Partecipanti:

Jeff b., Segretario

Jennifer b., tesoriere

Nona c., vicepresidente

Felix e., supplente Tesoriere

Amelia L., membro delle Linee Guida

Mark m., responsabile della tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., la Presidente, ha dichiarato aperta la riunione. Susan ha chiesto ai partecipanti di presentarsi. La riunione si è aperta con la Preghiera della Serenità.

Domande sul verbale dell’Assemblea – Amelia L.

• Amelia ha chiesto a Mark se avesse una relazione sulle funzionalità del sito web. Mark ha dichiarato di avere tale relazione.
• Amelia ha chiesto alla nostra Tesoriera, Jennifer, cosa volesse che fosse incluso nel verbale. Jennifer le ha fornito indicazioni su cosa includere.
• Susan ha dichiarato di avere il verbale della riunione del consiglio direttivo del 5/9 scritto a mano e che lo avrebbe trascritto.

Relazione della Presidente – Susan R.

• Susan ha fornito una relazione della presidente. Ha affermato che all’ultima Assemblea c’erano 6 mozioni, 5 delle quali sono state approvate.
• Susan vorrebbe che le mozioni fossero presentate su un foglio separato e sulla scheda elettorale, cosa che Mark ha detto che si poteva fare.
• Susan si è incontrata con il comitato Comunicazioni, che è disponibile per trascrizioni e traduzioni. Il Comitato ha chiesto se potesse presentare un budget come comitato ad hoc.
• Dopo alcune discussioni, il Consiglio ha deciso che il Budget e le Elezioni si terranno all’Assemblea di dicembre il 16/12, che è già programmata.

Relazione del vicepresidente – Nona C.

• Nona ha riferito di aver visitato diverse riunioni di comitati ad hoc, tra cui il comitato Get Into Action (GIA) e la riunione dei lavoratori speciali (ICOAA)
• Nona ha espresso diversi commenti sul comitato GIA:
  • Ha menzionato che GIA stava pianificando un municipio il 10/7, ma che questo evento non era nel calendario
  • Nona ha espresso preoccupazione per alcuni degli argomenti presi in considerazione, come la differenza tra una riunione e un gruppo e altri argomenti
  • Era anche preoccupata che il Comitato non fosse accogliente nei suoi confronti.
• Ha anche partecipato alla riunione dei lavoratori del servizio, che non è stata affatto amichevole nei suoi confronti
• A Nona è stato anche chiesto di fare delle ricerche sulle posizioni di servizio inattive. Ha scoperto che non esiste un modo standard per gestire questa situazione e che ogni entità di servizio può decidere come gestirla.
• Nona ha discusso la questione dell’eccessiva espansione e la questione della comunicazione in modo da non duplicare gli sforzi. La domanda è: come possiamo tornare alla semplicità e risolvere alcune delle nostre aree di opportunità?
• Nona ha presentato una richiesta non preventivata di 260 $ per 1,5 ore per l’interpretazione in spagnolo. Mark ha fatto una mozione affinché il Consiglio approvi questa richiesta non preventivata e Jeff ha appoggiato la mozione. Jennifer ha sollevato la questione se l’interpretazione in ASL dovesse essere inclusa. Non ci sono state modifiche alla mozione ed è stata effettuata una votazione. La mozione è stata approvata all’unanimità. Mark ha dichiarato che preparerà il modulo di richiesta non preventivata per Jennifer.

Relazione del segretario – Jeff b.

Nessun rapporto.

Relazione del tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha dichiarato che d’ora in poi farà le sue relazioni in Excel.
• Jennifer ha riferito che a luglio c’è stato un leggero aumento delle entrate a oltre 7.600 $ e ha menzionato diverse spese chiave
• Jennifer ha menzionato la relazione sui contributi e che c’erano 81 gruppi e persone che contribuivano a OIAA.
• Jennifer ha poi esaminato il bilancio.
• Ha menzionato che a un certo punto del prossimo anno le piacerebbe parlare delle spese per la Convention Internazionale.
• Susan ha suggerito che il Consiglio approvi 500 $ per chiunque nel comitato tecnico desideri partecipare al NAATW. Mark ha fatto una mozione per inviare fino a 10 membri del Comitato a partecipare alla conferenza NAATW online per un totale di 450 $. Nona ha appoggiato la mozione. Durante la discussione è stato chiarito che altri possono richiedere uno degli slot di registrazione se il comitato tecnico non utilizza tutti i 10. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Comitato tecnologico – Mark m., presidente

Nessuna relazione

Approvazione degli statuti dei comitati

• Gli statuti per 3 comitati erano in attesa di approvazione: Unità, Linee Guida e CPC.
• Durante la discussione, sono state espresse preoccupazioni sul fatto che le linee guida del CPC dovessero includere determinati ruoli come il presidente e che le linee guida dell’Unità non separassero chiaramente i compiti dai ruoli e dalle responsabilità.
• È stata presentata una mozione per rinviare l’approvazione di questi statuti da Mark e appoggiata da Nona. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Discussione sulle linee guida

• Susan ha descritto alcuni dei problemi relativi al comitato Linee Guida e alla scadenza del 30/9. Gwen M., presidente del comitato Linee Guida, è molto sconvolta perché sarà via per la maggior parte di settembre. Susan ha messo in dubbio se la scadenza del 30/9 sia fattibile.
• Ha affermato che la maggior parte delle 8 sezioni originali del documento sono in gran parte complete, ma non sono ancora state inserite in un unico documento. Le sezioni sono state rielaborate da diversi sottocomitati e sarà necessario del tempo affinché il comitato Comunicazione riveda il documento finale e fornisca una voce unificata.
• Ci sono anche modifiche allo Statuto che saranno richieste e Susan ha contattato Alexandra Kilduff di Pro Bono Associates, che ci ha aiutato in precedenza con lo Statuto, per discutere di queste modifiche.
• Susan ha anche menzionato la nuova sezione dei Fiduciari e se sarebbe richiesto un comitato di nomina simile a quello del Consiglio dei Servizi Generali o se queste posizioni sarebbero state annunciate nello stesso modo delle altre posizioni del Consiglio.
• C’è stata una discussione sui punti sollevati da Susan:
  • Jeff ha affermato di ritenere che la scadenza del 30/9 fosse ancora fattibile e che la maggior parte del lavoro fosse stata svolta. Ha menzionato che ci sono alcune modifiche allo Statuto che devono essere apportate e che ne abbiamo tenuto un elenco. In passato, si è discusso della formazione di un comitato ad hoc per la revisione dello Statuto per apportare tali modifiche.
  • Nona ha affermato di aver esaminato il ruolo del comitato di nomina nel Manuale dei servizi USA/Canada e che l’obiettivo era evitare un concorso di popolarità per queste posizioni. Ha espresso l’importanza di trovare gli individui giusti per tutte le nostre posizioni di funzionario e fiduciario, invece di limitarsi a ricoprire queste posizioni.
  • Jennifer ha affermato di essere contraria ai comitati di nomina. Crede che le persone dovrebbero essere in grado di esprimere i loro desideri di servire e le loro qualifiche. Mark e Jeff sono d’accordo con Jennifer.

Discussione sulla posizione di fiduciario e funzionario

• Susan ha affermato che non c’era alcuna menzione dei Fiduciari nel documento originale delle Linee Guida. Tuttavia, il Consiglio ha espresso il desiderio di ampliare il Consiglio con ulteriori Fiduciari.
• Un documento sui Fiduciari è stato preparato dal comitato Linee Guida con una descrizione per un fiduciario internazionale generico e un fiduciario generale generico. Queste descrizioni delle posizioni dovrebbero essere votate all’Assemblea di settembre in modo che questi Fiduciari possano essere votati a dicembre.
• Jennifer ha menzionato che nella sezione Alternato deve esserci una formulazione che affermi che il funzionario alternato può votare in assenza del funzionario. Amelia ha affermato che porterà questa aggiunta al comitato Linee Guida.
• Amelia ha menzionato che il comitato Linee Guida raccomanda che la riga che afferma che il Vicepresidente è un membro ex-officio di ogni comitato sia cancellata, il che richiederebbe una modifica dello Statuto
• Nona ha chiesto se le descrizioni dei Fiduciari saranno portate ai membri come modifica dello Statuto. La risposta è stata che questo dovrebbe essere fatto all’Assemblea di settembre.
• Mark ha fatto una mozione affinché la descrizione delle due posizioni di Fiduciario sia approvata dal Consiglio come presentata dal comitato Linee Guida. Jennifer ha appoggiato la mozione. Durante la discussione, Amelia ha menzionato che i titoli e le descrizioni sono stati modificati e le modifiche saranno votate alla riunione di domani delle Linee Guida. Amelia ha illustrato le modifiche al Boiardo. La mozione è stata ritirata e Mark ha fatto una mozione per rinviare l’approvazione dei nomi e delle descrizioni dei Fiduciari fino alla riunione congiunta del Consiglio dell’8/19 dopo che i nomi e le descrizioni dei Fiduciari saranno stati finalizzati dal comitato Linee Guida. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark ha fatto una mozione per inviare fino a 10 membri del Comitato a partecipare alla conferenza NAATW online per un totale di 450 $. Nona ha appoggiato la mozione. La mozione è stata approvata all’unanimità.
2. Mark ha fatto una mozione affinché il Consiglio approvi una richiesta non preventivata di 260 $ per 1,5 ore per l’interpretazione in spagnolo al Forum IGR e Jeff ha appoggiato la mozione. La mozione è stata approvata all’unanimità.
3. È stata presentata una mozione per rinviare l’approvazione degli statuti dei comitati Unità, CPC e Linee Guida da Mark e appoggiata da Nona. La mozione è stata approvata all’unanimità.
4. È stata presentata una mozione da Mark per rinviare l’approvazione dei nomi e delle descrizioni dei Fiduciari fino alla riunione congiunta del Consiglio dell’8/19 dopo che i nomi e le descrizioni dei Fiduciari saranno stati finalizzati dal comitato Linee Guida. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Umilmente presentato,

Jeff Bernknopf

Segretario OIAA