Alle 17:00 EST, aperta con la preghiera della Serenità

Presenti: Susan R, Vicepresidente, che ha condotto la riunione su richiesta del Presidente a causa di reclami presentati contro di lei in base alla sezione sul decoro delle linee guida esistenti; Jennifer, Tesoriere; Mark, Responsabile Tecnico.

Agenda

I. Documenti finanziari e di bilancio proposti.

II. Reclami presentati contro il Presidente.

III. Esame degli Statuti

IV. Richiesta da Unity che il Comitato Tecnico supporti la 2^a Convenzione Internazionale Ispanica

Sono stati proposti documenti finanziari e di bilancio

• A. Modifica dello statuto – proposta e approvata dal comitato, relativa all’eliminazione della posizione di Responsabile Finanziario; richiesto di essere inserito nell’ordine del giorno di giugno – approvato dal consiglio.
• Presentazione di bilancio, scostamenti, contributi e stati patrimoniali – rapporto mensile
• Il Tesoriere ha bisogno che i gruppi identifichino i propri gruppi con il numero identificativo di gruppo ricevuto al momento della registrazione con OIAA
• Processo fornitori – Approvato dal consiglio; inoltrare come rapporto all’assemblea
• Documento di richiesta fondi non previsti a bilancio – approvato dal consiglio; inoltrato come rapporto all’assemblea
• Discussa un’app Docusign – non in questo momento

II. Reclami presentati contro il presidente

• Ritenuti credibili – uno o due membri del consiglio non sono innocenti in merito
• Discussa la valutazione del consiglio – troppo tardi
• Discussa la figura del Mediatore – si cercherà consiglio; il Vicepresidente è stato incaricato di ciò
• Discussi i passi successivi – organizzare colloqui, uno alla volta, senza domande, solo condivisione di esperienze
• Discusso il cambiamento di tono del consiglio con l’approvazione dello statuto e l’elezione di una nuova leadership
• Discussa la volontà del Segretario (che è in congedo medico) di essere coinvolto, ma si è deciso di procedere immediatamente in considerazione della sua salute
• Il Presidente ha chiesto di votare sulla prosecuzione di un’indagine e il voto è stato unanime per procedere.
• Votato all’unanimità per formare un Comitato Ad Hoc per l’esplorazione dei reclami presentati contro il presidente e possibilmente un altro membro del consiglio, della durata di 1 mese.
• È stato notato che i documenti legali di denuncia e altri documenti non erano stati firmati; un reclamo era arrivato come richiesta di denuncia.
• Discussa la contemporanea elaborazione di un processo di reclamo attraverso il Comitato Ad Hoc per le Linee Guida e il Vicepresidente ha accettato, in qualità di attuale presidente del Comitato Ad Hoc per le Linee Guida, di avviare tale processo in modo confidenziale e discreto.

III. Statuti – abbiamo concordato di non avere il tempo di iniziare questo lavoro in questa riunione e che i comitati dovrebbero considerare un requisito di sobrietà

IV. Supporto alla Convenzione Ispanica da parte del Comitato Tecnico: Possiamo supportare questa Conferenza con la nostra piattaforma Zoom e chiedere al Team Zoom se possono aiutare.

Mozioni Azionabili: Creare un Comitato Ad Hoc per l’Esplorazione dei Reclami Presentati contro il Presidente con una durata di 1 mese, Secondato e Approvato all’unanimità.

Altri punti d’azione:

Inoltrare la modifica dello statuto approvata dal consiglio relativa al Responsabile Finanziario; i documenti del processo di bilancio e finanza all’Assemblea di giugno

Formare un Sottocomitato Ad Hoc per le Linee Guida per lo sviluppo di una Politica sui Reclami, documentando il nostro processo man mano che procediamo;

Organizzare colloqui per avviare il processo di reclamo; mantenendo il processo confidenziale per proteggere tutte le parti; concordando che le decisioni per le azioni intraprese dovranno essere in conformità con lo statuto.

Conclusa alle 17:52 EDT

Rispettosamente presentato,
Susan R
Vicepresidente OIAA