Mise à jour du comité pour les directives – Août 2023

Membres présents : Susan R (Présidente OIAA), Nona (Vice-présidente OIAA), Jeff B (Secrétaire OIAA), Gwen M (Présidente du comité des directives) Amelia L (IGR Journey Heart), Jan BB (Présidente PAC OIAA), Carlos D (Président du comité d’unité), Mary M (Présidente/Registraire Steppers) Jeanine F (IGR VSS et comité de communication), Beth D, (Comité d’unité) Beth A (Vice-présidente suppléante du comité d’unité)

Absents : Dave W (IGR Q&A), Melinda F (Vice-présidente suppléante du comité technique), Barry M (Ancien secrétaire), Jennifer B (Trésorière OIAA), Mark M (Président du comité technique)

Ouverture de la séance : Gwen a ouvert la séance à 15h03.

Points clés pour le comité suite à la réunion du conseil d’administration d’OIAA la veille :
• Priorités en accord avec les besoins pour l’élection à venir.

Message de la présidente d’OIAA : Susan R
• Tout ce qui est nécessaire pour les élections était nécessaire hier.
• Présenter au conseil pour approbation ce qui suit :
o Le travail effectué sur le conseil, les administrateurs, Section 1,
o Descriptions de poste des administrateurs
o Processus électoral.
• Doit être inclus dans l’ordre du jour de l’assemblée 30 jours avant le 16 septembre.

Reprise de la Section 1 avec un focus sur les sections surlignées en jaune dans le document :
• Rotation du conseil : 50 % de continuité du conseil pourrait être difficile/impossible à atteindre. Les possibilités pour aider à assurer la cohérence pourraient inclure : Inviter le président ou un dirigeant sortant à rester au conseil sans droit de vote pour une période d’un an. Le langage pourrait devoir être énoncé comme « S’efforcera de » ou comme « Aussi efficacement que possible »
• Il a été souligné que les nominations au conseil effectuées depuis décembre devront faire l’objet d’une élection cette année.
• Une option pour le conseil actuel est de décider quels postes cette première année seront un mandat d’un an, le mandat standard de deux ans ou un mandat de trois ans afin de commencer à établir un programme pour que certains rôles soient élus les années paires et les autres les années impaires.
• Suggestion de mettre en place quelque chose comme : Les années impaires, 3 administrateurs sont candidats à l’élection et les années paires 2 administrateurs sont candidats à l’élection.
• Si il y a une nomination entre-temps, elle pourrait être fixée pour un mandat d’un an. Cela ne supprime toujours pas la continuité du poste ou des 3 postes ou des 2 postes qui sont candidats à l’élection chaque année impaire ou paire.
• En conclusion : Éviter un pourcentage fixe. Déclaration générale que le conseil peut faire quelques recommandations au début des élections ou une déclaration. Toute élection si le conseil veut que les membres soient attentifs à cela et laisser la microgestion et les détails de cette section au conseil, pas dans les directives.Qualifications des administrateurs :• Discussion utile/non requise• Déplacer les détails concernant l’administrateur international hors de cette section et dans ce rôle• Une formation commerciale ou une expérience professionnelle est utile. Le conseil et les membres s’intéressent également à d’autres compétences et qualités que les administrateurs peuvent offrir.
Description de poste du vice-président :
• Est-ce que tout le travail de gestion des comités va retomber sur un seul administrateur comme le président (mais non inclus dans la description de poste) mais reste dans la description de poste du vice-président.
• Le conseil décide de répartir les relations de liaison avec les différents comités parmi les divers administrateurs.
• Suggestion au conseil (ajouter à la liste de Susan des problèmes avec les statuts) de barrer la partie de la description de poste du vice-président « en tant que membre d’office des comités permanents ». Barrer cette clause permet la cohérence entre la description de poste du président et celle du vice-président.
• Alexandra, conseillère juridique pro bono d’OIAA a souligné la nécessité pour le comité des directives d’OA de mettre en place une structure créant un niveau de soutien des comités au conseil qui irait au-delà d’une seule personne.
• Convenu par plusieurs qu’il est acceptable de retirer cela. Une communication supplémentaire est maintenant en place avec les réunions de l’équipe de direction.
• Le conseil doit décider qui va superviser/surveiller/soutenir les divers comités.
Que le procès-verbal reflète ce qui suit qui a été envoyé par courriel avant la réunion d’aujourd’hui : (Certains, mais pas tous ces points ont été abordés en session)

• Dans 1, pourquoi est-il indiqué : « mais n’incluant pas les dirigeants. » Je pense que cela devrait être supprimé et le paragraphe devrait se terminer par « …responsabilités fiduciaires. »• Dans 4, il n’est pas nécessaire de répéter le texte des garanties car il y aura un hyperlien vers elles.• Dans 5, fournir une référence à l’endroit dans les statuts où cela est indiqué avec peut-être un hyperlien.• Dans 6, je ne vois pas de note de bas de page 4 dans le document. De plus, cette dernière phrase est une répétition des statuts ce qui la rend inutile.
• La section 7 est une répétition du langage des statuts et, par conséquent, inutile dans les directives
• Dans 8, comment déciderions-nous lesquels des 50 % des administrateurs effectueraient une rotation ? De plus, nos administrateurs ont des suppléants qui se présenteraient vraisemblablement (mais pas nécessairement) pour le poste pour lequel ils ont espérons-le été formés. De plus, que se passe-t-il s’il y a un nombre impair d’administrateurs car il semble que nous aurons 7 administrateurs.
• Dans 8, je n’aime pas le « peut ». Comment le conseil déciderait-il ? Je pense que nous le faisons ou ne le faisons pas. Si nous le faisons, je pense que le président aurait une voix mais pas de vote.
• Dans 9, je laisserais cela comme les exigences de la section générale pour tous les administrateurs et laisserais l’exigence bilingue et multilingue pour la section suivante
• L’administrateur international devrait être intitulé « Administrateur international-général » car c’est ainsi qu’il est désigné dans la description.

Administrateur international :
• Bien que la suggestion ait été faite d’ajouter « Faire tous les efforts possibles pour comprendre quelle est la situation dans chaque pays ou quelle est la situation dans chaque pays concernant les groupes en ligne » cela n’a pas été universellement approuvé.
• Un consensus a été atteint sur la description de poste de l’administrateur international telle qu’écrite.

Administrateur général :
• Re : terminologie « général » est difficile surtout si les gens ont des problèmes avec leur poids.
• Le rôle tel qu’écrit est trop vague, concours de popularité, mettant en évidence un grand leader vs. un serviteur travaillant dur pour OIAA chaque jour
• Apporter l’humilité dans l’image – incorporer le service plutôt que les responsabilités
• La flexibilité dans les tâches est nécessaire selon les besoins du conseil
• Un plan, une base. D’un vrai plan opérationnel à mettre avec ceux-ci.• Ces descriptions de poste doivent être bien réfléchies pour ces descriptions d’administrateur c’est vraiment essentiel pour toute notre opération, toute notre corporation.• Veuillez demander au conseil d’arrêter de créer de nouveaux comités/programmes etc. qui ne font qu’ajouter plus à gérer – et à embrouiller et trouver une place pour – et ensuite le travail pour recommander ou établir des procédures ne fait que croître –• Le rôle de liaison pourrait ne pas avoir besoin d’être un poste du conseil – que diriez-vous que le conseil nomme un agent de liaison ?• Plan à moitié cuit – pas prêt à être déployé. Doit retourner au conseil
• Zonal est un rêve pour l’avenir – pas maintenant

Motion présentée à 14h05 : Le comité des directives recommande au conseil d’OIAA que le conseil soit élargi avec deux administrateurs internationaux à ce moment. La motion a été acceptée telle qu’énoncée et appuyée. Un vote a été pris et la motion a été adoptée avec un vote de 7-2. Le vote négatif a eu la parole et a présenté l’opinion minoritaire. Personne n’a choisi de changer son vote donc la motion a prévalu telle que présentée.

Séance levée.

La prochaine réunion complète du comité aura lieu le mercredi 16 août 2023 sur Zoom.

Respectueusement soumis,

Gwen M
Présidente, Comité des directives ad hoc