Mise à jour financière – Fév. 2024

Comité des finances de l’OIAA

Procès-verbal

Samedi 10 février 2024

9h00 – HDT

11h00 – PDT

14h00 – EDT

Participants :

Jennifer – Trésorière de l’OIAA

Felix – Trésorier suppléant de l’OIAA

Barry – Membre de longue date du Comité des finances / Ancien secrétaire

Erica K. – Membre du sous-comité des finances

Nicky – Secrétaire du comité des finances

Jennifer dirige la Prière de la Sérénité. Tous les participants se joignent à elle.

Examen de l’ordre du jour

Jennifer commence le partage d’écran et affiche l’ordre du jour. Elle note que le point le plus important de l’ordre du jour pour elle est la mise à jour de l’examen financier. Elle demande s’il y a quelque chose à ajouter à l’ordre du jour. Elle accepte une motion de Barry pour accepter l’ordre du jour « tel que présenté ». Felix appuie. Jennifer demande s’il y a des oppositions. Pas d’opposition.

APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR

Examen du procès-verbal du mois précédent

Jennifer dit qu’il y avait quelques erreurs grammaticales et numériques à corriger, ce qui a été discuté avec Nicky avant la réunion. Elle demande ensuite si tout le monde a pu examiner le procès-verbal. Comme il n’y a pas de réponse, Jennifer demande à tous de prendre quelques minutes pour lire le procès-verbal. Jennifer fait défiler l’écran. L’erreur précédemment discutée était écrite 450 $ (chacun) pour l’équipe qui s’est rendue à l’Atelier national de technologie, mais en correction, c’était pour (tous) les 10 individus. Jennifer demande si le groupe voit d’autres changements. Personne ne répond, alors elle demande une motion pour accepter. Felix fait la motion et Erica appuie. Jennifer demande si Nicky pourrait apporter les modifications et les lui renvoyer pour qu’elle puisse mettre à jour le site web.

APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DU MOIS PRÉCÉDENT

Examen des états financiers

Jennifer commence par l’écart budgétaire pour janvier. Elle déclare qu’ils sont également publiés sur le site web. Les revenus sont juste en dessous de 8500 $, ce qui est un peu plus de mille dollars au-dessus du budget. Elle pense que le budget sera un peu conservateur, ce qui est bien, car le budget a un déficit. Elle déclare que Paypal et Stripe sont associés aux revenus et que cela s’est avéré fructueux. Il y a des frais professionnels de 70,00 $. Notre travailleur spécialisé en technologie était juste en dessous de 1500 $. La catégorie des travailleurs spécialisés avait été comptabilisée en 2023 pour l’inclure dans la bonne période pour la fin de l’année. Jennifer déclare que tout au long de l’année, nous pouvons fonctionner sur une base de trésorerie, mais qu’à la fin de l’année, nous devrions tout comptabiliser. De plus, toutes les factures du Forum IGR n’ont pas encore été soumises, donc nous verrons plus de dépenses en février. Pour notre compte Zoom, sous Vidéoconférences, il y aura maintenant deux comptes Zoom. Auparavant, il avait été discuté d’avoir un compte Professionnel, qui aurait coûté 2 500,00 $. Il semblait préférable d’opter simplement pour 2 comptes Zoom à la place, car le prix est significativement plus bas. L’hébergement et la gestion du site web concernent les dépenses Google et incluent également un paiement à Deep L, le programme de traduction précédemment discuté. De nombreuses personnes ont discuté de ce programme et l’OIAA envisage même d’obtenir plusieurs comptes pour l’OIAA. Le Conseil d’administration discutera de cette dépense et si le prix dépasse 500 $ par an, ils le soumettront à l’Assemblée. Jennifer demande s’il y a des questions sur l’écart budgétaire. Felix demande pourquoi les frais d’organisation sont inférieurs aux prévisions. Jennifer répond qu’il y a 500 $ désignés pour les frais et les besoins juridiques, Barry ajoute qu’ils doivent payer des frais d’organisation dans le New Jersey, Felix déclare que cela dépend de si cela se produirait ou non. Jennifer répond qu’il n’y a rien à l’horizon et que le président avait demandé de le budgétiser. Barry dit qu’après un an ou deux, nous devrions le supprimer et que cela ne devrait pas rester là pour toujours. Felix demande s’ils devraient provisionner pour cela et/ou mettre de l’argent de côté pour cette possibilité. Jennifer n’est pas d’accord car elle ne voit aucune probabilité de menace à l’horizon. Barry est d’accord et demande d’où vient le centime sur le relevé. Jennifer répond que c’est l’intérêt ! Ils plaisantent sur le fait que nous gagnons de l’argent ! Felix aimerait poser une question sur la provision pour la traduction pour l’Assemblée/le Conseil. Il pense que nous devrions mettre de l’argent de côté pour cela. Jennifer répond qu’il n’est pas nécessaire de le provisionner puisque c’est déjà dans le budget car c’est une dépense certaine. Felix aimerait clarifier le prochain poste et déclare que peut-être il ne le lit pas clairement. Jennifer déclare que l’Assemblée du Conseil avait budgété 1040,00 $ et qu’à l’origine, il devait y avoir des ateliers disponibles pour les directives. Elle dit qu’il y en a deux prévus pour février et un en mars. Elle pense aussi que le budget pour la traduction est élevé, mais qu’ils en budgéteront probablement plus. Barry convient qu’il est toujours préférable de budgétiser très prudemment les revenus et très agressivement les dépenses.

Jennifer aborde l’état des contributions. Felix veut dire que lorsqu’il examine les états financiers, il voit parfois les Groupes 1, 2 et 3 et ils n’ont pas de noms. Jennifer conseille qu’elle les contacterait et leur demanderait simplement le nom de leur groupe. Elle leur donne un exemple d’un chèque reçu où elle les a contactés et c’était en fait une erreur. Elle a fini par rembourser. Elle dit que s’il y a une opportunité de contacter les groupes, il faut le faire. Jennifer aimerait noter qu’elle a modifié ce rapport pour refléter les changements dont ils avaient discuté lors de la réunion précédente. Elle a changé les noms individuels en un seul poste montrant les contributions personnelles. Felix demande si nous pouvons les trier par valeur numérique. Jennifer dit qu’elle pourrait, mais qu’elle les a par ordre alphabétique. Felix dit qu’il est curieux de savoir d’où viennent certains des groupes et que parfois il n’y a aucune indication sur les contributions réelles. Jennifer dit que Paypal a un rapport pour cela. Elle aimerait également ajouter qu’elle n’aime pas voir les relevés classés du plus élevé au plus bas. Barry convient que ce n’est pas du tout une question de montant de la contribution. Il dit que c’était déplaisant quand il voyait certains comités (en dehors de l’OIAA) lister d’abord les gros montants et diminuer ceux qui étaient moindres. Jennifer est d’accord qu’elle ne les listerait pas ainsi. Felix comprend que c’est une bonne façon pour les groupes de trouver facilement leurs noms en regardant ce rapport. Jennifer est d’accord.

Jennifer aborde la réserve prudente et montre qu’elle reflète les 6 mois. Elle déclare qu’elle a déplacé les 60 000 $ précédents, transféré le montant convenu sur le compte chèque. Elle explique comment Tech 12 n’a pas encaissé leur chèque pendant des semaines. Quand ils l’ont finalement fait, Jennifer a dû le retirer des comptes créditeurs en février. Elle continue en disant que les 5500 $ sont pour la provision du Congrès international de 2025. Felix aimerait demander s’il serait facile d’ajouter une analyse des tendances à ces rapports. Par exemple, cela pourrait montrer comment ils se sont comportés au cours des 6 derniers mois, etc. Jennifer pense que cela se reflète dans l’écart budgétaire puisqu’il montre l’année à ce jour. Jennifer dit qu’elle ne va pas s’ajouter une autre tâche, mais elle dit à Felix de se sentir libre de tracer la progression s’il le souhaite. Felix répond qu’il va examiner cela. Barry demande à Felix s’il sait comment trouver cela dans Excel et qu’on peut voir les graphiques disponibles. Jennifer explique que la zone de rapport d’Excel pourrait aider. Felix dit qu’il va apprendre.

Erica commence sa mise à jour sur l’examen financier du Comité des finances. Elle demande à Jennifer si elle a le document à partager. Jennifer partage à l’écran. Erica commence en disant à tout le monde que l’examen financier est pratiquement terminé à l’exception de 2 éléments. Elle dit que Karen a un document qui a été difficile et qu’elle y a travaillé à la maison. Une fois que ce document sera terminé, Karen le lui soumettra et elle pourra alors compléter le rapport final à remettre au président. Jennifer déclare qu’elle devrait le soumettre directement au Conseil car elle ne veut l’influencer d’aucune manière. Erica demande si quelqu’un a des questions jusqu’à présent. Personne ne répond, alors elle continue. Elle se réfère au document et dit que les marques jaunes sont ce qui est en suspens et elle attend que Karen examine et donne son évaluation. Jennifer demande si elle a tout ce dont elle a besoin. Erica répond que oui et qu’ils peuvent maintenant être retirés du compte Mercury. Erica dit que tout le monde peut examiner le document car c’est une pièce jointe qui a été envoyée. Barry dit que l’examen final devrait aller au Conseil car le Conseil agit en tant que superviseur du Comité financier. Erica répond que Susan a l’examen. Barry remercie Erica pour le travail accompli. Erica dit que c’était vraiment amusant à faire et un processus d’apprentissage. Elle demande si elle devrait se rendre disponible pour le Conseil pour des questions sur l’examen. Barry répond qu’elle devrait absolument le faire et leur faire savoir qu’elle est prête. Il suggère également de le mettre à l’ordre du jour. Jennifer ajoute qu’elle devrait l’envoyer à l’ensemble du Conseil. Barry est d’accord et dit qu’elle devrait faire les deux : l’envoyer à l’ensemble du Conseil et le mettre à l’ordre du jour pour discussion. Jennifer déclare que demain est leur réunion mensuelle du conseil et demande si elle serait prête à répondre aux questions. Erica répond qu’elle pense que le mois prochain serait un bon moment. Elle pourrait le soumettre au Conseil, ils peuvent l’examiner et poser des questions. Elle pense qu’il n’y a pas d’urgence car tout est « totalement en ordre et organisé ». Jennifer est heureuse qu’Erica ait laissé échapper ce petit bout d’information car elle était curieuse des résultats. Erica répond qu’ils ont cherché pendant des semaines et toute la journée avec « 5 paires d’yeux dessus » et qu’ils n’ont trouvé absolument rien de suspect. Jennifer dit qu’elle est heureuse qu’il y ait une opinion indépendante sur les livres. Elle apprécie et pense que les membres seront à l’aise avec les résultats. Elle remercie Erica d’avoir relevé le défi. Erica dit que ce sera beaucoup plus facile l’année prochaine puisqu’ils savent maintenant comment le faire et peuvent l’enseigner à quelqu’un d’autre. Jennifer dit qu’elle est contente qu’ils aient créé un processus pour la généralisation d’un examen financier interne. Barry aimerait avertir Erica de la possibilité de quelques commentaires grincheux de la part de quelques personnes. Erica dit qu’elle est prête. Jennifer demande à quelle fréquence ce rapport devrait avoir lieu ? Erica dit qu’il est recommandé une fois tous les 3 ans, mais elle et Leslie pensent qu’une fois par an minimum. Elle estime que deux fois par an minimum serait le mieux. Jennifer répond qu’elle pensait à la même fréquence et les félicite pour leur excellent travail. Elle dit qu’on ne peut pas faire beaucoup mieux que d’avoir un examen financier terminé en février pour pouvoir continuer l’année. Jennifer demande s’il y a d’autres questions ou commentaires pour l’équipe d’examen financier. Il n’y en a pas.

Pas de questions ni de commentaires

ÉTATS FINANCIERS TERMINÉS

Jennifer affiche à nouveau l’ordre du jour et souhaite faire une mise à jour concernant Stripe. Elle réitère que nous avons bien la plateforme et qu’elle est active. Elle indique qu’en termes de valeur en dollars, ils ont reçu plus de contributions que PayPal. Elle a remarqué que nous n’obtenions pas le tarif pour les organisations à but non lucratif, elle les a donc contactés et ils ont dit qu’ils mettraient à jour cela dans une semaine, le changement devrait donc être imminent. Felix aimerait savoir de quelle plateforme nous sommes le plus facturés ? Stripe ou Paypal ? Jennifer répond que Paypal coûte 0,49 centime par transaction plus 1,98 %. Stripe coûte 0,30 centime par transaction plus 2,2 %. Jennifer demande s’il y a d’autres préoccupations concernant Stripe. Jennifer demande à Felix comment s’est passé le rapprochement pour lui. Felix répond que c’était facile et qu’il n’y avait aucune différence. Felix déclare qu’il y a eu un mouvement étrange au tout début. Jennifer répond que c’était les frais associés à cela et qu’elle a dû les synchroniser. Elle a également dû saisir manuellement des entrées dans le système pour que cela fonctionne correctement et dans la période souhaitée. Elle ajoute également qu’ils ont reçu un paiement récurrent et qu’elle l’a suspendu. Elle a expliqué que cela provenait d’un membre qui avait précisé que c’était pour un certain groupe, cependant, son nom provenait d’une société. Elle a essayé de contacter la personne et il n’y a pas eu de réponse. Elle ne sait pas s’il s’agit d’une société détenue par un membre des AA ou d’une société. Nous avons reçu 4 paiements de 25,00 $ de Strategy Matters avec des notes indiquant qu’ils proviennent d’un certain groupe. Elle explique que nous pourrions soit rembourser les 100 $ et suspendre les paiements à l’avenir, soit conserver les 100 $ que nous avons reçus et dire que les sociétés détenues par des membres des AA peuvent verser des contributions. Barry souhaite ajouter qu’il existe une politique concernant ce que nous pouvons et ne pouvons pas accepter. Puisqu’il s’agit d’une question de gouvernance, elle peut être soumise au conseil d’administration et permettre au comité de prendre une décision. Jennifer aimerait connaître l’avis des membres du comité des finances. Erica dit qu’elle ne peut pas donner de réponse car elle est trop fatiguée. Felix répond qu’il pense que nous ne devrions accepter aucun fonds dans cette situation. Il pense que nous devrions en discuter d’abord avec le conseil d’administration. Jennifer répond qu’elle pense la même chose et qu’elle a suspendu les paiements puisqu’elle ne peut joindre personne pour répondre aux paiements et/ou au groupe. Elle dit également que Susan s’est rendue à l’endroit d’où cela devait provenir et qu’ils ne connaissaient pas le nom de la personne. Elle dit que c’est assez étrange. Jennifer dit que cela figure à l’ordre du jour du conseil d’administration pour demain. Elle demande s’il y a d’autres affaires que quelqu’un voudrait aborder. Jennifer demande une motion de clôture. Felix fait une motion pour clore la réunion.

Jennifer clôture avec la déclaration de responsabilité