Susan R. ha dichiarato aperta la riunione, l’ha iniziata con una preghiera personale e poi con la Preghiera della Serenità alle 14:00 EST.

Partecipanti:

Susan r., presidente

Jennifer b., tesoriere

Jeff b. Segretario

Mark m., responsabile della tecnologia

Beth a., amministratore fiduciario internazionale

Barry M., ruolo di amministratore fiduciario generale

Anita m., Segretario supplente

Susan ha fornito una panoramica dell’ordine del giorno: Rimozione del copyright dall’ordine del giorno.

• Punti fissi: approvazione del verbale, relazioni del segretario e del tesoriere,
  • Vecchie questioni: linee guida per i viaggi con la relazione del tesoriere, relazione sull’inventario ad hoc.
  • Nuove questioni: Richiesta del presidente del CPC: le riunioni combinate del comitato del consiglio del CPC si tengono trimestralmente secondo lo statuto quando i presidenti del comitato forniscono le relazioni. Sarà discusso durante la relazione dei tesorieri. Discussione sul video all’Assemblea, Discussione sulla revisione finanziaria Prossimamente: Sessione esecutiva, Promemoria degli eventi, Relazioni del comitato da parte dei funzionari, Approvazione del verbale esecutivo (tempo permettendo)

Verbale della riunione del consiglio del 12 maggio 2024:

• Il verbale del CdA di maggio è stato presentato da Jeff così come era stato inviato fino all’8 giugno 2024. Prima serie di Anita. Il consiglio di amministrazione (CdA) ha esaminato il verbale. È stata apportata una modifica ad alcuni dialoghi relativi al viaggio all’ICOAA, che non era collegato alla discussione.
  • Mozione per approvare il verbale del CdA del 12 maggio 2024 da parte di Jeff e con il sostegno di Barry M. Nessuno si è opposto. Mozione approvata.
  • Commenti: Mark M. ha chiesto se il verbale può essere caricato sul sito web e Jeff ha detto che sarebbe in grado di farlo entro la fine di questa settimana.

Relazione del segretario – Jeff b. Segretario:

Progressi sull’arretrato dei verbali delle riunioni. Un foglio di calcolo che tiene traccia dell’arretrato è stato caricato nella cartella con lo stato di ogni elemento. L’obiettivo è di avere tutto l’arretrato dei verbali aggiornato e nella cartella della riunione del CdA, entro il prossimo mese circa. Tutti i verbali approvati dalla fine del 2022, quando Jeff è diventato segretario, sono stati caricati nell’unità del CdA. Le riunioni del CdA sono organizzate per anno e in ognuna c’è una cartella dei verbali approvati per il caricamento sul sito web.

• Stato del sondaggio tra i membri: È stato lanciato il sondaggio tra i membri per giugno. Il sondaggio è stato inviato il 2 giugno ai membri, ai funzionari e ai membri del comitato e sarà aperto fino al 1° luglio 2024. Verranno inviati dei promemoria prima della chiusura. Sono state effettuate novanta iscrizioni. Nel 2023: 172 delle 210 iscrizioni erano valide, risultando in un quorum per giugno di quarantatré.
• Aggiornamenti del libro del CdA nell’unità del CdA: completato al 3% e Anita si sta orientando ad esso e a ciò che è in corso. Una volta che i lavori in corso sono completati, circa il 95-96% è completo.
  • Elementi completati: revisione finanziaria interna, elenco dei contatti del CdA, dichiarazione di intenti
  • Elementi in sospeso: Descrizione del programma, Conflitto di interessi, Elenco di tutti i comitati e statuto, Denuncia di illeciti, Politica di conservazione dei documenti, Piano strategico. Manuale del segretario.
  • Commenti: Susan aggiunge al compito del segretario la documentazione dei progressi dello stato dei servizi pro-bono (avvocati). Jeff ha detto che avrebbe tenuto traccia di questo nella sua relazione e si sarebbe messo in contatto con Peter di Pro-Bono per un programma aggiornato.
  • Discussione pro-bono del CdA:
    • Barry ha ulteriormente chiarito che questa era anche la sua esperienza con Pro-Bono. Ha chiesto se abbiamo aggiornato la nostra situazione finanziaria con Pro-Bono per identificare se siamo ancora idonei per il servizio in base alla situazione finanziaria. Jeff ha detto che avrebbe esaminato la questione.
    • Beth raccomanda di accelerare i tempi, pagare un avvocato e utilizzare il denaro stanziato a tale scopo nel budget (5.000 $). Ci sta volendo un anno intero e non è normale. Mark ha convenuto che c’è bisogno di una revisione delle politiche e ha notato la discussione sulla necessità di un avvocato per molto tempo. Soprattutto in questi anni formativi.
  • Mozione: Mark ha presentato una mozione per assumere un avvocato per OIAA. Beth ha appoggiato la mozione. Nessuno si è opposto e la mozione è stata approvata.
    • Discussione prima dell’approvazione della mozione: Barry ha osservato che l’avvocato deve essere autorizzato nel New Jersey ed essere in grado di discutere le conformità internazionali come organizzazione no-profit.
    • Dopo l’approvazione della mozione: Il CdA ha discusso ulteriormente come verrà perseguita la ricerca di un avvocato. Barry ha chiarito di essere a suo agio con il lavoro di trovare un avvocato e ha accettato il compito. Barry ha chiarito che il suo primo ordine del giorno sarà quello di contattare prima Pro Bono. Grazie, Barry!

Relazione del Tesoriere – Jennifer b., Tesoriere

• Variazione di bilancio di maggio: Contributi inferiori a 9.200 $. Revisione delle spese: Pagata l’assicurazione di responsabilità civile generale per l’anno. Ci sono stati un paio di casi in cui gli assegni dovevano essere inviati a noi per poterli depositare, le scansioni al momento non funzionano. Registrazione annuale nel New Jersey e commissioni di Pay Pal. Conferenze: spese per la conferenza ICOAA. Il lavoratore tecnico speciale di 1.725 $ per il mese continua ad avere un surplus di 4.600 $. Traduzione per l’IGR Forum e Unity. Tariffa mensile da Zoom per la sala grande 50,00 $. Hosting e gestione del sito web. Surplus di poco meno di 5.000 $ per il mese. Per l’anno, un surplus di poco meno di 23.000 $ di spesa effettiva.
• Bilancio di maggio: 127.000 $ con 5.500 $ destinati alla Conferenza Internazionale. 122.000 $ non destinati.
  • Commenti: Mark ha osservato che dobbiamo essere preparati a discutere le raccomandazioni su cosa fare con i 122.000 $ all’Assemblea. Jennifer ha osservato che le Linee Guida identificano che i fondi in eccesso saranno discussi a settembre per la fine dell’anno. Jennifer ha chiesto a Susan se potevamo aggiungere all’ordine del giorno le raccomandazioni sui fondi in eccesso dei membri. Tenendo presente che il budget per l’anno successivo dovrà essere preparato utilizzando alcuni di questi fondi. Jennifer ha anche chiarito che sarà pronta a discuterne all’Assemblea. Barry ha osservato di essere stato in grado di confrontare i budget intergruppo che ha ricevuto da Susan. Gli ha messo in prospettiva come appare un tipico bilancio intergruppo di grandi dimensioni.

OIAA è un intergruppo di medie dimensioni e la nostra posizione finanziaria è allineata alla nostra dimensione. L’Assemblea deve essere istruita in tal senso in modo che sia informata. Mark ha menzionato che non solo istruiamo i membri, ma ci confrontiamo anche con altri intergruppi internazionali all’Assemblea. Jennifer ha ricordato al gruppo che esercitiamo distribuzioni in eccesso ogni anno, a differenza di altri intergruppi che crescono oltre la riserva prudente. Susan ha sottolineato che questo è il motivo per cui essere membro di ICOAA è utile per OIAA. Possiamo chiedere ad altre organizzazioni la loro esperienza.

• Relazione sui contributi: Continuiamo ogni mese a ottenere nuovi gruppi. C’è un aumento dei contributi internazionali da Francia e Nuova Zelanda. Ci sono contributi significativi da cinquantanove gruppi nel mese di maggio. I contributi individuali sono di poco inferiori a 400 $. Jennifer ha condiviso il suo schermo mostrando l’elenco dei contributi e ha suscitato una discussione.
  • Discussione: Susan ha notato che il General Service Board della Gran Bretagna ha contribuito. Beth ha chiesto perché accettiamo fondi da un General Service Board in Gran Bretagna quando siamo autosufficienti? Nessuno nella riunione o nel CdA è stato in grado di rispondere con sicurezza e soddisfare la domanda di Beth. Il CdA ha discusso ulteriormente e ha convenuto che la domanda deve essere risposta in modo soddisfacente. Il CdA ha assegnato al Tesoriere il compito di esaminare la risposta a questa domanda utilizzando le Tradizioni e altri mezzi per dare seguito al CdA nella prossima riunione.

Procedure di viaggio: Jennifer B., Incontrata con il Comitato Finanze e presentata la bozza delle Procedure di Viaggio di OIAA alla riunione del CdA. L’Assemblea approva tutti i viaggi attraverso il budget e i viaggi non previsti dal budget, indipendentemente dall’importo. Comunicare i piani di viaggio al Tesoriere che ricercherà le opzioni per le disposizioni di viaggio e poi deciderà utilizzando la carta di credito OIAA. Il viaggiatore pagherà le disposizioni di viaggio speciali. Diaria giornaliera al completamento del viaggio. Processo notevolmente semplice e snello.

• Discussione: Conversazione sulla diaria e la preoccupazione che il futuro Tesoriere non abbia le stesse competenze dell’attuale Tesoriere per prendere accordi di viaggio per i viaggiatori. Jennifer ha notato che il Comitato Finanze ha inserito l’opzione di delegare il compito. È un privilegio viaggiare e rappresentare. Le soglie di bilancio sono fissate come limite di spesa e non sono pensate per essere spese al limite. Le diarie sono standardizzate e non richiedono al viaggiatore di presentare ricevute. Il CdA è fiduciariamente responsabile di essere prudente.
• Mozione: Accettare le procedure di viaggio per il CdA fatte da Beth e appoggiate da Mark. Mozione approvata. Richiesta di opinione di minoranza e rifiutata.

Il presidente del CPC ha chiesto fondi per l’interpretazione per il resto dell’anno per il servizio per un membro che vorrebbe partecipare al Comitato CPC per un importo di 200 $.

• Mozione per accettare la richiesta del CPC da parte di Jennifer e appoggiata da Jeff. Nessuno si è opposto e la mozione è stata approvata. Jennifer ha dichiarato che avrebbe apportato una modifica al budget.

Sottocomitato ad hoc per l’inventario, Beth– Mentre Beth iniziava a presentare la sua relazione, ha notato che solo 3 su 6 hanno presentato il questionario. Il piano è di utilizzare la serie di domande, divisa in due per due sessioni separate da essere guidate da facilitatori. È seguita una discussione sulla necessità o meno che un piano fosse approvato dal CdA. Andando avanti, i piani discussi in un’e-mail devono essere votati dal CdA per essere attuati.

Jeff voleva presentare una mozione per approvare un piano e una cronologia. Jennifer ha raccomandato di apportare una modifica alla mozione per diventare due mozioni separate: una per le domande e l’altra per la cronologia.

1. Mozione per approvare le domande dell’inventario fatta da Jeff e Jennifer l’ha appoggiata. Mark, Beth, Jeff e Jennifer hanno approvato. Susan e Barry si sono astenuti. Mozione approvata.

Discussione: la prima serie di domande chiede al membro di parlare per gli altri. Le domande sono rivolte a un turbamento che ha avuto luogo e sono in conflitto con un vero inventario. I membri hanno discusso le domande organizzative e hanno risposto dalla parte del rispondente. Un altro membro ha ritenuto che sia sua responsabilità valutare la performance dei membri a causa della sua responsabilità come membro del CdA. È stato quindi sollevato che un facilitatore imparziale dovrebbe sollevare le domande. È scomodo puntare il dito contro un solo membro. Le domande aperte aiuteranno il CdA nel suo complesso a identificare le aree di forza e le aree di opportunità per migliorare. È un processo e l’espressione degli sforzi per andare avanti è accettabile.

2. Mozione per approvare la cronologia inviata al Consiglio di Amministrazione fatta da Mark. Beth ha quindi presentato la cronologia tramite condivisione dello schermo al CdA.

Cronologia:

• Sessione 1: Finalizzare le domande entro il 17 maggio 2024, inviare le domande da completare entro il 7 giugno 2024, Inviare le domande al facilitatore uno per una sessione il 22 giugno 2024 alle 14:00 EST.
• Sessione 2: Fornire le risposte alle domande da presentare entro il 7 luglio 2024 al secondo facilitatore per la compilazione da discutere durante la seconda sessione il 21 luglio 2024.
  • Discussione sulla modifica della data al 28 luglio 2024 alle 14:00 EST per 2 ore.

Jennifer ha presentato una mozione per accettare il programma temporale modificato dell’inventario del Consiglio, che è stata appoggiata da Beth. A favore: Mark, Jeff, Jennifer, Beth, Susan. Barry si è astenuto. Mozione approvata.

• Sessione 1: Finalizzare le domande entro il 17 maggio 2024, inviare le domande da completare entro il 7 giugno 2024, Inviare le domande al facilitatore uno per una sessione il 22 giugno 2024 alle 14:00 EST.
• Sessione 2: Fornire le risposte alle domande da presentare entro il 7 luglio 2024 al secondo facilitatore per la compilazione da discutere durante la seconda sessione il 28 luglio 2024 alle 14:00 EST per 2 ore.
  • Le domande devono essere inviate a Jeff e Beth. Sono stati identificati facilitatori qualificati e sono in fase di ricerca. Il CdA ha discusso le credenziali e le competenze dei facilitatori.

Nuove questioni: Video portoghese all’Assemblea, Susan, Presidente: È stato discusso un video di informazione pubblica creato dal Portogallo, utilizzando attori. Il problema è sorto perché la canzone di sottofondo era di un artista statunitense. È stato riferito che YouTube elimina tutti i problemi e, in caso di problemi di copyright, non verrà riprodotto. Il CdA ha accettato di riprodurre il video anche se è in portoghese all’Assemblea. Vale la pena presentarlo ai membri.

Relazione dell’amministratore fiduciario internazionale, Beth, amministratore fiduciario internazionale:

Presidente della conferenza: 275 registrazioni da venti paesi diversi. I volontari stanno spargendo la voce in Quebec, Brasile, Portogallo, Spagna. Beth ha speso la parola in Iran. Sono stati confermati gli artisti: un gruppo spagnolo eseguirà il tango e un giovane musicista del Quebec eseguirà musica folk. Beth D Online Convention Tech Chair sta coordinando i gruppi. Stanno lavorando con Mary per confermare gli IGR. Susan è responsabile di due posti il venerdì per parlare di OIAA. Jennifer ha assunto il compito di riempire i posti degli interpreti: In ogni sala ci saranno interpreti di inglese, spagnolo, ASL, francese o portoghese. Al 9 giugno 2024, AM 44 di questi posti sono occupati da dieci interpreti. Ogni sala avrà un interprete. Il farsi è solo in un determinato punto del programma. I progressi sono segnalati come eccellenti.

Amministratore fiduciario generale, Barry: Gli incarichi attuali per lui da parte di Susan saranno confermati. Se il gruppo dovesse averne, si prega di spostarli a Susan per Barry.

Relazione del presidente tecnico, Mark: L’applicazione per l’adesione è stata un focus con un acquisto contro la costruzione. L’importo preventivato era per una costruzione e potrebbe essere un abbonamento che potrebbe essere inferiore. Mark ha identificato che una sessione di visioning sarebbe il passo successivo e se qualcuno volesse unirsi a quella riunione, si prega di unirsi. Ha fatto alcuni commenti sulle opzioni. Iscrizione al comitato: molti nuovi 6-8 volontari in Tech. Il comitato ha una domanda di inventario all’ordine del giorno: forniamo informazioni quando necessario o richiesto in modo tempestivo? Stiamo facendo un lavoro meraviglioso e potremmo sempre fare meglio. Chiarire, avremo una Fiera del Servizio a luglio invece di un IGR Forum, la comunicazione uscirà presto. Jennifer ha offerto il suo supporto se l’IGR Forum di luglio avesse bisogno di interpreti. L’IGR Forum di luglio è l’unico IGR Forum che Mark si è impegnato a ospitare.

Il Comitato Tecnico sta lavorando a un video. Verrà creata una pagina FAQ per la Convention dove le risorse tecniche come come alzare la mano ecc. create specificamente per la convention possono essere ospitate.

Discussione sulla revisione finanziaria, Susan: Pubblicazione della revisione finanziaria sul sito web. Se viene pubblicato pubblicamente senza un background sul budget, può creare confusione per i membri. Susan ha fatto un grande lavoro di ricerca e condivisione di queste informazioni.

Barry ha presentato una mozione per mantenere le finanze solo per i membri a meno che non sia appropriato pubblicarle. Susan ha appoggiato la mozione. Discussione: Mark ha chiesto chiarezza e poi ha chiesto di rinviare la mozione. Non pubblicheremo la revisione finanziaria sul sito web fino a quando non verrà presa una decisione. Riprodurremo il video di 8 minuti della revisione finanziaria durante l’Assemblea a giugno 2024.

Relazione del presidente, Susan: Ha trascorso del tempo nel PAC e alcuni dei problemi che si presentano sono legati alla finanza. Ha trascorso del tempo in Unity. Ha dato seguito a Pro-Bono, ha partecipato a riunioni speciali. Pronta per l’Assemblea di giugno e l’ICOAA.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di Responsabilità.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate dal Consiglio in questa riunione:

• Mozione: Verbale della riunione di maggio 2024 approvato.
• Mozione: Ricerca dell’avvocato OIAA approvata.
• Mozione: Procedure di viaggio OIAA approvate.
• Mozione: Richiesta del presidente del CPC di 200 $ da spendere per i servizi di interprete per il membro del comitato.
• Mozione: Approvazione delle domande dell’inventario del Consiglio.
• Mozione: Approvazione del processo di inventario del Consiglio.

Rispettosamente presentato,

Anita M

Segretario supplente di OIAA