Verbale della riunione del consiglio di amministrazione di OIAA dell’08 novembre 2022

Presenti:
Jeff b., segretario supplente
jane g., vicepresidente
gwen m., presidente
mark m., responsabile della tecnologia
barry m., segretario
brian r., tesoriere
Spencer w., responsabile delle finanze

Gwen M., presidente, ha dichiarato aperta la riunione alle 17:04 EDT (14:04 PT). La riunione è iniziata con la preghiera della serenità.

Il verbale del consiglio di amministrazione della riunione del 10/11/22 è stato rivisto da Jeff B., segretario supplente. Brian R. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 10/11/22 come presentato ed è stata appoggiata da Mark M. Il verbale è stato approvato all’unanimità.

Relazione del presidente: Gwen
Gwen ha commentato il modo in cui comunichiamo in OIAA e ha ritenuto che il messaggio sul nostro sito web “Ovunque, chiunque, in qualsiasi momento” sia molto importante.

Vecchi affari

• Jeff ha proposto di confermare Paula D. come presidente del comitato CPC. Jane ha appoggiato la mozione. Il consiglio ha votato all’unanimità per accettare Paula D. come presidente del CPC.
• Comunicazione ai membri.
  • È necessario comunicare i prossimi passi relativi al ripristino dell’IRS ai membri e Gwen vorrebbe che questo fosse all’ordine del giorno per l’assemblea del 3 dicembre. Gwen ha suggerito che Spencer lo presentasse all’assemblea.
  • Spencer comunicherà che l’avvocato ProBono di OIAA depositerà lo statuto presso lo Stato del New Jersey per convalidare che OIAA sia conforme alle leggi sulle organizzazioni non profit del New Jersey e che lo statuto sarà presentato all’IRS per ripristinare il nostro status di esenzione fiscale 501c3. Tuttavia, in spirito di trasparenza, comunicheremo che non presenteremo la nostra richiesta retroattivamente in quanto non disponiamo dei documenti.
• Accesso ai verbali del consiglio di amministrazione. Verrà creata una cartella pubblica e verrà inserito un link sul sito web in modo che i membri possano accedere ai verbali. Mark creerà la cartella e Gwen caricherà i verbali a partire da giugno in quella cartella.

Nuove questioni:

• Idea per la Convention online iberoamericana per il 2023: Jeff ha menzionato che Carlos D. del Portogallo è rimasto molto colpito da un recente evento spagnolo ed è stato ispirato a suggerire che potremmo tenere un evento iberoamericano nell’autunno del 2023 per coinvolgere diversi paesi. Jeff, Jane e Carlos hanno discusso di un evento del genere che richiederebbe una grande pianificazione dopo la formazione di un comitato ad hoc.
  • Mark ha suggerito che ci sono stati diversi suggerimenti per eventi sponsorizzati da OIAA e che forse si potrebbe formare un comitato “Conferenze” per valutare questa e altre opportunità di conferenze
  • È stato menzionato che esiste già un comitato per le convention, attualmente non attivo, che potrebbe essere utilizzato per questo scopo. Le linee guida attuali stabiliscono che il comitato per le convention aiuta a pianificare gli eventi di OIAA come la Convection internazionale che si svolge ogni 5 anni
  • Gwen ha menzionato che sarebbe utile pianificare un evento come questo non solo per la regione iberoamericana, ma anche per altre regioni globali
  • Jeff ha menzionato che contatterà Carlos per approfondire ulteriormente questa idea

Relazione finanziaria – Brian r./Spencer w.

• Il budget proposto è stato completato ed è stato inviato ai membri. Brian ha preparato un riepilogo per spiegare il budget. o Il budget di quest’anno è un aumento significativo rispetto al budget dello scorso anno. Il budget cerca di tenere sotto controllo i costi di traduzione e sono state fatte alcune ipotesi. Il comitato Unity è l’unico comitato che ha avuto una richiesta di budget specifica per la traduzione.
• Mark M. ha presentato una mozione affinché il consiglio approvi il budget 2023 e lo rilasci ai membri e Jane G. l’ha appoggiata. Il consiglio ha approvato questa mozione all’unanimità.
• C’è stata una discussione sulla necessità di contattare i nostri gruppi per determinare le loro opinioni su come utilizzare al meglio le nostre risorse finanziarie per sostenere le loro esigenze. Mark ha menzionato che il nuovo sito web è inteso come più dinamico e collaborativo rispetto all’attuale sito web che è principalmente un archivio. Protocollo suggerito per la riunione del consiglio dei presidenti di comitato il mese prossimo
• Brian ha suggerito che ogni presidente di comitato dovrebbe presentare una breve relazione con un limite di tempo di 5 minuti. In quel momento, potrebbero anche sollevare eventuali problemi che vorrebbero che il consiglio prendesse in considerazione.
• Gwen ha menzionato che comunicherà i nostri pensieri ai presidenti dei comitati quando invierà il promemoria

Domande dal comitato delle linee guida

• Quando i comitati dovrebbero presentare le loro relazioni annuali?
  • Gwen ha affermato che questo non dovrebbe essere fatto all’assemblea elettorale di dicembre. Ha suggerito che questi potrebbero essere fatti nel corso di alcune assemblee poiché sono previste 4 assemblee in futuro
  • Jane ha suggerito che le piacerebbe vedere questo fatto all’inizio dell’anno e potrebbe includere un invito ad assistere il comitato
  • Mark ha affermato che ogni comitato avrà la sua pagina sul sito web per una relazione dinamica e continua da ogni comitato
• Ci saranno letture all’assemblea elettorale?
  • Sì, ci saranno. Le letture includeranno la preghiera della serenità, la dichiarazione di intenti di OIAA e le tradizioni.
  • La costituzione del quorum dovrà essere fatta rapidamente, cosa che verrà fatta dai partecipanti compilando un modulo. Le letture possono essere fatte mentre è in corso il conteggio del quorum
• Cosa succederà se non è presente il quorum?
  • Jane ha menzionato che lo statuto stabilisce che il consiglio può adottare il budget e nominare i funzionari in assenza di un quorum
  • Se non viene raggiunto il quorum all’assemblea, il consiglio nominerà i funzionari alla riunione del consiglio di dicembre una settimana dopo fino a quando le elezioni non potranno essere tenute alla prima assemblea del prossimo anno.
• Cosa succede se c’è un solo candidato per una posizione?
  • Se solo una persona si candida per una posizione di funzionario, quella persona dovrà comunque passare attraverso il processo elettorale
• Cosa succederebbe al budget se non ci fosse il quorum?
  • Brian ha suggerito che il consiglio approvi un budget a breve termine per consentire all’organizzazione di funzionare invece che il consiglio approvi il budget per l’intero anno.
  • Gwen ha suggerito di non suddividere proporzionalmente un budget e che possiamo semplicemente continuare a operare fino a quando non sarà possibile approvare un nuovo budget
• Dovremmo attenerci ai semplici requisiti di ammissibilità dello statuto? Lo statuto stabilisce che “Chiunque abbia ricoperto una posizione di servizio OIAA è idoneo a ricoprire la carica di funzionario intergruppo”. Questo sarà l’unico requisito di ammissibilità
• Vorremmo avere una presentazione da parte delle persone che hanno presentato al workshop NAATW sulla traduzione?
  • Questo potrebbe aiutare OIAA a creare un comitato di traduzione
  • Gwen ha suggerito che questa presentazione non sia solo per il consiglio o il comitato ad hoc delle linee guida, ma che apriamo questa presentazione a tutti i membri
• Dovremmo assumere lavoratori speciali per aiutare a prendere appunti durante una riunione del comitato? Questa richiesta proviene dal comitato Unity
  • Il consiglio ha ritenuto che questa non sia un’opzione praticabile e che questa dovrebbe essere una funzione del comitato

Non c’erano altri nuovi affari.

La riunione del consiglio è stata aggiornata alle 18:51 EDT e si è conclusa con la Dichiarazione di unità.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Brian R. ha presentato una mozione per approvare il verbale della riunione del consiglio di amministrazione del 10/11/22 come presentato ed è stata appoggiata da Mark M. Il verbale è stato approvato all’unanimità.
2. Jeff B. ha presentato una mozione per confermare Paula D. come presidente del CPC e Jane G. l’ha appoggiata. Non c’è stata alcuna discussione e il consiglio ha votato all’unanimità per approvare. 3. Mark M. ha presentato una mozione affinché il consiglio approvi il budget 2023 e lo rilasci ai membri e Jane G. l’ha appoggiata. Il consiglio ha approvato questa mozione all’unanimità.

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario supplente di OIAA