Partecipanti del consiglio:

Beth a., amministratore fiduciario internazionale

Amelia l., segretaria

Jennifer b., tesoriere

Mark m., responsabile della tecnologia

Ken b., presidente

Ospiti:

Madeleine p.

Kevin d.

Brigitte, amministratore supplente internazionale

Jan BB, Presidente del PAC

Mary da Winston-Salem

Ken B, il Presidente, ha dichiarato aperta la riunione alle 14:02: La riunione è iniziata con la Preghiera della Serenità. I membri del consiglio si sono presentati, poi hanno dato il benvenuto agli ospiti.

Quorum: Cinque membri del consiglio su cinque erano presenti.

Dimissioni del presidente: Susan R. si è dimessa ieri. Le auguriamo ogni bene.

Relazioni: Kevin D., con esperienza in contabilità aziendale e pubblica e revisione contabile, ha fornito una relazione finanziaria indipendente del controllo interno di OIAA, assicurando che le entrate e le uscite siano registrate e contabilizzate correttamente, compresi il bilancio, Mercury Technologies, Traveling Mailboxes, assegni, crediti da PayPal e Stripe (massima valutazione) 7a Tradizione ed spese. Zero è il sistema contabile che OIAA utilizza dalla Nuova Zelanda, revisionato da Ernst and Young, che preleva le informazioni da PayPal, Stripe e Traveling Mailboxes e le deposita su Choice Financials/Mercury, che è assicurato dalla FDIC. Abbiamo un Tesoriere che esamina il sistema contabile e il Tesoriere supplente deposita in Traveling Mailboxes. Essendo un meraviglioso membro di AA, è andato oltre ciò che richiederebbe una revisione finanziaria e ha riscontrato che tutte le nostre procedure sono conformi e senza irregolarità. (Una revisione esterna potrebbe costare da 10.000 a 25.000 dollari.)

Jennifer ha proposto di accettare la relazione di revisione finanziaria di Kevin D e di distribuirla ai membri. (vedi link) Mark ha appoggiato. Approvato all’unanimità.

Verbale: È stato discusso il verbale del 26 gennaio 2025. Mark ha proposto di accettare il verbale del 26 gennaio come letto sullo schermo e Beth ha appoggiato. Approvato all’unanimità.

Relazione del tesoriere: Non ci sono state domande sui bilanci pubblicati.

Caffè con il Consiglio: Ken ha condiviso che lo scopo è quello di ricevere le domande dei membri in una sessione informale e condividere le loro preoccupazioni con il consiglio.

Relazione del responsabile tecnico: Mark ha condiviso che sta lavorando con Beth per lanciare la pagina della convention internazionale online OIAA 2025 in una settimana, chiamandola OIAA 2025. In secondo luogo, ha le e-mail per i comitati.

Relazione dell’amministratore internazionale: Beth sta lavorando con un distretto linguistico nell’Area 29. Il Comitato per l’Unità pubblicherà le scadenze della convention e un piano d’azione. I gruppi WhatsApp in 8 lingue sono in crescita. Brigitte è l’amministratore del gruppo francese.

Revisione assicurativa: Ken ha condiviso che sta ancora facendo la sua revisione e avrà informazioni più precise sia per l’assicurazione D&O che per l’assicurazione sulla responsabilità informatica. Beth ha chiesto che l’assicurazione sulla responsabilità informatica tenga conto della nostra politica sui termini di utilizzo.

Politica sui termini di utilizzo: L’avvocato ci ha inviato un elenco di commenti e domande. Una domanda era: “Ci sono altri domini che si collegano al vostro sito?” Mark ha chiesto di avere più tempo. Jennifer ha proposto di rinviare l’indagine sui Termini di utilizzo e Amelia ha appoggiato. Approvato all’unanimità.

Amministratore senza incarichi specifici: Madeleine P ha discusso del suo background e del suo interesse ad entrare a far parte del consiglio come Amministratore senza incarichi specifici. Ha partecipato come delegata alla Conferenza dei Servizi Generali e nel 2006 è stata eletta al Consiglio dei Servizi Generali come amministratore regionale. È stata la 1 a alcolista a ricoprire la carica di Vicepresidente del Consiglio e ha anche fatto parte di numerosi comitati. Ha avuto due carriere, una in finanza e bilancio e una seconda in infermieristica traumatologica. Ha fatto parte dell’intergruppo dell’area di Portland, dell’intergruppo della Grande Seattle, dell’intergruppo dell’Oregon centrale, del Comitato per l’accesso dei non udenti e di altri forum per non udenti, tra cui la Convention Internazionale AA del 2025. È stata la responsabile del programma per il PRASSA virtuale, assicurandosi che nessuno fosse escluso, trascendendo confini, culture e lingue. Spera di portare qualcosa alle conversazioni spirituali che avvengono all’interno dei comitati di servizio e all’interno del Consiglio.

Richiesta di fondi non previsti a bilancio: Jennifer ha presentato due voci che necessitano dell’approvazione dei membri all’Assemblea di marzo. (Vedi link) Mark ha proposto e Amelia ha appoggiato che approvassimo entrambe queste richieste di bilancio per fondi aggiuntivi e le presentassimo per la loro approvazione all’assemblea di marzo. È stato approvato all’unanimità.

Preparazione dell’ordine del giorno per l’Assemblea di marzo: I membri hanno fornito un elenco di elementi per la prossima riunione dei membri e hanno concordato che li avrebbero inviati a Ken per la pubblicazione sul sito web.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate dal Consiglio in questa riunione:

• Proposta, appoggiata e approvata all’unanimità l’accettazione della relazione di revisione finanziaria di Kevin D e la sua distribuzione ai membri. (vedi link)
• Proposta, appoggiata e approvata all’unanimità l’accettazione del verbale del 26 gennaio come letto sullo schermo.
• Proposta, appoggiata e approvata all’unanimità di rinviare l’indagine sui Termini di utilizzo.
• Proposta, appoggiata e approvata all’unanimità di approvare entrambe le richieste di bilancio per fondi aggiuntivi e presentarle per la loro approvazione all’assemblea di marzo.

Firmato: Amelia l., Segretaria di OIAA, 14 febbraio, 2025