Partecipanti:
Jeff B., Segretario
Jennifer B., Tesoriere
Nona C., Vicepresidente
Mark M., Responsabile tecnologia
Terry N., Responsabile della convention
Susan R., Presidente

Susan R., la Presidente, ha aperto la riunione con la Preghiera della Serenità alle 14:02 EST.

Revisione del verbale del consiglio direttivo – Jeff B., segretario

• Jeff ha menzionato che il verbale della riunione del Consiglio direttivo del 16/11 non era pronto per la revisione. Ha dichiarato che era quasi pronto e che lo avrebbe inviato nei prossimi giorni.

Revisione delle Linee guida – Jeff B., Segretario

• Jeff ha dichiarato di aver inviato le Linee guida riviste al Consiglio, le quali includevano le modifiche basate sulle domande a cui il Consiglio aveva risposto, i problemi di maiuscole identificati da Susan e le modifiche alle procedure dell’Assemblea, passando dall’unanimità sostanziale (maggioranza di 2/3) alla maggioranza semplice come indicato nel nostro Statuto.
• Jennifer ha fatto notare che ci sono alcune situazioni nel nostro Statuto che richiedono l’unanimità sostanziale e che non sono identificate nelle procedure aggiornate dell’Assemblea e nella tabella. Jennifer aveva fornito l’elenco di tali situazioni nei suoi commenti su quella sezione. Jeff ha dichiarato che aggiungerà una nota a piè di pagina con tali situazioni, come identificate da Jennifer dallo Statuto.
• Jeff ha dichiarato che oggi esamineremo le Sezioni da 5 a 7. Ha affermato che Susan gli aveva inviato un’e-mail riguardo a problemi con la formattazione di queste sezioni, in particolare la sezione finanziaria (Sezione 6). Jeff ha passato la revisione a Susan affinché spiegasse i suoi commenti al Consiglio.
• Susan ha espresso la sua preoccupazione che il documento non sia stilisticamente coerente. Ha menzionato che le diverse sezioni sono state elaborate da diverse sottocommissioni e il risultato è stato stili e voci diversi. Ha menzionato che, al contrario, le attuali Linee guida hanno una voce unica. Un esempio che ha citato è stata la sezione finanziaria, scritta in forma passiva, che è diversa dalle altre sezioni.
• Mark ha dichiarato che dobbiamo o far aggiornare l’intero documento da una persona, come Susan, o assumere un correttore di bozze. Nona ha chiesto se Susan fosse disposta ad apportare le modifiche necessarie.
• Mark era preoccupato che dare una voce unica all’intero documento sarebbe stata una riscrittura significativa. Il Consiglio ha concordato che, a prescindere, il contenuto non dovrebbe cambiare. Mark ha suggerito di aggiungere un paragrafo all’inizio del documento che descriva come il documento sia stato creato da diverse sottocommissioni e che il documento avrà voci diverse nelle diverse sezioni.
• Susan ha dichiarato che avrebbe potuto esaminare il documento e correggere gli errori di maiuscole e punteggiatura, ma ha chiesto se la sezione finanziaria, scritta in forma passiva, dovesse essere modificata. Jennifer ha affermato che la sezione finanziaria contiene un linguaggio più giuridico rispetto alle altre e il linguaggio giuridico è spesso redatto in forma passiva.
• Nona ha proposto che Susan modificasse la punteggiatura e le maiuscole del documento delle Linee guida. La mozione è stata appoggiata da Jeff ed è stata approvata all’unanimità.
• Susan ha sollevato un problema con la sezione Comitati, 5.5.1, che attualmente richiede l’inclusione dello scopo e dello statuto per ogni Comitato. Nona ha suggerito di rimuovere questo da ogni Comitato e che il documento faccia riferimento al sito web per ogni Comitato nell’elenco. Susan ha proposto che la sezione Comitati del documento delle Linee guida elenchi solo i nomi dei Comitati e faccia riferimento al sito web per lo statuto e lo scopo. La mozione è stata appoggiata da Jeff ed è stata approvata all’unanimità.
• Susan ha menzionato che alla riunione del comitato Finanza c’è stata una discussione sulla modifica del termine “revisione interna” in “revisione finanziaria interna”. Jennifer ha concordato e questa modifica verrà apportata.
• Susan aveva anche una domanda riguardo al significato di “questo importo” nella Sezione 6.3. Jennifer ha dichiarato che questo testo può essere modificato in “l’importo totale della riserva prudenziale più la liquidità trattenuta” per chiarire cosa si intende.
• Mark aveva diverse modifiche nella Sezione 7, la Sezione Tecnologia, che invierà a Jeff via e-mail.

Proposta di inserire un numero di telefono sul sito web – Susan R., Presidente

• Sam, un membro del comitato Tecnologia, ha ricercato i costi per inserire un numero di telefono sul sito web. Ha proposto di aggiungere questa funzionalità al sito web perché le persone over 40 sono più a loro agio nell’usare il telefono rispetto all’invio di un’e-mail.
• Nona ha dichiarato di essere contraria a questa proposta per diverse ragioni, tra cui: sarebbe una ristrutturazione di OIAA, dato che siamo un’organizzazione online; le persone potrebbero usare il numero di telefono per sollecitazioni; avremmo bisogno di volontari per supportare la linea telefonica e qualcuno che coordinasse questi volontari; e le chiamate potrebbero essere in lingue diverse dall’inglese, il che sarebbe difficile da gestire. Anche Jeff ha espresso la sua opposizione e ha concordato con tutto ciò che Nona aveva affermato. Ha anche dichiarato che il costo e il tempo impiegati non varrebbero i benefici. Jeff ha menzionato di essere stato coinvolto con il suo Intergruppo locale e che ottenere volontari è un lavoro impegnativo. Anche Mark e Jennifer hanno espresso la loro opposizione.
• Susan ha dichiarato di aver inviato un’e-mail a Sam dicendogli che, se avesse voluto portare avanti questa idea, avrebbe dovuto scrivere una proposta e inviarla al Consiglio per l’inclusione nell’ordine del giorno di una futura assemblea.

Ulteriori punti all’ordine del giorno – Susan R., Presidente

• Susan ha menzionato che Lesliee, la responsabile delle Comunicazioni, sta organizzando un concorso per uno slogan e che Carlos D., il responsabile dell’Unità, ha diverse preoccupazioni riguardo alla possibilità di tradurre lo slogan in altre lingue.
• Susan ha chiesto se gli altri membri del Consiglio avessero visto il nuovo video del comitato Comunicazione, Il Ruolo dell’IGR, e se fossimo pronti ad approvare questo video. Jennifer ha espresso una preoccupazione riguardo alla diapositiva iniziale che discute la differenza tra un IGR e un GSR. Il Consiglio ha concordato che questa diapositiva dovrebbe sottolineare il ruolo del GSR ma potrebbe avere una riga che affermi che l’IGR non è il GSR.
• Nona ha espresso una preoccupazione che il video chieda ai membri di inviare le loro domande al Forum IGR, ma l’e-mail viene inviata all’intero Comitato. Ha chiesto a Mark di modificare l’e-mail sulla Hotlist IGR per utilizzare l’e-mail del Forum IGR.
• Il Consiglio si è preso il tempo di visionare il video. Il Consiglio ha concordato di inviare eventuali commenti a Susan, e lei li inoltrerà al comitato Comunicazioni.
• Susan ha poi menzionato una richiesta che aveva ricevuto per partecipare alla 2^a Convention Internazionale Online, inviata al Consiglio da Carlos P. e Adrian Q. Carlos D., il responsabile del comitato Unità, ha menzionato che avremmo ricevuto questa richiesta e ha ritenuto che dovremmo invece concentrarci sulla Convention che OIAA e il comitato Unità terranno l’anno prossimo. Il Consiglio ha ritenuto di non avere le risorse per assistere a questa Convention a causa dei nostri prossimi eventi, ma che possiamo offrire loro l’opportunità di elencare il loro evento sulla nostra pagina Eventi. Il Consiglio ha anche ritenuto che non fosse necessario incontrarsi con queste persone.
• Susan ha menzionato che Dave W. ha programmato un workshop sulla Sicurezza il primo sabato del 2^° mese del trimestre per tutto il prossimo anno (Nota del Segr.: Le date di questi workshop saranno 03/02, 04/05, 03/08 e 09/11).
• Susan ha menzionato la richiesta di Barry M. di distribuire una richiesta di sondaggio dal comitato Letteratura dei Fiduciari del Consiglio di Servizio Generale su come la Fratellanza vede la modifica degli scritti di Bill W. Mark ha dichiarato di aver parlato con Susan ma di aver compreso il punto di vista di Jeff, quindi era indeciso. Nona ha espresso preoccupazione riguardo all’etichettare il sondaggio come un sondaggio di “Servizio Generale” a causa degli altri Uffici di Servizio Generale in tutto il mondo. Susan ha espresso preoccupazione che il sondaggio non fosse stato inviato a OIAA ma ai Delegati di Area. Ha ritenuto che questo ci stesse portando “fuori dalla nostra corsia”. Jennifer ha commentato di essere d’accordo con Susan e che non dovremmo confondere il confine tra il nostro Intergruppo e il GSO.

Relazione del Segretario – Jeff B., Segretario

• Jeff ha menzionato le date di cui lui, Susan e Nona avevano parlato per le 3 sessioni sulle Linee guida per esaminare le Linee guida ancora da approvare con i membri. Le date saranno il 2^° e 4^° sabato di febbraio (10/02 e 24/02) e il 2^° sabato di marzo (09/03). Le riunioni del 2^° sabato di febbraio e marzo (10/02 e 09/03) sono considerate orari favorevoli per USA/Canada e si terranno alle 12:00 EST (9:00 PT, 10:00 MT e 11:00 CT). La riunione con orario favorevole a livello internazionale inizierà alle 10:00 ora del Regno Unito/Portogallo, che corrisponde alle 11:00 in Europa Centrale, alle 15:30 in India, alle 18:00 in Cina/Filippine, alle 19:00 in Giappone e alle 21:00 in Australia (AEST). Nona ha menzionato che saranno richiesti traduttori per queste sessioni. È stato suggerito che Jeff invii un’e-mail chiedendo quali traduttori linguistici saranno richiesti ai membri per la sessione internazionale. Gli Stati Uniti
• Susan ha chiesto se Jeff intendesse sondare i membri prima della fine dell’anno. Lo Statuto stabilisce che i membri devono essere sondati su base annuale. Jeff ha dichiarato che condurrà un sondaggio tra i membri prima della fine dell’anno. Mark si è offerto volontario per contattare Barry e determinare come ha condotto il sondaggio nel giugno del 2022.
• Jeff ha dichiarato di aver iniziato a raccogliere i documenti per il Board Book. Ha menzionato che, come primo passo, ha esaminato l’elenco dei documenti inviati da Nona e ha creato un foglio di calcolo, che ha inviato via e-mail al Consiglio, con quell’elenco di documenti. Ha dichiarato di aver categorizzato i documenti in 3 categorie: Generali, Finanziari e Documenti aziendali chiave.
• Jeff ha dichiarato di aver creato una cartella Board Book sul drive del Consiglio con due sottocartelle, una per i documenti finanziari e un’altra per i documenti aziendali chiave. I documenti generali saranno conservati nella cartella principale. Uno dei documenti generali è un elenco contatti del Consiglio e Jeff ha menzionato di aver inviato un foglio di calcolo ai membri del Consiglio da compilare con le loro informazioni di contatto.

Rapporto sulla tecnologia – Mark m., responsabile della tecnologia

• Jennifer ha chiesto lo stato della RFP per un addetto speciale al sito web. Mark ha dichiarato che sta cercando 5 proposte ma un minimo di almeno 3. Ha detto che si aspetta di ricevere 2 proposte questa settimana.
• Mark ha annunciato che organizzeremo una festa di Natale OIAA il 20 dicembre.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di Responsabilità alle 15:29 EST.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Nona ha proposto che Susan modificasse la punteggiatura e le maiuscole del documento delle Linee guida. La mozione è stata appoggiata da Jeff ed è stata approvata all’unanimità.
2. Susan ha proposto che la sezione Comitati del documento delle Linee guida elenchi solo i nomi dei Comitati e faccia riferimento al sito web per lo statuto e lo scopo. La mozione è stata appoggiata da Jeff ed è stata approvata all’unanimità.
3. Nona ha proposto che Susan modificasse la punteggiatura e le maiuscole del documento delle Linee guida. La mozione è stata appoggiata da Jeff ed è stata approvata all’unanimità.

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario OIAA