Mise à jour financière – Déc 2023
Comité des finances de l’OIAA
Procès-verbal
Samedi 9 décembre 2023
9h00 – 10h24 HDT
11h00 – 12h24 PDT
14h00 – 17h24 EDT
Participants :
Jennifer – Trésorière par intérim
Felix – Trésorier suppléant
Barry – Membre de longue date du Comité des finances
Susan – Présidente de l’OIAA
Erica K. – Membre du sous-comité des finances
Nona – Vice-présidente en fonction
Nicky – Secrétaire des finances par intérim
Terry – Présidente de la convention
Jennifer dirige la Prière de la Sérénité. Tous les participants se joignent à elle.
Examen de l’ordre du jour
Jennifer affiche l’ordre du jour sur son écran et demande si quelqu’un a quelque chose à y ajouter. Susan commence en disant que Mary a payé un abonnement à Deep L de sa poche. Cela pourrait également nous être utile à l’avenir, nous devrions donc en tenir compte. Erica appuie cette idée et déclare qu’elle l’utilise quotidiennement. Nona ajoute qu’elle l’utilise également. Barry l’utilise aussi et pense que c’est maintenant un outil linguistique standard. Jennifer dit qu’elle l’a ajouté à l’ordre du jour.
APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR / DISCUSSION SUR DEEP L AJOUTÉE
Examen du procès-verbal de la réunion du mois précédent
Jennifer demande si tout le monde a examiné le procès-verbal qu’elle vient d’envoyer. Susan dit qu’elle l’a examiné.
Terry rejoint la réunion et se présente comme la Présidente de la convention.
Jennifer demande à Nicky de modifier le document au fur et à mesure. Jennifer lit le procès-verbal à haute voix et demande d’intervenir s’il y a quelque chose à ajouter.
Ils lisent le procès-verbal de la réunion précédente. Voici les domaines du procès-verbal et de la réunion précédente qui sont discutés plus en détail :
Domaine de la réunion précédente revisité ajouts et réitérations
Dons et création de lettres au-dessus de 250,00 $
Jennifer ajoute qu’elle a décidé de vérifier l’information selon laquelle plusieurs personnes avaient fait des dons de plus de 250,00 $. Elle déclare que ces transactions n’étaient pas correctement attribuées à leurs groupes. Comme elles avaient été mal catégorisées, il n’y a en réalité aucune personne qui donne plus de 250,00 $. Elle pensait que quelque chose n’allait pas, alors elle a fait l’effort supplémentaire de vérifier et elle a découvert que moins de 10 % des dons proviennent d’individus, contrairement à leur estimation précédente de 40 %.
Annulation de l’abonnement Slack
Susan demande des éclaircissements sur qui a décidé d’annuler l’abonnement car la formulation n’était pas claire. Jennifer répond qu’elle a interrogé le service technique à ce sujet et que c’est ensuite le comité technique qui a décidé de l’annuler. Susan aide à reformuler la phrase pour inclure cette information.
Chèques manquants des groupes de l’OIAA
Précédemment, un groupe AA s’était renseigné sur des paiements, donc Jennifer avait déclaré qu’ils n’avaient pas reçu les chèques à la date de la réunion du 11 novembre 2023. Mais à la date de la réunion d’aujourd’hui, le 9 décembre 2023, nous les avons maintenant reçus. Susan ajoute qu’elle se souvient de ce problème et que c’était Janine qui devait clarifier cette question avant de quitter son poste de représentante IGR. Jennifer répond qu’elle a envoyé une lettre demandant aux autres groupes de bien vouloir vérifier leurs contributions et de s’assurer qu’elles sont bien reçues par l’OIAA. Jennifer dit que c’est la raison pour laquelle elle a créé la feuille de contributions, qui est utile.
Chèques envoyés à une ancienne adresse
Barry avait déclaré lors de la dernière réunion qu’il y avait des chèques envoyés à une ancienne adresse qui devaient être transférés. Jennifer demande à Barry s’ils ont effectivement été envoyés. Barry répond que oui.
Sous-comité d’audit interne
Jennifer dit qu’elle a été informée par Leslie qu’elle aura quelque chose à rapporter en janvier, donc ce sera à l’ordre du jour de janvier 2024. Concernant Eldin, Jennifer informe tous les participants à la réunion qu’il s’est depuis retiré du sous-comité d’audit et que Leslie et Erica sont libres de choisir d’ajouter quelqu’un d’autre pour aider le comité.
Fonds de don PayPal/statut d’organisme à but non lucratif
Jennifer a parlé avec PayPal et dans les 24 à 48 heures, ils devraient recevoir le tarif réduit en tant qu’organisme à but non lucratif et n’auront pas à être associés au Fonds de don. Bien que cela ait été une lutte difficile, c’est maintenant devenu une réalité.
Après un examen complet du procès-verbal de la réunion précédente, Jennifer demande s’il y a des oppositions à l’acceptation du procès-verbal. Aucune opposition n’est exprimée.
APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE
Examen des rapports financiers
Jennifer affiche l’écart budgétaire. Jennifer commence par les revenus de novembre qui sont juste en dessous de 8 500,00 $. Les frais PayPal sont associés aux revenus à 199,32 $. Elle déclare qu’espérons-le, bientôt leurs frais seront aux ⅔ de ce qu’ils étaient. Les frais professionnels sont le système comptable à 42,00 $. Notre provision récurrente pour la Convention internationale 2025 est de 145,83 $. Les services de traduction/ASL de 187,40 $ sont un résiduel d’octobre et un pour Upwork pour Unity. Les autres technologies sont toutes les dépenses Google que nous encourons de 484,71 $. La vidéoconférence est de 50,00 $ par mois pour une salle plus grande et l’hébergement/gestion du site web est le frais que nous payons à Melinda pour le support technique. Enfin, nous avons 0,05 cents d’intérêts. Le revenu net est de 3 946,86 $. Jennifer demande s’il y a des questions sur l’écart budgétaire.
Barry demande de revenir en arrière et aimerait savoir ce que nous avons budgété pour la Conférence. Jennifer précise que les 7 500,00 $ ne sont pas pour la convention internationale mais pour les dépenses de la Conférence. Barry demande si quelque chose est provisionné pour les dépenses de la conférence. Jennifer explique que les dépenses de la Conférence sont pour les conférences qui ont été achevées. Ils avaient budgété 7 500 $, mais leurs dépenses réelles n’étaient que de 6 460 $. Barry comprend d’où viennent ces chiffres. Felix aimerait savoir pourquoi il y a une différence de 750 $ pour l’hébergement web et pense que c’est un montant important. Jennifer explique qu’elle reçoit une facture toutes les deux semaines de 1 140 $. En novembre, il y avait trois factures. Les 10 000 $ de dépassement budgétaire, ou environ 10 800 $ entrant en 2023 qui étaient réservés pour la technologie. Elle explique que c’était plus un élément du bilan qui n’était pas dans le budget mais plutôt de l’argent qui était mis de côté juste pour que la technologie l’utilise. Felix précise en disant que c’était plus un problème de timing que d’impact sur le flux de trésorerie. Jennifer est d’accord. Jennifer demande s’il y a d’autres questions auxquelles elle peut répondre.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen du bilan
Jennifer lit le bilan comme ayant un peu plus de 100 000 $ en banque. 5 300 $ sont réservés pour la Conférence internationale de 2025, donc il y a juste en dessous de 95 000,00 $ qui ne sont pas réservés.
Susan aimerait revenir à l’écart budgétaire et déclare qu’il y avait une certaine chaîne de courriels que nous pourrions voir sur son ordre du jour pour demain. Susan déclare qu’elle a reçu un courriel d’une personne qui cherchait à voir le budget par rapport aux chiffres réels et donc Susan lui a envoyé un lien vers les rapports. Susan veut expliquer qu’elle a vu la femme du courriel en personne, et elle lui a déclaré que les dépenses de l’année dernière ne sont en aucun cas les mêmes que cette année et que cette année nous dépenserons beaucoup plus. Jennifer demande s’il y a des oppositions au bilan. Erica dit qu’elle n’a pas d’opposition mais plutôt une demande pour comparer quelques éléments du budget.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen de la feuille des contributions
Jennifer affiche la liste des contributions à l’écran. Jennifer dit qu’elle a encouragé les groupes à examiner cette liste pour s’assurer que les chiffres sont les mêmes que ceux qui sont enregistrés. Jennifer parcourt la liste et voulait souligner un groupe appelé Virtual Sober Start. Elle dit que c’est le groupe qui avait des difficultés à envoyer 8 chèques à l’OIAA que nous avons reçus ce mois-ci. Jennifer déclare qu’il y a 84 groupes et individus contributeurs.
Jennifer décide de présenter un rapport PayPal pour le montrer au Comité des finances. Jennifer partage son écran. Elle explique comment PayPal génère ces rapports pour eux. Elle présente les Insights des ventes pour novembre et montre comment le rapport indique qu’il y a une augmentation de 108 % en dollars, qu’il y a eu une augmentation de 49 % du nombre de transactions, et que le montant des contributions a augmenté de 39 % par rapport à l’année précédente. Le graphique montre le mois de novembre et la ligne jaune représente l’année précédente et la bleue l’année en cours. Jennifer dit que les informations fournies montrent que l’OIAA continue de croître. 95 % des contributions proviennent des États-Unis et 5 % d’autres pays. Le rapport montre quels pays ont contribué. Jennifer pense que cela montre vraiment les informations sur qui contribue et les présente dans un joli rapport. Jennifer montre qu’il y a eu une augmentation de 55 % des nouveaux clients par rapport à l’année dernière. Donc, sur ces 76 personnes qui n’avaient jamais contribué, il y en avait auparavant 24 sur 76. Elle dit que cela montre qu’ils continuent de croître et continuent d’attirer de nouveaux groupes vers l’OIAA. Jennifer demande si quelqu’un a des questions ou des commentaires à ce sujet. Elle dit positivement que ce rapport montre l’OIAA dans un état de croissance positive.
Pas de commentaires ni de questions
Jennifer veut parler de quelque chose qu’elle a mentionné plus tôt lors de l’examen du procès-verbal précédent. Elle évoque le changement des frais de traitement PayPal en frais d’organisme à but non lucratif qui doit prendre effet dans les 24 à 48 heures. Elle pourra dire une fois qu’une transaction aura lieu si les frais ont été déduits ou non. Elle contactera PayPal s’il y a des problèmes avec ces déductions. Les frais sont actuellement de 2,89 % et passeront à 1,99 % après le changement. Les 0,49 cents par transaction sont simplement standard dans les deux structures de frais. Jennifer demande s’il y a des questions sur ce sujet. Pas de réponses.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen de Deep L
Jennifer demande à Susan de parler de Deep L car elle ne sait pas ce que c’est. Susan commence en disant que c’est un programme de traduction. Ce qu’elle en sait, c’est que la seule autre alternative est Google Translate. Beth et Carlos d’Unity utilisent ce programme et l’ont portée à son attention. Elle sait également que Mary paie un abonnement professionnel pour l’utiliser au bureau des inscriptions. Elle pense que c’est environ 10 $ par mois. Susan mentionne qu’elle a un document de 22 pages à traduire, mais qu’ils devraient sérieusement envisager d’obtenir un abonnement Deep L pour l’OIAA. Nona indique qu’il existe une licence particulière pour Deep L, une licence professionnelle pour entreprise, sinon c’est facturé par utilisateur individuel. Elle envoie un lien à Jennifer et Susan. Nona utilise personnellement Deep L. Elle explique que la version gratuite ne permet que 500 caractères. Nona poursuit en disant que nous l’utiliserions car nous recevons de nombreuses réponses en diverses langues, particulièrement dans le forum IGR. Elle recommande de le faire avec plusieurs utilisateurs. Elle pense qu’ils devraient utiliser ce programme et s’inscrire en tant qu’entreprise pour avoir plusieurs utilisateurs. Elle explique qu’il y a un formulaire à remplir demandant des informations sur le nombre d’utilisateurs. Elle estime que c’est bien meilleur et qu’il y aura moins de pertes dans la traduction qu’avec Google Translate. Elle conclut en disant qu’ils devraient opter pour la licence entreprise car le niveau le plus élevé pour les utilisateurs individuels coûte 56 $ par mois. Barry ajoute que c’est pour un usage professionnel. Il explique que c’est utilisé pour communiquer commercialement, donc c’est différent de Dual Translator. Il recommande vivement que nous l’examinions et prenions un abonnement de 2 ou 3 ans. Barry pense que si nous avons l’argent, nous devrions utiliser les meilleurs outils de communication disponibles. Nona, Susan et Jennifer discutent des détails du compte. Elles discutent également du fait de ne plus avoir à envoyer un document aux Communications sans savoir quel message il contenait. Avec plusieurs utilisateurs, celui qui recevrait la réponse/le document ne serait plus dans l’ignorance de l’information qu’il contenait bien qu’il lui soit adressé. Nona pense que nous devrions souscrire au compte entreprise qui permet d’indiquer le nombre d’utilisateurs souhaité. Cela pourrait réduire les frais supplémentaires du travail des traducteurs qui facturent à la page. Ils conviennent qu’il y a une couche supplémentaire de temps qui sera éliminée avec l’utilisation de ce programme. Cela pourrait également protéger la confidentialité dans le système des Alcooliques Anonymes.
Erica souhaite soulever certaines de ses préoccupations. Concernant le nom de l’audit, Erica demande que le langage soit modifié d’Audit Financier Interne à Examen Financier Interne. Elle pense que cela implique qu’ils sont des auditeurs professionnels, ce qu’ils ne sont pas. Cependant, dans le cadre d’un Examen Financier, les règles sont les mêmes que pour un audit, et elle aimerait également préparer une liste de contrôle de tous les éléments à examiner et la présenter au Conseil d’administration pour approbation avant de commencer. Jennifer accepte et commence par dire que lorsqu’on parlera de l’Audit Interne, il sera désormais appelé Examen Financier Interne. Erica dit qu’elle et Leslie prévoient de se réunir avant la réunion de janvier pour avoir une sorte de plan d’action. Jennifer répond qu’elle mettra le Sous-comité d’Examen Financier à l’ordre du jour de la réunion de janvier. Cependant, si elles estiment avoir besoin de plus de temps, qu’elles le lui fassent savoir environ une semaine avant et elle les retirera de l’ordre du jour pour fixer un autre moment.
Jennifer demande s’il y a d’autres points à aborder ? Pas de réponses.
Jennifer propose une motion pour clore la réunion. Terry fait une motion. Susan la seconde. Jennifer demande s’il y a des oppositions ? Pas de réponses.
PAS DE QUESTIONS NI DE RETOURS
Jennifer clôture avec la déclaration de responsabilité.
