Aggiornamento per la finanza – Gennaio 2024
Comitato finanziario OIAA
Verbale della riunione
Sabato 13 gennaio 2024
9:00 – am HDT
11:00 – pm PDT
14:00 – pm EDT
Partecipanti:
Jennifer – Tesoriere OIAA
Susan – presidente OIAA
Nona – Vicepresidente OIAA
Erica k. – membro del sottocomitato finanziario
Mark – Responsabile tecnologico OIAA
Nicky – Segretario del comitato finanziario
Jennifer guida la Preghiera della Serenità. Tutti i presenti si uniscono.
Jennifer si presenta come tesoriere. Susan si presenta come presidente. Nona si presenta come vicepresidente. Mark si presenta come responsabile tecnologico. Erica si presenta come membro del team di revisione finanziaria del comitato finanziario. Nicky si presenta come segretario
Revisione dell’ordine del giorno
Jennifer inizia dicendo che ha rinviato l’ordine del giorno perché di recente sono emerse alcune novità. Jennifer chiede una mozione per approvare l’ordine del giorno.
Susan propone di approvare l’ordine del giorno. Mark la seconda. Jennifer chiede se ci sono opposizioni. Non ce ne sono.
APPROVAZIONE DELL’ORDINE DEL GIORNO
Revisione dei verbali delle riunioni precedenti
Jennifer presenta i verbali delle riunioni precedenti e chiede se tutti hanno avuto la possibilità di esaminarli. Jennifer chiede una mozione per accettare i verbali. Susan propone di accettare i verbali. Jennifer chiede se qualcuno si oppone a questa decisione. Nessuna opposizione.
APPROVAZIONE DEI VERBALI DELLE RIUNIONI PRECEDENTI
Jennifer spiega che questo è un ordine del giorno ricco di azioni e inizia a estrapolare i rapporti finanziari. Erica chiede a Jennifer se entrambi i rapporti sono inclusi nell’ordine del giorno. Jennifer risponde che li ha entrambi in coda.
Revisione della varianza di bilancio
Jennifer estrapola la Varianza di bilancio. Jennifer spiega che il motivo per cui ci sono entrate superiori al solito è perché sono arrivati quattro assegni che non sono stati compensati prima della fine dell’anno. Jennifer ha applicato un rateo per riflettere questo nel suo periodo corretto. Mostrerà le scritture contabili associate a questi. Le commissioni Paypal sono associate alle entrate. Le spese professionali sono di 42,00 $ per il sistema di contabilità. Jennifer afferma che questo è l’ultimo rateo per l’International 2025 e che c’è un bel gruzzolo di 5.500 $ da utilizzare per partecipare. Afferma che tutto ciò che supera tale importo può essere spesato nel 2025. Jennifer continua la revisione. I servizi di traduzione ASL erano per l’Assemblea di dicembre. Altre tecnologie sono dove sono andate le spese di Google per il 2023. Nel 2024 le vedrete in Hosting/Gestione del sito web. Afferma che un rateo per la gestione dell’hosting web è stato ripartito proporzionalmente per una fattura di 2 settimane per il nostro addetto al servizio tecnico. Estrapola la scrittura contabile del giornale mastro n. 4866 per 162,50 $ sullo schermo. Spiega che abbiamo ricevuto la fattura dopo gennaio, ma che era associata all’Assemblea, quindi è stata maturata come spesa del 2023, anche se sarà pagata nel 2024. Afferma che sarà stornata a gennaio. Successivamente, estrapola la scrittura contabile del giornale mastro n. 4866 per 14,29 $. Spiega che questo è il rateo della ripartizione proporzionale di 10 giorni per il nostro servizio tecnico. E infine estrapola la scrittura contabile del giornale mastro n. 4842 e afferma che questi sono i quattro assegni di cui stava parlando prima. 2281,46 $ sono stati maturati a dicembre per inserirli nel loro anno corretto. Jennifer chiede se ci sono domande sulla Varianza di bilancio. Erica vorrebbe sapere del reddito operativo e della perdita. Erica sottolinea la D43 che mostra una perdita di -2.413,00 $ in “Reddito operativo / ((Perdita))” e sotto “Bilancio complessivo di dicembre 2023” in Spese operative. Erica vorrebbe sapere se questa è stata effettivamente una perdita. Jennifer risponde che il bilancio era cambiato quando l’aumento dell’hosting web è stato aumentato. Questo è il motivo per cui il bilancio è diventato negativo. Erica vorrebbe anche sapere dove cercare i dati della Riserva Prudente. Jennifer risponde che si trova nel Bilancio. Erica la ringrazia per le informazioni. Jennifer chiede se ci sono altre domande riguardanti la Varianza di bilancio e chiede se tutti sono d’accordo con i ratei di fine anno finali. Nessun disaccordo.
NESSUNA DOMANDA O FEEDBACK
Jennifer presenta il bilancio affinché tutti lo visualizzino. Susan vorrebbe tornare per un momento alla Varianza di bilancio nella seconda pagina per le distribuzioni che sono state fatte. Vuole ricontrollare che il National Tech Workshop corrisponda ai suoi registri e non sia stato pagato. Jennifer concorda sul fatto che, in effetti, c’è un saldo zero in quella categoria. Mark vorrebbe aggiungere che hanno inviato 10 persone al National Tech Workshop e che ritiene che tale spesa sia stata registrata altrove. Jennifer concorda e afferma che tali spese sono state classificate sotto “Conferenze” e hanno un totale di 6.460,00 $ lì. Dice che i 450 $ in totale per le dieci persone sono inclusi in questo importo. Susan afferma che questa non è una contribuzione, ma una spesa. Jennifer concorda. Jennifer chiede se va tutto bene e Susan dice di sì.
Revisione dello stato patrimoniale
Jennifer torna al bilancio e inizia con una voce aggiunta denominata Fondi non depositati. Spiega che questi sono i quattro assegni che non sono stati compensati, ma che dovrebbero essere riconosciuti nel 2023. L’International 2025 è stata l’unica spesa maturata precedente, tuttavia, ci sono anche 814,00 $ per il web passato. La gestione/hosting web sarà attivo per gennaio 2024. La spesa maturata tornerà a 5.500 $. Jennifer afferma che questa è una scrittura contabile di fine anno. La liquidità non vincolata è leggermente superiore a 100.000,00 $.
Jennifer dice che vorrebbe parlare della Riserva Prudente. Spiega che considera i risparmi come la Riserva Prudente. Sta chiedendo il contributo del Comitato Finanziario su come affrontare questo conto. Fa presente che nelle Linee guida si afferma che sei mesi di Riserva Prudente più un ulteriore “fino a sei mesi” di Ritenzione di liquidità. Il nostro bilancio ha circa 111.000 $ di spese. Jennifer ha calcolato che la metà delle spese previste per il 2024 è di 55.920 $. Ci sono 60.000 $ nella Riserva Prudente. Le opzioni sono (1) (a) Lasciare 60.000 $ lì e tra sei mesi può inserire 51.840,00 $ per raggiungere 55.920,00 $. (1)(b) Può trasferire 4.080 $ dalla Riserva Prudente e inserirli nel conto corrente e avere l’importo corretto di 55.920,00 $ nella Riserva Prudente per i prossimi sei mesi. oppure (2) fare una Riserva Prudente mobile. Erica dice che sta avendo difficoltà a capire queste opzioni. Jennifer dice che la Riserva Prudente ha 60.000 $ ora. Erica chiede se questo è superiore all’importo di 6 mesi. Jennifer risponde di sì, ma aggiunge che la Riserva Prudente dice sei mesi, quindi si potrebbe semplicemente lasciarla stare o fare la metà del bilancio previsto. Nona vorrebbe aggiungere i suoi pensieri dicendo che pensa che l’opzione dei 6 mesi sia la migliore per non confondersi se c’è un’eccedenza di Riserva Prudente. Afferma anche che i membri sembrano guardare alle eccedenze di distribuzione. Aggiunge che non ci sono eccedenze effettive dopo aver esaminato le spese. Quindi, Jennifer chiarisce con Nona che sta parlando di cambiare i 60.000 $ in 55.920 $. Nona è d’accordo. Erica vuole anche chiarire che dovrebbero mantenere la metà più “fino a sei mesi” di ritenzione di liquidità. Jennifer risponde che sei mesi di Riserva Prudente sono lì in un conto separato, ma che abbiamo anche “fino a sei mesi” di Ritenzione di liquidità per soddisfare il bilancio. Spiega che le Linee guida diventeranno un documento permanente, quindi potrebbe arrivare un momento in cui avremo solo i 6 mesi di Riserva Prudente. Per ora abbiamo la Ritenzione di liquidità, ma non sarà sempre lì. Erica afferma di aver capito ora ed è soddisfatta. Jennifer spiega che la Riserva Prudente è molto statica, mentre la Ritenzione di liquidità può variare da 0 $ a 6 mesi di valore.
Susan vorrebbe sapere dove viene conservata la Ritenzione di liquidità. Jennifer risponde che viene conservata nel conto corrente. Susan vorrebbe che quelle categorie fossero cambiate in modo che sappiano di cosa stanno parlando. Suggerisce “Conto corrente Mercury/Ritenzione di liquidità” e “Risparmi Mercury/Riserva Prudente”. Jennifer spiega che per cambiare il nome sul rapporto, dovrebbe cambiare il nome sul conto. Jennifer dice che se volessero che quei nomi fossero generati sul rapporto, dovrebbe cambiare il nome del conto. Erica chiede se è possibile aggiungere una nota. Jennifer afferma che non si sente a suo agio nel cambiare il conto corrente poiché si tratta delle loro Spese operative. Inoltre, non si sente a suo agio nel cambiare il nome da Mercury, ma accetterebbe “Risparmi Mercury – Riserva Prudente”. Chiede se questo è un consenso con il gruppo. Jennifer ora vorrebbe ribadire le decisioni che sono state prese. (1) Che il gruppo vorrebbe prendere la metà delle spese totali del 2024 per la Riserva Prudente. Nona risponde di sì. Jennifer riassume con il gruppo che il loro importo del conto corrente aumenterà un po’ e la riserva prudente sarà ridotta un po’. Jennifer chiede se ci sono domande o dubbi sul bilancio. Nessuna domanda o commento.
MODIFICHE AL BILANCIO:
RISERVA PRUDENTE: Jennifer prenderà il 50% delle spese previste del 2024 da conservare per la Riserva Prudente. Tra sei mesi, il secondo 50% sarà spostato
MODIFICHE AL NOME DEL CONTO: Il nome del conto sarà cambiato da “Mercury – Risparmi” a “Risparmi Mercury – Riserva Prudente”.
Revisione dei contributi
Jennifer ora estrapola il Foglio dei contributi per dicembre. Jennifer inizia dicendo che i ratei che ha indicato si riflettono in questo rapporto. Ha dovuto inserire alcune voci manuali. Mostra che la più grande è da “Womens Early Risers” e sottolinea alcuni dei contributi che non sono stati pubblicati fino al 2024. Jennifer mostra che ci sono stati 82 contributori per dicembre 2023 e un totale di 10.012,02 $ per i contributi. Jennifer chiede se qualcuno ha domande. Mark vorrebbe sapere se questo numero è un numero coerente guardando ai mesi passati. Jennifer risponde che è un buon riflesso in quanto la media è tra i 70 e i primi 80. Chiede a Jennifer la sua opinione se i contributi sono coerenti e qual è il massimo che abbia mai visto. Jennifer risponde che è generalmente tra 70 e i primi 80. Mark fornisce la sua interpretazione del sondaggio sui membri alla media di circa 175-185 gruppi unici. Voleva solo valutare questi numeri con quelle statistiche. Mark riflette sul fatto che i gruppi stiano dando in modo coerente o meno. Felix parla dell’indagine di Mark. Nell’esperienza di Felix di esaminare questi numeri l’ultimo mese, nota molti contributi individuali rispetto ai contributi di gruppo. Quindi questo mese di dicembre potrebbe essere fatto nello spirito dei contributi delle tradizioni delle festività di fine anno. .
Mark vorrebbe avere un’idea generale di che tipo di contributi vengono fatti e cosa aspettarsi. Jennifer ritiene che questa organizzazione continui a crescere e stia attirando nuovi membri e contributi ogni giorno. Aggiunge che non sono affatto vicini a un punto di maturazione. Continua dicendo che questo punto è chiaramente evidente dal punto di vista finanziario ed è sicura che si riflettano anche dal punto di vista tecnologico di Mark. Mark è d’accordo al 100%.
Jennifer afferma di aver osservato che a luglio c’erano alcuni grandi contributori che si sono fermati e, in cambio, questo nuovo afflusso di persone e gruppi ha colmato tale lacuna. “Non ti accorgi nemmeno che i grandi contributori non lo stanno più facendo”. Mark risponde che il colpo finanziario che abbiamo subito a seguito di tutto ciò che è successo è sembrato minimo o di breve durata. Jennifer è d’accordo e aggiunge che sono più sani che mai. Susan è contenta della buona notizia e dice di continuare a fare quello che stiamo facendo.
Nona dice che i gruppi che stanno dando contributi davvero grandi vogliono partecipare a cose come l’IGR Forum. Il gruppo Women’s Early Riser e Dawn Patrol hanno voluto partecipare e sono stati molto reattivi. Ritiene che la correlazione dei contributi dati e questi gruppi che vogliono essere coinvolti all’interno dell’organizzazione, siano segni che questo è uno stato molto sano dell’organizzazione. Jennifer chiede se ci sono altri pensieri su questo argomento. Susan vorrebbe commentare che nell’ultimo anno ha visto due organizzazioni attraversare sconvolgimenti e pensava che se avessimo visto delle sfide, le avremmo viste nelle finanze. Non ha visto i numeri delle altre organizzazioni, ma sa che non rispondono al telefono. Vuole aspettare e vedere cosa succede alle altre organizzazioni, ma è grata che stiamo andando bene. Jennifer afferma che lo sconvolgimento che hanno dovuto sopportare non è stato vano e il gruppo continua ad attrarre nuovi gruppi ogni mese. Jennifer può ottenere solo proiezioni di 90 giorni, ma la quantità di nuovi contributori è significativa.
Aggiornamento della revisione finanziaria interna con Erica
Jennifer passa la parola a Erica per l’aggiornamento della revisione finanziaria interna. Erica inizia prima con l’aggiornamento. Erica spera che tutti siano stati in grado di rivedere i documenti che sono stati inviati in precedenza. Erica mostra cosa lei e Leslie hanno esaminato da quando Eldin si è dimesso dalla carica di responsabile del comitato di revisione finanziaria interna. Erica dice che, per cominciare, lei e Leslie non si sentono a loro agio nel fare una revisione formale perché non sono contabili forensi, ma hanno deciso che si sentono a loro agio nel fare una revisione finanziaria. Hanno scelto di utilizzare la Guida Renosi, che è un’ottima organizzazione di revisione senza scopo di lucro. Da questa guida, l’hanno personalizzata per lavorare per OIAA. Erica dice che Leslie ha esaminato la checklist ed Erica ha creato le domande. Erica ha inviato questo lungo elenco di domande a Jennifer verificando i sistemi di reporting, le politiche e gli esborsi di OIAA e i ruoli finanziari. Jennifer è stata in grado di restituire le domande con le risposte abbastanza rapidamente. Erica mostra il documento che mostra le domande seguite dalla risposta di Jennifer in un formato di domande e risposte. Erica spiega che utilizzando queste risposte come guida, saranno in grado di tornare indietro per la revisione. Erica vorrebbe presentare questo documento con le domande e le risposte al Comitato Finanziario come aggiornamento di dove si trovano nel loro processo.
Erica vorrebbe esaminare la seconda parte che è il Rapporto finanziario/Guida per condurre una revisione finanziaria interna. Questo modello è ciò che lei e Leslie ritengono dovrebbe essere il formato per questa revisione e raccomandano che venga fatto una volta all’anno. Dice che crede che ci siano politiche in atto che stabiliscono che dovrebbe essere completato entro la primavera di ogni anno. Chiede a Susan o Jennifer se si ricordano di queste politiche. Jennifer risponde che le Linee guida affermano “secondo necessità”, ma ritiene che il momento migliore per questo tipo di revisione sarebbe ora, o una volta che i libri del 2023 saranno finalizzati. Mark chiede se ciò significherebbe che utilizzerebbero i risultati non verificati dell’anno. Erica risponde che questo è solo il modello che stanno presentando al Comitato Finanziario. Jennifer vuole chiarire cosa sta dicendo Mark. Gli chiede se intende dire che il 2023 non dovrebbe essere finalizzato fino a dopo questa revisione? Mark risponde che la sua domanda era diretta alla questione di quando è un buon momento per fare la revisione. Afferma che in un normale istituto finanziario si verificherebbero i bilanci prima della loro pubblicazione. Dice che questa domanda è nella natura di rispondere alla domanda sui tempi. Erica è d’accordo. Erica continua dicendo che questo documento è una versione ridotta del loro. Chiede domande al Comitato Finanziario. Continua dicendo che si raccomanda una revisione una volta all’anno per entrate di 100.000 $ o più. Crede che le loro raccomandazioni siano ragionevoli. Jennifer dice che dovrebbe essere lasciata fuori dal processo in modo da non essere vista come una guida. Ha dato tutto l’accesso necessario al sistema di contabilità, al sistema bancario e a Paypal, quindi se hanno bisogno di aiuto per l’accesso, può fare una conferenza Zoom con loro, ma dovrebbero essere in grado di procedere in modo indipendente senza la sua partecipazione. Erica è d’accordo e dice che ha bisogno che il comitato riveda e accetti questo modello per andare avanti. Leslie lo ha già creato come modulo AA, nel caso in cui il comitato decida di rendere questo il modello, allora possono mettere insieme un team per svolgere i compiti. Quindi entreranno nei documenti e faranno una selezione casuale di 5 delle voci di reddito e ricevute o una selezione casuale di 5 esborsi. Possono anche rivedere i documenti fiscali e così via. Jennifer chiede se può ottenere una mozione per accettare questo modello. Mark propone di accettare il modello. Nona seconda. Jennifer chiede se ci sono opposizioni? Nessuna. La revisione è stata approvata.
MODELLO DI REVISIONE FINANZIARIA INTERNA APPROVATO
Susan dice di aver letto da qualche parte negli ultimi due documenti qualcosa del tipo che gli Statuti necessitano dell’approvazione dell’Assemblea. Vanno al documento dove si dice “Lo Statuto è stato approvato dal Consiglio, deve solo andare all’Assemblea” come risposta sotto “Politiche: Esistono altre politiche finanziarie scritte dell’OIAA oltre allo statuto non approvato? Susan chiede se questo è corretto. Jennifer dice che il Consiglio lo approva ma poi va anche all’Assemblea. Susan chiede a Jennifer se è sicura che ogni Statuto debba essere approvato dall’Assemblea? Jennifer dice che era quello che pensava. Susan chiede una copia di questo documento. Susan dovrebbe programmare un’Assemblea se dobbiamo presentare ogni Statuto. Nona dice di aver appena controllato e dice che devi presentare il tuo statuto solo quando vuoi essere votato come Comitato permanente. Jennifer dice a Erica che la risposta alla domanda sotto Politiche nel documento Q&A è in discussione, quindi vorrebbe che ne fosse consapevole. Jennifer chiede se ci sono altre domande sulla Revisione Finanziaria. Nicky si offre di aiutare con la Revisione Finanziaria.
Aggiornamento sullo stato di non profit di Paypal
Jennifer inizia dicendo che l’OIAA ora ha lo status di organizzazione senza scopo di lucro, il che significa che abbiamo lo sconto dell’1,99% e di 49 centesimi per transazione. Dice che, sfortunatamente, Paypal ci ha automaticamente inserito nel Giving Fund. Jennifer ha avuto diversi scambi con loro, ma ha avviato il processo per farci rimuovere dal Giving Fund. Ha ricevuto un’email da loro in cui si afferma che deve inviare loro un’email da paypal@aa-intergroup.org per verificarsi come moderatrice. Jennifer dice a Mark di avergli inviato un’email su ciò di cui hanno bisogno. Mark risponde di aver appena risposto e che l’account email in questione è disponibile a tutti coloro che hanno accesso ai Google Groups. Mark afferma di averla taggata, quindi dovrebbe essere in grado di vedere dove accedervi. Jennifer vorrebbe sapere se può inviare un’email dall’indirizzo paypal@aa-intergroup.org indirizzo. Mark dice che deve solo andare su I miei gruppi e, dato che è una moderatrice del suo gruppo, non dovrebbe avere problemi ad accedervi. Jennifer dice che nel linguaggio dell’email che ha letto, sembra che verranno rimossi da tutte le piattaforme, quindi non è sicura se il loro pulsante DONA funzionerà ancora. Non sa come determinare cosa significhi, dato che è interpretabile. Mark pensa che dovremmo abbandonarli. Dice che dovremmo cercare altrove e optare per le molte altre opzioni disponibili come Venmo, Zelle o Stripe. Jennifer risponde che Paypal è ora Venmo.
Jennifer dice che vorrebbe aggiungere solo un’altra piattaforma di pagamento, e che qualsiasi altra sarebbe troppo complicata. Sta pensando di usare Stripe. Dice che Stripe è all’ordine del giorno per la discussione più avanti. Jennifer dice che continuerà a lavorare diligentemente su Paypal. Dice che invierà un’email dopo la riunione dall’indirizzo email che hanno richiesto. Nona chiede chiarimenti sul fatto che il pulsante Paga funzionerà o meno. Jennifer tira fuori i documenti che mostrano il linguaggio che sta avendo difficoltà a tradurre. .
Dice: “Se desideri rimuovere la tua organizzazione di beneficenza dalla directory del PayPal Giving Fund, chiedi a un rappresentante autorizzato della tua organizzazione di contattarci. Salvo diversa richiesta, distribuiremo le donazioni in sospeso che abbiamo già ricevuto alla nostra organizzazione di beneficenza. Dopo aver elaborato la tua richiesta, disattiveremo il tuo profilo Paypal Giving Fund. La tua organizzazione di beneficenza verrà rimossa dalla directory del PayPal Giving Fund e dalle nostre piattaforme partner (ad es. PayPal, Facebook, GoFundMe, Twitch). I donatori non potranno più sostenere la tua organizzazione di beneficenza tramite i nostri programmi partner. Si prega di notare che le nostre piattaforme partner possono impiegare fino a 24 ore per essere aggiornate. Le donazioni in sospeso vengono pagate alla tua organizzazione quando sei stato rimosso dalla nostra directory, a meno che tu non ci chieda di non concedere tali donazioni. Distribuiamo le donazioni alle organizzazioni di beneficenza iscritte il o prima del 25 di ogni mese, depositando un unico pagamento sul conto PayPal di ogni organizzazione di beneficenza. Le donazioni ricevute dal 18 del mese precedente fino al 15 di ogni mese, depositando un unico pagamento sul conto PayPal di ogni organizzazione di beneficenza. Le donazioni ricevute dal 18 del mese precedente fino al 14 del mese corrente sono incluse nel pagamento mensile. Concediamo tutte le donazioni che riceviamo alle organizzazioni di beneficenza beneficiarie in conformità con la nostra Politica di Consegna delle Donazioni.
Jennifer evidenzia la sezione che afferma: “Dopo aver elaborato la tua richiesta, disattiveremo il tuo profilo PayPal Giving Fund. La tua organizzazione di beneficenza verrà rimossa dalla directory del PayPal Giving Fund e dalle nostre piattaforme partner (ad es. PayPal, Facebook, GoFundMe e Twitch).” Mark risponde che lui non la legge in quel modo. Dice che si riferisce al Giving Fund. Jennifer concorda sul fatto che dicono che li rimuoveranno dalla directory, ma ribadisce che PayPal non ascolta e non risponde correttamente. Afferma che sono molto difficili da gestire. Mark comprende la sua frustrazione e le dice che dovrebbero passare al prossimo punto all’ordine del giorno, poiché crede che non succederà nulla. Dice di non preoccuparsi e che PayPal non farà nulla per interrompere le loro finanze. E se lo faranno, possiamo comunque cambiare piattaforma. Jennifer è d’accordo. Chiede se tutti sono d’accordo con l’aggiornamento di PayPal. Susan dice di sì e gli altri annuiscono.
NESSUNA DOMANDA O COMMENTO
Revisione dell’elenco dei contributi individuali
Sul nostro attuale foglio dei contributi, ci sono nomi e importi. Jennifer afferma di rimuovere manualmente i loro cognomi e di lasciare solo l’iniziale del cognome per motivi di anonimato. È stato suggerito che tutti i nomi individuali dovrebbero essere raggruppati in un’unica riga designata come Contributi Individuali. Chiede una discussione ai membri del gruppo. Jennifer afferma che, ai fini della trasparenza, mettere i nomi sotto un’unica categoria rende più facile per il tesoriere sottrarre denaro. Francamente, non avere ogni singolo nome di transazione su questa lista rende più facile prendere denaro. Mark dice che gli piacerebbe togliere tutti i nomi da questa lista e metterli su un’unica riga. Non gli piace vedere ogni nome e vorrebbe che i registri fossero conservati, ma non capisce perché dovremmo pubblicarli. La maggior parte delle persone che conosce che contribuiscono, non vogliono necessariamente che i loro nomi siano su quella lista affinché tutti li vedano. Mark è contrario ad avere i nomi individuali sulla lista. Anche Nona è d’accordo con Mark e afferma che, nello spirito di umiltà, vorrebbe anche che i nomi fossero rimossi perché la mette a disagio. Chiederebbe personalmente di rimuovere il suo nome. Susan dice di essere d’accordo che dovrebbe essere inserito come UN’UNICA voce. Contributi Individuali. Jennifer ha detto di aver esaminato altri esempi e la sua ricerca mostra che altri gruppi usano uno o l’altro processo. Calcola che il 50/50 dei gruppi usa l’uno o l’altro. Lascerebbe a questo comitato il compito di esprimere la preferenza di questo gruppo. Non ha pubblicato questa lista, quindi può iniziare ora nella pubblicazione di dicembre 2023.
Felix chiede se, ai fini dell’audit, potremmo eventualmente tenere i loro nomi registrati altrove? Jennifer dice che nulla cambierebbe a livello di report. Jennifer ha detto che lo ordinerebbe personalmente e rimuoverebbe i nomi individuali. Non c’è modo di escluderlo dal sistema contabile. Mark vorrebbe proporre di rimuovere i nomi dalla lista e ridurla a un’unica voce. Susan vorrebbe appoggiare la mozione. Jennifer chiede i voti. Tutti alzano la mano. Nessuna opposizione.
NOMI INDIVIDUALI DA RIMUOVERE DALLE PUBBLICAZIONI FUTURE
Felix si offre di aiutare Jennifer a contare il numero di contributori, o se può contribuire in qualsiasi altro modo. Vorrebbe discutere offline come aiutare. Jennifer è d’accordo.
Revisione dell’addebito per la convention di ottobre
Jennifer dice che originariamente il Consiglio ha deciso di non addebitare costi per la convention online di ottobre e di ricevere invece contributi della 7 tradizione, ma questo è tutto. Susan dice di non aver mai partecipato a una convention dove non ci fosse una quota di iscrizione. Dice che è stato approvato e determinato che abbiamo i fondi quest’anno per offrirlo gratuitamente, ma vorrebbe che questo argomento fosse esplorato e che si facesse un sondaggio tra i membri. Non vorrebbe nemmeno che il Consiglio o qualsiasi Comitato fossero coinvolti. Jennifer è completamente d’accordo, ma pensa che dovremmo parlarne prima. tradizione, si afferma che siamo autosufficienti. Non crede che questo sia qualcosa che debba essere affrontato oggi. Jennifer risponde che sta cercando di valutare i pensieri del Comitato Finanziario. Crede che questo dovrebbe essere un voto dell’Assemblea e il Consiglio, o il Comitato non dovrebbe avere un voto qui. Nona aggiunge che l’Assemblea ha approvato il fondo, quindi i fondi ci sono. Vorrebbe vedere la raccomandazione del Comitato Finanziario e tale raccomandazione dovrebbe andare alla riunione del Consiglio per la discussione. Jennifer concorda che questa è la sua intenzione nel sollevare la questione. Secondo l’opinione di Jennifer, storicamente, quando ci sono fondi in eccesso, organizzano eventi gratuiti. A Oahu hanno organizzato una cena, un ballo e una riunione per creare comunità con i fondi disponibili. Crede che questa comunità sia più importante. Inoltre, ci sono molte persone che non possono permettersi gli eventi. Mark afferma di non avere alcun interesse ad addebitare costi per questo evento. Nona dice che anche lei non vede alcun motivo per addebitare costi per questo evento, dato che diventa complicato distinguere chi riceve le borse di studio e chi no. Pensa che dovrebbero chiedere per la 7 tradizione, ma questo è tutto. Susan dice di non aver mai partecipato a una convention dove non ci fosse una quota di iscrizione. Dice che è stato approvato e determinato che abbiamo i fondi quest’anno per offrirlo gratuitamente, ma vorrebbe che questo argomento fosse esplorato e che si facesse un sondaggio tra i membri. Non vorrebbe nemmeno che il Consiglio o qualsiasi Comitato fossero coinvolti. Jennifer è completamente d’accordo, ma pensa che dovremmo parlarne prima.
Susan continua dicendo che dovremmo discutere. Ciò che la preoccupa è che all’Assemblea, quando hanno approvato il bilancio, c’è stata un po’ di resistenza su questa voce. E sa anche che lo statuto del Comitato per l’Unità dice Convention Annuale. Saremo in grado di approvare un bilancio per così tanti soldi l’anno prossimo? Mark interviene e afferma che quello è un “viaggio futuro”. Jennifer risponde che non prevede che sarà così l’anno prossimo. Prevede che sarà in grado di coprire le spese con le entrate quest’anno. Tuttavia, non abbiamo preventivato in tal modo. Dice che abbiamo preventivato le entrate in modo conservativo. Crede che soddisferanno quelle esigenze preventivate quest’anno. Jennifer dice che se non avranno 18.000 $ da spendere l’anno prossimo, allora potremo modificare la convention per soddisfare i vincoli di bilancio. Pensa che non abbiamo mai detto quanto tempo potrebbe durare. Potrebbero avere una convention di un giorno se ci sono vincoli di bilancio. Susan afferma che stiamo sconfinando nella governance. Jennifer non è d’accordo. Mark dice che proporrebbe che tutti i membri del consiglio si astengano da ulteriori discussioni, dato che ne discuteranno alla riunione del Consiglio e incoraggia qualsiasi membro del Comitato Finanziario a condividere. Erica vorrebbe condividere che è sempre una buona idea essere finanziariamente inclusivi. Siamo autosufficienti e alcune persone non hanno i soldi da mettere nel cestino. Si chiede, come membro di AA, se sia possibile che ci sia una scala mobile a partire da zero. Le persone possono scegliere di pagare o di non pagare. Felix vuole dire che è completamente d’accordo con Susan e che ogni evento a cui ha partecipato ha richiesto un contributo. “Ci sono stati momenti nella mia vita in cui non avevo soldi, ma ho trovato qualche dollaro da contribuire.” Non pensa che sia troppo chiedere di contribuire a questa convention. Jennifer vuole dire che c’è un’opzione per contribuire con la 7ª tradizione. Erica vuole aggiungere che vive in un luogo dove il 30% delle persone non può permettersi di riscaldare le proprie case. Dice che, essendo un’organizzazione internazionale, devono includere queste persone che sono povere e hanno freddo di notte. Jennifer vuole fare un conteggio e portarlo al Consiglio. Jennifer chiede a coloro che sono a favore dell’addebito per la Convention di alzare la mano. Felix e Susan alzano la mano. Susan dice che vorrebbe modificare questa posizione ferma di Jennifer dicendo che quest’anno è già deciso e sarà disponibile gratuitamente. Jennifer non è d’accordo e dice che il feedback che ha ricevuto è che possono ancora cambiare quest’anno. Dice che forse si sbaglia, ma che Susan dovrebbe ricevere le stesse email che riceve lei. Mark vuole parlare e vuole sapere delle email di cui Jennifer sta parlando perché lui non ha ricevuto alcuna email. Chiede a Jennifer chi sta sollevando questo come un problema. Jennifer risponde, Beth. Mark chiede se Beth, la Presidente del Comitato, sta sollevando questo? Jennifer e Susan lo correggono dicendo che non è la Presidente del Comitato, ma la Fiduciaria Internazionale. Mark chiede se sta solo sollevando la questione dato che ha un ruolo di leadership per la convention? “È lei che suggerisce di addebitare un costo?” Jennifer risponde che sta sostenendo l’addebito per l’evento. Erica vorrebbe che Jennifer riformulasse la posizione. Jennifer chiede a coloro che sono a favore dell’addebito di una quota, di alzare la mano. Felix alza la mano. Jennifer chiede se siete a favore della 7ª tradizione volontaria, per favore alzate la mano, Nicky, Mark, Erica per la 7ª tradizione. Jennifer dice che il consenso del Comitato Finanziario è Contributi Volontari della 7ª Tradizione durante la Convention. Jennifer dice che porterà quella decisione al Consiglio domani per ulteriori discussioni. Erika ringrazia Jennifer.
Utilizzo di Stripe come piattaforma di pagamento
Jennifer ha esaminato la domanda e ha avviato il processo per vedere come funziona. Dice che è molto simile a Paypal. Le commissioni di elaborazione sono più o meno le stesse. Paypal all’1,99% più 0,49 centesimi a transazione. Stripe è al 2,2% più 30 centesimi a transazione. A seconda del tipo di contributo, si determina quale sia l’opzione migliore. Erica vorrebbe fare due domande. (1) Rende il tuo lavoro più complicato? Jennifer risponde che presume che richiederà solo un altro account da riconciliare. Pensa che Mercury abbia recentemente iniziato a usare Stripe, che è la banca che usiamo. Jennifer crede che richiederebbe un pulsante extra sulla pagina dei Contributi. Erica chiede se ciò creerebbe più lavoro per il Comitato Tecnico. Chiede se ci costerà di più far inserire il nuovo pulsante al Comitato Tecnico. Jennifer risponde che sarebbe lavoro volontario. Erica risponde che, dato che il Comitato Tecnico è in questa riunione, potrebbero rispondere. Erica chiede se il Comitato Tecnico e Finanziario vorrebbero anche il lavoro extra per un’altra entità. Mark dice che dal lato tecnico ci vorranno solo 5 minuti. Erica chiede a Jennifer se il Comitato Finanziario e Tecnico sono pronti ad assumersi un altro account da riconciliare. Jennifer chiede a Felix come si sente. Felix dice che si sente bene al riguardo. Erica dice che è a favore dato che le sue domande hanno avuto risposta. Jennifer dice che pensa di vedere un consenso su Stripe. Mark aggiunge che non ha una preferenza. È d’accordo con l’adozione di un’altra opzione di pagamento. Jennifer dice che il nuovo Fiduciario Internazionale l’ha raccomandato. Felix chiede a Jennifer come intendono diffondere le informazioni a tutti. Mark risponde che lo aggiungi, invii un’email che può specificare gli IGR, possono mettere un avviso sul sito web, e sarà sulla pagina dei Contributi.
Jennifer chiede se ci sono altri argomenti da discutere. Mark vorrebbe chiedere informazioni su un argomento che ha con il suo gruppo di appartenenza. Aveva intenzione di sollevare la questione alla riunione del consiglio di amministrazione di domani, ma vorrebbe discuterne anche qui. C’è stata una discussione sulla registrazione come organizzazione senza scopo di lucro. Credono che porterebbe l’opzione di contributi digitali sul tavolo. La sua domanda riguarda l’argomento del workshop e se esiste una risorsa per aiutare a insegnare come utilizzare queste nuove entità. Vuole sapere se questo è qualcosa di disponibile o offerto? Nona afferma che ci sono molte cose che concorrono a diventare un’organizzazione senza scopo di lucro. Nona afferma che, a suo parere, è così; difficile da spiegare perché varia da stato a stato. Dice che devono nominare dei direttori… Mark interrompe e dice che non sta chiedendo come farlo, dice che ci sono quattro o cinque cose da fare per arrivare a livello statale. Nona continua dicendo che bisogna andare all’IRS per ottenere un numero EIN. Jennifer dice di aver risposto individualmente ad altri che hanno posto queste domande. Jennifer continua dicendo che sarà felice di fornire al suo gruppo le stesse informazioni, se ne hanno bisogno. Si è anche fatta promotrice di una sorta di workshop. Una parte finanziaria nel forum IGR sarebbe un’ottima cosa. Jennifer dice di averla portata sul tavolo. Susan dice che ci sono tanti modi diversi per affrontare questo processo. Pensa che sarebbe una buona idea chiedere ai gruppi di condividere le loro esperienze, dato che ognuno ne ha avuta una diversa. Nona dice che questa è una cosa che sarebbe un’ottima idea per i forum e Jennifer potrebbe sicuramente dare una mano in questo settore.
Jennifer conclude con la dichiarazione di responsabilità.
