Verbale della riunione del consiglio di amministrazione di OIAA del 14 marzo 2023

Partecipanti:
Jeff B., Segretario
Jane G., Presidente
Mark M., Responsabile della tecnologia
Susan R., Vicepresidente
Jennifer, Tesoriere

Jane G., Presidente, ha dichiarato aperta la riunione alle 17:03 EDT (14:03 PT). La riunione è iniziata con la preghiera della serenità.

Approvazione del verbale della riunione del consiglio di amministrazione – Jeff b., Segretario

• La prima serie di verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione da approvare era il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 10 gennaio 2023. Non sono state apportate correzioni al verbale.
• Mark M. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 10 gennaio 2023 e Susan R. ha appoggiato la mozione. Il verbale è stato approvato all’unanimità.
• La seconda serie di verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione da approvare era il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 14 febbraio 2023. Diverse correzioni erano state inviate in precedenza ed è stata distribuita una versione rivista del verbale.
• Mark ha chiesto se avessimo votato per includere due nuovi comitati ad hoc, il comitato Grapevine e il comitato Get Into Action, all’ultima riunione del consiglio di amministrazione. Jeff ha risposto che due comitati ad hoc, il comitato Grapevine e il comitato ad hoc per le comunicazioni, sono stati aggiunti alla riunione del consiglio di amministrazione di febbraio. Il comitato Get Into Action è stato discusso alla riunione del consiglio di amministrazione di gennaio, ma non è stata presentata alcuna mozione per includere Get Into Action come comitato ad hoc.
• Susan R. aveva una correzione che era stata apportata in precedenza. Non c’erano altre correzioni.
• Susan R. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 14 febbraio 2023 e Jane G. ha appoggiato la mozione. Il verbale è stato approvato all’unanimità.

Approvazione del comitato Get Into Action come comitato ad hoc di OIAA

• Jane ha avviato una discussione sulla votazione per far entrare il comitato Get Into Action in OIAA come comitato ad hoc.
• Susan R. ha affermato di avere preoccupazioni sulla dichiarazione di intenti del comitato Get Into Action, che afferma che è stato formato per promuovere i gruppi che entrano nel servizio generale.
• Jane ha risposto che il comitato Get Into Action ha iniziato a raccogliere informazioni sui gruppi online e che il comitato sta ora esaminando i problemi che i gruppi online devono affrontare.
• Jeff ha affermato che la dichiarazione di intenti deve essere rivista e che al più recente municipio ci sono state presentazioni da parte di gruppi online su problemi e questioni relative ai gruppi online.
• Mark ha anche commentato di aver capito che la missione è cambiata, ma ciò non si riflette nell’attuale dichiarazione di intenti.
• Susan R. ha presentato una mozione per rinviare la votazione sull’entrata del comitato Get Into Action a far parte di OIAA fino a quando la dichiarazione di intenti non sarà rivista. Jennifer ha appoggiato la mozione. Il consiglio di amministrazione ha votato all’unanimità per approvare la mozione con un’astensione.

Discussione del nostro rapporto con il servizio generale

• Jane ha posto la domanda se dovremmo discutere del servizio generale o se dobbiamo evitare di discutere qualsiasi cosa relativa al servizio generale.
• Jane ha sollevato questo problema in concomitanza con una richiesta da parte di un membro del comitato Unity di fondi per partecipare a un Congresso in Colombia.
• Jeff ha menzionato che la missione del comitato Unity è quella di raggiungere gli uffici del servizio generale
  in tutto il mondo e ha spiegato come il comitato abbia dei collegamenti con i vari GSO in tutto il mondo.
• Susan ha espresso preoccupazioni sulla spesa di questo denaro da parte del comitato Unity perché non sembra essere la missione del comitato Unity e che avrebbe dovuto far parte del loro budget.
• Jeff ha inoltre spiegato come questo denaro promuoverebbe la missione del comitato Unity di stabilire collegamenti con i GSO e gli intergruppi in Colombia
• Jane ha affermato che l’approvazione di questa spesa del comitato Unity sarà effettuata dal comitato finanziario e che non è richiesta una mozione da parte del consiglio di amministrazione.

OIAA deve registrare il nostro nuovo logo? – Mark M., responsabile della tecnologia

• Mark ha sollevato la questione se dobbiamo registrare il nostro logo. Ha affermato che non sarebbe costoso registrare il nostro logo, ma dobbiamo discutere quali sono i rischi per farlo. La sua preoccupazione era che qualcun altro potesse rubare il nostro logo e registrarlo a proprio nome.
• Jeff ha affermato che se hai un marchio, devi difendere gli usi illegali del marchio. Se non difendi il tuo marchio, lo perdi. Ha sollevato la questione che AA ha avuto con il tentativo di difendere il logo del cerchio e del triangolo e quanto è costato ad AA quasi 500.000 dollari. Jeff ha affermato che non pensava che lo sforzo di far rispettare questo valesse la pena.
• Jeff ha affermato che si metterà in contatto con la persona addetta alla proprietà intellettuale presso il GSO e riferirà sulla conversazione con lei.

Abbiamo ancora bisogno di una pagina di accesso per i membri? – Mark M., responsabile della tecnologia

• Nella riprogettazione del sito web, molte delle informazioni sulla pagina di accesso dei membri OIAA sono rese disponibili in altre aree del sito web.
• La domanda diventa: ci sono informazioni sensibili che dovrebbero essere ospitate in una sezione riservata ai membri?
• Jane ha chiesto se il modulo depositato per lo Stato del New Jersey con le informazioni sugli ufficiali sarebbe incluso in quella pagina. Jennifer ha affermato che questi sarebbero documenti aziendali e non sarebbero resi disponibili nella sezione Membri.
• Jeff ha affermato che questi tipi di documenti sarebbero collocati in un’area sicura di proprietà del Segretario.
• È stata sollevata la questione di avere i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione archiviati in un’area riservata ai membri. Jeff ha menzionato che stiamo rendendo disponibili i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione direttamente sul sito web e non nell’area membri.
• Mark ha menzionato che al momento non ci sono piani per avere un’area riservata ai membri sul nuovo sito web. Il consiglio di amministrazione ha concordato con questo approccio.

Relazione del vicepresidente – Susan R., vicepresidente

• Susan R. ha riferito di aver assunto la carica di presidente del comitato ad hoc per le linee guida come richiesto da Jane G.
• A causa di altri impegni di servizio, al comitato sono state concesse due settimane di riposo.
• Susan R. ha riferito che sono stati istituiti diversi sottocomitati per lavorare su diverse sezioni delle linee guida. Susan ha lavorato al sottocomitato per esaminare le procedure parlamentari di tutto il mondo da incorporare nella sezione 3 delle linee guida.
• Susan R. ha chiesto al comitato se volevano che ricoprisse la carica di presidente del comitato e il comitato ha votato per eleggerla come presidente del comitato. La domanda di Jane era se il presidente di OIAA ha la capacità di nominare il presidente di un comitato ad hoc. [Nota del segretario: la sezione 5.06 dello statuto approvato afferma: “Tutti i comitati devono nominare un candidato per la posizione di presidente del comitato e presentare le loro nomine al consiglio di amministrazione, che voterà in conformità con questo statuto”. Dalla sezione Comitati ad hoc delle attuali linee guida di OIAA: “Il presidente dell’intergruppo o qualsiasi comitato permanente può creare comitati ad hoc. Ogni comitato ad hoc elegge il proprio presidente.
• Questo sembra indicare che il presidente non ha la capacità di nominare il presidente di un comitato ad hoc. Tuttavia, questo è un problema che può essere esaminato quando convochiamo un comitato di revisione dello statuto.]

Documenti aziendali richiesti – Jeff b., Segretario

• Jeff ha menzionato che ci sono 3 documenti che dobbiamo mettere in atto come organizzazione non a scopo di lucro, 501c3. Questo lavoro è iniziato con Barry ed è stato trasferito a me.
• I tre documenti sono:
  • Un documento Whistleblower
  • Un documento sul conflitto di interessi
  • Un documento sulla politica di conservazione dei documenti
• Jeff ha affermato che c’erano alcune questioni aperte con il documento Whistleblower. Per segnalare un problema, il Whistleblower presenterebbe un rapporto al Presidente. La domanda è a chi il Presidente passerebbe il problema per l’indagine. Dopo una discussione, è stato deciso che il Vicepresidente avrebbe condotto l’indagine. Una volta completata l’indagine, verrebbe presentata una relazione al Consiglio.
• Jeff ha affermato di ritenere che un documento Whistleblower debba essere compilato da ciascun funzionario e presidente del comitato. Un documento sul conflitto di interessi dovrebbe anche essere compilato dallo stesso gruppo di persone.
• È richiesta una sola politica di conservazione dei documenti per l’organizzazione. C’è un elenco di tipi di documenti e il periodo di conservazione per ciascun tipo di documento. Jeff ha chiesto che la politica di conservazione dei documenti sia esaminata dai membri del consiglio di amministrazione prima della riunione del consiglio di amministrazione del prossimo mese in modo che questo documento possa essere votato e approvato.

Domande sul presidente delle finanze e sulle mozioni del presidente delle finanze – Jane G., Presidente

• Jane aveva domande sul fatto che Spencer stia ancora agendo come presidente del comitato finanziario. Jennifer ha affermato di ritenere che Spencer sia ancora l’attuale presidente delle finanze.
• Mark ha affermato di aver pensato che Spencer si fosse dimesso, ma Jane non ha ricevuto alcuna dimissione da lui. Di conseguenza, Spencer è ancora il presidente delle finanze e, secondo lo statuto approvato, Spencer è un membro del consiglio di amministrazione. Tuttavia, non ha partecipato come membro del consiglio.
• Jane ha affermato che c’è una mozione di Amelia per rimuovere il presidente delle finanze come funzionario del consiglio. Brian e Spencer avevano anche una mozione relativa al presidente delle finanze che chiedeva anche di rimuovere il presidente delle finanze come funzionario del consiglio, ma chiede anche che il tesoriere sia anche il presidente del comitato finanziario.
• Jeff ha menzionato che ci sono alcuni problemi con le mozioni che Amelia ha presentato a Jane. Jeff ha accettato di rivedere la mozione di Amelia e documentare i problemi. Mark ha suggerito che questi problemi siano affrontati da un comitato convocato per rivedere lo statuto lavorando con il nostro avvocato. Jeff ha affermato che includerà questo suggerimento nella sua risposta ad Amelia.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark M. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 10 gennaio 2023 e Susan R ha appoggiato la mozione. Il verbale è stato approvato all’unanimità.
2. Susan R. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 14 febbraio 2023 e Jane G. ha appoggiato la mozione. Il verbale è stato approvato all’unanimità.
3. Susan R. ha presentato una mozione per rinviare la votazione sull’entrata del comitato Get Into Action a far parte di OIAA fino a quando la dichiarazione di intenti non sarà rivista. Jennifer ha appoggiato la mozione. Il consiglio di amministrazione ha votato all’unanimità per approvare la mozione con un’astensione.

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario OIAA