Barry – presidente della convention, membro del comitato finanziario ed ex amministratore e funzionario
Jimmy James – rappresentante intergruppo, RIDH
Beth – amministratore internazionale OIAA,
Mark, presidente della tecnologia.
Jennifer inizia la riunione e comincia con la Preghiera della Serenità. Jennifer mostra l’ordine del giorno sullo schermo e chiede se qualcuno desidera aggiungere qualcosa. Nessuno risponde, quindi inizia il controllo delle presenze presentandosi come Tesoriere OIAA. Kevin è un membro del Comitato Finanziario. Felix si presenta come Tesoriere Supplente OIAA. Nicky è il Segretario. Barry si presenta come Presidente della Convention, membro di lunga data del Comitato Finanziario ed ex Amministratore e Funzionario. Jimmy James si presenta come Rappresentante Intergruppo OIAA per Recovery in da House. Beth è l’Amministratore Internazionale OIAA e Mark è il Presidente della Tecnologia.
Approvazione del verbale
Jennifer mostra l’ordine del giorno sullo schermo e chiede se qualcuno ha qualcosa da aggiungere. Nessuno risponde. Passa all’approvazione del verbale. Inizia condividendo il verbale di dicembre e informa Nicky che vorrebbe rivedere alcune modifiche che ha trovato nel verbale. Ha notato che alcuni numeri non erano corretti, quindi Barry ha ricontrollato e il numero è stato corretto. Includendo le modifiche, chiede se qualcuno ha delle domande. Felix propone di accettare il verbale e Kevin approva. Voto unanime.
Verbale di dicembre accettato
Revisione dei bilanci.
Jennifer riferisce che gennaio ha segnato il terzo mese consecutivo di contributi da record, per un totale di oltre 12.800 $. Afferma che l’assicurazione di responsabilità civile generale è stata annullata, quindi c’è stato un rimborso di 95,00 $. Le spese organizzative sono esclusivamente spese legali e ha inviato un’e-mail che era una lettera del Consiglio che parlava di queste spese. Crede che ci siano state molte spese che non avrebbero dovuto essere sostenute. Hanno anche messo in atto alcuni nuovi controlli per la comunicazione con gli avvocati. Le commissioni di PayPal e Stripe sono direttamente correlate alle entrate. Le spese professionali sono per i 1099 che sono stati inviati a chiunque abbia guadagnato più di 600,00 $. Mark vorrebbe chiedere quanti ne sono stati inviati e Jennifer risponde che sono stati inviati entrambi ai suoi lavoratori speciali e la commissione era di 10 $. Barry vorrebbe sapere perché hanno deciso di annullare la responsabilità civile generale e Jennifer risponde che dopo aver letto tutte le 59 pagine, non copre ciò che è necessario per OIAA. Il Consiglio ha deciso di annullare e ora stanno cercando un’opzione più adatta che si concentri sulla violazione informatica o dei dati.
Jennifer afferma che la Convention ha sostenuto alcuni costi aggiuntivi per il lavoro amministrativo. Lo Special Worker Tech costa 750 $ per il mese. La traduzione per il Consiglio e le Assemblee costa 355,00 $. Aggiunge anche che questo budget dovrà tornare all’Assemblea poiché c’è stato un errore di calcolo nel budget. Avranno anche bisogno di più soldi per le riunioni del Consiglio e per le riunioni trimestrali combinate del comitato. Spiega che per reintegrare il budget di quest’anno dovrà chiedere un ulteriore 3100 $ di spese legali. Sfortunatamente hanno anche pagato le spese legali del 2024 nel 2025. La traduzione per il forum IGR è costata 275 $ e la traduzione per la riunione Unity è costata 664 $. Spiega che l’ASL non è stata in grado di provvedere per loro, quindi è stata procurata un’opzione più costosa, quindi Unity potrebbe dover chiedere più fondi all’Assemblea più avanti nel corso dell’anno. In Altre tecnologie ci sono 483 $ e sono le spese dedicate alla traduzione del sito web. La videoconferenza è il nostro account Zoom per 50,00 $. L’hosting e la gestione del sito web sono il nostro account. Termina con l’utile netto di 5.476,00 $ alla fine del mese. Chiede se qualcuno ha altre domande sul rapporto di scostamento del budget. Nessuna domanda. Smette di condividere lo scostamento del budget.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Jennifer condivide il bilancio. Ci sono poco meno di 150.000 $ in banca con 5.500 $ dedicati alla convention a Vancouver. I fondi disponibili sono poco più di 144.000 $. Chiede se ci sono domande riguardanti il bilancio. Barry ha una domanda sul bilancio, ribadisce che ci sono 69.000 $ per le riserve prudenti. Lei è d’accordo e spiega che è la metà delle spese nel budget corrente. Tuttavia, se vengono approvati per fondi aggiuntivi dall’Assemblea, ciò si aggiungerà alla riserva prudente il 50% delle spese aggiuntive. Kevin vorrebbe aggiungere che ha visto un ufficio centrale che ha circa 450.000 $ nella loro riserva prudente e ha anche visto un’altra riunione fare una riserva prudente a 100.000,00 $, quindi apprezza il modo in cui OIAA sta utilizzando un calcolo storico più accurato. Jennifer concorda sul fatto che questo è il motivo per cui lo fanno in modo univoco in un modo più distinto tra riserve prudenti e spese operative.
Jennifer presenta la relazione finale sui contributi. Dice che OIAA continua a ottenere nuovi gruppi e pensa che sia emozionante quando nuovi gruppi chiedono come possono contribuire. Dice che c’è stata molta interazione che ha avuto con gruppi e individui sulle finanze e che i contributi sono molto solidi. Sono stati donati 1.500,00 $ dal No Matter What Club. Stepping Stones è stato un contributore straordinario anche se era un nuovo gruppo nel 2024. Contribuiscono mensilmente e questo mese è poco meno di 1100,00 $. Continua dicendo che ci sono stati 76 diversi gruppi che hanno contribuito a gennaio per un totale di 12.800 $ questo mese. Chiede se qualcuno ha domande sul foglio dei contributi. Barry dice che l’importo degli individui continua a diminuire. Jennifer spiega che non dovrebbe confrontare con prima che lei subentrasse perché i numeri non erano accurati. Gli anni precedenti non riportavano sempre accuratamente i contributi di gruppo rispetto a quelli individuali. Dice che ora sanno come distinguere più chiaramente. Felix dice che a volte quando gli individui contribuiscono, lo fanno per conto del loro gruppo. Ecco perché vedono un calo nei numeri. Quindi, stanno inserendo i numeri in modo più accurato. Jennifer chiede se ci sono altre domande sul foglio dei contributi. Nessuna domanda.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione finanziaria interna di Kevin
Jennifer passa la parola a Kevin e mette la revisione sullo schermo affinché tutti la vedano. Kevin inizia fornendo un po’ del suo background. È un contabile aziendale e ha lavorato con studi di CPA, oltre a lavorare per Deloitte negli ultimi anni a Los Angeles. Dice che al di fuori della revisione stessa, le parole “revisione” e “compilazione” non daranno molta tranquillità all’individuo se è preoccupato per la rendicontazione del tesoro o se è preoccupato per la segregazione dei compiti. Dice di aver utilizzato le linee guida A.I.C.P.A. chiamate SARS, che è la dichiarazione sugli standard sulle revisioni e compilazioni contabili, e ha seguito le loro linee guida. Nella prima pagina dice che se fosse un contabile indipendente esterno, fornirebbe questo tipo di rapporto. Spiega che l’AICPA si batte da 40 anni per creare una formulazione coerente nei rapporti e sono state avviate recenti controversie per aiutare a risolvere questo problema. In altre parole, alla ricerca di coerenza con le incongruenze. Esamina le esclusioni di responsabilità che si trovano nel suo rapporto. Spiega anche che poiché sono un’entità più piccola, possiamo evitare molte revisioni che richiedono tempo a causa delle entità interne che sono di proporzioni così piccole. Le entità sono Xero, PayPal, Stripe, Mercury, ecc. In queste entità, anche il loro controllo interno viene sottoposto a revisione. Ciò è importante per un revisore poiché vengono anche osservati. Osserva anche che avere un rapporto come questo sarebbe una fattura molto costosa.
Inizia con il bilancio e spiega che mostra un momento nel tempo. Hai le tue attività e le passività e poi abbiamo il patrimonio netto che è composto da due parti, il patrimonio netto storico o i fondi storici trattenuti nell’attività e poi le operazioni del mese corrente. Spiega che il conto del patrimonio netto cambierà ogni volta che si producono le informazioni sul bilancio nel conto economico.
Esamina la revisione del conto economico. Vorrebbe anche dire che vogliono assicurarsi che tutto sia coerente con il 7° Tradizione. Voleva assicurarsi che le linee guida OIAA fossero in ordine e che i contributori fossero alcolisti. Esamina le società: Xero è una società tecnologica con sede a Wellington, in Nuova Zelanda, e sono revisionati da Ernst and Young, che è una delle quattro grandi società di contabilità e in cui le loro tecnologie di controllo interno sono valutate. Mercury Technologies, pensava fosse associata alla loro banca, ma non lo è. È una società Fin Tech che è una società di servizi finanziari. Forniscono tecnologia ma non hanno operazioni bancarie. Quindi, a tale riguardo, utilizzano Choice Financials, che si trova a Fargo, nel Nord Dakota. Choice Financial è un istituto finanziario fondato nel 1906 ed è assicurato dalla FDIC, il che è importante in caso di fallimenti bancari. Continua dicendo che una delle cose positive di Choice è che fanno parte di una rete di banche regolamentate che possono mettere i loro fondi in diverse banche. Quindi, tecnicamente potresti essere assicurato fino a 5 milioni di dollari.
In Fonti di reddito, PayPal è revisionato da un’altra grande società di nome PWC e i loro controlli interni ottengono la loro benedizione. Stripe è fuori dall’Irlanda e dalla California ed è un’altra società come PayPal dove puoi trasferire denaro tra diversi pagatori e destinatari e Stripe, pur non essendo ancora quotata in borsa, è supervisionata dai regolatori statali in California e ha anche subito una revisione del controllo interno da parte di una parte esterna. PCI o industria del credito a pagamento in cui Stripe ha ottenuto i massimi voti o il controllo interno. E ultimo ma non meno importante, è Travelling Mailbox fuori dalla Carolina del Nord. Spiega che quando OIAA riceve un assegno Contributi, viene inviato alla Traveling Mailbox, il tesoriere o il tesoriere alternativo lo deposita elettronicamente in Mercury che poi lo trasferisce a Choice Financial. Travelling Mailbox è la piccola startup e quando qualcuno invia un assegno lo aprono, fanno copie degli assegni e poi viene trasferito a Mercury e poi a Choice. Ho chiesto chi sono queste persone. Ma hanno inviato con successo oltre 150.000 $ a istituzioni finanziarie, quindi sono credibili.
Sottolinea nel suo rapporto che dopo il 6° punto in giù, le procedure che sono state condotte non erano obbligatorie. Dice che poiché era la prima volta che esaminava le finanze della società, voleva fare il possibile per condurre una revisione approfondita, quindi è andato un po’ oltre quanto richiesto. Dice che crede che sarebbe meglio pagare qualcuno dall’interno che abbia più familiarità con OIAA, per fare la revisione finanziaria interna piuttosto che pagare qualcuno dall’esterno dell’organizzazione.
Kevin chiede se ci sono altre domande per lui riguardanti la sua revisione. Nessuna domanda.
Jennifer smette di condividere il suo schermo e chiede se qualcuno ha delle domande. Quando nessuno risponde, elogia Kevin per il suo lavoro. Chiede una mozione per accettare la revisione e aggiunge che solo Kevin, lei stessa, Barry, Beth, Mark e Nicky sono disponibili per votare per questa data. Mark presenta una mozione per accettare, Beth approva. Tutti votano Sì.
Presentazione della revisione finanziaria interna di Kevin accettata
Jennifer chiede se c’è qualcos’altro che deve essere sollevato per questa riunione. Beth dice che Jennifer dovrebbe ricevere una fattura da Tech 12 e quindi Jennifer risponde che è tutto previsto nel budget.
Jennifer chiude la riunione con la dichiarazione di responsabilità.
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