraires professionnels. Ils ont créé trois vidéos majeures, chacune durant entre trois et six minutes, qui sont actuellement sur leur chaîne YouTube. Ils veulent intégrer des fenêtres ASL dans ces vidéos. Les 500 $ alloués serviront à payer des interprètes ASL qui sont également membres des Alcooliques Anonymes, donc plus coûteux mais en valant la peine. Randy ajoute que les interprètes ASL aideront à rendre les vidéos destinées au public, comme « Qu’est-ce que l’OIAA ? », plus accessibles.
Leslie demande à Randy si des interprètes ASL sont nécessaires pour leurs vidéos « comment faire », mais Randy suggère que c’est plus crucial pour le contenu destiné à l’extérieur. Randy explique que le processus implique qu’un interprète rejoigne une session Zoom, qu’ils l’enregistrent, puis qu’ils éditent la vidéo pour inclure l’interprétation ASL. Leslie reconnaît qu’ils ont légèrement surestimé le budget au cas où.
Randy revient sur un point précédent concernant un budget de 70 $ pour assister à la Convention internationale 2025 en ligne. Ils prévoient d’acheter une vidéo de l’événement pour 60 $, ce qui pourrait être utile pour de futurs événements. Randy souligne l’importance de comprendre comment les inscriptions payantes pourraient soutenir l’autosuffisance et apporter des avantages supplémentaires. Leslie propose de mettre à jour le budget pour inclure cette dépense de 60 $. Randy est d’accord, disant que c’est un ajout mineur qui pourrait enrichir leurs archives.
Leslie demande à Felix des conseils sur la question de savoir s’il faut ajuster le budget maintenant ou le soumettre à nouveau plus tard. Felix dit qu’elle peut le soumettre à nouveau par e-mail, car cela ne devrait pas poser de problème pour un si petit montant. Cependant, il hésite sur les décisions concernant les interprètes ASL en raison de problèmes en cours. Leslie reconnaît ces préoccupations et est prête à les aborder si nécessaire.
Ils conviennent de soumettre à nouveau leur budget et de reprendre les discussions lorsque les trésoriers reviendront.
DEMANDE DE BUDGET DU COMITÉ DES COMMUNICATIONS REPORTÉE
Felix conclut la réunion en remerciant tout le monde. Il note que Jeff semble avoir quitté l’appel. Se tournant vers Nicky, Felix s’excuse de ne pas avoir encore distribué les procès-verbaux qu’elle lui a envoyés. Il suggère de reporter l’examen des procès-verbaux jusqu’à ce que tout le monde ait eu plus de temps pour les examiner.
Felix demande à Susan de clôturer la réunion avec la Déclaration de responsabilité.
