Partecipanti:

Jeff B., Segretario
Amy B., Presidente del Comitato Unità
Jan BB., Presidente del PAC
Paula D., Presidente del CPC
Melinda F., Presidente Alternato della Tecnologia
Jane G., Presidente
Jon H., Presidente del PIC
Mark M., Presidente della Tecnologia
Susan R., Vicepresidente
Brian R., Tesoriere

Jane G., Presidente, ha aperto la riunione alle 17:03 EDT (14:03 PT). La riunione è iniziata con la Preghiera della Serenità. Jane ha presentato Melinda F. come nuova presidente alternata della Tecnologia. Jane ha chiesto a chiunque cerchi un alternato per il proprio comitato o posizione di farglielo sapere.

Rapporti dei comitati

Comitato Unità – Amy B., presidente

• Amy ha riferito che il comitato ha registrato nuove attività di recente da parte di persone che hanno partecipato al Forum IGR e che il comitato manterrà il suo formato settimanale.
• Amy ha riferito di avere un elenco dei 66 GSO in tutto il mondo e un elenco di Intergruppi che il suo comitato contatterà.
• Ha fornito un rapporto scritto al Presidente
• Amy cerca manuali di servizio da altri paesi, quindi, se ne avete, inviateli a lei.
• Il Comitato utilizzerà Google Workspace e migrerà i nostri documenti attuali dai Google Drive a questo spazio di lavoro.

Comitato di Cooperazione con la Comunità Professionale – Paula D., presidente

• Paula ha riferito di essersi inserita nel gruppo di lavoro PI/CPC nordamericano, che sarà una buona risorsa per il lavoro del 12^° passo.
• Paula ha lavorato con Tim C. della zona di San Francisco, il quale ha sottolineato che dovremmo includere
• Ha gestito alcune richieste di opuscoli e libri che le hanno richiesto di trovare le risorse necessarie per queste richieste, incluso il contatto con il GSO.
• Paula ha iniziato a lavorare con una donna proprietaria di una struttura di riabilitazione a Sun City, Arizona, e vuole introdurre una riunione AA. Tuttavia, il suo team legale non consente riunioni online perché sostiene che violi i requisiti HIPPA.
• Lavorando con Tim C., c’è un nuovo pacchetto software che fornisce contenuti video e Paula vorrebbe che Tim ci mostrasse il software.
• Dalla sua presentazione al Forum IGR, 5 persone si sono offerte volontarie per lavorare nel comitato, con 2 persone nel Regno Unito.
• Paula ha creato un video che vorrebbe mostrarci, che spiega la differenza tra riunioni aperte e chiuse. Ci sono state alcune difficoltà tecniche nella riproduzione del video.
• Jeff ha chiesto se Paula e Jon avessero contattato i Distretti online negli Stati Uniti/Canada. Ha menzionato che A72 nel Washington occidentale e A48 nel nord-est di New York hanno Distretti online e stanno svolgendo lavori di comitato nei loro comitati PI/CPC.

Comitato di Informazione Pubblica – Jon H., presidente

• Jon ha ringraziato Mary per aver tenuto la presentazione PI all’ultimo Forum IGR. Ha riferito che ci sono stati 3 nuovi volontari per il Comitato tra i partecipanti al Forum, portando il numero totale dei membri del Comitato a 12.
• Sfortunatamente, l’unico membro bilingue dal Messico ha lasciato il comitato.
• Il 95% delle richieste ricevute è in inglese, con la maggior parte delle richieste non in inglese in spagnolo e alcune in francese. Per la prima volta, sono state ricevute alcune richieste in arabo.
• Ci sono circa 6 richieste al giorno, ma a gennaio la media è stata di 7 al giorno.
• Jon ha riferito che Mark e il comitato Tecnologico stanno aiutando con la migrazione ai gruppi Google.

Comitato Finanziario – Spencer H., presidente

Nessun rapporto.

Comitato Tecnologico – Mark M., presidente / Melinda F., alternata

• Il Comitato Tecnologico è cresciuto “a passi da gigante”. Da 3 o 4 membri l’anno scorso, ci sono attualmente 23 membri nel Comitato.
• Di conseguenza, il comitato Tecnologico sarà diviso in diverse categorie:
  1. Servizi per i Membri – per supportare l’elenco delle riunioni
  2. Servizi di Sicurezza – per fornire supporto per mantenere le riunioni sicure
  3. Team di Supporto Eventi – per fornire supporto per Forum IGR, Assemblee e Workshop
  4. Team di Comunicazione e Design per fornire servizi di design e supporto per i volantini
  5. Supporto archivistico
• Ci sarà anche supporto per i servizi Cloud per la migrazione a Google Workspace e supporto per Google Workspace, email e contatti Google.
• C’è anche supporto per il sito web OIAA, che è il nostro portale principale verso il mondo. Un nuovo sito web è in arrivo e sarà lanciato a marzo.
• La tendenza dei gruppi a chiedere di essere rimossi dalla nostra Directory si sta invertendo e ulteriori riunioni continuano a essere elencate.
• Mark ha dichiarato che il comitato sta considerando di coinvolgere un esperto per aiutare con alcuni degli aspetti più tecnici dell’utilizzo di Google Workspace.
• Jeff ha chiesto, riguardo alle 6.500 riunioni, quanto siamo certi che questi gruppi siano ancora attivi. Mark ha ritenuto che la maggior parte dei gruppi sia ancora attiva, ma che con Google Contatti potremo identificare un contatto primario e secondario per ogni gruppo. Dovrà esserci anche un processo per gestire i gruppi che non rispondono.
• Jeff ha anche chiesto se i Comitati saranno in grado di definire il layout e le informazioni sulle loro pagine del Comitato. Mark ha risposto che il suo Comitato lavorerà con gli altri Comitati per definire le loro pagine e che probabilmente sarà disponibile un modello comune.
• Jane ha menzionato che contattare i gruppi sarà importante mentre cerchiamo di capire quanta partecipazione abbiamo dai nostri gruppi internazionali.
• Jon ha menzionato che continua a essere preoccupato geograficamente. La sua preoccupazione è che il suo gruppo, che è pubblicato in diversi paesi e ha partecipanti da tutto il mondo, sia veramente internazionale e non vuole che il gruppo sia legato al Nord America. È preoccupato che la nostra prospettiva sia in gran parte basata sul Nord America e non sia sufficientemente globale.

Comitato Steppers – Mary M., presidente

Nessun rapporto.

Comitato Politiche e Ammissioni – Jan BB., Presidente

• Jan ha riferito di avere un nuovo membro del comitato che inizierà ad addestrare.
• A gennaio, ci sono state 45 inserzioni di riunioni.
• Jan ha riferito che il workshop sulla Sicurezza è stato molto ben accolto e ha fornito ai membri maggiori informazioni su come mantenere le loro riunioni sicure.
• Si cercano ancora nuovi membri, ma non sono richieste competenze speciali.

Approvazione dei verbali del consiglio – Jeff b., Segretario

A gennaio, l’approvazione dei verbali del Consiglio di dicembre del 13/12/2022 è stata posticipata alla riunione odierna del Consiglio al fine di dare ai membri del Consiglio l’opportunità di esaminarli adeguatamente. Non sono stati offerti commenti o correzioni. È stata presentata una mozione da Susan R., e appoggiata da Brian R., per accettare i verbali del Consiglio di dicembre. I verbali sono stati approvati all’unanimità.

I verbali della riunione del Consiglio di gennaio (10/01/23) sono stati inviati, ma la maggior parte dei membri del Consiglio non ha avuto l’opportunità di esaminarli. È stata presentata una mozione da Susan R. per posticipare l’approvazione dei verbali della riunione del Consiglio di gennaio (10/01/23) al mese prossimo. La mozione è stata appoggiata da Jane G. e approvata all’unanimità.

Rapporto del Tesoriere – Brian R., Tesoriere

• Brian ha discusso diverse questioni che stanno influenzando gli aspetti amministrativi delle nostre Finanze, tra cui:
  • L’organizzazione ha bisogno di un indirizzo postale fisico che non cambi quando un nuovo Segretario entra in carica.
  • Il conto bancario, che attualmente ha sede a Chicago, è stato difficile da gestire.
  • Per la preoccupazione che il nostro prossimo Tesoriere potesse non avere una profonda conoscenza contabile, il bilancio di quest’anno è stato approvato con l’intenzione di assumere un contabile professionista.
• È stata implementata una casella postale itinerante dove un servizio postale riceve la posta, la scansiona e ce la invia elettronicamente. La posta fisica effettiva può esserci inviata su richiesta. Questo indirizzo viene utilizzato anche per inviarci assegni e le immagini scansionate vengono utilizzate per depositare i fondi direttamente sul nostro conto bancario.
• Brian ha dichiarato che utilizzeremo una nuova banca, Mercury, che in realtà non è una banca ma una società FinTech supportata da una banca statunitense. Ciò rende molto facile cambiare i firmatari quando cambiano i Funzionari. È stato anche implementato un processo di approvazione dei pagamenti e gli accessi a Mercury richiedono l’autenticazione a 2 fattori (2FA) tramite un’applicazione. Mercury consente anche l’uso di carte di credito virtuali monouso legate a un fornitore specifico come Zoom o Google Workspace. Questo ha rappresentato un cambiamento radicale per l’organizzazione.
• È stata assunta una contabile, Lori. Lori gestisce una piccola azienda individuale, Run Your Wealth, ed è familiare con le organizzazioni senza scopo di lucro. Si occuperà della nostra contabilità, creerà i rapporti finanziari necessari e si occuperà delle nostre tasse.
• Jon ha menzionato che al PIC, quando viene chiesto di contribuire all’OIAA, il comitato indirizza la persona al nostro sito web, ma hanno fatto sapere alle persone che non abbiamo bisogno di denaro al momento. Brian ha dichiarato che questo sarà discusso alla prossima riunione delle Finanze e che sarà necessario comunicare qualcosa ai membri.

Rapporto del Presidente – Jane G.

• Jane ha riferito che il comitato ad hoc per le Linee Guida sta procedendo e ha fatto una prima revisione delle Linee Guida. Il comitato esaminerà lo Statuto per assicurarsi che le Linee Guida siano in sintonia con lo Statuto.
• Il comitato per le Linee Guida sta sviluppando un modello per i Comitati in modo che ogni comitato possa sviluppare il proprio statuto (linee guida del comitato).
• Jane ha stilato un elenco di richieste di volontari che è pubblicato sul sito web.
• Jane ha dichiarato che è stata fornita una bozza dell’ordine del giorno e della sceneggiatura per l’Assemblea di marzo e che sta lavorando con un comitato per finalizzare la sceneggiatura. L’Assemblea di marzo sarà un’Assemblea Informativa dove evidenzieremo i cambiamenti al sito web e altre modifiche tecnologiche.
• Ci sono diverse politiche del Consiglio che devono essere messe in atto, tra cui:
  • Una politica per i segnalanti
  • Una politica sui conflitti di interesse
  • Una politica di conservazione/distruzione dei documenti

I modelli per questi documenti, che potrebbero richiedere personalizzazione, saranno resi
disponibili a breve.

• Un membro del comitato Unità ha richiesto fondi per viaggiare ai Congressos in Colombia, dove vive. Jane ha inoltrato tale richiesta al comitato Finanze per l’approvazione.
• Jeff ha menzionato di aver preparato il budget per la partecipazione all’ICOAA, che sarà una richiesta di 3.500 $, ovvero 1.750 $ a persona.

Creazione di un comitato di comunicazione – Jane G.

• Jane ha proposto la creazione di un comitato di Comunicazione come comitato ad hoc che avrebbe diversi scopi. Questo comitato sarebbe responsabile della sceneggiatura per l’Assemblea, della comunicazione che l’Assemblea si terrà, della creazione di un sondaggio per l’Assemblea e dell’ingaggio di servizi di traduzione. Questo comitato creerebbe anche un nuovo video di orientamento per i Gruppi.
• Brian ha chiesto se ci fosse qualcuno interessato a presiedere questo comitato. Jane ha menzionato di aver incontrato qualcuno che era interessato.
• Jeff ha chiesto perché questo comitato sarebbe stato creato come comitato ad hoc anziché come comitato permanente. Jane ha risposto che ci sono molte informazioni ancora da scoprire che dovranno essere indagate prima che la funzione e l’ambito del comitato possano essere definiti.
• Jeff B. ha presentato una mozione per creare un comitato di Comunicazione ad hoc, che è stata appoggiata da Susan R. Non c’è stata ulteriore discussione sulla mozione e i membri del Consiglio presenti hanno votato all’unanimità per approvare questa mozione.
• Jane ha dichiarato che si occuperà del comitato di Comunicazione e affiderà la presidenza del comitato ad hoc per le Linee Guida alla nostra Vicepresidente, Susan R., che ha accettato di presiedere il comitato in futuro.

Proposta di rendere il gruppo di lavoro Grapevine, La Viña e Magazine un comitato ad hoc dell’OIAA – Jeff B., Segretario

• Jeff ha descritto la missione e lo scopo del gruppo di lavoro Grapevine, La Viña e Magazine, che è stato avviato per aiutare i gruppi online a ottenere rappresentanti di riviste e per fornire risorse a tali rappresentanti, inclusi brevi video interpretati in ASL. Ha sottolineato che la missione di questo gruppo di lavoro è simile a quella dei comitati PIC e CPC e che la missione si allinea bene con la missione dell’OIAA. Le risorse dell’OIAA sarebbero molto vantaggiose per il gruppo di lavoro.
• È stata presentata una mozione da Susan R. e appoggiata da Brian R. per creare un comitato ad hoc Grapevine, La Viña e Magazine. Non c’è stata ulteriore discussione e il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.
• Mark ha richiesto che la creazione di qualsiasi nuovo comitato ad hoc fosse fatta prima della riunione del Consiglio in modo da dedicare tempo sufficiente alla considerazione di un nuovo comitato.

Approvazione del presidente del comitato della Convention

• Con l’avvicinarsi del comitato della Convention Internazionale nel 2025, il Consiglio ha ritenuto che fosse il momento di riattivare il comitato della Convention, che coordinerebbe le attività di una sala ospitalità per l’OIAA alla Convention Internazionale di Vancouver nel 2025.
• Jeff ha parlato con Terry N., un canadese di Toronto e membro del gruppo Global Eyeopener, riguardo alla presidenza di quel comitato. Terry ha esperienza con le Convention Internazionali e ha avuto esperienza con le sale ospitalità in queste Convention.
• Jan ha menzionato di aver partecipato alle Convention Internazionali in passato e ha dichiarato che ci vogliono due anni per pianificare l’evento. Jan ha offerto la sua esperienza, derivante dalla partecipazione alle precedenti Convention Internazionali, per far parte del comitato.
• Mark ha presentato una mozione per approvare Terry N. come presidente del comitato della Convention. La mozione è stata appoggiata da Brian R. e il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

Curriculum di Servizio – Susan R., Vicepresidente

• Dato che Susan è stata nominata Vicepresidente, non ha avuto l’opportunità di fornire il suo curriculum di servizio, cosa che farà ora.
• La data di sobrietà di Susan è il 07/12/1987 e il suo Gruppo di Appartenenza è a New Ark, Delaware. Ha dichiarato di avere uno sponsor di recupero e uno di servizio e di sponsorizzare altri. Susan ha ricoperto diverse posizioni di Servizio Generale, tra cui Delegato d’Area, Panel 66, da A12 Delaware, servendo nel comitato Correzioni.

La riunione del Consiglio è stata aggiornata alle 18:45 EST (15:45 PT) e si è conclusa con la Dichiarazione di Unità.

Riepilogo delle mozioni

Le seguenti mozioni sono state votate e approvate dal Consiglio in questa riunione:

1. È stata presentata una mozione da Susan R., e appoggiata da Brian R., per accettare i verbali del Consiglio di dicembre. I verbali sono stati approvati all’unanimità.
2. È stata presentata una mozione da Susan R. per posticipare l’approvazione dei verbali della riunione del Consiglio di gennaio (10/01/23) al mese prossimo. La mozione è stata appoggiata da Jane G. e approvata all’unanimità.
3. Jeff B. ha presentato una mozione per creare un comitato di Comunicazione ad hoc, che è stata appoggiata da Susan R. Non c’è stata ulteriore discussione sulla mozione e i membri del Consiglio presenti hanno votato all’unanimità per approvare questa mozione.
4. È stata presentata una mozione da Susan R. e appoggiata da Brian R. per creare un comitato ad hoc Grapevine, La Viña e Magazine. Non c’è stata ulteriore discussione e il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.
5. Mark ha presentato una mozione per approvare Terry N. come presidente del comitato della Convention. La mozione è stata appoggiata da Brian R. e il Consiglio ha votato all’unanimità per approvare la mozione.

Umilmente presentato,
Jeff Bernknopf
Segretario OIAA