Partecipanti:
Jeff B., Segretario
Jennifer B., Tesoriere
Edith, Archivista volontaria
Nona C., Vicepresidente
Felix E., Vice Tesoriere
Mark M., Responsabile Tecnologie
Susan R., Presidente

Susan R., la presidente, ha dichiarato aperta la riunione. La riunione è iniziata con la Preghiera della Serenità. Susan ha presentato la vicepresidente appena nominata, Nona C., che è stata accolta dal consiglio.

Relazione del presidente – Susan R., presidente

• Susan ha riferito di aver partecipato a varie riunioni di commissione, tra cui Unità, Linee guida, Finanze, Comunicazioni, Tecnologia e La Vite.
• C’è stata una discussione sulle domande poste dai membri. Il consiglio è responsabile della risposta a queste e-mail e della copia degli altri membri del consiglio.
• Susan ha chiesto della riunione degli Special Workers che era nel calendario di Jane. Jeff ha commentato che si trattava di una riunione intergruppo ICOAA il venerdì alle 13:00 EST a cui hanno partecipato lui e Lesliee.

Edith, una persona che si offre volontaria per sostituire Roy come nostro archivista, si è unita alla riunione ed è stata accolta dal consiglio. Edith ha dichiarato di essere interessata a diventare il nostro archivista. Ha informato il consiglio di avere una laurea in giornalismo, di partecipare a una riunione di storia degli AA il venerdì e di aver lavorato in un museo. Edith è interessata a essere coinvolta, soprattutto negli AA online, poiché è diventata sobria durante la pandemia. È stata eletta GSR sei mesi fa. Susan ha suggerito a Edith di mettersi in contatto con il nostro precedente archivista, Roy, e ha spiegato i suoi compiti, che includerebbero la partecipazione a riunioni combinate del consiglio con il consiglio e i presidenti delle commissioni.

Revisione del processo di Open Door – Nona C., vicepresidente

• Nona ha descritto alcune delle ricerche che ha esaminato nello sviluppo del processo.
• Ha esaminato la legge del New Jersey sugli obblighi e le responsabilità del consiglio di amministrazione senza scopo di lucro, la quale afferma che un amministratore deve adempiere a 3 responsabilità legali, le 3 più comuni sono il dovere di diligenza, il dovere di lealtà e il dovere di obbedienza. Il processo è stato presentato alla commissione Linee guida e ha incorporato le modifiche suggerite dalla commissione.
• Nona ha discusso il documento sulla politica di denuncia degli illeciti e il documento sul conflitto di interessi che sono già stati firmati dai funzionari.
• Jennifer ha commentato di aver studiato il Volunteer Protection Act del 1997 che si applica ai membri del consiglio in quanto siamo volontari non retribuiti.
• Nona ha quindi esaminato il processo con il consiglio, sezione per sezione. Ha affermato che a nessuno piaceva l’idea di una commissione etica.
• Nona ha menzionato alcune delle preoccupazioni espresse:
  • Il processo originale prevedeva un gruppo di 7 membri che decideva se una lamentela fosse fondata e c’erano numerose domande, anche sul fatto che sarebbero stati formati per prendere queste decisioni.
  • C’erano preoccupazioni sulla responsabilità se questo gruppo decidesse che una lamentela non giustifica un’azione legale
• La commissione Linee guida ha messo in discussione o raccomandato quanto segue:
  • L’assicurazione D&O copre tutti coloro che sono coinvolti nel processo?
  • I presidenti delle commissioni sono vincolati da accordi di riservatezza?
  • È stato suggerito che il processo venga esaminato da un avvocato prima dell’implementazione
  • Gli IGR non dovrebbero essere coinvolti e questo processo dovrebbe essere mantenuto a livello di consiglio
• Sono stati fatti i seguenti commenti:
  • Mark ha chiesto se alla commissione Linee guida non piacessero 7 membri, se avessero una raccomandazione sul numero di persone che dovrebbero essere coinvolte?
  • Jennifer ha commentato che il motivo per cui abbiamo ampliato le persone coinvolte per includere gli IGR è stata la reazione negativa all’Assemblea per il fatto che nessun IGR fosse coinvolto nella rimozione della nostra presidente, Jane. Ha anche menzionato che la preoccupazione è che la responsabilità equivalga a denaro.
  • Susan era d’accordo con Jennifer sul fatto che un gruppo di 7 membri fosse un tribunale che era stato suggerito a causa della reazione negativa dei membri e dei presidenti delle commissioni. Riteneva che non fosse la strada da seguire e che dovremmo mantenere il processo più generale e che questa fosse la responsabilità del consiglio.
  • È stato suggerito che il processo venga aggiornato e collocato da qualche parte, ma che non venga votato o reso disponibile solo quando necessario se non fosse possibile risolvere informalmente un problema.
• Mark ha fatto una mozione per approvare il processo della politica Open Door con le modifiche che Nona dovrà apportare come discusso. Jennifer ha appoggiato la mozione. La mozione è stata approvata all’unanimità.
• Susan ha menzionato che è stata fatta una chiamata ad Alexandra Kilduff di Pro Bono Associates a cui verrà chiesto di esaminare la nostra politica finale.

Aggiornamento sui servizi di traduzione – Mark M., Tech Chair

• Mark ha avuto un aggiornamento poiché ha cercato di contattare una società, Kudo, per ottenere una demo dal vivo del loro strumento di intelligenza artificiale. Finora non ha avuto successo nonostante fosse qualificato per parlare con un rappresentante di vendita.
• Indipendentemente da ciò, c’erano indicazioni che i prezzi sarebbero stati molto alti per il loro strumento. Jennifer ha affermato che stava vedendo prezzi elevati anche per questo tipo di software.
• Susan invierà una richiesta non preventivata al tesoriere per 5.070 $ per la traduzione al 2^° evento internazionale spagnolo per l’approvazione il 29^° luglio. Jennifer ha fatto una mozione per accettare la richiesta non preventivata di 5.070 $ per la traduzione che è stata appoggiata da Mark. La mozione è stata approvata all’unanimità.

Supporto tecnico per la 2^a conferenza internazionale spagnola – Mark m., tech chair

• Susan ha chiesto della capacità della commissione tecnica di supportare la 2^a conferenza internazionale spagnola
• Mark ha affermato che la sua commissione non ha le risorse tecniche per supportare un evento di 3 giorni e che la commissione di pianificazione per l’evento dovrà fornire queste risorse.
• Jennifer ha affermato che la commissione Unità possiede effettivamente questo evento e deve essere responsabile degli sforzi di pianificazione in collaborazione con Convention.
• Susan ha menzionato che ciò che è stato richiesto all’OIAA è l’uso del nostro account Zoom e denaro per i traduttori.

Revisione dello statuto – Susan r., presidente

• Poiché la riunione era quasi finita, Susan ha chiesto al consiglio cosa avrebbero voluto fare riguardo alla revisione degli statuti delle commissioni che erano stati ricevuti.
• Ci sono 7 statuti da rivedere finora.
• Jennifer ha menzionato di ritenere che lo statuto della comunicazione debba essere rifatto, cosa che verrà menzionata alla commissione quando Susan e Nona si incontreranno con loro venerdì.
• Nona ha fatto una mozione per approvare gli statuti per Finanze, Steppers, PAC e Tecnologia. La mozione è stata appoggiata da Jennifer. La mozione è stata approvata all’unanimità.

La riunione si è conclusa con la Dichiarazione di responsabilità.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. Mark ha fatto una mozione per approvare il processo Open Door con le modifiche che Nona dovrà apportare come discusso. Jennifer ha appoggiato la mozione. La mozione è stata approvata all’unanimità.
2. Jennifer ha fatto una mozione per accettare la richiesta non preventivata di 5.070 $ per la traduzione che è stata appoggiata da Mark. La mozione è stata approvata all’unanimità.
3. Nona ha fatto una mozione per approvare gli statuti per Finanze, Steppers, PAC e Tecnologia. La mozione è stata appoggiata da Jennifer. La mozione è stata approvata all’unanimità

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario OIAA