Mise à jour pour les finances – Octobre 2023

Comité des finances de l’OIAA

Procès-verbal

Samedi 14 octobre 2023

8h00 – 9h24 HDT

11h00 – 12h24 PDT

14h00 – 17h24 EDT

 

Participants :

Jennifer – Trésorière en fonction

Terry n. Présidente du congrès de l’OIAA

Jeff – Secrétaire de l’OIAA

Felix – Trésorier suppléant

Beth – Vice-présidente de l’unité

Mark – Président technique

Barry – Membre du conseil financier

Eldin – Vice-président du PAC

 

Jennifer dirige la Prière de la Sérénité. Tous les participants se joignent à elle.

 

Examen de l’ébauche de l’ordre du jour :

Jennifer partage l’ordre du jour et demande des ajouts. Jennifer demande s’il y a des questions ou des préoccupations concernant l’ordre du jour.

Felix lève la main et propose une motion pour accepter l’ordre du jour.

Terry appuie.

Appel à toute opposition

Aucun

APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR

 

Examen du procès-verbal du mois précédent :

Jennifer demande si tout le monde souhaite accepter ou examiner le procès-verbal

Mark se plaint qu’ils sont trop longs. Jennifer explique qu’il s’agissait d’une réunion de 3 heures avec beaucoup d’informations concernant le budget.

Terry propose d’accepter

Felix appuie pour accepter

Jennifer demande s’il y a une opposition

Aucun

APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE

 

Examen des rapports financiers.

Jennifer commence en disant que les revenus de septembre étaient juste en dessous de 4 600,00 $ avec les frais Paypal associés au total.

Les frais de comptabilité s’élèvent à 37,00 $ pour le logiciel de comptabilité.

Les dépenses de conférencepour deuxparticipants à l’ICOAA. Jennifer explique que le montant est une régularisation pour le congrès international de 2025. Jennifer explique à Terry que ses coûts n’ont pas été budgétisés pour l’année prochaine et qu’elle lui montrera le bilan pour voir ce qui est disponible.

Services de traduction. En raison de l’impossibilité d’utiliser les personnes habituelles de l’ASL, il y a une dépense de 495 $ pour les interprètes ASL.

Les autres technologiescomprennent tous les services Google tels que : Google Suites, Google Cloud, etc.

L’hébergement et la gestion du site web sont destinés aux travailleurs techniques spéciaux. Jennifer explique que le comité technique a reçu son dernier paiement de 5 000,00 $ et qu’il a également reçu son premier paiement pour un service de deux semaines en septembre.

Jennifer termine en disant qu’ils ont une perte nette d’un peu moins de 5 600,00 $.

 

Felix aimerait identifier les coûts un peu plus clairement. Par exemple : les coûts de traduction, qui sont parmi les plus élevés, il aimerait détailler ces transactions un peu plus clairement et classer pour quel groupe elles sont. Jennifer déclare également qu’elle l’enregistre en tant que « Assemblée ». Jennifer est d’accord et déclare que le budget de l’année prochaine fournira ces informations.

Appel à commentaires/questions sur l’écart budgétaire :

Pas de questions ni de commentaires

 

Examen de la feuille de contributions

Jennifer commence en disant que Sober in China a fait une autre contribution. Jennifer dit qu’elle a envoyé à Jan BB leurs informations et qu’elle essaie d’intégrer Sober in China dans le répertoire.

Mark s’interroge sur le total de 4568 $ et se demande si c’était le mois de la « baisse ». Jennifer répond que ce montant était celui de septembre et que c’était le mois lent. Mark souligne que son groupe de base n’a pas payé et Jennifer convient qu’elle reçoit des paiements d’individus POUR son groupe de base, pas DE son groupe de base.

Beth demande si les groupes internationaux font une grosse contribution ou veut savoir comment l’argent international arrive. Jennifer répond que les groupes internationaux sont comme tous les autres groupes et que cela dépend. Jennifer répond que parfois ils le font mensuellement, parfois trimestriellement, parfois annuellement.

Beth demande s’il y a un montant qui déclencherait des alarmes lors de l’envoi d’argent à l’étranger. Elle demande s’il y a une limite à l’entrée via Paypal.

Jennifer répond que non, il n’y en a pas.

 

Jennifer dit que Steve, l’ancien trésorier, a envoyé 1 066,00 $.

Barry dit que ces transactions provenaient d’anciens comptes Paypal qui étaient conservés sur des comptes personnels lorsque l’OIAA a commencé. Il était difficile d’obtenir les paiements de Paypal et Steve a travaillé dessus avec succès.

Appel à commentaires/questions sur les contributions.

Pas de questions ni de commentaires

 

Examen du bilan

Jennifer déclare que la trésorerie est à 93,5k $. Jennifer dit à Terry qu’elle a 5 000 $ accumulés pour les dépenses de traduction internationale de 2025. Elle dit également que d’ici 2024, il devrait y avoir 5 500 $ et que cela devrait être plus que suffisant pour démarrer. S’il y a d’autres dépenses, elles peuvent les aborder en 2025.

Terry demande si c’est tout et Jennifer répond que les épinglettes ne sont pas dans cette régularisation.

Jennifer termine en disant que le total des capitaux propres est le montant de la trésorerie disponible.

Appel à questions/commentaires sur le bilan.

Pas de questions ni de commentaires

 

Examen de l’ordre du jour

Terry aimerait commencer en demandant s’ils pourraient le reclasser de « Passifs » afin qu’ils puissent l’identifier plus facilement.

Jennifer explique que le système l’appelle une dépense courue et que c’est la seule chose dans cette catégorie pour l’instant, il devrait donc être facile à identifier.

Jennifer demande si tout le monde a examiné l’ordre du jour tel qu’il a été envoyé avant la réunion.

Elle commence en disant qu’ils ont longuement discuté du budget lors de la dernière réunion, ils ne font donc que revoir la compilation de la discussion.

 

Jennifer déclare qu’il y a eu de nombreux changements. En commençant par la réduction du budget des comités techniques de 20 000 $ à 10 000 $. Le budget de la présidente du congrès pour la traduction est en attente pour certains ateliers pour les directives et les réunions du comité/conseil d’administration. Le budget est passé de 8000 $ à 4000 $. Le changement est d’environ 1000 $ par rapport à ce qui a été présenté aux finances la dernière fois.

Le résultat net est de près de -29 000 $. Les chiffres réels entreront dans ces deux catégories.

Jennifer montre à Felix où les chiffres indiquent les entités et où ils iront. Felix est d’accord et ils continuent. Jennifer demande s’il y a des questions ou des préoccupations.

Barry demande à revoir à nouveau les revenus. Il indique les prédictions.

 

Jen explique que chaque trimestre a historiquement des revenus inférieurs, donc 3, 6, 9, 12 ont historiquement des revenus inférieurs, comme septembre.

Barry demande si ces chiffres sont basés sur la meilleure estimation et Jennifer répond qu’ils sont basés sur l’historique.

 

Felix réitère également qu’ils appliquent simplement un ajustement saisonnier basé sur une croissance mensuelle. Barry demande si le total budgétisé est d’environ 83 000 $. Jennifer est d’accord et il semble que tout le monde comprenne les projections. Jennifer demande si quelqu’un a des questions sur le budget.

Jennifer demande plus de discussion ou de questions sur le budget.

Appel aux objections à envoyer aux membres.

Aucune opposition

Approbation de la compilation du budget

 

Mark part brusquement et il était l’hôte des transcriptions. Eldin reprend l’enregistrement dès qu’il remarque que Mark partait. Eldin sauve la situation !

 

Examen de la charte financière

Le prochain point à l’ordre du jour est la charte financière. Jennifer déclare qu’elle a essayé de faire en sorte que le trésorier puisse être le président des finances, mais que beaucoup de gens n’ont pas aimé l’idée. Elle poursuit en disant qu’il n’y a pas de président par intérim pour le comité des finances avec le conseil d’administration. Elle aimerait donc établir quels sont leurs rôles au sein du comité des finances. Actuellement, le trésorier assume toutes les fonctions de président des finances.

 

Terry demande si c’est trop. Jennifer dit que non, mais recommande que l’audit soit toujours bénéfique et aimerait établir les rôles des membres du comité des finances. Elle suggère de repartir de zéro.

Jennifer demande s’ils aimeraient changer le trésorier, ou ajouter un président des finances, ou si nous devrions laisser les responsabilités au trésorier.

La préoccupation de Terry est que le président ne fera pas autant que Jennifer et voudrait que quiconque se réunisse avec Jennifer pour travailler. Jennifer déclare qu’elle serait heureuse que quelqu’un d’autre vienne aider.

 

Felix déclare que s’il était nommé trésorier, il devrait déléguer la plupart des tâches que

Jennifer fait elle-même. Il estime également qu’un audit interne fournirait plus d’informations sur la façon dont ils gèrent leurs finances. De cette façon, ils peuvent définir les tâches et responsabilités réelles déléguées au sein du comité des finances.

 

Barry estime qu’il y aura d’autres complications si le président des finances et le trésorier sont deux entités distinctes. Il dit que Spencer, le précédent, préparait les ordres du jour, mais il n’avait pas accès au compte bancaire. Ensuite, Brian, le trésorier, a dû embaucher quelqu’un pour faire l’administration générale du comité. Il ajoute que la meilleure façon de procéder serait que le trésorier soit également le président.

Barry demande qui a accès à Xero et à l’argent. Jennifer répond que c’est elle, Felix, Susan et Jeff. De plus, tout le conseil d’administration peut voir le compte Paypal. Barry dit qu’il pense qu’il y a beaucoup plus d’accès qu’avant.

Terry veut déclarer que si l’Assemblée de l’OIAA estime qu’il devrait y avoir un président, elle devrait suivre ce qui est suggéré.

Jennnifer et Barry répondent qu’il n’y a pas eu de vote.

Jennifer veut également dire que dans la charte, il est laissé ouvert la possibilité d’être soulevée s’il y a des preneurs pour le poste.

Beth A. aimerait les féliciter d’avoir soulevé la possibilité d’un audit.

Eldin aimerait identifier ce que cette motion clarifie. Jennifer répond que c’est de savoir s’ils veulent s’en tenir à la charte initiale, ou ajouter la nécessité d’un président des finances dans la charte. Cependant, il semble qu’ils soient satisfaits de celui en place.

 

Jennifer demande s’il y a des oppositions à la charte.

Aucune.
Approbation de l’acceptation de la charte

 

Le dernier point à l’ordre du jour est l’ébauche qu’Eldin a élaborée pour une procédure d’audit interne. Le trésorier commence à examiner la procédure. « L’objectif est de garantir l’utilisation responsable des dons par les membres de l’OIAA, de soutenir le rétablissement continu des alcooliques et de maintenir la transparence financière.

 

Jennifer continue de lire : « Portée. L’audit englobera les transactions financières, les registres, la conformité aux réglementations financières à but non lucratif. Et les mesures de cybersécurité, les procédures d’audit, la vérification des transactions.

Explication : Cette procédure implique de vérifier l’exactitude et la légitimité des transactions financières. Exemple : Sélectionnez un échantillon de 50 dons effectués via PayPal au cours du dernier trimestre. Croisez ces transactions avec la documentation justificative pour vous assurer qu’elles correspondent aux objectifs et aux montants indiqués.

 

Audit de conformité. Explication : En plus de l’audit de conformité mentionné précédemment, l’OIAA devrait effectuer des examens périodiques pour maintenir son statut d’exonération fiscale et se conformer aux réglementations à but non lucratif. Exemple spécifique : l’OIAA devrait régulièrement examiner et mettre à jour son statut d’organisme à but non lucratif auprès de l’IRS, en s’assurant qu’il continue de répondre aux exigences pour le statut d’exonération fiscale 510c3. De plus, l’organisation devrait conserver des registres de tout changement apporté à ses statuts, à la structure de son conseil d’administration ou à son énoncé de mission et signaler ces changements aux organismes de réglementation appropriés.

Analyse des états financiers. Explication : Analysez les états financiers pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité. Exemple : Examinez les états des revenus et les bilans. Comparez les chiffres réels aux montants budgétisés. Enquêtez sur les écarts importants et leurs causes, tels que les augmentations des sources de dons spécifiques ou les changements dans les actifs et les passifs.

Évaluation de la cybersécurité. Explication : Évaluez les mesures de cybersécurité pour protéger les données financières.

Exemple : Effectuez des analyses de vulnérabilité et des tests d’intrusion pour identifier les faiblesses des systèmes en ligne de l’OIAA. Faites des recommandations pour améliorer la cybersécurité.

Examen du processus opérationnel. Explication : Examinez l’efficacité des processus financiers.

 

Barry soulève la question de Paypal et de la façon dont ils devraient examiner le statut de Paypal car ils n’ont jamais obtenu l’accord à but non lucratif avec Paypal. Ils devraient s’assurer qu’il est en place.

Jennifer déclare qu’elle ne s’en est pas occupée et qu’elle le fera maintenant et le remercie pour l’information.

 

Terry aimerait ajouter que les mots « contributions » et dons sont utilisés dans la documentation et qu’ils devraient utiliser l’un ou l’autre.

Felix veut expliquer qu’ils signifient la même chose dans deux domaines différents.

Jennifer ajoute qu’il est exonéré d’impôt et peut être déduit chaque année. Elle continue en lisant le document de processus, « Examen du processus opérationnel. Explication : examinez l’efficacité des processus financiers, exemple de correspondance, cartographiez le processus de collecte des dons. Identifiez les étapes manuelles et suggérez des solutions d’automatisation pour rationaliser le processus.

Budget et analyse. Explication, comparez la performance financière réelle au budget. Exemple, analysez les rapports financiers du portail pour identifier les écarts budgétaires tels que les dépenses excessives ou la sous-utilisation des fonds, recommandez des ajustements au budget en fonction des résultats.

Évaluation des risques. Explication : Identifiez et évaluez les risques financiers. Exemple, évaluez le risque de fraude aux paiements en ligne en raison de la dépendance à PayPal. Évaluez la probabilité et l’impact potentiel de ce risque. Élaborez des stratégies pour l’atténuer, telles qu’une meilleure détection de la fraude.

Piste numérique des approbations. Explication : tout au long du processus d’audit. Il est essentiel de documenter et de maintenir une piste numérique. De toutes les approbations, rejets et commentaires liés aux demandes de dépenses. Et d’autres transactions financières. Exemple, le système automatisé d’approbation des dépenses génère un journal numérique complet qui enregistre qui a approuvé ou rejeté chaque demande de dépenses. Ainsi que tous les commentaires ou notes fournis au cours du processus d’approbation. La piste sert de journal d’audit offrant transparence et traçabilité de chaque décision financière. Documentation, toutes les procédures d’audit seront documentées avec le soutien. Preuves et constatations. Les résultats et recommandations de l’audit seront compilés.

Dans un rapport d’audit détaillé pour examen par le conseil d’administration du comité des finances et l’Assemblée. Suivi, le comité des finances surveillera la mise en œuvre des recommandations et suivra les progrès.

Pour s’assurer que des mesures correctives sont prises. Les résultats de l’amélioration continue de l’audit serviront de base. Nous améliorons continuellement les processus et la gestion des risques au sein de l’OIAA.

 

Felix veut commenter qu’il suit son cours de gestion des risques financiers et que cela ressemble exactement à ce qu’il étudie en ce moment. Il félicite Eldin pour ce rapport bien rédigé.

 

Jeff aimerait savoir si le comité va de l’avant avec l’audit en utilisant le document. Il conseille de mettre en place un sous-comité et demande à Jennifer quel était son plan pour l’audit.

 

Jennifer répond qu’elle a déjà mis en place 3 personnes pour le sous-comité. Elle nomme Eldin, Leslie de la communication qui a une formation financière, et Erica qui était l’ancienne secrétaire et a également une formation financière. Jennifer demande à Eldin s’il pouvait commencer à communiquer avec Leslie et Erica pour commencer en janvier pour l’audit de 2023.

 

Jeff dit qu’être capable de nous auto-policer contribuera grandement à assurer la confiance des membres. Il applaudit la référence.

 

Jennifer veut terminer en disant qu’une fois le processus commencé, elle ne peut pas et ne veut pas aider de quelque manière que ce soit, sauf en répondant aux questions. Elle ne peut que donner accès. Elle réitère qu’elle ne peut pas diriger ou guider.

 

Felix aimerait savoir si le comité d’audit doit être nommé par le conseil d’administration actuel, ce qui lui conférerait plus d’indépendance.

 

Jeff conseille qu’ils laisseraient probablement cela au comité des finances pour qu’il le fasse tant qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts apparent.

 

Jennifer, mais ce comité va siéger en dehors du comité des finances. Il ne fera en fait rapport qu’au conseil d’administration.

 

Terry propose une motion pour clore la réunion.

Jennifer demande s’il y a une opposition.

 

Jennifer clôture avec la prière de responsabilité

 

–Fin de la réunion du comité des finances –

21h24 HDT // 12h24 HAP // 15h24 HAE–