Verbale della riunione

Sabato 14 dicembre 2024
8:00 HDT |

10:00 PDT |

13:00 EDT

Partecipanti:

Jennifer – Tesoriere OIAA

Susan – Presidente OIAA

Kevin – Membro del comitato finanziario OIAA

Mark – Presidente tecnico OIAA

Felix – Tesoriere supplente OIAA

Beth – Amministratore fiduciario internazionale OIAA

Barry – Amministratore fiduciario generale, presidente della convention internazionale di Vancouver 2025

Nicky – Segretario del comitato finanziario

 

Jennifer recita la Preghiera della Serenità e chiede a tutti di presentarsi. Si presenta come Tesoriere OIAA. Susan è il Presidente OIAA. Kevin si presenta come membro del Comitato Finanziario. Mark è membro e Presidente tecnico per l’OIAA. Felix è il Tesoriere supplente OIAA. Beth si presenta come Amministratore fiduciario internazionale OIAA. Il signor Barry, in pensione e distinto, è l’Amministratore fiduciario generale nonché il Presidente del Comitato della Convention Internazionale di Vancouver. Jennifer chiede se qualcuno desidera includere qualcosa all’ordine del giorno. Jennifer dà il benvenuto a Nicky alla riunione e chiede se ha completato il verbale. Nicky risponde che ha ancora bisogno di alcune modifiche finali, ma ha appena inviato un’e-mail con gli aggiornamenti. Jennifer decide di posticipare la revisione del verbale a più tardi o alla prossima riunione.

 

Revisione dell’ordine del giorno

Jennifer esamina l’ordine del giorno. Porta all’attenzione i rendiconti finanziari di novembre e condivide lo schermo. Ci sono stati contributi per poco più di 12.500 $. Dice che questo è il mese con il contributo più alto nella storia dell’OIAA. Ha attribuito questo aumento alla Convention.

Jennifer voleva curiosamente analizzare i nuovi contributori per il 2024. Quindi, per analizzare i nuovi contributori, ha scelto di vedere chi aveva contribuito negli ultimi quattro anni, ha condotto una revisione finanziaria quadriennale e ha identificato (su 93.000) che il 47% sono nuovi contributori, il che riflette una crescita costante e continua. Ciò significa che l’OIAA sta ancora attirando nuovi gruppi. Ha in programma di presentare questi risultati alla prossima Assemblea.

 

Mark vorrebbe sapere come ha condotto questa analisi. Vorrebbe anche identificare i gruppi che avevano precedentemente contribuito nel 2020 e che da allora sono scomparsi dall’elenco. Si chiede come fare questa analisi a ritroso. Jennifer spiega che, con una buona vecchia analisi, ha preso tutti i gruppi, li ha confrontati e poi li ha ordinati. Mark chiede se ha l’elenco dei contributi per gruppo a partire dal 2020. Jennifer risponde di sì. Mark dice quindi che c’è un modo per comprendere questi dati e che sono informazioni molto utili. La ringrazia per il suo impegno. Jennifer risponde che, poiché Mark è più bravo nel data mining, ha anche notato, utilizzando i dati, che molti contributi di gruppo sono stati erroneamente classificati come contributi individuali.

 

Revisione dei rendiconti finanziari

Passando ai rendiconti finanziari. Spiega che le spedizioni sono la “posta itinerante”. Dice che hanno superato il numero assegnato dai loro abbonamenti, ma che è comunque più economico rimanere con il piano da 150 $ piuttosto che passare al piano da 250 $. Le commissioni organizzative sono per la fattura dell’avvocato che l’OIAA ha ricevuto. Dice che hanno ordinato i documenti necessari per l’organizzazione anche se non li hanno ancora ricevuti. Spiega che gli avvocati hanno fatto del lavoro che non avrebbe dovuto essere fatto, quindi dovrebbero aspettarsi ancora più spese legali nel 2025. Le commissioni di PayPal e Stripe sono associate alle entrate. Le commissioni professionali sono per il sistema di contabilità. Il tecnico speciale sta aiutando a mantenere il sito web. La tecnologia di traduzione è stata per i servizi di traduzione resi per un seminario sulla sicurezza e per le riunioni di Unity. Spiega che Altra tecnologia potrebbe essere una varietà di cose che sono al di fuori del normale ambito operativo della tecnologia. Ad esempio, la manutenzione mensile. Mark chiede se i 10.000 $ stanziati per un progetto tecnico speciale sono stati inclusi in Altra tecnologia. Jennifer conferma che lo sono e che ne rimangono 7.500 $, con altri 2.500 $ previsti per l’assegnazione, il che significa che la tecnologia è significativamente al di sotto del budget. Scherza dicendo che Mark dovrebbe sentirsi libero di spendere entro le prossime due settimane.

 

Jennifer continua con la videoconferenza riferendosi all’account Zoom. L’hosting del sito web sono i loro account con Google e Site Ground. Pianificatori di approfondimenti e quel tipo di spese tecniche. Questi ammontano tutti a 5400,00 $ al nero. Chiede se qualcuno ha domande sulla Varianza di bilancio. Mark è curioso di sapere quale sia la percentuale di costo rispetto alle entrate e al reddito, dato che hanno visto un grande aumento del contributo. Mark si chiede anche se le spese operative sono coerenti di mese in mese o se la Convention ha causato l’insolita impennata delle entrate. Jennifer conferma che le spese principali rimangono stabili, con spese occasionali come le spese legali. Riconosce che la Convention ha probabilmente contribuito all’aumento delle entrate.

 

Kevin ha notato che ad aprile i contributi erano di 10.700 $, mentre a luglio hanno raggiunto un picco di 11.700 $. Susan scherza dicendo che deve essere dovuto al Mese della Gratitudine. Jennifer accoglie con favore l’analisi più approfondita di Mark sulla coerenza delle spese.

 

Continuando con il bilancio, Jennifer afferma che ci sono 136.000 $ in banca e che il denaro del fondo della Convention di Vancouver ammonta a 4.500,00 $. Quindi, il totale complessivo del denaro non vincolato è di poco inferiore a 132.000,00 $. Chiede se ci sono domande sul bilancio.Kevin chiede se PayPal o Stripe forniscono notifiche dei contributi in entrata. Jennifer spiega che i contributi compaiono prima nel sistema di contabilità prima di essere depositati, creando un piccolo ritardo temporale.Nessun’altra domanda

 

Revisione dei contributi

Passando ai contributi. Jennifer sottolinea che 76 contributori hanno donato 12.500 $ a novembre, con individui che hanno contribuito con 350 $, il che indica che la maggior parte delle donazioni proveniva da gruppi. Questo è il più alto nella storia mensile dell’OIAA! Barry chiede di scorrere indietro l’elenco. E chiede se Jennifer potrebbe riordinare l’elenco. Jennifer accetta di riordinarlo. Barry vuole evidenziare una donazione piuttosto notevole da parte di AA russo (859 $). Altri importanti contributori includono Serenity Circle Worldwide e The Zoo Crew (700 $ ciascuno) e What’s Good About Today (anche 700 $). Jennifer conferma che AA russo è un nuovo contributore.

 

Discussione dell’assemblea

Jennifer esamina gli argomenti per la prossima Assemblea, comprese le opzioni di contributo per il bilancio e i fondi in eccesso. Spiega il suo approccio alla trasparenza quando presenta le informazioni finanziarie. Jennifer presenta Barbara dicendo che ha aiutato a identificare i GSO in tutto il mondo. Barbara e Rebecca hanno creato un foglio di calcolo con i nomi degli Uffici dei Servizi Generali. In blu, ci sono quelli che sono stati inviati. Ha ricevuto circa 15-20 risposte. Ci sono state alcune risposte del tipo “ti ricontatteremo” e alcune e-mail che non hanno funzionato, ma ha ottenuto molti GSO sconosciuti e ne ha aggiunti alcuni all’elenco. Ha controllato i siti web per le opzioni di pagamento PayPal o SWIFT. Ricorda a se stessa di inviarne uno in Mongolia. Dice che lei e Rebecca faranno un secondo passaggio e che lei è di grande aiuto. Chiede a Beth se l’ha mandata da noi. Beth risponde di sì e che Rebecca è stata di grande aiuto durante la Convention. Barbara chiede al gruppo se sanno quanti GSO ci sono nel mondo. Jennifer risponde che ce ne sono 66. Barbara risponde che sa che l’elenco che ha ricevuto non è accurato poiché l’elenco ha circa 120 nomi. Aggiunge anche che il Messico ha detto che non voleva la donazione e non ha fornito una motivazione. Jennifer risponde che la Svizzera le ha scritto per informarla della richiesta e voleva assicurarsi che fosse legittima. Barbara vorrebbe che ci fosse un elenco migliore degli uffici GSO. Dice che, poiché ora sono un’organizzazione mondiale, dovrebbero avere un posto dove le persone possano andare per contattare il loro ufficio locale.

 

Beth vorrebbe chiarire che l’elenco dei GSO del Comitato Unity doveva essere un elenco riservato. Susan dice che Leslie ha creato l’elenco e che contiene le informazioni di contatto dei GSO, ma contiene anche informazioni sensibili sugli Intergruppi.

Jennifer non crede che ci sia alcuna violazione poiché è tutto informativo. Barbara è d’accordo. Felix si presenta a Barbara. Le dice che ha contattato e stabilito un elenco di GSO e che è ancora in contatto con molti di loro. Barbara risponde che ha cercato di contattarlo per recuperare l’elenco, ma Felix dice di non ricordare di aver visto un’e-mail al riguardo. Barbara dice che sta attualmente inviando un’e-mail per ricordargli l’elenco. Barbara dà il suo numero a Felix. Beth chiede al gruppo se l’elenco è sul sito web di AA. Susan risponde che generalmente le informazioni sono sul manuale del servizio mondiale. Aggiunge che l’elenco è nato inizialmente perché lo ha chiesto personalmente. Dice che i GSO provengono direttamente dal sito web che ha inviato a Barbara e afferma che è aggiornato.

 

Fondi in eccesso e discussione dell’assemblea

Jennifer afferma che alcuni membri hanno chiesto perché l’OIAA non reinveste internamente i fondi in eccesso invece di distribuirli esternamente. Ha esaminato i bilanci pubblici di 30 intergruppi e ha scoperto che mantengono riserve bancarie simili rispetto ai loro bilanci e raramente donano al di fuori delle loro organizzazioni.

 

Mark suggerisce di trasformare la discussione in una votazione in due fasi. Innanzitutto, votare se distribuire o meno tali fondi in eccesso. E se il voto è Sì, in secondo luogo, votare sul metodo di distribuzione.Jennifer concorda sul fatto che questo approccio semplificherebbe il processo decisionale. Riconosce anche che, nonostante l’ampio lavoro di Barbara, l’Assemblea potrebbe alla fine decidere di non distribuire i fondi.Barbara risponde di essere stata in grado di incontrare Rebecca ed è sopraffatta dalla capacità di questo programma, soprattutto a livello mondiale. L’ha toccata vedere come le persone offrono molto aiuto a coloro che soffrono ancora. Apprezza l’opportunità di servire.

 

Mark suggerisce che, se l’Assemblea dovesse dire di sì alla distribuzione dei fondi, Jennifer potrebbe suggerire che il Comitato Finanziario vorrebbe distribuire in tutto il mondo. Jennifer è d’accordo. Mark continua dicendo che potrebbero dire che c’è un elenco di 60 o 70, ma che possono parlare solo con circa 10-20 confermati.

 

Barbara dice che alcuni dei gruppi le hanno risposto dicendo che hanno bisogno di aiuto con la loro infrastruttura e stanno chiedendo se potrebbero usare alcuni dei loro fondi in eccesso per aiutare. Suggerisce che, forse come accordo una tantum, potrebbero inviare loro un po’ di aiuto.

 

Beth suggerisce che, se distribuiscono al mondo, date le circostanze attuali, Jennifer dovrà seguire più da vicino il trasferimento. Spiega che a volte i pagamenti dagli Stati Uniti possono essere rifiutati a seconda dell’importo inviato. Se mille dollari vengono depositati in una banca estera, potrebbero esserci ulteriori complicazioni. A volte, le banche bloccano il trasferimento perché non hanno mai visto il nome del mittente prima. Personalmente, deve chiamare il suo banchiere per assicurarsi che tutto vada a buon fine, quindi potrebbe richiedere più tempo. Crede che qualcuno dovrebbe dare seguito al trasferimento.

 

Jennifer lo riconosce, ma afferma che dovrebbe essere in grado di tenere traccia di queste informazioni attraverso gli estratti conto bancari e può vedere quando i fondi lasciano il conto e se hanno successo. Beth chiarisce che il problema non è dalla loro parte, ma piuttosto dalla parte del destinatario, poiché a volte i fondi vengono bloccati. In tali casi, è meglio chiamare la banca per risolvere il problema.

Barbara aggiunge che il primo passo dovrebbe essere riconosciuto da una ricevuta dei fondi. Beth è d’accordo.

Mark riporta la conversazione al processo di distribuzione. Chiede a Jennifer se dovrebbero aspettare un po’ più a lungo per ottenere un numero più preciso prima della distribuzione, magari fissando una data specifica. In questo modo, possono informare l’Assemblea, ad esempio, che ci sono 10 gruppi e stanno dividendo 1.000 $ per 10. Jennifer afferma che la distribuzione equa si baserà sull’elenco. Riconosce che i nuovi processi possono essere complicati e apprezza le domande e i contributi. Poiché presenterà il bilancio all’Assemblea, ha in programma di affrontare prima i fondi in eccesso e poi passare al bilancio. Suggerisce di stanziare fondi aggiuntivi per determinate aree, come la tecnologia, che è stata limitata dal suo bilancio, ma è stata responsabile con le sue richieste. Se fossero stanziati fondi aggiuntivi, è fiduciosa che sarebbero utilizzati in modo efficace.

 

Mark afferma che vorrebbe assumere una società esterna per affrontare alcuni problemi importanti. Jennifer è d’accordo. Continua a esaminare l’ordine del giorno dell’Assemblea punto per punto e chiede se qualcuno ha domande, pensieri, preoccupazioni o revisioni. Prevede un’Assemblea lunga. Susan consiglia a Jennifer di assicurarsi che i suoi interpreti siano disponibili per un periodo prolungato. Jennifer la rassicura che gli interpreti che assume rimangono fino alla fine della riunione.

Mark chiede se l’ordine del giorno o le elezioni verranno prima. Susan risponde che le elezioni si svolgeranno prima. Jennifer lo conferma, affermando che le elezioni saranno seguite dai fondi in eccesso e poi dal bilancio. Chiede se ci sono altre questioni aziendali che richiedono attenzione.

 

Barry porta all’attenzione del Comitato Finanziario l’accordo con il fornitore di servizi e attrezzature per il sito informatico di Vancouver. Hanno ottenuto tre preventivi. Inizialmente, ad agosto, hanno ricevuto un preventivo di 3.213,00 $. Il 14 novembre, il fornitore di attrezzature interno all’Hyatt ha fornito loro un preventivo di 6.040,10 $, che era al di fuori del bilancio. Dopo alcune trattative con Encore, hanno ricevuto molti servizi e attrezzature gratuitamente, ottenendo un preventivo finale di 2.852,51 $. Ci è voluto un po’ di tempo perché Encore ammettesse di aver addebitato costi aggiuntivi per l’utilizzo di fornitori esterni, il che avrebbe aggiunto 500-600 CAD. Barry ricorda anche a Jennifer che i tassi di cambio fluttuano, quindi non sono certi di quale sarà il costo a luglio. Tuttavia, ci sarà una detrazione fiscale del Servizio Generale di circa 190,20 $, che verrà detratta dal bilancio.

 

Sottolinea che l’OIAA riceverà tale detrazione e ha bisogno di una conferma. Susan osserva che devono firmare il contratto ora per assicurarsi l’accordo. Barry li informa che in realtà dovevano firmarlo entro la fine dell’anno, quindi l’ha firmato. Susan conferma di averlo firmato anche lei. Barry spiega che le regole di governance richiedono una seconda autorizzazione, quindi ha fatto firmare anche Susan. Jennifer chiede di chiarire che l’OIAA verrà fatturata nel 2025. Susan e Barry lo confermano. Jennifer approva e riconosce che si sono assicurati un ottimo affare. Ribadisce che il costo dell’attrezzatura è di 2.800 $ e che riceveranno 190 $ indietro dopo aver elaborato i moduli. Barry conferma che la detrazione verrà inviata allo stesso conto bancario, quindi Jennifer gestirà il rimborso. Jennifer menziona che Felix ha fatto l’inserimento dei dati e ha già tenuto conto dello sconto, quindi non ci sono problemi.

 

Jennifer chiede se qualcuno ha qualcos’altro da aggiungere e osserva che la riunione è durata 45 minuti.

 

Jennifer esprime il suo apprezzamento a tutti e dice di essere impressionata dal loro lavoro.

 

Jennifer chiude la riunione con la Dichiarazione di Responsabilità.