Aggiornamento per la finanza – Giugno 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 8 giugno 2024
8:00 – am HST
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Jennifer B – Tesoriere OIAA
Joanne B – IGR per il Serenity Group di Tampa
Gwen M – Presidente del CPC
Susan r. – Presidente dell’OIAA (sesto mese)
Dopo la Preghiera della Serenità, Jennifer chiede ai partecipanti di presentarsi. Jennifer si presenta come tesoriere dell’OIAA. Joanne si presenta come IGR per il Serenity Group di Tampa. Gwen si presenta come presidente del CPC. Susan si presenta come presidente dell’OIAA, sottolineando “Sesto mese”. Jennifer inizia con l’ordine del giorno e chiede se qualcuno desidera aggiungere qualcosa. Dice che vorrebbe presentare la revisione finanziaria all’Assemblea annuale utilizzando lo stesso formato utilizzato dal Comitato Finanze e aggiunge di aver anche creato una procedura di viaggio.
Gwen vorrebbe chiedere qualche minuto dopo per chiarire se il CPC avrà bisogno di un traduttore e vorrebbe qualche consiglio su come rimanere nel budget, poiché non è sicura delle procedure generali. Dice che sta lavorando con una persona che parla solo portoghese e che vorrebbe aiutare a unirsi alla loro comunità. Jennifer la aggiunge all’ordine del giorno.
Susan dice che la prossima settimana faranno la revisione finanziaria e non è sicura se Erica si presenterà. Chiede chi contattare per domande sulla revisione finanziaria. Jennifer risponde che si dovrebbe contattare Leslie o il Comitato di revisione finanziaria. Sebbene Jennifer sarà separata dalla revisione finanziaria, dice che sarà disponibile per qualsiasi richiesta finanziaria. Susan è preoccupata di usare l’e-mail personale di qualcuno e dice che vuole pubblicarla nella chat durante la riunione. Gwen chiede se c’è un modo per creare un’e-mail del Comitato Finanze che il pubblico possa contattare in modo che le richieste non vadano a un indirizzo e-mail personale esterno. Susan dice che attualmente va all’indirizzo e-mail OIAA di Jennifer. Jennifer conclude che Leslie dovrebbe essere la persona di contatto.
Revisione del verbale della riunione precedente
Jennifer chiede se tutti sono stati in grado di esaminare il verbale di aprile e lo mostra sullo schermo. Informa il gruppo di aver apportato un paio di correzioni grammaticali. Ripercorre il verbale ad alta voce e dice di essere felice che ci siano stati visitatori l’ultima volta. È anche contenta che siano stati in grado di ottenere risposta alle loro domande. Mentre esamina il verbale, Jennifer ribadisce che dovranno ancora capire dove mettere i fondi in eccesso alla fine dell’anno. Inoltre, il Comitato Finanze discuterà la propria raccomandazione da presentare all’Assemblea. Susan propone di accettare il verbale.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione delle relazioni finanziarie
Jennifer afferma che vorrebbe invitare chiunque abbia domande o interesse a partecipare alle riunioni del Comitato Finanze ogni secondo sabato di ogni mese.
Revisione della variazione di budget
Jennifer solleva la questione della Varianza di Bilancio. C’erano poco meno di 9.200 dollari di entrate, che sono superiori al budget di circa 1.700 dollari. Da inizio anno, abbiamo 5.700 dollari, che sono superiori al budget. Spiega che avevano costruito il budget per essere conservativi sulle entrate, quindi sono stati aggressivi sul lato delle spese per non avere sorprese.
Continua dicendo che l’OIAA ha pagato l’assicurazione di responsabilità civile generale per il mese di maggio. Ci sono state alcune spese relative alla spedizione e tasse organizzative per la registrazione di beneficenza nel New Jersey. Ci sono state anche commissioni Paypal e Stripe che sono direttamente associate alle entrate. Dice che l’OIAA ha inviato tre membri del consiglio a un webinar offerto pro bono. Le spese professionali sono per il sistema di contabilità. Le spese per la conferenza sono per l’imminente ICOAA di agosto a cui parteciperanno il segretario e il presidente dell’OIAA. Spiega che, sebbene sia nel budget, questa spesa apparirà ad agosto. Continua dicendo che la spesa speciale per il tecnico è stata costantemente inferiore al budget di 4.600,00 dollari, da inizio anno, e che ci sono state anche alcune piccole spese di interpretazione/traduzione. La spesa mensile per Zoom, l’hosting del sito web e le spese di interpretazione/traduzione sono classificate sotto le spese relative a Google e sono finite a poco meno di 5.000,00 dollari. Conclude dicendo che, da inizio anno, sono “23.000 dollari in attivo”, rispetto al budget. Jennifer chiede se ci sono altre domande sul conto economico.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione dello stato patrimoniale
Jennifer condivide il bilancio sullo schermo. Afferma che ci sono 127.000,00 dollari in contanti in banca. 5.500,00 dollari sono destinati alla Convention del 2025 che si terrà in Canada. Quindi, tenendo presente questo, ci sono 122.000,00 dollari di liquidità disponibile. Chiede se ci sono domande o commenti sul bilancio.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione dei contributi
Jennifer dice che ci sono molti nuovi gruppi con contributi significativi. Afferma che Early Group ha donato quasi 900,00 dollari. Anche il Just for Today Virtual Group è un grande contributore per maggio. Aggiunge anche che c’è una differenza significativa tra i contributi individuali e quelli di gruppo. Susan vorrebbe sapere se c’è un modo per vedere i contributi internazionali. Jennifer risponde che Paypal lo fa, ma Stripe no. Dice anche che la Nuova Zelanda è diventata un contributore significativo insieme alla Francia. Joanne chiede a Jennifer di ripetere quanti gruppi hanno contribuito questo mese scorso. Jennifer risponde che 59 gruppi hanno contribuito con poco meno di 9.200,00 dollari.
Passando all’ordine del giorno, vorrebbe condividere ciò che presenterà sabato prossimo all’Assemblea per il Comitato Finanze. Jennifer mostra una presentazione per presentare l’elenco dei compiti che il Comitato Finanze ha svolto. Il Comitato Finanze dell’OIAA ha assistito con la sezione Finanze delle Linee Guida, si è registrato al Registro di beneficenza del New Jersey, ha creato un Processo Fornitore Documentato, che dice sarà utile quando avrà una Richiesta di Fondi Non Preventivata. Ha 2 pagine di compilazione dei processi dei fornitori del budget, delle variazioni mensili, del budget mensile e dei contributi mensili che devono essere presentati. Continua dicendo che il Comitato Finanze ha anche aggiunto la nuova opzione di pagamento elettronico, Stripe, ha amministrato l’interpretazione di Upwork e ha avviato la Revisione Finanziaria Indipendente all’Assemblea dello scorso anno. Ribadisce anche che la Dichiarazione dei Redditi è Corrente e il Comitato Finanze ha anche cambiato il suo orario regolare per includere i partecipanti internazionali. Jennifer vorrebbe che tutti si unissero a noi ogni secondo sabato di ogni mese. Chiede commenti, aggiunte e dice che la presentazione sarà fatta all’Assemblea.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Gwen ringrazia Jennifer per tutto ciò che ha fatto e dice che ha fatto un lavoro incredibile ed è entusiasta. Jennifer la ringrazia e chiede se tutti sono d’accordo con la presentazione. Susan risponde: “Bel lavoro”.
Revisione della procedura di viaggio
Jennifer vorrebbe esaminare la nuova Procedura di Viaggio che ha implementato e documentato. Ha osservato il processo da quando è diventata tesoriere. Se qualcuno intende viaggiare a spese dell’OIAA, dovrà utilizzare questa procedura. Il viaggiatore deve andare all’Assemblea e il viaggio deve essere approvato dall’Assemblea come “Spesa Non Preventivata”. Quindi, il tesoriere fornirà le opzioni di volo e prenoterà i voli utilizzando la carta di debito dell’OIAA. Se ci sono requisiti speciali, il viaggiatore dovrà pagare per tali modifiche. Chiede se ci sono commenti. Gwen chiede se si potrebbe chiedere alla persona di presentare un rapporto spese entro 30 giorni. Jennifer risponde che è a diaria. Gwen è entusiasta che non sarà un fattore. Suggerisce anche di inserire “o altra persona designata dal tesoriere” nel numero 3. Jennifer lo cambia, ma sottolinea che il tesoriere deve esaminare i numeri delle spese e deve essere il punto di contatto. Domande?
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione di altri affari
Jennifer chiede di esaminare l’ultimo punto all’ordine del giorno, che è l’interpretazione del CPC di Gwen.
Gwen dice loro che ha una persona che vorrebbe entrare nel suo gruppo, ma parla solo portoghese. Vorrebbe invitarla a una riunione del comitato, ma avrebbe bisogno di un interprete. Come dovrebbe fare per richiedere servizi di traduzione e dovrebbe presentare la sua richiesta con 2 settimane di anticipo?
Jennifer risponde che sarebbe lei a svolgere questo compito, dato che ha ricevuto tutte le richieste di interpretazione. Dice anche che sa di poter ottenere un interprete rapidamente perché li ha fatti tutti per la prossima Convention. Gwen vorrebbe richiedere che sia inferiore a 500 dollari per non sconvolgere troppo il budget. Jennifer risponde che ha previsto un budget per questo utilizzando una “tariffa mista” di 37 dollari/ora per Upworks ed è sul lato alto rispetto a quello che è in realtà. Spiega che normalmente varia da circa 20 dollari/ora. Dice che l’utilizzo di Upworks elimina così tanti problemi relativi alla contabilità, ai 1099 e alle pratiche burocratiche.
Dato che si è occupata delle esigenze di interpretazione delle Convention, vorrebbe condividere con loro ciò che ha fatto per il lato della traduzione della Convention. Dice che ci ha lavorato così tanto, affannandosi per mettere in contatto quegli interpreti con l’evento giusto, che è stata ossessionata dal lato organizzativo generale del programma di interpretazione. Ha assunto, messo in contatto e organizzato tutti gli interpreti per questo progetto.
Dice a Gwen che il suo consiglio sarebbe quello di seguire il Processo Fornitore. In quel processo, c’è un “Modulo di Richiesta Non Preventivata”. È qui che può presentare una richiesta. Gwen dice che se la persona è in grado di venire alla riunione, si metterà in contatto con Jennifer per avviare la richiesta di interpretazione. Jennifer le dice che se sta cercando di mantenerla sotto i 500 dollari e lo sta chiedendo per il resto dell’anno, dovrebbero esserne consapevoli presto in modo da poterlo pianificare. Gwen dice che si occuperà di quella richiesta oggi e chiede dove può trovarla. Jennifer risponde che è allegata al Modulo del Processo Fornitore. Lei e Susan iniziano a cercarlo per indirizzarla ad esso. Gwen chiede se il modulo di Richiesta Non Preventivata può essere trovato sul sito web. Jennifer afferma che non vorrebbe che quel modulo di richiesta fosse sul sito web perché è piuttosto delicato.
Jennifer vuole condividere che lei e Beth hanno elaborato le richieste di interpretazione per la Convention. Mostra loro i layout della Convention e dice che ci sono quattro stanze diverse e 2 interpreti per lingua. Il 25, ha le quattro stanze e facendo una tariffa mista di 37 dollari/ora, più una transizione di 15 minuti tra una e l’altra, ha 56 ore di interpretazione, due persone per stanza. 28 ore di interpretazione e 56 ore totali per i lavoratori. Il 26, ha lo stesso tipo di cosa con quattro stanze e due interpreti, 32 ore di interpretazione e 64 ore totali per i lavoratori. Il 27, e il terzo giorno, ci saranno 33 ore di interpretazione, ore totali dei lavoratori 66 ore. Quindi, ha 186 ore di lavoro da riempire e afferma di averne fatto solo circa un terzo al momento. Dovendo riempire tutte le richieste di lingua dal francese allo spagnolo, e dal francese al portoghese e così via. Aggiunge che è assolutamente la sfida più grande che abbia mai affrontato in OIAA fino ad oggi. Il budget totale è di 8.450,00 dollari. Jennifer stima di superare il budget di soli 152,00 dollari. Quindi, detto questo, è abbastanza fiduciosa di rispettare il budget. Gwen è stupita e dice che apprezza tutto il lavoro straordinario che Jennifer ha fatto da quando è diventata tesoriere e loda il Comitato Finanze per tutto ciò che ha fatto.
Jennifer dice che è così felice di aver assunto le richieste di traduzione perché non riesce a immaginare in quale disordine sarebbero le richieste se non lo avesse fatto. Gwen dice che non riesce a credere che non ci siano più partecipanti a queste riunioni del Comitato Finanze! Susan dice che sognerà fogli di calcolo. Jennifer è d’accordo e dice che la cosa dell’interpretazione è la cosa più difficile che abbia mai fatto per l’OIAA. Gwen dice che capisce perché l’ha fatto per un’organizzazione più piccola. Jennifer dice che l’OIAA è fantastico e quanto ama l’aura dell’OIAA. Jennifer dice che potrebbero uscire dopo, ma dovrebbe chiudere la riunione.
Jennifer chiude con la dichiarazione di responsabilità
