Barry – président du congrès, membre du comité des finances et ancien administrateur et dirigeant
Jimmy James – représentant intergroupe, RIDH
Beth – administratrice internationale de l’OIAA,
Mark, président de la technologie.
Jennifer commence la réunion et débute par la Prière de la Sérénité. Jennifer affiche l’ordre du jour à l’écran et demande si quelqu’un souhaite ajouter quelque chose à l’ordre du jour. Personne ne répond, elle commence donc la présentation des participants en se présentant comme la trésorière de l’OIAA. Kevin est membre du comité des finances. Felix se présente comme le trésorier suppléant de l’OIAA. Nicky est la secrétaire. Barry se présente comme le président du congrès, membre de longue date du comité des finances et ancien administrateur et dirigeant. Jimmy James se présente comme un représentant intergroupe de l’OIAA pour Recovery in da House. Beth est l’administratrice internationale de l’OIAA et Mark est le président de la technologie.
Approbation du procès-verbal
Jennifer affiche l’ordre du jour à l’écran et demande si quelqu’un a quelque chose à ajouter à l’ordre du jour. Personne ne répond. Elle passe à l’approbation du procès-verbal. Elle commence par partager le procès-verbal de décembre et informe Nicky qu’elle aimerait revoir certaines modifications qu’elle a trouvées dans le procès-verbal. Elle a remarqué que certains chiffres n’étaient pas corrects, alors Barry a vérifié et le chiffre a été corrigé. Compte tenu des modifications, elle demande si quelqu’un a des questions. Felix propose d’accepter le procès-verbal et Kevin appuie sa proposition. Vote unanime.
Procès-verbal de décembre accepté
Examen des états financiers.
Jennifer signale que janvier a marqué le troisième mois consécutif de contributions record, totalisant plus de 12 800 $. Elle indique que l’assurance responsabilité civile générale a été annulée, il y a donc eu un remboursement de 95,00 $. Les frais d’organisation sont exclusivement des frais juridiques, et elle a envoyé un courriel qui était une lettre du conseil d’administration parlant de ces frais. Elle pense qu’il y a eu de nombreux frais qui n’auraient pas dû être engagés. Ils ont également mis en place de nouveaux contrôles pour la communication avec les avocats. Les frais PayPal et Stripe sont directement liés aux revenus. Les honoraires professionnels concernent les formulaires 1099 qui ont été envoyés à toute personne ayant gagné plus de 600,00 $. Mark aimerait demander combien ont été envoyés et Jennifer répond qu’ils ont tous deux été envoyés à ses travailleurs spéciaux et les frais étaient de 10 $. Barry aimerait savoir pourquoi ils ont décidé d’annuler la responsabilité civile générale et Jennifer répond qu’après avoir lu les 59 pages, elle ne couvre pas ce qui est nécessaire pour l’OIAA. Le conseil d’administration a décidé d’annuler et ils recherchent maintenant une option plus appropriée qui se concentre sur la cybercriminalité ou la violation de données.
Jennifer dit que le congrès a entraîné des coûts supplémentaires pour le travail administratif. Le travailleur spécialisé en technologie coûte 750 $ pour le mois. La traduction pour le conseil d’administration et les assemblées coûte 355,00 $. Elle ajoute également que ce budget devra être renvoyé à l’assemblée car il y a eu une erreur de calcul dans le budget. Ils auront également besoin de plus d’argent pour les réunions du conseil d’administration et pour les réunions trimestrielles des comités combinés. Elle explique que pour reconstituer le budget de cette année, elle devra demander 3 100 $ supplémentaires de frais juridiques. Malheureusement, ils ont également payé les dépenses juridiques de 2024 en 2025. La traduction pour le forum IGR était de 275 $ et la traduction pour la réunion de l’unité était de 664 $. Elle explique que l’ASL n’a pas été en mesure de les fournir, une option plus coûteuse a donc été obtenue, de sorte que l’unité devra peut-être demander plus de fonds à l’assemblée plus tard dans l’année. Sous Autres technologies, il y a 483 $ et ce sont les dépenses consacrées à la traduction du site Web. La vidéoconférence est notre compte Zoom pour 50,00 $. L’hébergement et la gestion du site Web sont notre compte. Elle termine avec le bénéfice net de 5 476,00 $ à la fin du mois. Elle demande si quelqu’un a d’autres questions sur le rapport d’écart budgétaire. Aucune question. Elle arrête de partager l’écart budgétaire.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Jennifer partage le bilan. Il y a un peu moins de 150 000 $ à la banque avec 5 500 $ dédiés au congrès à Vancouver. Les fonds disponibles sont d’un peu plus de 144 000 $. Elle demande s’il y a des questions concernant le bilan. Barry a une question sur le bilan, il réitère qu’il y a 69 000 $ pour les réserves de prévoyance. Elle est d’accord et explique que c’est la moitié des dépenses dans le budget actuel. Cependant, s’ils sont adoptés pour des fonds supplémentaires de l’assemblée, cela ajoutera à la réserve de prévoyance 50 % des dépenses supplémentaires. Kevin aimerait ajouter qu’il a vu un bureau central qui a environ 450 000 $ dans sa réserve de prévoyance et a également vu une autre réunion faire une réserve de prévoyance à 100 000,00 $, il apprécie donc la façon dont l’OIAA utilise un calcul historique plus précis. Jennifer convient que c’est pourquoi ils le font de manière unique d’une manière plus distinguée entre les réserves de prévoyance et les dépenses d’exploitation.
Jennifer présente le rapport final sur les contributions. Elle dit que l’OIAA continue d’obtenir de nouveaux groupes et pense qu’il est excitant lorsque de nouveaux groupes demandent comment ils peuvent contribuer. Elle dit qu’il y a eu beaucoup d’interaction qu’elle a eue avec des groupes et des individus au sujet des finances et que les contributions sont très robustes. Il y a eu 1 500,00 $ de dons du No Matter What Club. Stepping Stones a été un contributeur incroyable même s’il s’agissait d’un nouveau groupe en 2024. Ils contribuent mensuellement et ce mois-ci, c’est un peu moins de 1 100,00 $. Elle poursuit en disant qu’il y avait 76 groupes différents qui contribuaient en janvier pour un total de 12 800 $ ce mois-ci. Elle demande si quelqu’un a des questions sur la feuille des contributions. Barry dit que le montant des particuliers continue de baisser. Jennifer explique qu’il ne devrait pas comparer avec avant qu’elle ne prenne la relève, car les chiffres n’étaient pas exacts. Les années précédentes ne rapportaient pas toujours avec précision les contributions des groupes par rapport aux contributions individuelles. Elle dit qu’ils savent maintenant comment faire la différence plus clairement. Felix dit que parfois, lorsque des particuliers contribuent, ils le font au nom de leur groupe. C’est pourquoi ils constatent une baisse des chiffres. Ils mettent donc les chiffres plus précisément. Jennifer demande s’il y a d’autres questions sur la feuille des contributions. Aucune question.
PAS DE QUESTIONS NI DE COMMENTAIRES
Examen financier interne de Kevin
Jennifer remet la parole à Kevin et affiche l’examen à l’écran pour que tout le monde puisse le voir. Kevin commence par donner un peu de son parcours. Il est comptable d’entreprise et a travaillé avec des cabinets de CPA, ainsi que pour Deloitte au cours des dernières années à L.A. Il dit qu’en dehors de l’audit lui-même, les mots « examen » et « compilation » ne donneront pas beaucoup de réconfort à l’individu s’il est préoccupé par les rapports de trésorerie ou s’il est préoccupé par la séparation des tâches. Il dit qu’il a utilisé les directives de l’A.I.C.P.A. appelées SARS, qui est la déclaration sur les normes relatives aux examens comptables et aux compilations, et il a suivi leurs directives. Sur la première page, il dit que s’il était un comptable indépendant externe, il donnerait ce genre de rapport. Il explique que l’AICPA se bat depuis 40 ans pour créer une formulation cohérente dans les rapports et des litiges récents ont été engagés pour aider à résoudre ce problème. En d’autres termes, rechercher la cohérence avec les incohérences. Il passe en revue les clauses de non-responsabilité qui figurent dans son rapport. Il explique également que, comme il s’agit d’une entité plus petite, nous pouvons contourner beaucoup d’audits fastidieux en raison de la petite taille des entités internes. Les entités sont Xero, PayPal, Stripe, Mercury, etc. Dans ces entités, leurs contrôles internes sont également audités. C’est important pour un auditeur car ils sont également observés. Il note également que le fait d’avoir un rapport comme celui-ci serait une facture très coûteuse.
Il commence par le bilan et explique qu’il montre un moment dans le temps. Vous avez vos actifs et vos passifs, puis nous avons les capitaux propres qui sont composés de deux parties, les capitaux propres historiques ou les sommes historiques conservées dans l’entreprise, puis les opérations des mois en cours. Il explique que le compte de capitaux propres changera chaque fois que vous produirez les informations du bilan dans l’état des résultats.
Il passe en revue l’examen de l’état des résultats. Il aimerait également dire qu’ils veulent s’assurer que tout est conforme à la 7e Tradition. Il voulait s’assurer que les directives de l’OIAA étaient en ordre et que les contributeurs étaient des alcooliques. Il passe en revue les entreprises : Xero est une entreprise technologique basée à Wellington, en Nouvelle-Zélande, et elle est auditée par Ernst and Young, qui est l’un des quatre grands cabinets comptables et dans lequel leurs technologies de contrôle interne sont opinées. Mercury Technologies, il pensait qu’elle était associée à leur banque, mais ce n’est pas le cas. Il s’agit d’une société Fin Tech qui est une société de services financiers. Ils fournissent de la technologie, mais ils n’ont pas d’opérations bancaires. Ainsi, à cet égard, ils utilisent Choice Financials, qui se trouve à Fargo, dans le Dakota du Nord. Choice Financial est une institution financière qui a été fondée en 1906, et elle est assurée par la FDIC, ce qui est important en cas de faillite bancaire. Il poursuit en disant que l’une des bonnes choses à propos de Choice est qu’ils font partie d’un réseau de banques réglementées qui peuvent placer leurs fonds dans différentes banques. Ainsi, vous pourriez techniquement être assuré jusqu’à 5 millions de dollars.
Sous Sources de revenus, PayPal est audité par une autre grande entreprise nommée PWC, et leurs contrôles internes obtiennent leur bénédiction. Stripe est basée en Irlande et en Californie et est une autre entreprise comme PayPal où vous pouvez transférer de l’argent entre différents payeurs et destinataires et Stripe, bien qu’elle ne soit pas encore cotée en bourse, elle est supervisée par les organismes de réglementation de l’État en Californie et a également subi un examen du contrôle interne par une partie externe. PCI ou pay credit industry où Stripe a obtenu les meilleures notes ou le contrôle interne. Et enfin, Travelling Mailbox de Caroline du Nord. Il explique que lorsque l’OIAA reçoit un chèque de contributions, il est envoyé à la Traveling Mailbox, le trésorier ou le trésorier suppléant le dépose électroniquement dans Mercury qui le transfère ensuite à Choice Financial. Travelling Mailbox est la petite startup et lorsque quelqu’un envoie un chèque, il l’ouvre, fait des copies des chèques, puis il est transféré à Mercury puis à Choice. J’ai demandé qui sont ces gens. Mais ils ont envoyé avec succès plus de 150 000 $ à des institutions financières, ils sont donc crédibles.
Il souligne dans son rapport qu’après le 6e point, les procédures qui ont été menées n’étaient pas obligatoires. Il dit que comme c’était la première fois qu’il passait en revue les finances de l’entreprise, il voulait faire un effort supplémentaire pour mener un audit approfondi, il est donc allé un peu au-delà de ce qui était requis. Il dit qu’il croit qu’il serait préférable de payer quelqu’un de l’intérieur qui connaît mieux l’OIAA, pour faire l’examen financier interne plutôt que de payer quelqu’un de l’extérieur de l’organisation.
Kevin demande s’il y a d’autres questions pour lui concernant son examen. Aucune question.
Jennifer arrête de partager son écran et demande si quelqu’un a des questions. Quand personne ne répond, elle félicite Kevin pour son travail. Elle demande une motion pour accepter l’examen et ajoute que seuls Kevin, elle-même, Barry, Beth, Mark et Nicky sont disponibles pour voter pour cette date. Mark présente une motion pour accepter, Beth appuie sa proposition. Tous votent oui.
Présentation de l’examen financier interne de Kevin acceptée
Jennifer demande si autre chose doit être soulevé pour cette réunion. Beth dit que Jennifer devrait recevoir une facture de Tech 12 et Jennifer répond donc que tout est budgétisé.
Jennifer clôt la réunion avec la déclaration de responsabilité.
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