Partecipanti:
Jeff b., Segretario
jennifer b., Tesoriere
nona c., vice presidente
felix e., tesoriere supplente
Amelia l., segretario supplente
mark m., responsabile della tecnologia
susan r., presidente

Susan R., la Presidente, ha dichiarato aperta la riunione alle 17:02 EST con la Preghiera della Serenità.

Revisione del bilancio – Jennifer B., Tesoriere

• Jennifer ha riferito che quando tutte le richieste di budget sono state sommate per il 2024, l’importo era di 162.000 $, cifra che non possiamo sostenere.
• Jennifer e il comitato Finanze avevano diverse domande sul budget per la Tecnologia.
  • C’era una domanda sulla spesa per la partecipazione alla Conferenza, che Mark ha chiarito dovrebbe essere di 3.000 $.
  • Jennifer ha messo in discussione la spesa di 30.000 $ per la manutenzione del sito web tramite lavoratori specializzati. Mark ha spiegato che questo costo è necessario poiché l’uso del sito web si espande e diventa più complesso.
  • C’era un’altra domanda sulla necessità di 10 account Zoom. L’idea iniziale era che saremmo stati in grado di utilizzare Google Meet per programmare riunioni in qualsiasi momento, da parte di qualsiasi comitato. Tuttavia, a nessuno piaceva usare Google Meet. Mark ha affermato che non possiamo tornare a utilizzare un singolo account Zoom per 14 comitati. Acquisteremo una licenza Zoom Professional che ha un requisito minimo di 10 licenze.
  • Mark ha affermato che c’era una grande quantità nel budget per lo sviluppo del sito web perché il comitato Tecnico non è certo di quali progetti saranno necessari. Mark ha accettato di dimezzare questo importo.
• Jennifer ha riferito che con l’adeguamento del budget per la Tecnologia e diverse altre modifiche, il budget sarà compreso tra 108.000 $ e 109.000 $. Comunicherà ai Comitati quali modifiche vengono apportate ai loro budget.
• Ha affermato che alla fine dell’anno avremo circa 100.000 $, il che indica che non avremo abbastanza soldi per effettuare alcun esborso ad altre entità AA quest’anno.
• Il Consiglio ha discusso l’idea di effettuare esborsi e ha convenuto che non effettuare esborsi non è un problema. Il nostro obiettivo deve essere la capacità di condurre le attività di OIAA.

Approvazioni delle riunioni del consiglio e rapporto del segretario – Jeff B., Segretario

• Susan ha riferito che abbiamo 3 serie di riunioni del Consiglio da approvare.
• Jeff ha esaminato i verbali della riunione del Consiglio del 9 maggio^th 2023, che sono stati preparati da Susan R., la nostra Presidente. Poiché Jeff era in ospedale in quella data, Nona non era ancora diventata membro del Consiglio e Jennifer era temporaneamente non disponibile, Susan ha fornito l’approvazione per questi verbali.
• Successivamente, Jeff ha esaminato i verbali della riunione del Consiglio del 18 luglio^th. Non ci sono stati commenti o correzioni. Nona C. ha fatto una mozione per accettare i verbali del 18 luglio^th come presentati, che è stata approvata da Susan R. I verbali sono stati approvati all’unanimità.
• Jeff ha esaminato la serie finale di verbali della riunione del Consiglio dell’8 agosto^th. Susan ha chiesto a Jeff di rimuovere la designazione di “presidente ad interim” e di riferirsi a lei semplicemente come Presidente. Susan R. ha fatto una mozione per accettare i verbali dell’8 agosto^th come modificati, che è stata approvata da Nona C. I verbali sono stati approvati all’unanimità.
• Jeff ha affermato di aver preparato un foglio di calcolo con tutti i verbali delle riunioni del Consiglio in sospeso, che lui e Amelia utilizzeranno per tenere traccia del completamento di tutti i verbali del Consiglio in sospeso. Amelia preparerà alcuni dei verbali e Jeff preparerà i restanti verbali.
• Jeff ha riferito che ci sono stati problemi con le registrazioni delle riunioni del Consiglio dell’11 luglio^th e del 23 luglio^rd, quindi non sono disponibili registrazioni per queste due riunioni. Susan ha affermato di avere appunti di quelle riunioni del Consiglio che invierà quando avrà tempo.
• Jeff ha riferito di aver aggiunto l’ottenimento di una polizza di assicurazione di responsabilità civile per l’organizzazione al budget del Segretario per il prossimo anno. Probabilmente costerà circa 500 $ e si aggiungerà all’assicurazione D&O che verrà rinnovata.
• Jeff ha presentato Amelia L. al Consiglio e ha riferito di aver chiesto ad Amelia di ricoprire il ruolo di Segretario supplente. Amelia ha descritto in precedenza il suo servizio in OIAA e alla Fellowship al Consiglio.

Rapporto del tesoriere – Jennifer B., Tesoriere

• Jennifer ha esaminato la Variazione di budget per settembre e ha affermato che abbiamo avuto 8.700 $ di entrate. Ha menzionato diverse spese che abbiamo sostenuto.
• Jennifer ha esaminato il rapporto sui Contributi e ha affermato che c’erano 75 individui e gruppi che hanno contribuito agli 8.700 $. Un gruppo che Jennifer ha menzionato era un gruppo chiamato Sober in China che ha contribuito con 786 $, che non aveva contribuito in precedenza. Susan ha chiesto se potevamo preparare un rapporto per i contributi di ciascun gruppo per l’anno e Jennifer ha detto che poteva farlo.
• Il bilancio mostra che abbiamo 99.000 $ in banca con 5.000 $ destinati alla Convention Internazionale, lasciandoci con fondi disponibili di 94.000 $.
• Jennifer ha riferito che c’erano alcuni problemi con il viaggio NAATW. Jennifer ha chiesto al Consiglio se Matt e Melinda dovessero pagare la differenza di 50 $ negli hotel che avevano chiesto a Jennifer di prenotare e l’hotel che hanno prenotato. Il consenso del Consiglio è stato che dovrebbero pagare la differenza. Il Consiglio ha anche convenuto che OIAA rimborserà la partecipazione alle conferenze solo per la durata della conferenza, a meno che i voli non richiedano all’individuo di arrivare la sera prima.
• Jennifer ha esaminato i budget presentati dai funzionari e dai presidenti dei comitati come segue e ha chiesto le approvazioni:
  • Budget del presidente. Il budget originale di Susan per le riunioni del Consiglio e le Assemblee era di 19.000 $ per la traduzione. In collaborazione con il comitato Finanze, Susan ha ridotto le traduzioni delle riunioni del Consiglio a 1 lingua e le Assemblee a 3 lingue, con una riduzione di quasi 11.000 $ a 8.320 $. Il Consiglio ha approvato all’unanimità il budget del Presidente.
  • Budget del CPC. Il Comitato ha chiesto 5.000 $ per un video e ha aggiunto ulteriori 5.000 $ al proprio budget. Il comitato Finanze non era favorevole ai 5.000 $ per il video o all’aggiunta dei 5.000 $ senza uno scopo dichiarato. Il Consiglio ha votato all’unanimità per non approvare il budget del CPC come presentato.
  • Comitato della Convention. Terry ha modificato il suo budget per acquistare solo 2.000 spille da bavero invece di 6.000. Jennifer ha riferito che il comitato Finanze non è favorevole all’acquisto di spille da bavero e ha chiesto pareri ad altri membri del Consiglio. Jeff ha affermato di ritenere che le spille da bavero non fossero “cianfrusaglie da ubriachi” e che sono un modo per far conoscere ai partecipanti OIAA. Ha anche discusso di come la sua Area alle convention abbia fornito un momento. Nona e Susan hanno commentato di essere favorevoli alle spille da bavero. Il Consiglio ha approvato il budget della Convention.
  • Comitato Finanze. C’erano 15.000 $ nel budget per una revisione esterna. Il comitato Finanze ha ritenuto che si trattasse di una grande somma da spendere per una revisione e ha ridotto l’importo a 2.500 $ per qualsiasi attività relativa alla contabilità. Jennifer ha menzionato che le piacerebbe coinvolgere un’azienda per discutere la possibilità di effettuare contributi utilizzando fondi in eccesso a livello internazionale. Jeff ha menzionato che questo era stato sollevato prima e il Consiglio aveva deciso di non effettuare contributi internazionali. Ha anche menzionato che avevamo un impegno con Pro Bono programmato per esaminare la possibilità di effettuare contributi internazionali, che è stato annullato. Jennifer ha affermato che le piacerebbe riaprire la possibilità di effettuare contributi internazionali con fondi in eccesso. Il Consiglio ha approvato all’unanimità il budget del comitato Finanze.
  • Comitato Unità. Il Comitato ha due spese principali per il prossimo anno di 10.200 $ per la Convention e 8.000 $ per le traduzioni. Il loro budget includeva anche le traduzioni per 2 lingue alle riunioni del comitato Unità. Il Consiglio ha approvato il budget del comitato Unità.
  • Non ci sono state domande o preoccupazioni. Il Consiglio ha approvato all’unanimità il budget del Segretario.
  • Forum IGR. Il budget del Forum IGR includeva le traduzioni per 4 lingue per 4 riunioni all’anno. Il Consiglio ha approvato all’unanimità il budget del Forum IGR.

Relazione del presidente – Susan R., presidente

• Susan ha fornito il suo rapporto di presidente al Consiglio.
• In futuro, le riunioni combinate del Consiglio si concentreranno sui rapporti dei comitati. Ai presidenti dei comitati verrà chiesto di fornire rapporti trimestrali come specificato nello Statuto.
• Susan ha affermato di aver contattato Jon, il presidente del PIC, per determinare a che punto sono con lo sviluppo del loro statuto. Susan non ha ricevuto alcuna risposta da Jon.
• Susan ha affermato di aver avuto una discussione con il comitato Unità sull’elenco dei gruppi WhatsApp che attualmente non elenchiamo.
• Susan ha riferito di essersi occupata di un problema di comportamento predatorio in un gruppo di 24 ore. Jennifer ha espresso preoccupazione che il coinvolgimento di Susan in un problema di gruppo potrebbe esporre l’organizzazione ad azioni legali.
• Comunicazioni ha chiesto una tagline di 7 parole per l’organizzazione. Nona ha affermato di avere alcuni esempi di questo.
• Susan ha riferito che il 5 settembre le Linee guida sono state consegnate al comitato Comunicazione affinché standardizzassero il documento, cosa che hanno fatto.
• Susan ha riferito che lei e Jeff hanno contattato Pro Bono per esaminare i nostri documenti legali e il nostro processo Open-Door.
• C’è stata una discussione sullo stato degli attuali comitati ad hoc. C’era una domanda su cosa fare con il comitato Comunicazioni e sulla gestione degli aggiornamenti dello Statuto e delle Linee guida. Susan ha affermato che le piacerebbe che il comitato Comunicazioni continuasse e Jeff ha suggerito che il comitato Comunicazione dovrebbe probabilmente essere trasformato in un comitato permanente. Jennifer ha suggerito che le modifiche allo Statuto e alle Linee guida sono piccole e potrebbero essere gestite senza un comitato. Jeff ha sottolineato che ci sono almeno 10 modifiche in sospeso allo Statuto che richiederanno un comitato che potrebbe essere un comitato ad hoc. Susan ha suggerito che un comitato di revisione dello Statuto potrebbe essere un sottocomitato del Consiglio.
• Susan ha affermato che la discussione sui comitati ad hoc e altre questioni come i gruppi Whatsapp e uno scambio di relatori saranno discussi alla riunione del Consiglio di ottobre.

Vice presidente – Nona c., vice presidente

• Nona ha riferito che l’ordine del giorno per il Forum IGR del 28/10 è stato completato e pubblicato sul sito web. Il Forum includerà un orientamento IGR di 10 minuti e due comitati saranno sotto i riflettori, Steppers e PAC. Ci sarà anche un Ask-It-Basket.
• Nona ha menzionato che le descrizioni delle mansioni per l’amministratore fiduciario internazionale e l’amministratore fiduciario generale sono state approvate dal comitato Linee guida e le ha esaminate con il Consiglio.
• Nona ha affermato che invierà via email l’orientamento IGR al Consiglio.
• Nona ha menzionato che solo il 25% del Consiglio combinato (funzionari e presidenti dei comitati) ha fornito le proprie risposte alle domande dell’Inventario. Il Consiglio ha discusso su come procedere. Jeff ha suggerito di far supervisionare a qualcuno esterno all’organizzazione una riunione di coscienza di gruppo e che vengano sviluppate azioni specifiche e un piano d’azione. Nona ha affermato di ritenere che dovremmo superare le elezioni e il budget e quindi determinare come andare avanti con queste domande. Il Consiglio ha deciso di rivisitare queste domande nel 2024.
• Nona ha riferito che sta lavorando con i Comitati per creare o rivedere i loro statuti. Nona ha lavorato con il comitato Unità sul loro statuto e ha contattato il comitato CPC, ma non ha ancora ricevuto risposta.

Rapporto del responsabile della tecnologia – Mark M., Responsabile della tecnologia

• Mark ha riferito che Matt e Josh hanno fatto un ottimo lavoro presentando la nostra Directory alla Conferenza NAATW.
• Mark ha affermato che Tech Steppers ha ruotato il proprio presidente e Dave W. è il presidente appena eletto. Mark ha espresso preoccupazioni sul fatto che Dave W. abbia troppe responsabilità nel Tech e in altri comitati.
• Jennifer ha sollevato la questione che il comitato Unità vorrebbe assumere Tech 12 per 10.200 $ per aiutare con la loro Convention del 2024 pianificata. Jennifer ha chiesto a Mark se pensava che fosse ragionevole e Mark ha risposto che capisce che sono bravi a gestire eventi zoom su larga scala, ma sono costosi. Jeff ha affermato di aver avuto molta esperienza con Tech 12 e che bisogna fare attenzione a modificare il contratto, il che fa aumentare il costo. Jennifer ha esaminato la proposta di Tech 12 con il Consiglio e sia Mark che Jeff hanno ritenuto che la proposta fosse ragionevole.
• Jennifer ha sollevato la questione che il comitato Unità sta pianificando di far pagare per l’evento. Crede che questo sarebbe una raccolta fondi, cosa che non facciamo. Anche gli altri membri del Consiglio non erano favorevoli a far pagare per l’evento. Tuttavia, verranno chiesti contributi della 7^th Tradizione. Nona ha ritenuto che far pagare per l’evento danneggerebbe la partecipazione internazionale.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di Responsabilità alle 20:02 EST.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Nona C. ha fatto una mozione per accettare i verbali del 18 luglio^th come presentati, che è stata approvata da Susan R. I verbali sono stati approvati all’unanimità.
2. Susan R. ha fatto una mozione per accettare i verbali dell’8 agosto^th come modificati, che è stata approvata da Nona C. I verbali sono stati approvati all’unanimità.
3. Il Consiglio ha approvato all’unanimità i budget del Presidente, del Segretario e del Forum IGR, nonché i budget dei comitati per i comitati Unità, Convention e Finanze.
4. Il Consiglio all’unanimità non ha approvato il budget del CPC.

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario OIAA