Partecipanti:

Jeff b., Segretario

Jennifer b., tesoriere

Nona c., vicepresidente

Mark m., responsabile della tecnologia

Susan r., presidente

Susan R., la Presidente, ha aperto la riunione alle 14:02 EST. La riunione è iniziata con la Preghiera della Serenità.

Relazione del Segretario – Jeff b., Segretario

• Jeff ha riferito che le modifiche al verbale del 9/12 sono scomparse dopo aver accettato le modifiche apportate da Jennifer. Ha dichiarato di ricordare alcune delle modifiche e ha chiesto a Jennifer di commentare eventuali ulteriori modifiche da lei apportate. Mark ha proposto di accettare il verbale del 9/12 con le modifiche da apportare in base alla precedente modifica. Jennifer B. ha appoggiato la mozione e il verbale è stato approvato all’unanimità.
• Jeff ha esaminato il verbale della riunione del Consiglio direttivo del 10/8. Non ci sono stati commenti su questo verbale. Mark M. ha proposto di accettare il verbale del 10/8 così come presentato, mozione appoggiata da Nona C. Il verbale è stato approvato all’unanimità.

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Jennifer ha dichiarato che non era necessario esaminare i rapporti finanziari poiché erano stati pubblicati online e revisionati ieri.

Responsabile Tecnologia – Mark M., presidente del comitato Tecnologia

• Il gruppo Cloud Admin ha avuto un avvicendamento e ci sono voluti alcuni mesi per prepararsi a lavorare con i presidenti dei comitati.
• Il Comitato sta cercando di inserire nuove persone nei prossimi mesi.
• Susan ha chiesto informazioni su Dave W. del gruppo Cloud Admin che l’ha contattata per una formazione su Google. Susan ha chiesto se qualcuno dei membri del Consiglio volesse essere incluso. Mark ha suggerito che il Consiglio si aggiornasse sull’uso del Google Board drive. Susan ha dichiarato che ricontatterà Dave e programmerà una sessione nel nuovo anno su come utilizzare il Board drive.

Relazione del vicepresidente – Nona C., vicepresidente

• Nona ha riferito che il comitato della Convention inizierà a riunirsi a gennaio.
• Nona ha parlato con Susan dei comitati PIC e CPC e ha suggerito di aspettare che i nuovi fiduciari entrino in carica. Questo potrebbe essere un buon progetto per quei fiduciari.
• Nona ha menzionato che la prossima riunione dell’IGR Forum si terrà a gennaio. C’è stata una discussione sulla copertura delle nuove Linee guida in questo forum, ma è stato sottolineato che ci saranno workshop separati per esaminare le Linee guida con i membri.

Rapporto del Presidente – Susan r., presidente

• Susan ha chiesto al Consiglio se volessimo tenere una riunione congiunta del Consiglio a dicembre. Il Consiglio era favorevole a non aspettare gennaio e che avremmo dovuto tenere una riunione congiunta del Consiglio il 2 ^dicembre.
• Susan ha poi discusso i suoi piani per l’Assemblea. Il suo ordine del giorno per l’Assemblea era il seguente:
  • Approvare il verbale della precedente Assemblea.
  • Far esaminare il Bilancio riga per riga a Jennifer e far approvare il bilancio dai membri.
  • Condurre le elezioni. Ogni posizione sarà votata separatamente con i candidati che avranno 3 minuti per presentare i loro curriculum di servizio.
• Susan farà pubblicare l’ordine del giorno sul sito web.

Revisione delle Linee Guida – Jeff B., Segretario

• Jeff ha dichiarato di aver ricevuto commenti sulle prime 4 sezioni da Jennifer, Susan e Nona. I commenti di Susan riguardavano principalmente la formattazione, e anche Jennifer aveva alcune modifiche di formattazione. Jeff ha dichiarato che apporterà tali modifiche di formattazione.
• Jeff ha menzionato che sia Nona che Jennifer avevano diverse domande. Queste domande sono state inserite in un documento separato che è stato inviato al Consiglio. Jeff ha esaminato queste domande, una per una, discutendo ogni questione e apportando modifiche al documento delle Linee guida con l’approvazione del Consiglio per ogni modifica.
• Una modifica discussa riguardava se qualsiasi membro AA avesse il diritto di presentare un ricorso Concept V, come attualmente indicato nelle Linee guida. Il Consiglio ha ritenuto che si dovesse essere un membro di OIAA, con diritto di voto o senza diritto di voto, per presentare un ricorso Concept V. Nona C. ha proposto che le Linee guida fossero modificate da membro AA a membro OIAA. La mozione è stata appoggiata da Mark M. Il voto ha ricevuto una sostanziale unanimità (4 a 1) ma non è stato unanime; non c’è stata alcuna opinione di minoranza.
• Le domande di Jennifer riguardavano l’uso della maggioranza di 2/3 nelle nostre procedure assembleari. Ha sottolineato che il nostro Statuto prevede situazioni specifiche in cui è richiesta una maggioranza di 2/3 ma che in tutte le altre situazioni è richiesta solo la maggioranza semplice. Jeff ha risposto di essere sorpreso da ciò, poiché Bill W. nei suoi scritti e nei Concetti sostiene una sostanziale unanimità. Il Consiglio ha concordato, tuttavia, che lo Statuto dovrebbe essere rispettato e che la sezione delle procedure assembleari sarà aggiornata di conseguenza.
• Jennifer ha richiesto una mozione che stabilisce che, a meno che non sia specificamente indicato nel nostro Statuto, i voti sugli argomenti di lavoro richiedono solo la maggioranza semplice. Nona C. ha appoggiato la mozione e il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

Aggiornamento sulla RFP per la Tecnologia – Mark M., responsabile tecnologia

• Mark ha dichiarato di aver pubblicato la RFP per un tecnico specializzato su diversi siti di RFP. Ha ricevuto diverse risposte e le sta esaminando.

Fondo donazioni PayPal – Jennifer b., Tesoriera

• Jennifer ha menzionato che il comitato Finanza ha discusso se aderire al PayPal Giving Fund che potrebbe aiutare a ridurre il costo delle commissioni PayPal. Il Comitato ha ritenuto che ci fossero diversi svantaggi nell’aderire a questo programma e che OIAA non dovesse partecipare.

Documentazione del Consiglio – Nona C., vicepresidente

• Nona ha chiesto al nostro Segretario, Jeff, una data entro cui raccogliere i documenti per la Documentazione del Consiglio,
• Jeff ha dichiarato che il suo prossimo passo sarà creare un foglio di calcolo con l’elenco dei documenti richiesti per la Documentazione del Consiglio e creare cartelle sul drive del Consiglio per questi documenti. Nona ha dichiarato che avrebbe dovuto informare il Consiglio se avesse avuto bisogno di aiuto.

Problema di comunicazione sull’utilizzo delle risorse OIAA – Susan R., presidente

• Susan ha menzionato di essere stata contattata da Lesliee, la presidente del comitato Comunicazione, riguardo alle preoccupazioni che Jeff, il nostro Segretario, stesse utilizzando le risorse video del suo comitato.
• Jeff ha chiarito di aver contattato Randy C. al solo scopo di apprendere il suo processo per la creazione di video e che non aveva richiesto l’uso di alcuna risorsa OIAA. Jeff ha anche informato Randy che il comitato Grapevine, La Vina e Magazine non faceva più parte di OIAA e che Randy aveva ancora questo comitato nella sua lista.
• Nona ha suggerito che, sebbene non ci fosse stato nulla di sbagliato in questa situazione, sarebbe una buona idea informare il Consiglio su situazioni in cui potrebbe esserci un potenziale conflitto di interessi.

Questioni di copyright e proprietà intellettuale – Susan r., presidente

• Susan ha letto un’e-mail inviatale da Lesliee, la presidente del comitato Comunicazione, riguardo alla registrazione del nostro logo e alla protezione della nostra proprietà intellettuale. Dato che c’era molto da considerare, il Consiglio ha deciso di rimandare questa discussione alla riunione del Consiglio di dicembre.
• Jennifer ha sottolineato che il Consiglio aveva già discusso la registrazione del logo OIAA e aveva deciso di non farlo. Jeff ha menzionato che il problema chiave con la creazione di un marchio è che è necessario difenderlo se qualcun altro lo utilizza, il che ha causato al General Service Board problemi legali e una grande quantità di spese.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di Responsabilità alle 15:42 EST.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

• Mark ha proposto di accettare il verbale del 9/12 con le modifiche da apportare in base alle precedenti modifiche. Jennifer B. ha appoggiato la mozione e il verbale è stato approvato all’unanimità.
• Mark M. ha proposto di accettare il verbale del 10/8 così come presentato, mozione appoggiata da Nona C. Il verbale è stato approvato all’unanimità.
• Nona C. ha proposto che le Linee guida fossero modificate da membro AA a membro OIAA. La mozione è stata appoggiata da Mark M. Il voto ha ricevuto una sostanziale unanimità (4 a 1) ma non è stato unanime; non c’è stata alcuna opinione di minoranza.
• Jennifer ha richiesto una mozione che stabilisce che, a meno che non sia specificamente indicato nel nostro Statuto, i voti sugli argomenti di lavoro richiedono solo la maggioranza semplice. Nona C. ha appoggiato la mozione e il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

Umilmente presentato,

Jeff Bernknopf

Segretario OIAA