Mise à jour pour les finances – août 2024

Comité des finances de l’OIAA

Procès-verbal

Samedi 10 août 2024

8h00 – HDT

11h00 – PDT

14h00 – EDT

Participants :

Jennifer B – Trésorière de l’OIAA

Felix – Trésorier suppléant

Barry – administrateur général / président des conventions internationales

Sharon – membre du comité CPC

Gwen – présidente du comité CPC

Nicky w. – secrétaire du comité des finances

Amanda – trésorière du groupe global

Après la Prière de la Sérénité, Jennifer espère que ceux qui ont soumis des budgets assistent à la réunion. Elle passe rapidement en revue la liste de l’ordre du jour : Liste des participants présents, Approbation de l’ordre du jour, Approbation du procès-verbal, Examen des rapports financiers, puis l’Examen des budgets 2025. Elle fait remarquer à Gwen qu’elle a été ajoutée à la liste si le temps le permet.

Jennifer se présente comme la trésorière d’OIAA. KD dit qu’elle est quelqu’un qui s’intéresse à devenir membre et est disponible pour aider de toute façon possible. Felix se présente comme le trésorier suppléant. Barry est un compagnon, membre de longue date du comité des finances, ancien secrétaire et maintenant administrateur général et président du comité des conventions internationales. Sharon se présente comme membre du comité CPC et est juste là pour écouter. Gwen se présente comme présidente du comité CPC et se souvient d’avoir travaillé avec Bear quand il était secrétaire et qu’elle était présidente. Nicky se présente comme secrétaire du comité des finances. Amanda se présente comme trésorière de l’un des groupes globaux et est là pour apprendre.

Examen des états financiers

Jennifer sort les états financiers et les affiche à l’écran partagé. Elle commence par dire que juillet a été le mois financier le plus élevé à ce jour et que les contributions se sont élevées à 11 700,00 $. Elle passe en revue les dépenses : -Frais organisationnels de 2 500 $, car ils ont retenu un cabinet d’avocats pour finaliser les documents nécessaires pour OIAA. Comme dans, les documents de rétention des lanceurs d’alerte et les documents de conflit d’intérêts, etc. Elle explique que ce type de documents doit être en place pour OIAA.

Les frais Paypal et Stripe sont directement associés aux revenus. Elle ajoute qu’ils ne facturent qu’un pourcentage des dons. Sous Développement professionnel et formation, deux membres du conseil d’administration ont participé à un atelier technologique. Il y avait des frais pour y assister. Les frais professionnels sont pour les systèmes comptables. Les frais de conférence sont pour qu’un membre du comité technique assiste au cours en personne de la technologie nationale en septembre. Elle explique que le travailleur spécial technologique maintient le site web et le travail en arrière-plan. Ils ont aussi embauché un autre travailleur spécial graphique qui fait des dépliants et d’autres choses. Elle passe au forum IGR où elle explique qu’ils avaient 3 langues au forum IGR. Elle montre les chiffres du budget et comment ils économisent de l’argent car les montants sont substantiellement plus bas en ayant utilisé Upwork. Les réunions Unity ont eu plusieurs réunions différentes utilisant le portugais et l’espagnol, donc il y a des dépenses. La vidéoconférence est Zoom et l’hébergement et la gestion de site web est Google Cloud et d’autres plateformes qui sont utilisées pour soutenir le site web. Jennifer demande si quelqu’un a des questions sur l’écart budgétaire et déclare qu’ils ont eu un bon mois. Elle dit qu’il y a eu un revenu net d’un peu plus de 5 600,00 $ qui sera définitivement utilisé en octobre lors de la convention en ligne.

Jennifer passe au bilan et dit qu’il est assez direct. Le total de liquidités de 137 000 $. 5 500,00 $ sont réservés pour la convention internationale 2025 à Vancouver. Elle dit qu’OIAA aura une suite pour présenter plus de personnes et ajouter plus de membres globaux. Elle déclare que le solde de liquidités non réservées est de 131 600,00 $. Elle demande s’il y a des questions ou commentaires sur le bilan. Susan veut vérifier qu’il s’agissait bien de 5 500,00 $ pour Vancouver. Jennifer répond que les 5 500,00 $ n’ont rien accumulé du tout en 2024. Cela avait tout été accumulé précédemment.

Sur la feuille des contributions, Jennifer dit qu’ils ont eu un mois très robuste ! Il y a eu 76 groupes différents qui ont contribué. Elle ajoute que c’est le plus de groupes à ce jour. Barry veut partager que quelque chose a attiré son attention puisqu’il y a eu plus de 1 000 $ de dons. Il demande si quelqu’un connaît Stepping Stones Sobriety Inc. et s’ils sont enregistrés avec OIAA. Il se demande si c’est un groupe réel ou une fondation. Barry dit qu’il sait que c’est une société en Floride (car il a fait des recherches) et peut-être que c’est une maison de sobriété. Jennifer répond qu’elle ne sait pas comment traiter avec les maisons de sobriété, mais elle va s’en informer. Jennifer demande à Susan de bien vouloir l’inscrire à l’ordre du jour de la réunion du conseil de demain. Jennifer enquêtera et au moins ils peuvent soulever quelque chose au conseil.

Barry termine avec « Il faut tout un village ! » Tout le monde est d’accord.

PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES

Examen des demandes budgétaires

En passant aux budgets, Susan est la première. Elle explique à Jennifer qu’elle avait modifié son budget en raison de leur discussion. Elle commence par dire qu’ICOAA est un atelier auquel au moins deux membres assistent. ICOAA est le bureau central intergroupes et est un groupe de travail d’organisation de réseautage. Ils ont un atelier en personne une fois par an et OIAA fait du réseautage avec eux. Elle dit que jusqu’à présent il y a eu 2 500,00 $ en frais juridiques car ils ont retenu un avocat le mois dernier. Ils avaient travaillé avec Pro Bono, mais après 12 mois sans recevoir de nouvelles, le conseil a décidé de retenir un avocat pour les documents juridiques nécessaires. Il y avait 500 $ en développement du conseil où 3 membres sont allés aux ateliers Pro Bono. Deux des membres vont à l’atelier NAATW mais utilisaient le montant budgétisé pour le développement du conseil. Susan commence par dire qu’elle a un ajout pour augmenter le budget pour le forum IGR et le forum de l’assemblée. Jennifer dit qu’ils devront en parler davantage à la réunion du conseil. Susan continue qu’elle va proposer un budget plus élevé pour les interprètes ASL. Recommandé par les membres, 1 000,00 $ supplémentaires seront demandés comme ajout. Jennifer demande à propos des services d’interprétation. Susan propose 1 pour chaque réunion du conseil et 1 pour chaque réunion du comité directeur. Elle dit qu’il y a eu de l’argent alloué qu’ils n’ont pas utilisé. Elle aimerait avoir l’opportunité de les utiliser si nécessaire. Elle continue qu’une assemblée serait en 4 langues différentes. Dans le cas où elles seraient plus longues, ils peuvent fournir deux interprètes par langue. Il n’y a pas de vice-président en ce moment, donc Susan a mis dans son budget pour le forum IGR pour 4 langues.

Barry a une question sur les lois du New Jersey concernant les personnes malentendantes et leur accès pendant l’événement. L’interprétation devrait être disponible pour ceux qui ont des handicaps auditifs. Il ne sait pas comment cela coïncide avec les langues et les corrélations ASL. Cependant, il est stipulé dans leurs lois que lors d’un événement public, ils devront fournir un accès aux personnes malentendantes. Ses questions seraient pour l’équipe juridique. Jennifer répond que dans le budget actuel, l’ASL est considérée comme l’une des langues couvertes.

Pour le moment, Susan aimerait juste avoir le montant proposé, cependant, s’ils embauchent les interprètes ASL certifiés, cela augmenterait le budget de 14 168,00 $. Elle explique que pour le total des services d’interprétation, une langue à 65 $/h totalise à 7 168,00 $ pour un budget total de président de 14 268,00 $. Jennifer dit qu’elle a fait beaucoup de recherches à ce sujet et la conversation n’a pas encore eu lieu, donc ils pourraient juste ramener un poste budgétaire par le processus budgétaire. Jennifer demande une motion pour accepter la demande budgétaire du président. Gwen fait la motion d’accepter et Barry appuie. 6 en faveur et 0 opposition.

APPROBATION DU BUDGET DU PRÉSIDENT D’OIAA

Budget du comité des finances

Jennifer commence par montrer le montant budgétisé de 200,00 $ par mois et dit qu’ils auront possiblement besoin de services supplémentaires pour les comptes et l’enregistrement, ce qui n’est actuellement pas servi. Elle dit que c’est plus un coût d’urgence dans le cas où ce serait nécessaire, alors c’est déjà dans le budget. Les cotisations et abonnements sont pour le courrier itinérant qui va actuellement à un endroit en Caroline du Nord. 99 % des dons faits par chèques qui sont envoyés sont numérisés puis déposés à distance. Elle a mis 700 $ de frais professionnels annuels. Le logiciel comptable est de 50,00 $ et il y a 100,00 $ alloués pour le logiciel fiscal qui est utilisé pour le formulaire 990. L’année dernière c’était gratuit, mais cette année il y a plus de 100 000 $, donc ça coûtera cette année. Les frais Paypal et Stripe basés sur les 2,3 de nos contributions projetées. OIAA a aussi été placé comme organisme à but non lucratif, donc ces dépenses, en pourcentage, sont plus basses que les années précédentes.

Jennifer a fait toute la planification pour les interprètes pour les réunions. Elle croit qu’il y a une méthodologie pour employer l’interprétation. C’est beaucoup de travail de planifier et coordonner les interprètes et Jennifer dit qu’elle va devoir répondre à ces besoins en embauchant un travailleur spécial. Elle en avait parlé à notre administrateur international et à la personne Unity, quand l’administrateur a dit qu’elle était prête à trouver un bénévole pour ce poste. Jennifer est heureuse d’avoir cela comme engagement plutôt que de l’employer. Elle dit qu’elle continuera à le faire jusqu’à la fin de 2024. Elle partage que quand elle allait embaucher un travailleur spécial, elle va demander 4 000,00 $. Jennifer demande s’il y a des questions sur le budget des finances.

Susan a des préoccupations car leur dernier comptable a dû être renvoyé par Jennifer. Jennifer a répondu qu’elle était en retard et inexacte. Elle ajoute que Felix n’est pas si familier avec le domaine fiscal. Elle pense que ce serait leur plus grande inquiétude et besoin d’un travailleur spécial, si disons, elle se fait frapper par un autobus. Jennifer demande une motion pour accepter le budget des finances. Felix fait la motion d’accepter le budget des finances. Gwen appuie la motion. 6 en faveur et 0 opposé.

APPROBATION DU BUDGET DES FINANCES.

Budget du comité technique

Mark commence par leur montrer les informations sur la vidéoconférence comme exemple puis montre le nombre total sur la page budgétaire. Il explique qu’ils ont 4 comptes Zoom qui sont payés jusqu’à la fin de l’année. C’était payé à 50 $/mois. Il aimerait aussi budgétiser pour une possible très grande réunion de plus de 500, juste au cas. Ils ont aussi besoin de minuteries. Gwen se souvient des galettes de pommes de terre qu’ils faisaient avec les restes de pommes de terre au four. Mark ajoute qu’ils n’ont pas budgétisé pour les galettes de pommes de terre cette année. 1 832,00 $ pour le total de conférence. Pour le site web et l’hébergement et la gestion, il y a deux gros composants et ensuite un tas d’ajouts. Les composants sont Google Cloud, où tout était hébergé jusqu’en juillet 2024 et Siteground était où ils ont un bien meilleur support et facilité de gestion. Il décrit aussi que ces chiffres reflètent les coûts à venir à partir de ce mois. Il leur a fallu du temps pour tout obtenir. Il déclare que le répertoire de réunions est essentiellement assis sur la plateforme Google. Le site web est avec Siteground. Il ajoute que tous ces plug-ins sont des choses qu’ils ont ajoutées au site web et qu’ils sont des logiciels sous licence qui ajoutent aux différentes pièces de fonctionnalité. Le total de la ligne budgétaire de gestion d’hébergement web est de 200 $. Il ajoute qu’il y avait de l’argent restant dans le budget pour inscrire 6 ou 7 personnes à la conférence NAATW pour une participation virtuelle. Il espérait « diviser cela et juste planifier pour cela ! » Puisqu’il n’est pas sûr de ce que l’inscription coûtera l’année prochaine, il pense que 3 000,00 $ sera bon à budgétiser pour cela. Il passe à la maintenance de base de données qui est des frais uniques qui ont aussi été utilisés l’année dernière pour construire le site web. Il les dirige vers leur rapport technologique sur leur site web qu’ils publient chaque mois. Il montre les analyses Google et en utilisant cela, ils ont payé quelqu’un pour créer un plan d’affaires. Il ajoute aussi que chaque année il devrait être révisé.

Ensuite, il parle des frais professionnels car il dit qu’il a baissé les prix pas mal. Avoir une nouvelle ressource en Carrie a donné une bonne idée sur un taux de fonctionnement. Il a aussi un contrat avec un artiste qui fait beaucoup d’arts graphiques numériques, donc puisque c’est sous contrat, c’est une ressource qui est disponible à tout le monde. Elle fera des dépliants, logos et affiches et peu importe quel genre de choses vous voulez. Elle est à 30 $/h et ils lui donnent une limite de 20 heures par mois. Il passe à autre technologie et divers est juste cela, des choses diverses, juste comme une contingence. S’ils ont besoin de choses, juste comme dans le projet technologique, ce sera là s’ils ont besoin de quelque chose de similaire. Il n’y a rien qui a été identifié comme projet, mais si les nouveaux changements sont assez bons, il y en aura. Ils ne savent jamais ce qui va arriver ou s’ils ont besoin de quelque chose d’autre pour ce groupe. S’ils finissent par ne pas utiliser l’argent, il « revient ». Le dernier article est le projet spécial. Il y a un budget de 10 000,00 $ dans les projets spéciaux, sur lesquels ils ont travaillé. Ils ont juste vraiment commencé sérieusement le mois dernier et dans les prochains mois, ils présenteront beaucoup de nouvelles choses. Le nombre représente le haut de gamme de ce qu’il s’attendrait qu’ils aient besoin basé sur le nombre de membres. C’est une base de données de membres. En ce moment ils les ont tous séparés en 3 catégories de répertoires incluant les contacts de convention internationale. Ils iraient tous dans ce système et il estime que 7 000 $ ou 11 000 $ iraient dans ce système. Il pense que les 15 000,00 $ représentent cela. Mais c’est un exemple des services sur lesquels ils ont travaillé. Enfin, il a ajouté les services de traduction pour les 4 ateliers de sécurité et dit que Jennifer calcule avoir quelques interprètes là chaque fois. Il termine en disant que le budget pour 2024 est plus bas que celui-ci même s’il est proche. Il dit qu’il est heureux de répondre à toutes questions sur le budget technologique. Tout le monde remercie Mark d’avoir mis tant de réflexion dans la présentation du budget. Barry souligne que c’est une entreprise numérique et ils doivent prendre soin de leur actif principal : la base de données et la technologie. Il ajoute qu’ils doivent protéger et maintenir cela aux normes communautaires et le budget reflète cela. Il espère qu’ils peuvent réaliser au moins 80 % de ce qui est présenté, surtout avec le travail formidable qu’ils ont accompli et avec des gens si talentueux. Il remercie Mark. Gwen apprécie aussi le détail mis dans la demande budgétaire et espérait qu’ils pourraient regarder les plug-ins pour voir le travail qu’ils ont fait pour arriver à ces chiffres. Elle le remercie pour le travail informatif. Jennifer demande une motion pour accepter. Gwen fait la motion d’accepter le budget technologique et Barry l’appuie. 5 en faveur et 0 en opposition.

APPROBATION DU BUDGET TECHNOLOGIQUE

Demande budgétaire globale

Jennifer ne se souvient pas comment elle et Felix sont arrivés avec les revenus pour l’année dernière. Elle croit qu’avec tout dans le budget, l’année dernière elle a proposé 120 000,00 $ et les dépenses ont fini à 111 000,00 $. Il y avait 86 revenus projetés et en ce moment, année à date, OIAA est 25 % en avance sur le budget. Elle dit au comité qu’elle et Felix se sont réunis l’autre jour et ont passé en revue la méthodologie à la proposition pour les revenus et voici ce qu’ils ont trouvé : Elle apporte toute l’étendue de l’année pour 2025 . Elle explique que dans la projection pour 2024 il y aurait une augmentation de 24 % depuis décembre 2023. Elle veut souligner notre année à date actuelle comparative au budget. Elle dit qu’elle peut garantir quelques choses qui vont se présenter. Elle croit que la convention en ligne d’octobre va faire exploser les revenus. Il y aura plus d’adhésions après cet événement et ils font aussi des contributions volontaires par opposition à des frais. Cela va vraiment augmenter nos contributions.

Mark aimerait ajouter qu’il est d’accord avec les déclarations de Jennifer et croit que tout cela est vrai, cependant, son instinct et son cœur ne se sentent pas à l’aise avec cette grande projection d’un niveau de contribution augmenté. Jennifer comprend sa position et répond que cela pourrait être déroutant d’augmenter 25 % étant donné que la projection de l’année dernière était de 25 % et cela pourrait sembler un peu agressif, mais basé sur l’analyse sur 24 mois de croissance, le pourcentage était en fait significativement plus grand. Elle dit qu’ils sont en fait retournés examiner chaque mois au cours des années car cela montre la croissance le plus. Elle aimerait ajouter Felix à la discussion.

Félix commence en disant qu’ils ont passé beaucoup de temps à discuter de chacun de ces mois et qu’ils ont examiné les tendances saisonnières où ils ont constaté des augmentations significatives et ont examiné la variance trimestrielle et l’ont incluse dans la projection annuelle. Jennifer avait demandé à Félix de produire une analyse conclusive qui a abouti à une base de 160 000 $. Jennifer n’était pas très à l’aise avec ce chiffre. D’un point de vue familier, Jennifer a proposé un budget de 113 000,00 $. Elle pense que cette réunion est l’endroit idéal pour en discuter et évaluer cela.

Barry commence en expliquant que d’après son expérience depuis 2017, 2018 et 2019, il n’y avait pas d’argent. Il a dit que tout ce qu’ils avaient à faire était de demander plus de ressources financières, et il s’est avéré qu’ils en avaient plus qu’ils ne pouvaient en utiliser puisqu’il n’y avait pas d’infrastructure. Ils ne savaient pas comment concevoir et mettre en œuvre des projets importants. Et maintenant que ceux-ci sont en place, il serait plus enclin à suivre Félix que les projections de Mark et Jennifer. Il a toujours cru qu’on pouvait juger le cœur d’un organisme à but non lucratif par son budget. Ce qui, pour lui, inclut d’être aussi ambitieux que possible, dans leurs limites. Il aimerait avoir des retours de la communauté, mais il pense que l’OIAA aura besoin de ces ressources pour transmettre le message. Il ajoute qu’il serait facilement convaincu d’accepter un budget de 120 000,00 $. En fait, il est tellement enclin qu’il l’augmenterait même à 125 000,00 $. Il apprécie l’idée d’utiliser une analyse rigoureuse et certainement l’analyse de régression nous appartient. Il aimerait conclure en disant que ce budget lui semble bon et montre à la communauté qu’ils pourraient être des contributeurs réguliers et des contributeurs importants de temps en temps. Barry dit qu’il en est sûr et qu’ils sont en bonne position.

Gwen voudrait poser une question sur la réserve prudentielle. Elle sait que celles-ci sont basées sur les dépenses réelles mais demande si Jennifer pourrait expliquer cela. Jennifer présente le bilan et explique que conformément aux directives, il y a 6 mois de réserve prudentielle mis de côté. Elle dit qu’en gros, elle prend simplement le montant total des dépenses pour le budget de l’année suivante. Également selon les directives, ils peuvent conserver jusqu’à 6 mois de rétention de trésorerie. Elle dit qu’à la fin de l’année, après le vote du budget, les deux seront exactement identiques. Donc, pour le début de l’année, il y aura 6 mois de prudence et 6 mois de rétention de trésorerie. Tout ce qui dépasse cela, explique-t-elle, sera distribué selon le vote à l’Assemblée. Gwen remercie Jennifer.

Jennifer indique qu’elle aimerait obtenir un vote avant la fin de cette réunion.

Barry avait compris qu’ils prendraient ce qu’ils ont dépensé cette année, soit six mois. Jennifer répond en corrigeant que c’est le budget 2025 qui sera mis en réserve prudentielle. Elle explique que la réserve prudentielle maintiendra simplement ce chiffre pour toute l’année. Tout le reste ira dans les dépenses de fonctionnement et puis l’année prochaine en décembre, ils recommenceront tout.

Jennifer demande une motion pour accepter le budget. Gwen propose. Jennifer appuie. 5 pour, 0 contre.

APPROBATION DU BUDGET

Jennifer clôt la réunion avec la déclaration de responsabilité.