Procès-verbal de l’assemblée OIAA du 16 décembre 2023

Mark M., président du comité technologique OIAA. Il a fait plusieurs annonces d’ouverture et a présenté l’équipe technologique Zoom. Il a demandé à tous les membres votants de remplir le formulaire de quorum.

L’assemblée a été ouverte par la présidente OIAA, Susan R., à 14h03 EST (11h03 PT, 19h03 Royaume-Uni/Portugal). Elle a souhaité la bienvenue aux participants et a dirigé l’assemblée dans la prière de la sérénité. Susan a passé en revue l’ordre du jour de l’assemblée.

Examen du procès-verbal de l’assemblée du 16/09 – Jeff B., secrétaire

• Jeff a décrit le processus d’établissement d’un quorum. Il a expliqué que lors du sondage annuel de l’année dernière, il y avait eu 182 réponses et que le quorum est de 25 % de ce nombre, qui est arrondi à 46. Une fois que nous aurons 46 membres inscrits, nous serons en mesure de mener nos activités.
• Mark M, président de la technologie, a annoncé qu’il y avait maintenant un quorum, de sorte que les activités peuvent être menées.
• Jeff a annoncé qui était en mesure de voter à l’assemblée.
• Jeff a déclaré qu’il suit les statistiques de croissance d’OIAA depuis l’année passée. Il a mentionné qu’au début de l’année, il y avait 514 groupes membres en ligne et 6 417 réunions dans le monde. Au 15/12, nous avons ajouté 143 groupes et 1 334 réunions, ce qui représente un taux de croissance de 27,8 % pour nos groupes et de 20,8 % pour nos réunions.
• Jeff a examiné le procès-verbal de la réunion de l’assemblée du 16 septembre et a demandé d’éventuelles corrections.
• Jeff a demandé une motion pour approuver le procès-verbal du 16 septembre. Randy C., le RIG du groupe Online Recovery, a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 16 septembre tel que présenté, qui a été appuyée par Catherine, la RIG du groupe Online Bridge to Sobriety. La motion a été adoptée à l’unanimité avec un vote de 54 – 0.

Élections OIAA – Jeff B., secrétaire

• Jeff a examiné le processus de la 3^e tradition pour élire les dirigeants et les administrateurs avec les participants de l’assemblée.
• Il y a eu une question sur le fait de savoir si le trésorier suppléant a un vote. Jeff a répondu que cela dépend. Le trésorier suppléant n’a un vote que si le trésorier n’est pas présent et qu’il peut voter à sa place.
• Jeff a lu les exigences d’admissibilité pour les dirigeants OIAA des statuts.
• Jeff a commencé l’élection pour le premier dirigeant OIAA, le président OIAA. Jeff a lu les exigences pour le poste de président des statuts. Jeff a mentionné qu’un curriculum vitae de Susan R., notre présidente actuelle, a été reçu pour le poste de président OIAA et a demandé si quelqu’un d’autre était intéressé à se présenter pour président OIAA. Il n’y avait pas de candidats supplémentaires et Susan R. a été invitée à partager son curriculum vitae de service avec l’assemblée. Un vote a eu lieu et Susan a reçu 94,6 % des voix, ce qui représentait une unanimité substantielle. Jeff a félicité Susan pour son élection en tant que présidente OIAA.
• Jeff a commencé l’élection pour le prochain dirigeant OIAA, le vice-président OIAA. Jeff a lu les exigences pour le poste de vice-président des statuts. Jeff a mentionné qu’un curriculum vitae de Nona C., notre vice-présidente actuelle, a été reçu pour le poste de vice-président OIAA et a demandé si quelqu’un d’autre était intéressé à se présenter pour vice-président OIAA. Il n’y avait pas de candidats supplémentaires et Nona C. a été invitée à partager son curriculum vitae de service avec l’assemblée. Un vote a eu lieu et Nona a reçu 94,6 % des voix, ce qui représentait une unanimité substantielle. Jeff a félicité Nona pour son élection en tant que vice-présidente OIAA.

• Jeff a commencé l’élection pour le dernier dirigeant OIAA, le trésorier OIAA. Jeff a lu les exigences pour le poste de trésorier des statuts. Jeff a mentionné qu’un curriculum vitae de Jennifer B., notre trésorière actuelle, a été reçu pour le poste de trésorier OIAA et a demandé si quelqu’un d’autre était intéressé à se présenter pour trésorier OIAA. Il n’y avait pas de candidats supplémentaires et Jennifer B. a été invitée à partager son curriculum vitae de service avec l’assemblée. Un vote a eu lieu et Jennifer a reçu 89,5 % des voix, ce qui représentait une unanimité substantielle. Jeff a félicité Jennifer pour son élection en tant que trésorière OIAA.

• Jeff a ajouté sa gratitude pour ces 3 dirigeants et tout l’excellent service qu’ils accomplissent pour OIAA. Jeff a demandé à l’assemblée de réactiver le son et de remercier ces dirigeants nouvellement élus.
• Jeff a informé l’assemblée que le conseil d’administration a décidé, tel que défini dans la section 3.02 des statuts qu’il a lue à l’assemblée, d’élargir le conseil d’administration de 5 administrateurs, les dirigeants actuels, à 7 administrateurs en incluant 2 administrateurs non dirigeants, un administrateur international et un administrateur général.
• Jeff a lu les exigences pour tous les administrateurs qui ont été développées par le comité ad hoc des directives pour inclusion dans les directives révisées qui n’ont pas encore été approuvées.
• Jeff a commencé l’élection pour l’administrateur international. Jeff a lu les exigences pour l’administrateur international. Jeff a mentionné qu’un curriculum vitae de Beth A., notre présidente suppléante actuelle du comité d’unité, a été reçu pour l’administrateur international et a demandé si quelqu’un d’autre était intéressé à se présenter pour ce poste. Il n’y avait pas de candidats supplémentaires et Beth A. a été invitée à partager son curriculum vitae de service avec l’assemblée. Un vote a eu lieu et Beth a reçu 92,6 % des voix, ce qui représentait une unanimité substantielle. Jeff a félicité Beth pour son élection en tant que première administratrice internationale d’OIAA.
• Jeff a commencé l’élection pour l’administrateur général. Jeff a lu les exigences pour l’administrateur général. Jeff a mentionné qu’un curriculum vitae de J. Buck R., servant actuellement au conseil d’administration du NAATW en tant que vice-président, a été reçu pour administrateur général et a demandé si quelqu’un d’autre était intéressé à se présenter pour ce poste. Il n’y avait pas de candidats supplémentaires et Buck R. a été invité à partager son curriculum vitae de service avec l’assemblée. Un vote a eu lieu et Buck a reçu 90,9 % des voix, ce qui représentait une unanimité substantielle. Jeff a félicité Buck pour son élection en tant que premier administrateur général d’OIAA.
• Jeff a demandé à l’assemblée de réactiver le son et de remercier ces administrateurs nouvellement élus.

Examen et vote du budget 2024 – Jennifer B., trésorière

• Jennifer a informé l’assemblée qu’elle examinerait le budget, qui a été publié sur le site web, ligne par ligne. Elle a mentionné qu’elle a également inclus les chiffres réels de janvier à novembre et le budget de décembre 2023 pour fournir un point de référence.
• Jennifer a d’abord examiné les revenus et a déclaré que le montant budgété est basé sur l’année en cours avec une légère augmentation résultant en un montant de revenus budgété de 83 000 $.
• Jennifer then reviewed the expenses line-by-line. The following were the questions that were asked by the Assembly:
  • Beth D. asked about what constituted the Registration fees.  Jennifer explained that these fees were for the fees required for having as registered agent and yearly reporting to the state of NJ.
  • Julie inquired about the officer insurance. Jennifer explained that we currently have Directors & Officers insurance which only covers the OIAA Officers and Trustees. The Board decided to obtain an additional liability insurance policy to protect other members in service to OIAA.
  • Suzanne, an IGR for a group in New Zealand, asked about the $10,000 budgeted for the Technology committee.  She wanted to know if the Technology committee would have to ask for approval for any new projects.  Jennifer replied no and that once the budget was approved the Technology committee could utilize this money at their discretion.  Mark M., the Technology chair, described some of the potential technology projects which his committee is considering.
  • Megan, RIG pour One Day at a Time, a demandé si la convention internationale de 3 jours était déjà approuvée. Matt B. a exprimé sa préoccupation que dépenser 18 000 $ pour cet événement de 3 jours était excessif et ne savait pas quel était le but de l’événement. Il a exprimé qu’il pensait que cet événement devrait être autofinancé. Carlos D., le président du comité d’unité, a expliqué que le comité voulait couvrir différents fuseaux horaires et différentes langues. Le comité a estimé qu’un tel événement aiderait à soutenir les réunions en ligne dans le monde entier. Nona C., la vice-présidente OIAA, a fourni une partie de l’historique de la façon dont la convention internationale est née. Carlos a expliqué davantage que le montant budgété est pour le support technique afin d’assurer la sécurité de l’événement et pour les traducteurs.
• Jennifer a terminé son examen des dépenses et a demandé s’il y avait des motions pour modifier le budget.
  • Beth D. a demandé si la convention internationale pourrait être réduite à 1 jour pour commencer et si cela économiserait de l’argent. Jennifer a déclaré que cela économiserait effectivement de l’argent et a demandé à Carlos D. de commenter la proposition de Beth. Carlos a expliqué que l’événement de 3 jours était configuré pour couvrir différents fuseaux horaires avec 18 heures réparties sur 3 jours. Aucune motion n’a été faite pour changer le budget pour cet événement.
• Preston a fait une motion que nous fassions confiance à nos serviteurs de confiance et approuvions le budget tel que présenté. Meredith, RIG du groupe Sunday Sober Women, a appuyé la motion.
• Jennifer a confié le vote sur le budget à Jeff B., le secrétaire OIAA, pour diriger la discussion et le vote.
  • Debra a déclaré qu’elle était d’accord pour aller de l’avant avec la convention internationale afin que nous puissions atteindre tous les fuseaux horaires.
  • Un participant a demandé si nous votions sur une motion concernant la réduction de la convention internationale à 1 jour. On lui a dit qu’aucune telle motion n’avait été faite.
• Comme il n’y avait pas d’autre discussion, un vote a eu lieu sur la motion d’approuver le budget tel que présenté. Il y a eu 83,3 % de votes Oui, 9,3 % de votes Non et 7,4 % d’abstentions. Jeff a demandé l’opinion de la minorité mais, comme aucune n’a été offerte, le budget a été approuvé.

L’assemblée a été ajournée à 15h31 EST (12h31 PT, 20h31 Royaume-Uni/Portugal) avec la déclaration de responsabilité.

Résumé des motions

1. Randy C., le RIG du groupe Online Recovery, a fait une motion pour accepter le procès-verbal du 16 septembre tel que présenté, qui a été appuyée par Catherine, la RIG du groupe Online Bridge to Sobriety. La motion a été adoptée à l’unanimité avec un vote de 54 – 0.
2. Preston a fait une motion que nous fassions confiance à nos serviteurs de confiance et approuvions le budget tel que présenté. Meredith, RIG du groupe Sunday Sober Women, a appuyé la motion. Après une brève discussion, un vote a eu lieu sur la motion d’approuver le budget tel que présenté. Il y a eu 83,3 % de votes Oui, 9,3 % de votes Non et 7,4 % d’abstentions. Jeff a demandé l’opinion de la minorité mais, comme aucune n’a été offerte, la motion a été adoptée et le budget a été approuvé.

Respectueusement soumis,
Jeff B, secrétaire de l’OIAA.