Aggiornamento per la finanza – Maggio 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 11 maggio 2024
8:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Jennifer B – Tesoriere OIAA
Felix e. – Tesoriere supplente
Jeff b. – Segretario OIAA
Barry m. – membro di lunga data del comitato finanziario
Susan r. – Presidente OIAA
JoAnn B – IGR per il Serenity Group di Tampa
Nicky w. – segretaria del comitato finanziario
Jennifer guida la Preghiera della Serenità. Tutti i presenti si uniscono.
Jennifer si presenta come Tesoriere. Felix si presenta come Tesoriere supplente. Jeff B. è onorato di essere il Segretario OIAA. Barry è tedesco e membro di lunga data del Comitato Finanze, Susan si presenta come Presidente OIAA. JoAnn B si presenta come IGR per il Serenity Group di Tampa. Nicky è il Segretario del Comitato Finanze. .
Jennifer inizia con l’ordine del giorno e viene accettato. Jennifer dice che i verbali sono ancora in fase di elaborazione, come indicato da Nicky durante le presentazioni. I verbali saranno rinviati alla prossima riunione per la revisione. Jennifer chiede se qualcuno desidera aggiungere qualcosa all’ordine del giorno.
Revisione dei rapporti finanziari
Jennifer inizia con il budget e lo mostra sullo schermo. Dice al gruppo che, per quanto riguarda i contributi, aprile è stato finora il mese più alto di sempre. Il totale dei contributi è di 9.700 $. Per quanto riguarda le spese, le spese assicurative sono quelle per l’assicurazione degli amministratori e dei funzionari. Nelle spedizioni, c’erano un paio di centinaia di dollari di contributi in contanti. Uno è stato inviato direttamente a casa di Jennifer e lei lo ha depositato tramite Paypal e ha indicato che ce n’era un altro che non poteva essere depositato, quindi Felix ha fatto inviare quello specifico a casa sua, dove lo ha depositato. Le commissioni di Paypal e Stripe fanno parte delle entrate. Le spese professionali sono il nostro software di contabilità. La spesa per il lavoratore tecnico speciale è stata di 675,00 $. L’interpretazione per l’IGR Forum e Unity è significativamente inferiore al budget grazie all’utilizzo del programma Upwork. Video e conferenze si riferiscono ai 2 account Zoom che hanno ora e sono anche ben al di sotto del budget annuale. L’hosting e la gestione del sito web sono in gran parte le spese relative a Google più piccole app aggiuntive necessarie per Zoom. Jennifer dice che le finanze stanno andando molto bene. Chiede se ci sono domande sulla variazione del budget. Nessuno
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Jennifer continua dicendo che spera di incoraggiare Mark ad andare avanti e finanziare eventuali progetti speciali che ha. Passa al bilancio.
Revisione dello stato patrimoniale
Legge che ci sono 122.000 $ in contanti in banca, di cui 5.500 $ sono destinati alla Convention Internazionale AA del 2025. Ci sarà una suite di ospitalità disponibile, il che lascia all’OIAA poco meno di 117.000 $. Ci saranno altre spese più avanti nel corso dell’anno, ma al momento sono finanziariamente solidi. Jennifer vorrebbe incoraggiare tutti i membri del Comitato Finanze a pensare ad altri luoghi dove donare e distribuire i fondi in eccesso alla fine dell’anno. Ha due idee per i fondi. Il primo posto dove donerebbe i fondi in eccesso è con il GSO a New York e l’International Literature Fund. Afferma che in passato hanno donato fondi a TIAA. Si è messa in contatto con loro, ma non ha ancora ricevuto una risposta. Chiede a Barry, che ha un collegamento con loro, di contattarli e di incoraggiarli a inviare informazioni in modo da poter prendere una decisione informata su dove inviare i fondi. Barry vorrebbe raccomandare NAATW, ma Jennifer risponde che li ha esaminati e sono una fondazione privata. Dice che sono legati agli eventi e durante i loro eventi, fanno pagare delle commissioni. Quindi gli eventi dovrebbero essere in grado di sostenerli. È sua opinione che siano una fondazione privata e siano completamente diversi da un ente di beneficenza pubblico. Barry dice che c’è stata una lunga conversazione sul fatto che l’OIAA sia legittimamente autorizzata o meno a donare denaro al GSO perché accettano solo contributi da alcolisti individualmente. Jennifer chiede a Jeff, il Segretario OIAA, se ha qualche informazione. Jeff risponde dicendo che l’affermazione non è vera. Continua dicendo che qualsiasi area, distretto, evento o qualsiasi Intergruppo può contribuire al GSO. Non è limitato solo agli individui. Barry risponde che non fanno parte della struttura di servizio, quindi l’OIAA non è collegata formalmente al GSO. Afferma anche che la maggior parte degli intergruppi ha difficoltà ad avere abbastanza denaro, eppure contribuiranno al GSO. Bear chiede al gruppo se fanno effettivamente parte dell’Intergruppo per quanto riguarda il GSO. Jennifer risponde che sì, lo sono, dato che hanno l’OIAA sul loro sito web. Jeff aggiunge che, poiché l’OIAA partecipa anche all’ICOAA, sono riconosciuti dal GSO. Inoltre, lui e Susan parteciperanno a una conferenza in agosto dove il GSO partecipa con tutti gli altri Intergruppi. Jeff afferma che sono assolutamente un Intergruppo legittimo.
Jennifer parla con Jeff delle informazioni sul volo e sull’hotel per l’imminente conferenza. Chiede a Jeff se ha bisogno di aiuto con la pianificazione del viaggio, dato che ha fatto quello di Susan. Jeff risponde che potrebbe usare un po’ di aiuto con il suo volo. Ha già comprato la sua camera d’albergo, ma potrebbe usare aiuto per il volo.
Dato che le tariffe aeree da Newark sembrano molto costose nella sua ricerca.
Jeff ha altre due domande di cui vorrebbe discutere. Uno, se stiamo ancora accumulando fondi per la convention internazionale del 2025. Jennifer risponde che non stanno più accumulando fondi e pensa che i 5.500,00 $ siano un ottimo cuscinetto per le spese della Convention Internazionale. Jennifer concorda sul fatto che hanno stanziato un po’ più di quanto avevano fatto prima nel 2023. Jeff aggiunge che le entità a cui avevano donato erano il GSO e un contributo a Grapevine. Jeff vorrebbe esortarli a farlo di nuovo. Crede che abbiano un disperato bisogno di quei fondi. Jennifer dice che in precedenza avevano acquistato abbonamenti che detengono e distribuiscono ai prigionieri e a coloro che non possono permetterseli. Chiede a Jeff di contattarli attraverso le sue connessioni e vedere quanti abbonamenti possono acquistare. Jennifer chiede se ci sono altri feedback o domande. Nessuno.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Revisione del foglio dei contributi
Jennifer passa ai Contributi. Dice che, man mano che l’OIAA è cresciuta, l’importo per gruppo sta crescendo così come i contributi. Ci sono stati alcuni grandi contributi. Ci sono stati 62 gruppi che hanno contribuito in aprile. Jennifer chiede se ci sono domande? Jeff mette in discussione gli individui nel rapporto sui contributi. Dato che ora è riassunto in una singola riga, è stato sorpreso di vedere che era così alto. Vorrebbe sapere se è simile ai mesi precedenti. Jennifer risponde che è IN AUMENTO. Afferma che c’è stato un individuo che ha contribuito con 100,00 $. Ha seguito il donatore per assicurarsi che non fosse un errore e hanno risposto che era valido. Quindi, occasionalmente questo accade. Spiega che a volte gli individui contribuiscono una volta al mese, mentre altri lo fanno annualmente in blocco. Susan vorrebbe sapere quanti gruppi o percentuali contribuiscono dall’estero. Jennifer risponde che, sebbene Paypal mostri queste informazioni, Stripe no e non ti danno le informazioni. Non abbiamo nemmeno un rapporto per ora. Dice che i paesi esterni saranno più difficili da ottenere dati.
Jennifer chiede se ci sono nuovi affari da portare in discussione. Ricorda a Jeff che gli ha inviato una registrazione per il New Jersey una settimana fa e ha bisogno che lui firmi e gliela restituisca. Dice che è l’ultima cosa di cui ha bisogno per il registro, anche se non è dovuta fino al 30 giugno.
Domande e commenti dalla riunione del comitato finanziario
Jeff ha un’altra domanda sul budget. Mette sempre insieme un foglio di calcolo quando va in viaggio e sembra che superi i 1.500,00 $ assegnati per questo calcolo per il suo prossimo viaggio. Ha due polizze assicurative che saranno al di sotto del budget. Vuole sapere se lei guarda all’aggregato di quel budget invece che alle singole voci. Jennifer risponde che non lo fa. Jeff continua dicendo che se sta per spendere troppo su una voce, cosa dovrebbe fare? Jennifer risponde che dovrebbe portarlo all’attenzione del Consiglio poiché crede di aver stanziato entro tale ambito. Il Consiglio, tuttavia, può approvare qualsiasi cosa al di sotto dei 500 $ e questo probabilmente rientrerebbe in tale ambito. Lo rassicura che può fare un po’ di magia cercando i suoi voli e che fa anche una tariffa giornaliera. Dice che non si tratta di quanto spendono, ma della tariffa giornaliera che ricevono. Jeff chiede se può spiegare un po’ di più. Jennifer risponde che per cibo, intrattenimento e trasporto ogni città ha una diversa tariffa giornaliera. Questo è l’importo che ricevono indipendentemente da quanto spendono. Jeff vuole assicurarsi di capire cosa include questo. Dice ad alta voce che questa tariffa giornaliera copre il cibo, qualsiasi trasporto per andare e tornare dall’evento, e che includerebbe anche andare dall’aeroporto all’hotel e tornare a casa. Jennifer risponde che include quei trasporti. Jennifer spiega che la tariffa giornaliera dà all’organizzazione un importo fisso su quanto l’individuo riceverà. Jeff vorrebbe discutere ulteriormente quando avrà maggiori informazioni sul suo budget.
Susan ha una domanda sul prossimo budget. Jennifer dice che ci sarà una nuova formula su come affrontare gli interpreti. Un budget dovrebbe rimanere statico e regolabile. I servizi di interpretazione sono stati sovra-budgetati. Dice che potrebbero anche votare sul budget per aumentare o diminuire. Andando avanti dopo l’incontro con il Consiglio, ci sarà una formula di budget più confermata per il 2025. Susan concorda e apprezza l’aggiornamento sul budget. Jennifer chiede se ci sono altre domande o preoccupazioni? Susan vorrebbe anche far presente che a giugno consegneranno la Revisione Finanziaria Interna e chiede se Erica sarà presente poiché non è stata affidabile in passato. Jennifer risponde che pensava che Erica fosse più che affidabile. Susan non è d’accordo e dice che non si è presentata. Jennifer risponde che Leslie potrebbe farlo, ma ha visto più attività da Erica durante il processo. Susan risponde che non l’ha ancora presentata, eppure Jennifer afferma che pensava fosse già stata presentata, ma Susan non ricorda alcuna presentazione e dice di aver perso la riunione del Consiglio. Jeff supporta l’osservazione di Susan e suggerisce di rivedere i verbali delle riunioni passate. Jennifer accetta di avere un Piano B in atto nel caso in cui Erica non si presenti, e suggerisce a Susan di contattare il comitato per organizzare la presentazione. Non può presentarla o lo farebbe.
Bear vuole commentare un’altra cosa sul budget. Vuole dire che hanno mancato il segno su quali dovrebbero essere le spese di traduzione, ma che sono stati piuttosto conservativi sul budget e sulle entrate. Pensa che dovremmo dare un’occhiata a cosa Jennifer sta pensando di usarlo. Jennifer torna al budget per guardare la “tendenza”. Continua dicendo che la tendenza è in aumento e hanno stanziato un po’ più di quanto hanno fatto. Il budget è un po’ più di quello che ha fatto nel 2023.
Jennifer afferma che sono YTD 4.000 $ al di sopra di quanto avevano stanziato. Jennifer pensa che il budget sia in realtà abbastanza buono. Bear concorda e dice che ci sono 4 mesi. Sono 4 mesi e una differenza di mille dollari al mese. Bear continua dicendo che stanno cercando dove sarà alla fine di quest’anno, il che creerà un surplus tra le riserve e deve essere ben compreso. Jennifer dice che a un certo punto raggiungeremo la maturità. Il modo in cui erano soliti fare il budget era che inserivano semplicemente le entrate all’importo delle spese, cosa che Jennifer ha trovato problematica. Dice che hanno nuovi metodi in atto per distribuire i fondi in eccesso. Crede nella distribuzione dei fondi in eccesso ad altre organizzazioni applicabili perché allora, è impossibile fare il budget.
Ribadisce che, usando l’ultimo mese per esempio, rispetto al mese precedente, siamo al 29,75 superiore al nostro budget. Quindi, questo mese ha 2.200,00 $ a questo aumento di entrate di 4000 $. La nostra area più grande è il nostro lavoratore tecnico e la traduzione. Abbiamo stanziato 2.500,00 $ al mese. Il nuovo lavoratore tecnico non costa tanto quanto il vecchio. Quindi. Quando crei un budget, tutto ciò su cui puoi basarti sono le possibilità. Un’altra voce di budget sono le nostre tasse organizzative. Abbiamo 500 $/mese per possibili spese legali. Probabilmente non lo useremo, ma c’è la possibilità che potremmo.
Una cosa che Jennifer vorrebbe davvero vedere è che Mark spenda un po’ di soldi per i miglioramenti tecnologici prima piuttosto che dopo perché il mese prossimo otterremo altri 2.500,00 $. Ha un totale di 10.000,00 $ stanziati. Jennifer chiede se c’è qualcos’altro in cui può aiutare. Jeff chiede cosa aveva bisogno Jennifer per ottenere le informazioni sul volo di cui ha bisogno. Discutono le clausole delle tariffe giornaliere con il viaggio. Jeff chiede a Felix se ha un momento per parlare dopo la riunione. Felix è d’accordo.
Jennifer chiede se ci sono domande o feedback.
Nessuna domanda o feedback
Jennifer chiude con la Dichiarazione di Responsabilità
