Partecipanti:
Jeff b., Segretario
jennifer b., Tesoriere
nona c., vicepresidente
mark m., responsabile della tecnologia
susan r., presidente

Susan R., la presidente, ha dichiarato aperta la riunione alle 14:04 EST. La riunione è iniziata con la Preghiera della Serenità. Susan ha riferito di aver ricevuto 3 curriculum: il suo, quello di Nona e un curriculum per l’amministratore fiduciario generale da Buck R., un ex delegato dell’Area 12 del Delaware, che fa parte del consiglio dell’organizzazione NAATW.

Revisione dello statuto – Nona c, presidente

• Il Comitato per l’Unità ha fornito una bozza di statuto rivista al Consiglio. Nona ha illustrato al Consiglio lo statuto rivisto.
• Jeff e Jennifer hanno commentato che non c’era nulla nel loro statuto che parlasse di raggiungere le riunioni internazionali, cosa che si pensava facesse parte della missione del comitato per l’Unità. Mark ha menzionato che la Convention internazionale annuale che il comitato per l’Unità ha proposto richiederà contatti con i membri AA internazionali.
• Mark M. ha presentato una mozione per accettare lo statuto rivisto del comitato per l’Unità, che è stata appoggiata da Nona C. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare il loro statuto con un’astensione.
• Successivamente, Nona ha illustrato al Consiglio lo statuto rivisto della Comunicazione. Non sono stati espressi problemi da parte del Consiglio. Mark M. ha presentato una mozione per accettare lo statuto rivisto del comitato per le Comunicazioni, che è stata appoggiata da Jennifer B. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare il loro statuto.
• Susan ha sollevato la questione se il comitato per le Comunicazioni debba diventare un comitato permanente anziché un comitato ad hoc. Il Consiglio si è espresso a favore di questa direzione, che dovrà essere portata a un’Assemblea. Jeff ha sottolineato che portare la questione a un’Assemblea probabilmente dovrà aspettare fino all’Assemblea di marzo. Mark M. ha presentato una mozione affinché venga fatta una raccomandazione all’Assemblea per trasformare il comitato di comunicazione ad hoc in un comitato permanente. Susan R. ha appoggiato la mozione, che è stata approvata all’unanimità dal Consiglio.

Relazione del Segretario – Jeff b., Segretario

• Jeff ha spiegato di aver inviato una versione rivista del documento sul conflitto di interessi che includeva le revisioni basate sulla raccomandazione di Jennifer di sostituire “Direttore” con “Amministratore fiduciario” in tutto il documento. Jeff ha detto che il documento aggiornato sarà inviato agli avvocati di McCarter.
• Jeff ha esaminato il piano per l’approvazione del documento sulle linee guida che aveva preparato su richiesta del presidente. Il piano prevede le seguenti fasi proposte:
  1. Esaminare le questioni in sospeso nel documento sulle linee guida per finalizzare il documento.
  2. Esaminare e approvare le sezioni da 1 a 4 nella riunione del consiglio degli ufficiali di novembre.
  3. Esaminare e approvare le sezioni da 5 a 7 nella riunione del consiglio degli ufficiali di dicembre.
• Con questo piano, il documento sulle linee guida otterrebbe l’approvazione del Consiglio all’inizio di dicembre, cosa che può essere annunciata all’Assemblea di dicembre. Il Consiglio ha concordato il piano per l’approvazione del documento sulle linee guida da parte del Consiglio entro la riunione del consiglio degli ufficiali di dicembre.
• Il Consiglio ha discusso di come il documento sulle linee guida sarebbe stato presentato ai membri. Jeff ha suggerito di tenere 4 o 5 sessioni di workshop per presentare il documento sulle linee guida, ma Susan aveva previsto nel budget solo 2 sessioni. Jeff ha suggerito di cercare di ottenere l’approvazione del documento sulle linee guida all’Assemblea di marzo, ma Jennifer ha affermato di ritenere che marzo fosse troppo presto e che giugno fosse un periodo di tempo più ragionevole.
• Il Consiglio ha discusso di quante sessioni di workshop sarebbero necessarie per spiegare il documento sulle linee guida ai membri. Jeff ha suggerito 3 sessioni per introdurre il documento sulle linee guida con 2 sessioni per Stati Uniti, Canada ed Europa e 1 sessione internazionale adatta agli orari. Il workshop per Stati Uniti, Canada ed Europa richiederebbe 2 interpreti (520 $) e il workshop internazionale richiederebbe 4 interpreti (1.040 $).
• Il Consiglio ha quindi discusso se approvare il documento sulle linee guida in 3 mesi (Assemblea di marzo) o 6 mesi (Assemblea di giugno). Mark ha ritenuto che 6 mesi fossero troppi e che lo statuto fosse stato approvato in 3 mesi. Nona ha dichiarato di aver cambiato idea e di essere d’accordo con i tempi di 3 mesi. Il consenso del Consiglio è stato quello di far approvare ai membri il documento sulle linee guida in 3 mesi all’Assemblea di marzo. Ci sarà una sessione di workshop per Stati Uniti, Canada ed Europa a gennaio con una sessione ripetuta a febbraio insieme a una sessione internazionale a febbraio.
• Susan ha chiarito a Jennifer che la riunione congiunta dei funzionari e del presidente del comitato si svolgerà trimestralmente (4 volte) a gennaio, aprile, luglio e ottobre per il 2024.
• Il Consiglio ha esaminato le questioni in sospeso relative al documento sulle linee guida e ha preso diverse decisioni e aggiornamenti. Il documento rivisto sarà datato 10 ottobre 2023 e inviato al comitato per le linee guida.

Relazione del presidente – Susan R., presidente

• Susan ha riferito di non essere stata in grado di contattare il nostro presidente del PIC, Jon. Non ha risposto a nessuna comunicazione. Susan ha affermato che non abbiamo una procedura per rimuovere un lavoratore inattivo, ma possiamo rimuovere qualcuno per giusta causa. Jon non ha fornito una bozza di statuto per il comitato PIC.
• Susan ha riferito che Stormy, la nostra presidente del CPC, si era dimessa perché il suo budget non era stato approvato. Ha ritirato le dimissioni e ha dichiarato di opporsi ai tagli al suo budget. Non è stata fornita alcuna bozza di statuto per il comitato CPC.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha distribuito i dati finanziari al Consiglio e ha chiesto se c’erano domande o commenti.
• Jennifer ha menzionato di aver contattato Stormy e di averle fatto sapere che il Consiglio non aveva approvato il suo budget. Jennifer ha fatto sapere a Stormy che poteva comunque portare il suo budget all’Assemblea, ma che Jennifer si sarebbe espressa contro i costi eccessivi per il video. Il Consiglio ha discusso del budget del CPC e il consenso è stato che la spesa di 10.000 $ nel budget del CPC fosse rimossa. Jennifer ha detto che avrebbe modificato il budget di conseguenza e avrebbe contattato Stormy per farle sapere la decisione del Consiglio.
• Jeff ha chiesto informazioni su due voci di budget che costituiscono il 40% del budget OIAA 2024: Melinda come lavoratrice speciale che si occupa della manutenzione del sito web (25%) e la convention internazionale del comitato per l’Unità (15%). Jennifer ha espresso preoccupazione per le attività svolte da Melinda e per il costo di queste attività. Mark, il nostro presidente della tecnologia, ha informato il Consiglio che le sue attività erano necessarie per mantenere un sito web in crescita e complesso. Il Consiglio ha suggerito di preparare una richiesta di offerta per questi servizi per cercare esternamente un’alternativa meno costosa. Il Consiglio ha anche discusso del costo per la convention internazionale proposta ed è stato informato che il costo era suddiviso tra servizi tecnologici online e traduttori per una conferenza di 3-4 giorni.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di Responsabilità alle 16:32 EST.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark M. ha presentato una mozione per accettare lo statuto rivisto del comitato per l’Unità, che è stata appoggiata da Nona C. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare il loro statuto con un’astensione.
2. Mark M. ha presentato una mozione per accettare lo statuto rivisto del comitato per le Comunicazioni, che è stata appoggiata da Jennifer B. Il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare il loro statuto.
3. Mark M. ha presentato una mozione affinché venga fatta una raccomandazione all’Assemblea per trasformare il comitato di comunicazione ad hoc in un comitato permanente. Susan R. ha appoggiato la mozione, che è stata approvata all’unanimità dal Consiglio.

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario OIAA