Mise à jour des finances – Sept 2024
Comité des finances de l’OIAA
Procès-verbal
Samedi 14 septembre 2024
8h00 – HDT
11h00 – PDT
14h00 – EDT
Participants :
Jennifer B – Trésorière de l’OIAA
Felix – Trésorier suppléant
Barry – administrateur général / président des congrès internationaux
Mark M = Secrétaire OIAA
Jan BB – pack
Beth a =
Erica –
KD Kevin –
Révision de l’ordre du jour
Après la Prière de la Sérénité, Jennifer explique que la réunion consiste principalement en d’autres demandes budgétaires. Elle souhaite examiner le Congrès et discuter des fonds excédentaires à distribuer en fin d’année. Elle passe en revue l’ordre du jour : Approbation du procès-verbal, Examen des rapports financiers, puis ils passeront directement aux budgets des comités. Ils peuvent terminer avec d’autres points et clôturer avec la Déclaration de responsabilité. Elle demande si un participant souhaite ajouter quelque chose à l’ordre du jour. Barry estime qu’il faut mettre en place des mesures pour le vote. Il devrait y avoir un minimum de participants votants présents lors des votes sur l’argent et les questions fiduciaires. Jennifer l’ajoute à l’ordre du jour et passe au point suivant.
ORDRE DU JOUR APPROUVÉ
Révision du procès-verbal de juillet
Jennifer passe à l’approbation du procès-verbal de juillet. Jennifer indique que celui d’août n’est pas disponible pour approbation aujourd’hui, le Secrétaire ayant pris du retard. Après examen, la Trésorière demande une motion pour accepter le procès-verbal de juillet. Felix fait la motion, Barry appuie. Y a-t-il des oppositions ? Aucune.
PROCÈS-VERBAL DE JUILLET APPROUVÉ
Examen des états financiers
Il s’agit des états financiers d’août. Il y a eu des contributions d’un peu plus de 9 900 $. Jennifer indique que depuis le début de l’année, l’OIAA enregistre un excédent de 24,62 % par rapport au budget. Les frais Paypal et Stripe sont directement liés aux revenus. Elle mentionne qu’ils ont maintenant un statut d’organisme à but non lucratif, donc ils paient moins, ce qui se reflète dans les comptes. Ils génèrent même plus de revenus. Elle indique qu’il y a presque 14 000 $ de plus en contributions. Elle explique que les frais professionnels pour le logiciel comptable vont augmenter en 2025. Les dépenses de conférence représentent le solde restant pour l’ICOAA et ont été entièrement payées. Enfin, il y a quelques dépenses pour le prochain atelier auquel le Tech va assister. Il y a 7 participants mais 6 billets sont payés par l’OIAA. Jennifer continue la liste : 259,00 $ pour le Congrès concernent les coûts d’interprétation pour la formation, 745,00 $ qui est l’acompte pour les épinglettes pour le Congrès International à Vancouver. Le travailleur spécial Tech aide pour notre site Web et la maintenance. La technologie a eu quelques coûts d’interprétation pour leur atelier sur la sécurité. Les réunions Unity ont chaque réunion en espagnol et en portugais pour l’interprétation. L’autre technologie est notre base de données des membres qui est en cours de développement. La vidéoconférence est de 50 $ pour notre compte Zoom. L’hébergement et la gestion du site Web concernent notre Google et nous avons également payé notre frais annuel pour le plugin Événements, qui est plus élevé que d’habitude ce mois-ci. Finalement, nous avons un revenu net d’un peu moins de 3 000,00 $.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen du bilan
Le bilan montre qu’il y a 140 000 $ en banque dont 5 500 $ sont réservés pour le Congrès International 2025. Elle dit à Barry qu’il verra ces chiffres baisser et que le mois prochain, nous allons réduire les charges à payer pour que les épinglettes soient comptabilisées en 2024. Mais ensuite en 2025, nous allons basculer vers la dépense correcte. Barry comprend que nous devons maintenir cela dans les années comptables correctes. Jennifer explique qu’auparavant elle pensait que cette dépense pour les épinglettes serait en 2025, mais que cela s’est produit l’autre jour à la place. Elle indique que nous avons 134 000 $ et des poussières en espèces non affectées au bilan. Elle demande s’il y a des questions. Aucune.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen des contributions
Jennifer passe à l’état final qui est l’état des contributions. Il est listé par groupe pour le mois et ils reçoivent constamment de nouveaux groupes maintenant. Elle dit aussi que ces nouveaux groupes contribuent significativement à l’OIAA mensuellement ou trimestriellement. Le montant total des contributions pour août est de 9 900 $ et quelques. Barry a une question et demande à propos de certains chèques qui arrivent à l’OIAA de ‘Online Home Groups’. Jennifer répond que quelques groupes utilisent Online Home Groups comme plateforme pour gérer leur argent. . Jennifer explique qu’il y a un service AA en ligne où l’OIAA reçoit un chèque d’eux spécifiant le nom du groupe sur la ligne mémo. Felix répond qu’ils reçoivent probablement 2 ou 3 chèques par mois d’Online Home Group. Barry répond qu”Online Home Group’ a reçu une grande reconnaissance aujourd’hui au NAATW et qu’il faut surveiller si la courbe change. Jennifer demande s’il y a d’autres questions sur les états financiers pour qu’elle puisse commencer avec les budgets. Aucun
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Demande de budget pour le congrès de Vancouver
Jennifer partage son écran et Barry dit, « 950 ». Il explique que ce nombre est la nouvelle demande de budget ajustée pour 2025 pour le solde des épinglettes qui a été payé en 2024. Cela doit être comptabilisé par rapport à leur budget pour le Congrès en 2025. Il explique qu’ils doivent enregistrer la transaction de cette façon avec les conseils de Jennifer. Il dit qu’ils ont dépensé 950 $ de plus en 2024 et qu’ils doivent faire transférer le budget pour cela en 2025 afin que leur budget par rapport à leur budget total pour le Congrès reste équilibré. Jennifer demande à tous s’ils ont des questions sur ce budget. Elle indique que pour faire avancer les choses rapidement aujourd’hui, elle va simplement demander s’il y a des oppositions au budget du Congrès de Vancouver de Barry. Personne ne s’oppose.
DEMANDE POUR LE CONGRÈS DE VANCOUVER APPROUVÉE
Demande de budget de Pack
Jennifer présente la demande de budget de Pax avec Jan B. Jan BB dit qu’ils veulent produire une vidéo en langue des signes américaine pour expliquer comment naviguer sur le site web et comment remplir un formulaire. Cela guiderait les gens à travers le site web et leur expliquerait comment le remplir. Elle dit que le Comité des communications a dit qu’ils peuvent le faire. La vidéo sera ajoutée à la liste déroulante sur le site web et sera disponible pour les utilisateurs ASL. Elle dit qu’ils embaucheraient des interprètes, ce qui serait un coût supplémentaire, mais ils les utiliseraient de manière productive. Jan aimerait embaucher des interprètes bien connus au sein de la Communauté. Elle explique que l’ASL est différent du reste et est une langue visuelle. Elle pense que cela relève des Admissions.
Jennifer dit que les demandes d’interprètes ASL devraient passer par le processus d’embauche d’interprètes et non être choisies personnellement par elle. Jan B répond que dans la communauté ASL, il y a un aspect de méfiance immédiate et puisqu’un intervenant pour l’ASL serait bien connu, cela élimine cette stigmatisation. Beth dit qu’il y en a beaucoup d’autres qui ont ce genre de problème et sont des langues qui sont aussi dans le besoin.
Mark dit que ce n’est pas ce dont on discute ici. Il dit qu’il pense qu’il est parfaitement acceptable et raisonnable d’embaucher ces interprètes pour ce but spécifique. Il soutient cela entièrement. Il dit qu’ils ont parlé d’avoir un Comité d’accessibilité. Mark demande au Comité des finances de discuter de la création de ce Comité, et si oui, aurait besoin de financement. Mark recommande qu’ils financent le Comité avec un budget initial de 2 000 $ à 20 000 $ pour qu’ils aient des fonds quand le Comité démarrera. Jan essaie de faire comprendre pourquoi ces certains interprètes sont demandés. Jan répond qu’il y a des interprètes ASL de confiance qui sont utilisés assez fréquemment et qui sont moins chers. Elle aimerait utiliser ces personnes car elles créent un peu de détente et de confiance que ce qu’ils voient est traduit avec leur meilleur intérêt à cœur. Elle ajoute que ces clips vont « vivre » sur le site web, donc il y a une familiarité. .
Beth dit à Jan que les interprètes ASL sur sa liste qu’elle leur a fournie avaient certaines des mêmes personnes que sur la liste de Jennifer. La différence est qu’ils sont beaucoup moins chers. Jan répond qu’elle saurait qui est le mieux adapté pour ce service. Jan dit que PAC n’a jamais demandé d’argent, pas un sou. Donc, avant la fin de son mandat, elle aimerait voir quelque chose se produire. Beth dit qu’elle est mal à l’aise de faire une exception pour un seul groupe et pas pour les autres. Cela ouvre la porte à d’autres groupes pour sortir de la procédure. Dans l’Unité, tout le monde est égal et elle comprend qu’il y a une politique en place pour l’embauche. Ils devraient au moins suivre cela de manière uniforme. Sinon, quand ils commencent à faire des exceptions, cela ouvre la porte à plus de demandes. .
Barry dit que la question de l’accessibilité est quelque chose qui le préoccupe depuis un certain temps. Il croit que Jan apporte quelque chose qui est lié à l’expérience utilisateur publique. Il croit que s’ils ont une chance d’embaucher une personnalité respectée et largement connue pour faire une publicité pour nous ou pour servir d’interprète, ils devraient le faire. Il dit que si quelqu’un se sent « froissé », peut-être qu’ils auraient dû simplement demander. Il est tout à fait pour l’amélioration des expériences utilisateur à un coût raisonnable, et cette demande particulière semble entrer dans ce cadre. Jennifer répond que l’obtention de services d’interprétation a un protocole en place. Cela ouvrirait la porte à d’autres demandes de langues nécessaires. Jennifer propose un compromis à Jan. Elle a 2 interprètes ASL certifiés qui travaillent à l’Assemblée. Jan intervient en disant que ce n’est pas comparable à une Assemblée. Puisque cela va sur le site web, Jan déclare qu’elle ne fera pas de compromis. Jennifer dit que si Jan pouvait avoir juste 2 personnes pour évaluer ces interprètes qui sont certifiés ASL pour avoir un retour sur les interprètes plutôt que de permettre une seule option.
Mark dit qu’il se sent un peu mal à l’aise avec la gouvernance de la demande. Il pense que si Tech avait cette demande pour un projet vidéo, ce ne serait pas un problème. Il croit que c’est un projet autonome qui a à voir avec les relations publiques et ils devraient donner l’autonomie au groupe pour le faire. Il sent qu’ils sont trop gouvernés ici et veut laisser Jan aller faire ce projet.
Jan répond qu’elle trouve la microgestion un peu excessive. Elle veut le faire à sa façon et comprend que cela ne suit pas la procédure et ne fera pas de compromis. Elle croit que sa demande n’est pas grand-chose à demander. Elle ajoute que PAC n’a jamais rien demandé dans le passé. Elle ne comprend pas pourquoi elle doit suivre cette procédure simplement parce que cela sort de la façon normale de faire les choses. Jennifer convient que c’est différent et Jan répond que c’est parce que c’est différent et Jennifer semble avoir donné plus que son opinion là-dessus. Elle se sent offensée qu’elle devrait maintenant aller à ces 2 événements et évaluer toutes les autres personnes juste pour faire approuver sa demande. Pourquoi devrait-elle faire ces choses supplémentaires juste parce qu’elle va contre le protocole ? Jennifer répond qu’elle n’a pas dit qu’elle devait faire toutes ces choses. Jan n’est pas d’accord. Puisque Jennifer n’a pas d’expertise dans ce domaine puisqu’ils vont déjà assister à l’Assemblée et au Congrès, seraient-ils en mesure d’examiner ? Jennifer termine en disant que puisque Jan n’en sait pas plus sur le côté ASL qu’elle, peut-être qu’un autre participant ASL pourrait donner plus d’aperçu. Jan répond qu’elle pourrait en savoir un peu plus que Jennifer. Erica a un commentaire sur la traduction pour les malentendants. Elle croit que c’est complètement différent et elle ne traiterait pas la traduction régulière de la même façon que la traduction pour les malentendants. Barry aimerait ajouter qu’ils pourraient avoir l’IA créer quelques éléments en langue des signes pour eux, mais puisqu’ils ne l’ont pas maintenant, ils pourraient avoir Jan du Comité PAC mettre ensemble un package chaleureux et accueillant pour nos utilisateurs ASL qui pourrait durer plusieurs années. Il suggère peut-être même de le faire gratuitement.
Felix aimerait comprendre comment ces personnes ont été choisies. Y avait-il une sorte de méthode dans la sélection des fournisseurs ? Si ce sont les « plus utilisés dans la communauté ASL », comment cela a-t-il été déterminé ? Jan répond que cela passera initialement par la Trésorière pour être payé, pas elle personnellement. Elle réitère que cela finira sur le site web comme une édition permanente.
Beth pense qu’elle voit cela comme un package. Elle dit qu’il y a une procédure en place pour embaucher l’interprétation et elle a été établie de manière générale pour tout. Tant que cela n’affecte pas la procédure d’embauche des interprètes.
Jennifer aimerait dire que les AA sont familiers avec les traducteurs ASL et ils ont tous interprété pour les Alcooliques Anonymes auparavant. Alene leur a fourni une liste géographique d’interprètes ASL. Il s’agit vraiment d’un individu et de ce avec quoi elle est à l’aise. Jennifer dit qu’elle ressent une sorte de mépris avant enquête parce qu’elle a examiné la liste de 10 interprètes et elle a trouvé que c’était inhabituel parce qu’un des interprètes lui avait déjà fait un devis précédemment et il y avait une différence de 10 $/h. Elle indique que l’interprète ne s’est probablement pas rendu compte qu’ils avaient déjà envoyé un message offrant 55 $/h et maintenant sur cette liste préférée, elle est tarifée à 65 $/h.
Donc, c’est pourquoi Jennifer était un peu méfiante dès le début.
Mark dit qu’il remettrait certainement quelque chose comme ça en question. Jennifer est d’accord et demande si quelqu’un s’oppose au budget tel qu’écrit. Personne ne s’oppose. Le budget est adopté.
DEMANDE DE BUDGET PACK ACCEPTÉE
Demande de budget Unity
Pour le budget Unity, Jennifer dit qu’elle va aller aux détails car cela donne beaucoup plus. Elle partage l’écran et demande à Beth de présenter le budget Unity. Beth commence par une comparaison avec le budget de l’année dernière et il est plus que doublé par rapport à l’année dernière. L’année dernière, elle s’est trompée en n’incluant pas les dépenses Tech. Elle aimerait éviter cela pour ce budget. Beth dit que comme l’OIAA grandit, elle doit augmenter la taille des salles pour le Congrès. Cela a augmenté jusqu’à environ 4 000 $ par rapport au budget de cette année. L’interprétation est un total de 6 langues interprétées. Sous Autre Technologie, puisqu’il n’y a pas de programme d’inscription en place, ils ont besoin d’avoir un processus d’inscription et aussi d’avoir une page de site séparée qu’ils peuvent créer. Elle dit qu’il y a cet événement appelé Create. Beth a eu de nombreuses réunions avec le vendeur de cette entreprise et ils ont une plateforme qui est facile à utiliser, un peu comme wix. C’est facile à naviguer. Elle propose le programme plus facile si l’autre option ne fonctionne pas. Elle a mis le coût estimé dans le budget. Un autre élément sous Autre Technologie est la préoccupation qu’ils vont dépasser mille personnes. Elle dit qu’ils se sont vu refuser une licence spéciale cette année, donc Tech 12 peut faire une salle de débordement. Il y a une estimation spécifique pour cela aussi. Ce montant serait pour les 3 jours. Ils pourraient avoir quelqu’un de garde pour créer des salles de débordement au besoin. C’est aussi une estimation exacte.
Ensuite vient le support technique ou une personne de support administratif. Elle explique que le travail administratif, les feuilles de calcul et toutes sortes de choses sont nécessaires. Elle dit qu’elle a trouvé quelqu’un sur Upwork qui est bilingue pour le poste. Elle dit qu’ils peuvent aider avec l’écriture d’emails, l’organisation et beaucoup de choses qui doivent être faites. Elle dit que jusqu’à ce que leur plateforme d’inscription soit opérationnelle, elle pense que ce serait bien d’avoir de l’aide. L’employé Upworks a des honoraires de 30 $/h. Sa dernière addition au budget est les Services de traduction certifiés pour le Congrès. Elle dit que le site web utilise Google Translate qui n’est pas toujours correct donc ils devraient avoir l’information traduite correctement. Ils pourraient envoyer ces horaires dans différentes langues.
Normalement sous Services d’interprétation, ils ont au moins 2 différentes langues interprétées à chaque réunion. Donc c’est un calcul pour les 26 réunions tout au long de l’année. Jennifer répond que c’est en fait calculé pour 3 langues pour 26 réunions. Beth A répond que, en ce moment, ils ont actuellement le portugais et l’espagnol. Ils ont aussi des membres français et iraniens qui viennent occasionnellement et un nouveau membre italien. Elle dit qu’ils apportent généralement leur propre interprète, mais c’est là qu’ils peuvent aider les gens aussi. Elle croit en faire du service parce que le but est d’attirer les gens dans les positions de service.
Elle a terminé avec sa demande de budget.
Jennifer demande s’il y a des questions pour Beth. Jennifer demande à Beth si le montant total est de 45 006,43 $ pour 2025. Jennifer déclare que c’est la deuxième plus importante demande de budget après celui de Tech. Mark demande quels sont les coûts totaux pour la Convention jusqu’à présent. Jennifer répond qu’ils sont dans les limites du budget à 19 000 $. Mark répond qu’ils font plus que doubler le budget. Beth ajoute que cela n’inclut pas les fonds personnels qui ont été investis. Mark demande combien cela représente et Beth répond que c’est environ 1 000,00 $. Mark dit que les coûts de cette année équivalent à 20 000 $ et que l’année prochaine ce serait deux fois plus. Beth répond qu’ils pourraient être encore plus élevés l’année prochaine. Mark déclare que le budget total et les coûts des mesures s’élèvent à 42 000,00 $, donc encore plus que le double. Jennifer répond Oui. Mark croit qu’il faut suivre son instinct et il semble qu’ils devraient pouvoir présenter un spectacle sacrément bon pendant 3 jours pour moins de 40 000,00 $. Beth dit qu’elle demanderait personnellement plus. Elle se demande où ils pourraient réduire les coûts. Mark dit qu’il ne peut pas contester ces détails maintenant, car il devrait les déconstruire. Erica pense qu’il est important de pouvoir participer partout où l’anglais n’est pas la première langue des gens. Elle dit qu’elle est dans AA depuis maintenant 36 ans et elle pense que c’est vraiment époustouflant et fabuleux et elle est si reconnaissante qu’ils arrivent enfin à être vraiment globaux. Elle est reconnaissante pour tout le travail qu’ils ont fait et pour tous les autres membres d’Unity également. Jennifer demande s’il y a d’autres questions ou préoccupations avant qu’ils votent.
Beth dit qu’elle utilisait le travailleur spécialisé de Mark. Mark répond qu’il a prévu cela dans son budget et dit qu’il soutient le site web et tout ce qui vit sur le site web. C’est pour Unity et la Convention. C’est ce qu’ils font. Jennifer demande s’il y a quelqu’un qui s’oppose au budget d’Unity. Personne
Jan déclare qu’elle aimerait s’abstenir de voter sur ceci.
BUDGET UNITY ACCEPTÉ
Demande de budget du secrétaire
Jennifer passe au budget du secrétaire. Jennifer dit que puisque Jeff n’est pas là, elle peut parler de ce point qu’elle connaît. Elle dit que cela lui a été envoyé et qu’elle lui avait demandé des informations sur les frais d’agent enregistré qu’elle ne se souvenait pas avoir vu passer. Elle dit qu’elle le cherche depuis plusieurs années. Il avait été prépayé et elle dit que c’est valable jusqu’en 2030. Elle explique que ce n’est pas une demande applicable car elle est déjà prépayée et est en cours de retrait. Les frais de conférence de 1 500 $ correspondent à la conférence à laquelle Susan et Jeff viennent d’assister. Elle passe en revue l’assurance des dirigeants et administrateurs et dit qu’ils l’ont pour l’OIAA ainsi que l’assurance responsabilité civile. L’enregistrement de l’organisme de bienfaisance et les frais de dépôt annuels du New Jersey. Le budget du secrétaire s’élève au total à 2 549 $. Elle dit aussi qu’il a inclus une petite augmentation dans les montants réels comparatifs. Mais, puisqu’il n’est pas là, elle peut répondre aux questions que quelqu’un pourrait avoir, puis ils peuvent voter dessus. Elle demande si quelqu’un s’oppose au budget du secrétaire ou s’il y a des abstentions. Personne, tous d’accord ? D’accord, je considère que c’est tous en faveur.
BUDGET DU SECRÉTAIRE ACCEPTÉ
Demande de budget des communications
Elle passe au budget des communications qui n’est pas disponible puisque le présentateur n’est pas présent. Elle décide de le partager pour examen car c’est le budget des communications. Elle dit qu’elle ne peut pas en parler, mais il est disponible pour que quiconque l’examine comme elle le fera aussi. 300 $ pour le service de nettoyage de métadonnées ou les archives. Le programme vidéo Google est sur la liste et Jennifer répond que s’il doit être publié, ce sera en 2025. Elle n’a aucune idée de ce que c’est. Elle continue de lire la demande de budget. Fenêtre ASL intégrée pour les vidéos YouTube OIAA, contrat détaillé, besoin de plus d’informations. Jennifer dit que la demande totale pour les communications est de 1 600,00 $. Jennifer demande si quelqu’un a des réflexions ou des préoccupations. Erica a un commentaire sur le service de nettoyage de métadonnées. Elle pense que c’est quelque chose de très important pour nous et le monde du partage de données non désirées. Beth commente que DeepL est beaucoup plus cher que 300,00 $, mais elle suggérerait personnellement que ce soit augmenté. Beth dit que c’est le seul commentaire qu’elle a, cela semble un peu bas. Erica demande s’il y a déjà deux abonnements. Mark répond qu’il y a un compte assurément et que c’est 28,00 $ par mois pour le compte avancé qui vous donne 20 traductions de fichiers par mois. Mark pense que c’est l’option qu’elle va choisir. Jennifer commente qu’elle n’est pas à l’aise avec le changement de son budget. Mark et Jennifer conviennent tous les deux qu’ils ne soutiennent pas cette augmentation. Mark pense qu’ils ont déjà cela couvert et suggère qu’elle détermine ce qui est nécessaire pour DeepL.
Jennifer demande à tout participant de soumettre une motion. Felix répond d’attendre pour le moment. Erica demande à Felix s’il demande de reporter la motion. Felix répond que oui, il aimerait demander de reporter la motion. Erica appuie la demande de report de la demande. Jennifer demande au groupe qui est en faveur. Unanime.
DÉCISION SUR LA DEMANDE DE BUDGET DES COMMUNICATIONS REPORTÉE
Jennifer dit à Felix qu’elle ne sera pas disponible pour la réunion d’octobre et qu’elle aimerait qu’il copie la réunion du comité des finances et l’ajoute à son ordre du jour et ajoute tout autre document à cela et l’envoie aux invités et s’assure que Leslie soit invitée à cela. Elle ajoute d’éventuellement lui envoyer un email séparé disant que nous avons vraiment besoin de sa présence là.
Demande de budget CPC
Elle aborde le budget CPC et dit qu’elle savait que Gwen ne serait pas disponible à cette réunion, mais elle demande 500 $ pour les services d’interprétation pour leur réunion de comité. Jennifer déclare que le conseil lui a donné 200 $ à utiliser en 2024 et qu’elle ne les a pas utilisés. C’est une demande d’article d’une ligne pour 500 $ de CPC. Elle demande si quelqu’un a des questions. Erica veut réitérer qu’il reste 200 $ de l’année dernière qui n’ont pas été dépensés, et cette demande est pour 500 $ supplémentaires qui peuvent ou peuvent ne pas être dépensés. Jennifer répond qu’elle a demandé les 200 $ en août. Erica la remercie pour sa réponse. Jennifer demande s’il y a d’autres questions ou préoccupations concernant le budget de CPC. Jennifer demande s’il y en a qui s’opposent au budget. Aucun.
DEMANDE DE BUDGET CPC ACCEPTÉE
Demande de budget de l’assistant administratif du conseil
Le dernier est un budget d’assistant administratif pour le conseil. Jennifer dit qu’elle croit que le conseil pourrait être en mesure de déléguer des tâches à un travailleur spécialisé. Elle estime environ 400 $ par mois pour embaucher des travailleurs externes pour alléger la charge du conseil. Erica dit qu’elle approuve totalement cette idée en général. Elle se demande aussi si le conseil pourrait également s’assurer de fournir un peu plus de détails sur ces heures. Elle dit que cela rendrait les choses plus faciles et dit que d’autres personnes ont questionné ces types de dépenses. Mark remercie Erica et aimerait appuyer ces sentiments et pensées. Il croit que c’est une excellente idée et se demande qui l’a proposée. Jennifer dit qu’elle l’a proposée et a pris l’initiative de la présenter puisqu’elle doit d’abord passer par le comité des finances de toute façon. Puisque ce n’était pas dans le budget, c’était une chose raisonnable à ajouter. Mark dit qu’il voit la valeur de l’idée et il pense qu’Erica a absolument raison et il vaut mieux qu’il y ait des détails comme la tâche et le type de personnes enregistrant. Erica « Bravo » Jennifer et dit qu’elle soutient vraiment cette idée. . Jennifer dit que cela semble être un problème commun entre le conseil, c’est qu’ils sont surchargés de travail. Cela pourrait aider si certains éléments pouvaient être faits par un travailleur indépendant. Elle croit que Beth pourrait peut-être utiliser de l’aide. Beth répond qu’elle espérerait principalement qu’il y ait une BONNE aide, mais elle convient qu’elle pourrait probablement utiliser de l’aide. Jennifer continue en disant qu’elle pense que le président et possiblement les postes de secrétaire pourraient également être en mesure d’utiliser des travailleurs spécialisés de manière administrative. Elle demande s’il y a plus de discussion sur ce budget et s’il y a quelque chose que quelqu’un veut aborder. Erica veut dire que reporter est probablement la bonne chose, mais jusqu’à ce que le conseil ait une chance de discuter et d’obtenir ensuite plus de détails, elle soutient cette idée à 100 %. Jennifer répond que la façon dont ce processus budgétaire fonctionne est qu’ils l’apportent au comité des finances, nous faisons la contribution et puis nous apportons cette contribution au conseil. Elle dit que ce mois-ci est l’un des mois inhabituels où normalement le conseil se réunirait demain mais puisque cela s’est passé la semaine dernière et puisqu’elle ne sera pas disponible pour le mois d’octobre, la prochaine fois que le conseil examinera les budgets, ils examineront ce qui a été adopté ici, en novembre. Elle ne voulait tout simplement pas léser le budget dans un domaine critique qui pourrait en submerger certains. Elle propose qu’ils prennent les devants et proposent cela au conseil et ils peuvent effectivement en parler en octobre. Elle demande si le comité des finances aimerait reporter cela jusqu’en novembre ou s’ils votent dessus maintenant. Erica aimerait savoir s’ils pourraient renvoyer cela au conseil et puis ils peuvent en discuter. Jennifer convient qu’ils le reportent jusqu’en novembre. Elle dit que le conseil peut alors en parler en octobre. Elle demande à Beth, Felix et Mark qu’ils s’assurent que le conseil puisse en parler en octobre. Erica fait une motion qu’ils fassent cela. Jennifer est d’accord. Mark appuie. Tous en faveur. Unanime. Elle dit aux membres du conseil présents qu’ils s’assurent s’il vous plaît que cela arrive pour octobre.
DEMANDE DE BUDGET DE L’ASSISTANT ADMINISTRATIF DU CONSEIL REPORTÉE JUSQU’EN NOVEMBRE
Discussion sur la distribution des fonds excédentaires
Jennifer veut partager avec tout le monde qu’il y a un budget total de 130 000 $ et en ce moment ils ont un peu plus de 134 000 $ dans leurs coffres. Donc les chances sont qu’ils vont avoir des fonds excédentaires à la fin de l’année. Les contributions continueront à travers la Convention parce qu’elles sont volontaires car ils ne facturent pas de frais pour la Convention. Elle explique qu’il y aura un lien pour les contributions dans chaque réunion donc c’est le grand point d’interrogation. Elle aimerait demander à tout le monde où ils aimeraient distribuer ces fonds excédentaires à la fin de l’année. Jennifer dit que la façon dont les directives se lisent est qu’ils font la distribution des excédents à la fin de l’année et qu’ils prennent les dépenses qui sont approuvées dans l’assemblée de décembre et ils conservent ces liquidités. Ce montant de liquidités dans le compte bancaire, si quelque chose dépasse ces dépenses pour l’année suivante, il est alors distribué. Elle explique qu’ils veulent faire un pourcentage pour que le trésorier envoie ces excédents par pourcentage à la fin de l’année. Elle dit qu’elle va le faire au dollar près. Mark aimerait dire que tout ce qui est discuté ici est très important et valide, mais il aimerait suggérer que la façon la plus constructive de déterminer serait de construire une liste de sondage à temps pour l’assemblée dans une semaine. Il pense qu’ils devraient demander aux membres où ils aimeraient envoyer cet argent et ne pas s’asseoir ici et décider où ils veulent l’envoyer. Il se demande comment ils devraient formuler cette question. Jennifer répond que s’ils allaient faire un vrai sondage, l’équipe de Mark s’en occuperait. Elle pense qu’ils devraient en discuter maintenant et il serait approprié pour eux de pouvoir donner leur avis sur ce qui devrait y être inclus. Erica demande à Jennifer ce qu’ils ont fait l’année dernière. Jennifer répond qu’ils n’en avaient pas assez l’année dernière car il n’y avait pas assez d’argent pour satisfaire toutes leurs dépenses proposées pour 2024, donc il n’y a pas eu de distribution. En 2023, ils ont distribué au GSO de New York, au Fonds international de littérature et à Grapevine Carrying the Message et TIAA. Elle a dit qu’ils avaient voté pour envoyer aussi à NAATW, cependant, ils ont laissé expirer leur 501(c)(3) donc ils n’ont pas pu leur contribuer. Elle dit qu’ils ont fini par conserver ces fonds et les envoyer aux 4 autres entités.
Jennifer dit qu’elle ne faisait pas partie de cette conversation en ce qui concerne ces distributions et l’assemblée a voté dessus, donc elle a juste fait ce que l’assemblée a dit. Cependant, maintenant en tant que membre actif et contributeur à l’OIAA, elle est contre l’envoi de distributions excédentaires en dehors du domaine d’AA. Ces entités externes ne sont pas dans les Alcooliques anonymes. Elle demande à Kevin s’il serait capable d’en parler davantage car il a beaucoup plus d’expérience qu’elle. Elle demande à Kevin s’il aimerait parler de donner aux entités internationales d’AA. Kevin répond qu’il est juste un MBA, CPA, mais cela ne signifie pas qu’il connaît quoi que ce soit sur le droit fiscal. Il dit que son expérience est complètement avec les entreprises cotées en bourse et les états financiers donc il ne prétend pas en parler. Il dit qu’il peut vérifier cela pour eux cependant. Jennifer dit qu’il y a un endroit sur la déclaration d’impôt où vous divulguez si vous avez donné à des entités internationales. Puisqu’elle n’est pas une experte, elle a 2 400,00 $ pour un service comptable. Ils pourraient employer une expertise dans ce domaine. Elle aimerait entendre une conversation à ce sujet. Elle aimerait savoir ce que le comité des finances pense être le meilleur endroit pour distribuer les fonds excédentaires. Erica dit que si c’est possible, ils pourraient envoyer de l’argent à la Conférence des femmes africaines qui vient d’avoir lieu. Elle pense que ce serait amusant d’aider avec cet effort l’année prochaine, mais c’est une Conférence des femmes donc cela pourrait ne pas compter pour AA. Jennifer répond qu’en tant que leur trésorière, elle serait réticente à toutes les conférences ou entités externes qui facturent des frais. Elle regarde les entités AA comme GSO, le Fonds international de littérature, mais ceux-ci sont évidents. Erica fait remarquer qu’il y a beaucoup de GSO dans le monde. Jennifer répond qu’elle en est consciente. Kevin répond que ce ne serait pas autant une préoccupation fiscale internationale pour eux que ce le serait pour eux. Jennifer convient que cela concerne leur déclaration d’impôt. Elle demande s’ils sont capables de faire cela ou s’ils devraient donner une assistance supplémentaire. Le Fonds international de littérature est en fait un marché à but non lucratif américain. Il semble à Mark que l’assemblée serait capable de faire cela. Il dit qu’ils ont toujours eu ce schisme étrange avec GSO, mais dit que cela aurait du sens si l’OIAA peut juste dire que les contributions excédentaires vont être distribuées internationalement à chaque GSO. Il croit que ce serait une merveilleuse façon de n’avoir qu’à dire une chose. Il ne pourrait que dire, nous le donnons à tous les GSO à travers le monde et nous l’étalons du mieux que nous pouvons ». Donc alors nous pourrions nous occuper des questions fiscales ou autres et si c’était l’approche, il soutiendrait totalement quelque chose comme ça. Jennifer demande si nous savons combien il y a de GSO dans le monde ? Mark a dit qu’il ne sait pas mais il a entendu comme 66 ou 67. Erica dit qu’il y a une liste sur le site web aa.org. Elle dit qu’elle va la trouver. Jennifer dit qu’une autre difficulté est que 66 distributions c’est beaucoup. Elle dit que c’est beaucoup de travail pour la trésorerie. Mark répond que cela ressemble à une excellente opportunité de service pour quelqu’un internationalement d’être le courtier de devises pour les contributions internationales. Beth ajoute qu’il y a des pays auxquels vous ne pourriez pas envoyer. Jennifer est d’accord. Beth explique qu’il y a beaucoup de sanctions, certaines qui viennent juste d’entrer en vigueur récemment. Ils seraient obligés de choisir à qui ils peuvent envoyer. Elle est sceptique, mais pense que c’est une excellente idée. Mark dit qu’ils pourraient aller de manière générale, peu importe combien nous pouvons envoyer, alors vous divisez par ce nombre. Jennifer demande si Mark se porte volontaire ? Beth dit qu’elle entend une dépense pour le conseil. Jennifer répond que puisque c’est une tâche administrative, elle pourrait la déléguer. Beth est d’accord et Jennifer dit qu’elle peut utiliser un administrateur pour obtenir toutes les informations de paiement pour tous les GSO. Elle dit qu’elle sait exactement qui elle peut utiliser. Elle se demande si c’est le consensus de ce comité des finances de proposer à l’assemblée qu’ils distribuent les fonds excédentaires aux GSO du monde entier. Mark dit qu’il adore cela et est fier de faire partie de l’OIAA. Jennifer dit qu’elle passera du temps à consulter un comptable fiscal. Elle demande s’il y a autre chose qui doit être fait avec la déclaration d’impôt ?
LES GSO DU MONDE ENTIER RECEVRONT UN POURCENTAGE DES FONDS EXCÉDENTAIRES
Jennifer dit que c’est une période passionnante. C’est beaucoup de travail, mais elle ne recule pas devant. Mark dit qu’ils peuvent trouver des personnes qui voudront aider pour cela. Jennifer dit qu’elle confiera cette tâche à une personne administrative. Cela relèverait de la comptabilité, et elle dispose de 2 400,00 $ à dépenser en 2024 pour cela. Donc elle est bien. Elle dit que cela relèverait définitivement de la comptabilité. Erica veut s’assurer qu’elle a bien compris qu’ils suggèrent que cela sera soumis à l’Assemblée pour approbation ? Jennifer répond que oui et que le vote n’aura pas lieu avant décembre. Jennifer fera la proposition samedi que le Comité des finances a élaborée et demande si cela doit passer par le Conseil d’administration. Beth, Erica et Mark répondent que ce ne devrait pas être nécessaire puisque cela passe par l’Assemblée. Jennifer demande s’il y a d’autres nouvelles affaires ? Elle demande à Kevin s’il aimerait parler un peu plus de ce qu’elle lui a demandé de faire. Elle ajoute que c’est phénoménal.
Plan de structure d’audit interne
Kevin commence en disant que Jennifer lui avait demandé de mettre en place un projet qui donnerait une certaine assurance au Conseil d’administration et à l’Assemblée qu’ils ont tous les systèmes comptables en place. Ils ont commencé cela l’année dernière. Il explique que c’est essentiellement du jargon comptable et du contrôle interne. Il explique que l’une des particularités d’une organisation à but non lucratif est qu’elle n’a pas la capacité d’avoir tout le personnel nécessaire pour les contrôles et les équilibres qui existent dans une société cotée en bourse. Donc, en utilisant le rapport d’Erica, cela lui a donné une bonne idée de la façon dont ils peuvent structurer l’engagement cette année. Il a encore beaucoup de questions qu’il soumettra à Jennifer, mais son expérience consiste à travailler avec les plus grandes entreprises du monde. Les auditeurs examinent toujours les données au fur et à mesure de l’année. Ils n’attendent pas simplement le 31 décembre. Il a donc sélectionné deux périodes, avril et août, qu’il a téléchargées. Il prendra ensuite décembre à sa clôture et il y aura une analyse. Il dit que c’est en fait très amusant car il est un homme de chiffres. Il a également contacté un ami qui est chez Deloitte et a aussi examiné AI CPA, donc il a commencé le processus. Où cela en est actuellement, c’est la partie des questions. Donc, lui et Jennifer peuvent en discuter plus tard. Jennifer est d’accord et dit qu’elle est disponible pour planifier avec lui, sauf le 29 septembre car elle sera complètement indisponible. Elle dit qu’elle devra le faire avant ou après. Kevin dit qu’avant lui conviendrait. Elle lui demande de lui envoyer un e-mail et elle répondra rapidement.
Erica aimerait s’adresser à toute la salle. Elle veut réitérer que l’examen financier n’est pas une fonction du Comité des finances. C’est une fonction de l’équipe d’examen pour le compte du Conseil d’administration. Elle veut que cela soit consigné car il était difficile de l’obtenir puisqu’elle n’est pas expert-comptable judiciaire, ni comptable du tout. Son expérience était que Jennifer avait des questions pour nous, puis a répondu à certaines questions, et ensuite notre interaction était complètement avec le Conseil d’administration et non avec Jennifer. Erica dit à Kevin que c’est vraiment agréable d’avoir quelqu’un qui sait réellement ce qu’il fait et de ne pas avoir à faire tous les devoirs. Kevin répond qu’il est d’accord avec elle et qu’il ne regarde pas les procédures de Deloitte. Il dit qu’il l’examine davantage d’un point de vue interne. Une société publique a des auditeurs internes et ils effectuent certains tests. Il a également une question concernant l’audit des BSG. Jennifer répond qu’ils sont audités en externe et que c’est obligatoire. Kevin dit que c’est quelque chose qu’ils pourraient utiliser. Il dit qu’ils pourraient utiliser ce processus et pourraient s’en inspirer s’ils le souhaitaient. Il dit que leurs montants sont si peu importants que cela n’aura probablement pas d’importance dans le cadre d’un audit. Normalement, si vous soupçonnez une fraude, vous enverrez un groupe spécial d’auditeurs autres que les comptables et fiscalistes habituels. À moins que quelque chose ne soit trouvé, alors nous serons payés. Jennifer dit que si vous trouvez Jennifer Butts payée, vous pourriez avoir un problème. Haha. Ou Connor Redmon, plaisante-t-elle, car c’est le nom de son fils. Jennifer demande s’il y a des questions ou s’il y avait autre chose concernant le Comité des finances. Elle dit à tout le monde qu’elle apprécie leur endurance sur ces questions. Elle demande s’il y a autre chose que quelqu’un voudrait soulever. Rien.
Jennifer conclut avec la Déclaration de responsabilité.
